KSeF-Berechtigungen für Buchhalterinnen und Buchhaltungsbüros in Polen im Jahr 2026

Der Inhaber einer JDG erhält automatisch Zugang

Eine natürliche Person, die ein Unternehmen führt und eine NIP besitzt, erhält in KSeF automatisch Inhaberberechtigungen. Sie muss ZAW-FA nicht allein deshalb einreichen, um den grundlegenden Zugang zum eigenen Unternehmen zu erhalten.

Der Inhaber authentifiziert sich mit einer zugelassenen Methode, zum Beispiel dem Podpis Zaufany, also der polnischen vertrauenswürdigen Signatur, oder einer qualifizierten elektronischen Signatur. Enthält die qualifizierte Signatur weder NIP noch PESEL, müssen ihre Daten mit ZAW-FA gemeldet werden, damit KSeF sie dem Steuerpflichtigen zuordnen kann. Dies ist jedoch ein technischer Sonderfall und nicht das Standardverfahren zur Aktivierung von KSeF bei einer JDG.

Anders sieht der erstmalige Zugang einer Gesellschaft oder eines anderen Rechtsträgers aus, der keine natürliche Person ist. Ein solcher Rechtsträger kann eine qualifizierte elektronische Siegelung mit NIP verwenden. Verfügt er nicht darüber, benennt er die erste berechtigte Person mit dem Formular ZAW-FA. Dieser Artikel konzentriert sich auf die typische JDG; die Unterscheidung ist dennoch wichtig, damit das Verfahren für eine Gesellschaft nicht auf ein Einzelunternehmen übertragen wird.

Eine ausführlichere Einführung in die Arbeit mit dem System bietet der Ratgeber KSeF für eine JDG in Polen im Jahr 2026.

Einzelperson oder gesamtes Buchhaltungsbüro

Der Unternehmer kann einer bestimmten natürlichen Person oder einem Rechtsträger, zum Beispiel einem durch seine NIP identifizierten Buchhaltungsbüro, Zugang erteilen. Diese Modelle haben unterschiedliche organisatorische Folgen.

Die Berechtigung einer konkreten Buchhalterin ist einfach, wenn die Zusammenarbeit eine Person betrifft und feststeht, dass nur sie das Unternehmen betreut. Bei jedem Wechsel der zuständigen Person muss der Unternehmer jedoch reagieren: den alten Zugang entziehen und einen neuen erteilen.

Werden dem Büro als Rechtsträger Berechtigungen erteilt, kann es die Erlaubnis erhalten, Zugänge an seine Mitarbeiter zu delegieren. Dann berechtigt der Unternehmer das Büro und das Büro benennt die Personen, die den Mandanten tatsächlich betreuen. Personalwechsel erfordern nicht jedes Mal die Mitwirkung des Unternehmensinhabers, sofern der Umfang der dem Rechtsträger erteilten Berechtigung weiterhin dem Vertrag entspricht.

Das bedeutet nicht, dem Büro uneingeschränkte Kontrolle zu übertragen. Der Umfang der Handlungen muss bewusst festgelegt werden; außerdem ist zu entscheiden, ob der Rechtsträger weitere Berechtigungen erteilen darf. Das Recht zur Rechnungsausstellung oder zum Rechnungszugriff sollte nicht automatisch mit dem Recht zur Verwaltung sämtlicher Benutzer gleichgesetzt werden.

So wird der Umfang des Zugangs getrennt

Vor der Erteilung von Berechtigungen sollte der tatsächliche Prozess beschrieben werden. Eine Person, die nur Eingangsrechnungen abruft, benötigt andere Rechte als eine Buchhalterin, die Ausgangsrechnungen ausstellt, oder ein Administrator, der Zugänge für Mitarbeiter verwaltet.

In der Praxis sind mehrere Fragen zu beantworten:

• Soll das Büro Eingangsrechnungen nur empfangen und einsehen?
• Soll es im Namen des Mandanten Ausgangsrechnungen ausstellen?
• Soll es UPO abrufen und den Versandstatus prüfen?
• Darf es seinen Mitarbeitern Berechtigungen erteilen?
• Soll der Zugang das gesamte Unternehmen oder ein bestimmtes Organisationsmodell betreffen?
• Wer ist für Berichtigungen und technisch abgewiesene Dokumente verantwortlich?

Die sicherste Regel lautet: Erteile nur den minimalen Umfang, der für die vereinbarten Handlungen erforderlich ist. Wenn das Büro nur Kosten verbucht, kann das Recht zur Rechnungsausstellung überflüssig sein. Soll es den gesamten Verkauf betreuen, genügt das bloße Einsehen von Dokumenten nicht.

So wird dem Büro Zugang erteilt

Der Inhaber der JDG sollte das passende KSeF-Werkzeug öffnen, sich im eigenen Namen authentifizieren und den Kontext seines Unternehmens wählen. Anschließend gibt er die Person oder den Rechtsträger sowie den entsprechenden Berechtigungsumfang an.

Bei einem Buchhaltungsbüro müssen insbesondere geprüft werden:

1. die korrekte NIP des Büros,
2. der sich aus dem Vertrag ergebende Zugangsumfang,
3. die Möglichkeit, Berechtigungen an Mitarbeiter des Büros zu delegieren,
4. das Datum des Betreuungsbeginns,
5. die Methode zur Kontrolle, ob der Zugang tatsächlich funktioniert.

Nach der Erteilung der Berechtigungen reicht ein Screenshot der Bestätigung nicht aus. Das Büro sollte einen Test im richtigen Kontext durchführen: den Dokumentenzugang prüfen oder eine vereinbarte Testoperation ausführen. Im Produktivsystem sollte nicht versuchsweise eine fingierte Rechnung versendet werden.

KSeF ist weder UPL-1 noch PEL

KSeF-Berechtigungen sind ein eigener Mechanismus. Sie dürfen weder mit der UPL-1-Vollmacht zum Unterzeichnen von Steuererklärungen noch mit der im Verhältnis zu ZUS verwendeten PEL-Vollmacht verwechselt werden.

Die Einreichung von UPL-1 verschafft der Buchhalterin nicht automatisch Zugang zu Rechnungen in KSeF. Umgekehrt bedeutet ein Zugang zu KSeF nicht, dass das Büro sämtliche Steuererklärungen des Unternehmers unterzeichnen darf. Auch PEL ersetzt keine Berechtigung zum Handeln in KSeF.

In der Praxis kann ein Büro mehrere voneinander unabhängige Bevollmächtigungen benötigen. Jede dient einem anderen Prozess und sollte separat erteilt, kontrolliert und widerrufen werden. Das ist besonders beim Wechsel des Buchhaltungsbüros wichtig: Das Vertragsende entfernt nicht immer automatisch sämtliche bestehenden Zugänge in verschiedenen Systemen.

Zertifikat und Buchhaltungsprogramm ersetzen keine Berechtigung

Die Berechtigung beantwortet die Frage, was eine Person oder ein Rechtsträger tun darf. Die Authentifizierung beantwortet die Frage, wie das System die Identität des Benutzers oder Programms bestätigt. Diese Begriffe sind nicht austauschbar.

Eine Buchhalterin kann eine zulässige Authentifizierungsmethode verwenden, sollte ohne die richtige Berechtigung aber keinen Zugang zum Unternehmen des Mandanten erhalten. Umgekehrt erlaubt allein die Erteilung einer Berechtigung nicht, ein Zertifikat, eine Signatur oder Zugangsdaten beliebig unter Mitarbeitern zu teilen.

Wenn das Büro ein in KSeF integriertes Programm verwendet, sollte geklärt werden, wer die Zertifikate verwaltet, wie lange sie gültig sind, wo sie gespeichert werden und wie sie nach einem Anbieterwechsel ungültig gemacht werden. Der Unternehmer sollte seine persönlichen Authentifizierungsinstrumente nicht dem Büro für die tägliche Nutzung überlassen.

Wechsel der Buchhalterin oder Ende der Zusammenarbeit

Das Verfahren zum Entzug des Zugangs sollte Bestandteil des Vertrags und der Checkliste für die Beendigung der Zusammenarbeit sein. Zunächst ist festzustellen, ob die Berechtigung einer bestimmten Person, dem gesamten Büro oder gleichzeitig in beiden Modellen erteilt wurde.

Bei Ende der Betreuung sind folgende Schritte erforderlich:

• nicht mehr benötigte Berechtigungen der Person und des Rechtsträgers entziehen,
• vom Büro eingerichtete Delegierungen prüfen,
• nicht mehr benötigte Zertifikate und Integrationszugänge ungültig machen,
• UPO und eine Liste der noch laufenden Dokumente herunterladen,
• vereinbaren, wer offline ausgestellte Rechnungen nachträglich übermittelt,
• dem neuen Büro Informationen über Berichtigungen und abgewiesene Dateien übergeben.

Besondere Aufmerksamkeit erfordern außerhalb des Systems ausgestellte Rechnungen, die noch auf ihre Übermittlung warten. Die Fristen hängen vom angewendeten Verfahren ab; wir erläutern sie im Artikel KSeF offline24, Nichtverfügbarkeit und Störung in Polen.

Kurze Checkliste für Unternehmer

Bestätige vor Beginn der Zusammenarbeit die NIP des Büros, den Handlungsumfang und das Delegierungsrecht. Gib weder dein Profil Zaufany noch deine private Signatur weiter. Bitte nach der Zugangsvergabe um einen technischen Test und halte fest, wer abgewiesene Vorgänge überwacht und UPO abruft.

Alle paar Monate sollten die aktiven Berechtigungen überprüft werden. Eine solche Prüfung ist besonders wichtig nach einem Wechsel der zuständigen Person, dem Ende der Zusammenarbeit oder der Einführung eines neuen Buchhaltungsprogramms. KSeF erleichtert die Rollentrennung, aber nur, wenn die Zugänge die aktuelle Organisation des Unternehmens widerspiegeln.

Quellen

• Fragen und Antworten zu KSeF 2.0 — Berechtigungen und Autorisierung
• Downloads zu KSeF 2.0 — Handbücher und Materialien zu Berechtigungen