Pauschalsteuer für Übersetzer 2026 in Polen: 17% oder 15%?

Übersetzer sollten bei der polnischen Pauschalsteuer nicht automatisch 8,5% ansetzen, nur weil sie Dienstleistungen erbringen. Das polnische Pauschalsteuergesetz nennt Übersetzer ausdrücklich in der Definition der freien Berufe. Übersetzungs- und Dolmetschleistungen nach PKWiU 74.3 werden zugleich beim Satz von 15% aufgeführt. Entscheidend ist das tatsächliche Arbeitsmodell.

In der Praxis sind zwei Fragen zu beantworten: Was genau verkaufen Sie, und üben Sie Ihre Tätigkeit unter den Voraussetzungen der gesetzlichen Definition eines freien Berufs aus? Erst danach lässt sich den Einnahmen ein Steuersatz zuordnen.

Zwei Sätze, die nicht ohne Prüfung vermischt werden dürfen

Der Satz von 17% gilt für Einnahmen aus freien Berufen. Die gesetzliche Definition umfasst Übersetzer, stellt aber auch Bedingungen an die persönliche Ausübung der Tätigkeit. Berufsbezeichnung, PKD-Code oder die Bezeichnung einer Rechnungsposition allein reichen nicht aus.

Der Satz von 15% ist für Übersetzungs- und Dolmetschleistungen nach PKWiU 74.3 vorgesehen, die nicht im Rahmen eines freien Berufs erbracht werden. Er ist keine „günstigere Wahlmöglichkeit“. Seine Anwendung muss sich aus der tatsächlichen Organisation der Tätigkeit ergeben.

Es gibt dagegen keine Grundlage dafür, typische Übersetzungsleistungen nach PKWiU 74.3 pauschal mit 8,5% zu versteuern. Der allgemeine Satz für Dienstleistungen gilt nur, wenn das Gesetz die betreffende Leistung keinem anderen Satz zuordnet.

Wann für Übersetzer 17% gelten können

Zunächst ist die Definition des freien Berufs in Art. 4 des polnischen Pauschalsteuergesetzes zu prüfen, anschließend die Satzregelung in Art. 12. Im typischen Modell nimmt der Übersetzer den Auftrag selbst an, fertigt die Übersetzung an und verantwortet ihren Inhalt. Diese Beschreibung kann zu 17% führen, wenn sämtliche gesetzlichen Voraussetzungen der persönlichen Berufsausübung erfüllt sind.

Besondere Aufmerksamkeit verdient die Mitarbeit anderer Personen. Das Gesetz knüpft die persönliche Ausübung eines freien Berufs daran, dass keine Personen aufgrund von Arbeits-, Auftrags-, Werk- oder ähnlichen Verträgen beschäftigt werden, die Tätigkeiten ausführen, die zum Wesen des jeweiligen Berufs gehören. Entscheidend ist die Rolle der Person, nicht die Bezeichnung des Vertrags.

Eine Buchhalterin, die die Abrechnungen führt, oder ein IT-Fachmann, der den Computer repariert, übersetzen nicht. Anders kann es bei einem zweiten Übersetzer, einem fachlichen Lektor der Übersetzung oder einer Person sein, die einen Teil der Untertitel erstellt. Dieses Modell muss genau beschrieben werden. Es wäre falsch, anzunehmen, dass jeder Unterauftrag den freien Beruf automatisch ausschließt oder dass kein Unterauftrag eine Rolle spielt.

Auch der Status als vereidigter Übersetzer entscheidet für sich genommen nicht über den Satz. Beglaubigte Übersetzungen können im Rahmen eines freien Berufs erbracht werden. Trotzdem sind die Arbeitsorganisation und der Leistungsumfang zu prüfen.

Wann 15% für PKWiU 74.3 gelten

Das Gesetz sieht 15% für Übersetzungs- und Dolmetschleistungen nach PKWiU 74.3 vor, soweit diese nicht im Rahmen eines freien Berufs erbracht werden. Das kann eine Tätigkeit betreffen, deren Organisation die Definition der persönlichen Berufsausübung nicht erfüllt, etwa wenn der Unternehmer Personen einbindet, die zum Wesen der Übersetzung gehörende Arbeiten übernehmen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Übersetzungsagentur, Sprachplattform oder jedes Unternehmen mit Subunternehmern automatisch 15% auf den gesamten Umsatz zahlt. Zunächst müssen die verkauften Leistungen bestimmt werden. Vermittlung, Projektmanagement, Korrektorat, Softwarelokalisierung, Untertitelung, Lizenzvergabe und die Übersetzung selbst können unterschiedlich klassifiziert sein.

Umfasst eine Rechnung mehrere selbstständige Leistungen mit unterschiedlichen Sätzen, muss das Einnahmenregister die Einnahmen aus jeder Tätigkeitsart erkennen lassen. Der gesamte Auftrag sollte nicht unter der allgemeinen Position „Sprachdienstleistungen“ versteckt werden. Die Beschreibung muss dem Vertrag, dem Ergebnis und dem tatsächlichen Ablauf des Auftrags entsprechen.

PKD ersetzt PKWiU nicht

Der PKD-Code beschreibt die Art der in CEIDG gemeldeten Tätigkeit. Die Sätze der Pauschalsteuer sind dagegen an die Art der Einnahmen und häufig an PKWiU geknüpft. Der Eintrag eines passenden PKD bestätigt den Steuersatz nicht.

Stellen Sie für die Klassifizierung den Vertrag, eine Beispielrechnung, eine Beschreibung der einzelnen Auftragsschritte und Angaben zu den an der Arbeit beteiligten Personen zusammen. Wichtig ist auch, ob der Kunde eine fertige Übersetzung, Zugang zu einem Werkzeug, eine Lizenz, ein Lektorat oder ein Paket aus mehreren Tätigkeiten kauft.

Ist die Klassifizierung unklar, können Sie beim polnischen Statistikamt GUS eine Klassifikationsauskunft beantragen. GUS hilft bei der Bestimmung des PKWiU-Symbols, entscheidet aber nicht über den Satz der Pauschalsteuer. Nach Feststellung der Klassifizierung und genauer Beschreibung des Arbeitsmodells können Sie beim Direktor der polnischen Landesfinanzauskunft KIS eine individuelle Steuerauskunft beantragen. Eine WIS betrifft die VAT und bestätigt nicht den Einkommensteuersatz.

Die allgemeinen Regeln dieser Besteuerungsform erläutert unser Leitfaden Pauschalsteuersätze 2026 in Polen: Tabelle nach PKWiU.

VAT für Übersetzer 2026

Die Pauschalsteuer ist eine Form der Einkommensteuer und entscheidet nicht über die VAT. Ein Übersetzer kann aktiver VAT-Steuerpflichtiger sein oder die subjektbezogene Befreiung nutzen, wenn er die Voraussetzungen von Art. 113 des polnischen VAT-Gesetzes erfüllt.

2026 beträgt die Jahresgrenze für diese Befreiung 240 000 zł Umsatz. Bei Aufnahme der Tätigkeit im Laufe des Jahres wird die Grenze anteilig für den Tätigkeitszeitraum berechnet. Zusätzlich sind der Katalog der von der Befreiung ausgeschlossenen Tätigkeiten und die Regeln zur Berechnung des Umsatzwerts zu prüfen. Wird die Grenze überschritten, entfällt die Befreiung ab dem Umsatz, mit dem sie überschritten wurde.

Bei Leistungen für Unternehmen in anderen Staaten kommen die Regeln zum Leistungsort, zur Dokumentation und zu einer möglichen Registrierung für VAT UE hinzu. Ein ausländischer Kunde bedeutet weder automatisch polnische VAT noch automatisch das Fehlen von Registrierungspflichten.

So bestimmen Sie den Satz vor der ersten Rechnung

Beschreiben Sie zunächst eine konkrete Leistung ohne Marketingsprache. Halten Sie fest, wer übersetzt, wer korrigiert, wer für das Ergebnis verantwortlich ist und wofür der Kunde bezahlt. Ordnen Sie die Leistung anschließend PKWiU zu und prüfen Sie, ob die Arbeitsorganisation die Definition des freien Berufs erfüllt.

Wenn Sie unterschiedliche Leistungen verkaufen, analysieren Sie diese einzeln. Das gilt besonders für Übersetzungen, Korrektorat, Lokalisierung, Untertitelung, Vermittlung und Lizenzen. Richten Sie erst danach die Rechnungspositionen und das Einnahmenregister ein.

Die sicherste Kurzform lautet daher: 17% beim freien Beruf im Sinne des Gesetzes, 15% für Übersetzungs- und Dolmetschleistungen nach PKWiU 74.3 außerhalb dieser Definition und keine automatische Anwendung von 8,5%. Liefert die Tätigkeitsbeschreibung keine klare Antwort, sollte zuerst eine Klassifikationsauskunft des GUS und gegebenenfalls danach eine individuelle Auskunft der KIS eingeholt werden.

Häufige Fragen

Zahlt jeder Übersetzer 17%?

Nein. Der Satz von 17% setzt voraus, dass die gesetzliche Definition des freien Berufs erfüllt ist. Leistungen nach PKWiU 74.3 außerhalb dieser Definition werden mit 15% aufgeführt.

Kann ein vereidigter Übersetzer 8,5% anwenden?

Typischen Übersetzungen sollten nicht automatisch 8,5% zugeordnet werden. Bei Übersetzern sind je nach tatsächlichem Arbeitsmodell und Klassifizierung der Leistung 17% oder 15% zu prüfen.

Bedeutet ein Subunternehmer immer 15%?

Nicht jeder Subunternehmer führt Tätigkeiten aus, die zum Wesen des Übersetzerberufs gehören. Seine tatsächliche Rolle muss geprüft werden. Wer einen Teil der Übersetzung übernimmt, ist anders zu beurteilen als eine Buchhalterin oder ein Gerätetechniker.

Ersetzt eine KIS-Auskunft die Klassifizierung des GUS?

Nein. Bei Streit über das PKWiU-Symbol empfiehlt sich zunächst eine Klassifikationsauskunft des GUS. Die KIS beurteilt die steuerlichen Folgen des beschriebenen Sachverhalts und der angegebenen Klassifizierung.

Quellen

• Polnisches Gesetz über die pauschalierte Einkommensteuer auf bestimmte Einnahmen natürlicher Personen, insbesondere Art. 4 und Art. 12.
• Polnisches Gesetz über die Steuer auf Waren und Dienstleistungen, insbesondere Art. 113.
• PKWiU 2015, Klassifikationsmaterialien des GUS.