Selbstfakturierung in KSeF: Erwerber und von ihm berechtigte Personen

Selbstfakturierung in KSeF: Wer darf Rechnungen ausstellen?

Der Verkäufer kann dem Erwerber in KSeF eine Berechtigung zur Selbstfakturierung erteilen. Nach deren Erteilung kann der Erwerber Rechnungen im Namen des Verkäufers direkt in KSeF ausstellen. So beschreibt das polnische Finanzministerium (MF) diesen Mechanismus in Antwort Nr. 10 der häufig gestellten Fragen.

Muss der Erwerber die Rechnungen persönlich ausstellen?

Nicht nur der Erwerber kann den beschriebenen Mechanismus nutzen. Nachdem er die Berechtigung vom Verkäufer erhalten hat, können auch Personen, denen der Erwerber selbst Berechtigungen erteilt, Rechnungen im Namen des Verkäufers direkt in KSeF ausstellen. Dies ist eine in derselben Antwort des MF genannte Möglichkeit und keine Pflicht, weitere Personen einzubeziehen.

Daher sind drei Rollen zu unterscheiden:

• Verkäufer — kann dem Erwerber in KSeF eine Berechtigung zur Selbstfakturierung erteilen.
• Erwerber — kann nach Erhalt dieser Berechtigung Rechnungen im Namen des Verkäufers direkt in KSeF ausstellen.
• Vom Erwerber berechtigte Personen — können im beschriebenen Mechanismus ebenfalls Rechnungen im Namen des Verkäufers direkt in KSeF ausstellen.

Technische Berechtigung und rechtliche Beurteilung

Diese Beschreibung betrifft ausschließlich den Berechtigungsmechanismus in KSeF. Die bloße Erteilung einer technischen Berechtigung ist nicht als Nachweis dafür zu betrachten, dass sämtliche rechtlichen Voraussetzungen der Selbstfakturierung erfüllt sind. Dieser Artikel beurteilt nicht, ob die Selbstfakturierung für einen konkreten Geschäftsvorgang zulässig ist.

Freiwillige organisatorische Liste

Um die Rollen übersichtlich festzuhalten, können Sie eine eigene Notiz mit folgenden Angaben erstellen:

• dem Verkäufer, in dessen Namen die Rechnungen ausgestellt werden sollen;
• dem Erwerber, dem der Verkäufer die Berechtigung zur Selbstfakturierung erteilen soll;
• den Personen, denen der Erwerber Berechtigungen erteilen möchte, sofern er diese Möglichkeit nutzen will.

Dies ist ein organisatorischer Vorschlag, kein amtliches Formular und keine zusätzliche Pflicht. Betrachten Sie die Liste nicht als Bestätigung dafür, dass die rechtlichen Voraussetzungen der Selbstfakturierung erfüllt sind.

Nicht mit dem Zugang eines Buchhaltungsbüros verwechseln

Das MF behandelt die Berechtigungen eines Buchhaltungsbüros zum Ausstellen und Einsehen von Rechnungen gesondert — in Antwort Nr. 17. Setzen Sie dieses Thema nicht mit der hier beschriebenen Berechtigung gleich, die dem Erwerber zur Selbstfakturierung erteilt wird.

Die besondere Benennung des Erwerbers bei VAT RR sowie die grenzüberschreitende Selbstfakturierung liegen außerhalb des Gegenstands dieses Artikels. Die vorliegende Beschreibung sollte ohne gesonderte Prüfung nicht auf diese Fälle übertragen werden.