KSeF für ein Einzelunternehmen (JDG) in Polen im Jahr 2026 — Pflicht, Rechnungen und Offline-Modi

Fristen der Pflicht

• 1. Februar 2026 — Steuerpflichtige, deren Verkaufswert einschließlich VAT im Jahr 2024 200 Mio. zł überschritten hat,
• 1. April 2026 — die übrigen von der Pflicht erfassten Steuerpflichtigen,
• 1. Januar 2027 — das Ende der Übergangserleichterung für die kleinsten Aussteller.

Bis Ende 2026 darf ein Steuerpflichtiger Rechnungen außerhalb von KSeF ausstellen, wenn der gesamte Bruttowert der durch solche Rechnungen dokumentierten Verkäufe 10.000 zł monatlich nicht überschreitet. Nach Überschreiten des Limits entsteht die Pflicht gemäß den Übergangsregeln.

Dies ist weder eine dauerhafte Befreiung von KSeF noch ein Limit für den gesamten Umsatz des Unternehmens.

Wen das System erfasst

Die Pflicht betrifft vor allem Steuerpflichtige mit Sitz in Polen sowie ausländische Steuerpflichtige mit einer festen Niederlassung in Polen, sofern diese Niederlassung an der Transaktion beteiligt ist.

Die PIT-Form — Pauschalsteuer (ryczałt), Steuertarif oder lineare Steuer — bestimmt nicht den Umfang von KSeF. Das System kann sowohl aktive VAT-Steuerpflichtige als auch Steuerpflichtige, die eine Befreiung nutzen, erfassen.

Was außerhalb des verpflichtenden KSeF liegt

Zu den wichtigen Ausnahmen gehören unter anderem:

• Rechnungen, die an Verbraucher ausgestellt werden — B2C,
• Rechnungen, die von einem ausländischen Steuerpflichtigen ohne Sitz und ohne einschlägige feste Niederlassung in Polen ausgestellt werden,
• Dokumente und Situationen, die durch besondere Vorschriften ausgeschlossen oder von Übergangslösungen erfasst sind.

Man sollte jedoch nicht die Abkürzung „eine ausländische Rechnung liegt außerhalb von KSeF" verwenden. Ein polnischer, von der Pflicht erfasster Aussteller darf in KSeF eine Rechnung für einen ausländischen Vertragspartner ausstellen.

Was eine strukturierte Rechnung ist

Die Rechnung wird an KSeF als XML-Datei gemäß der Struktur FA(3) übermittelt. Ein PDF ist nur eine Visualisierung der Daten und ersetzt keine strukturierte Rechnung, wenn KSeF gilt.

Die Rechnung behält ihre eigene, vom Verkäufer vergebene Nummer. KSeF vergibt ihr zusätzlich eine eindeutige KSeF-Nummer. Es ist ein Fehler zu behaupten, die KSeF-Nummer ersetze die Rechnungsnummer des Unternehmers.

Als Ausstellungsdatum im Online-Modus gilt das Datum der Übermittlung einer korrekten Rechnung an das System gemäß den gesetzlichen Regeln. Nach der Annahme vergibt das System die KSeF-Nummer und stellt die UPO bereit.

Wie man eine Rechnung ausstellt

1. Erteilen Sie Berechtigungen an sich selbst, Ihre Buchhalterin oder ein Programm.
2. Bereiten Sie die Rechnungsdaten in der aktuellen Struktur FA(3) vor.
3. Übermitteln Sie das Dokument über die Anwendung des Finanzministeriums oder ein integriertes Programm.
4. Prüfen Sie den Verarbeitungsstatus.
5. Rufen Sie nach der Annahme des Dokuments die KSeF-Nummer und die UPO ab.
6. Wenn der Käufer KSeF nicht nutzt, stellen Sie ihm die Rechnung in der vereinbarten Form mit dem korrekten QR-Code bereit, sofern dieser erforderlich ist.

Eine technische Ablehnung bedeutet, dass die Rechnung nicht in KSeF ausgestellt wurde. Man muss den Fehler korrigieren und das Dokument erneut senden.

Wie man eine Rechnung empfängt

Eine in KSeF für eine polnische NIP ausgestellte Rechnung ist für den Käufer ohne gesonderte „Annahme" verfügbar. Das System funktioniert nicht wie ein Postfach mit einer Schaltfläche zum Annehmen und Ablehnen einer Rechnung.

Der Käufer sollte:

• das Dokument abrufen,
• den Verkäufer, die Beträge und den Kaufgegenstand prüfen,
• den Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit feststellen,
• das Recht auf die Kosten und den VAT-Abzug prüfen,
• den Verkäufer um eine Korrektur bitten, wenn die Daten falsch sind.

Das bloße Vorhandensein einer Rechnung in KSeF führt nicht automatisch zur Verbuchung, zur Zahlung oder zum Recht auf VAT-Abzug.

KSeF ersetzt nicht JPK_V7

KSeF liefert der Verwaltung und den Programmen Daten aus den Rechnungen, reicht aber JPK_V7 nicht für den Steuerpflichtigen ein. Die Erklärung und die Aufzeichnungen umfassen auch Vorgänge, die sich nicht unmittelbar aus KSeF-Rechnungen ergeben, Korrekturen, den Import von Dienstleistungen und weitere Positionen.

Eine Buchhaltungssoftware kann die Vorbereitung des JPK automatisieren, aber die Verantwortung für die Vollständigkeit der Abrechnung bleibt beim Steuerpflichtigen.

Rechnungen aus dem und ins Ausland

Einkaufsrechnungen von einem ausländischen Verkäufer ohne polnischen Sitz oder feste Niederlassung erscheinen in der Regel nicht in KSeF. Man muss sie in der bisherigen Form empfangen und an die Buchhaltung weiterleiten.

Ein von KSeF erfasster polnischer Verkäufer kann hingegen im System eine Rechnung für einen ausländischen Käufer ausstellen. Der Käufer erhält sie außerhalb des Systems in der vereinbarten Form, mit der erforderlichen Zugangskennzeichnung.

Der Umfang hängt vom Status des Ausstellers, seiner Niederlassung und der Art des Dokuments ab — nicht allein vom Land des Käufers.

Rechnungen für Verbraucher

B2C-Rechnungen liegen außerhalb des verpflichtenden KSeF. Der Verkäufer kann das System freiwillig gemäß den in den Vorschriften vorgesehenen Regeln nutzen, aber der Verbraucher muss das Dokument in einer zugänglichen Form erhalten.

Man sollte einen Verbraucher nicht mit einem von der VAT befreiten Unternehmer verwechseln. Ein JDG, das auf seine NIP einkauft, wird nicht zum Verbraucher, nur weil es keine VAT abzieht.

Offline-Modus und Ausfälle

Die Vorschriften sehen Modi vor, die das Ausstellen von Rechnungen außerhalb einer laufenden Verbindung zum System ermöglichen, unter anderem offline24 sowie Verfahren für die Zeit der Nichtverfügbarkeit von KSeF.

In solchen Fällen muss man:

• eine strukturkonforme Rechnung erstellen,
• sie mit dem erforderlichen QR-Code kennzeichnen,
• sie an den Käufer übergeben,
• sie innerhalb der für den jeweiligen Modus geltenden Frist an KSeF übermitteln.

Die Fristen unterscheiden sich danach, ob es sich um eine Wahl des Steuerpflichtigen, einen Systemausfall oder eine Nichtverfügbarkeit auf Seiten des Unternehmers handelt. Man sollte nicht alle Situationen auf die Regel „ich sende, sobald das Internet wieder da ist" reduzieren.

Berechtigungen

In einem JDG kann sich der Inhaber elektronisch authentifizieren und weiteren Personen oder Einheiten Berechtigungen erteilen. Bei Gesellschaften und einigen anderen Organisationen kann eine ZAW-FA-Meldung erforderlich sein, wenn kein qualifiziertes Siegel mit der NIP vorhanden ist.

Der Buchhalterin sollten keine privaten Anmeldedaten übergeben werden. Ihr werden die entsprechenden Berechtigungen erteilt, um im Namen des Steuerpflichtigen zu arbeiten.

Korrekturen

Eine fehlerhafte Rechnung lehnt der Käufer nicht in KSeF ab. Der Verkäufer stellt eine Korrekturrechnung aus. Eine Korrekturnote funktioniert im verpflichtenden KSeF nicht so wie im früheren Papierumlauf.

Der Zeitpunkt der Erfassung einer Korrektur in VAT und PIT hängt vom Grund und von der Art der Korrektur ab — allein das Datum, an dem das Dokument im System erscheint, entscheidet nicht über alle Folgen.

Strafen und die Übergangszeit

Sanktionen für das Nichtausstellen einer Rechnung in KSeF wurden bis 2027 aufgeschoben. Das bedeutet nicht, dass die Pflicht im Jahr 2026 ignoriert werden darf. Eine entgegen dem verpflichtenden Modus ausgestellte Rechnung kann Beweis-, Betriebs- und Steuerprobleme verursachen.

Die Höhe einer künftigen Strafe hängt von den Umständen und den gesetzlichen Grenzen ab. Nicht jede Unregelmäßigkeit bedeutet automatisch eine Strafe in Höhe von 100% der VAT.

Aufbewahrung

KSeF bewahrt Rechnungen 10 Jahre lang auf, gerechnet gemäß den gesetzlichen Regeln. Es lohnt sich jedoch, ergänzende Dokumente, Verträge, Protokolle, Bestellungen und Nachweise über den Zusammenhang der Ausgabe mit der Geschäftstätigkeit aufzubewahren — KSeF bewahrt diese nicht als Teil der Rechnung auf.

Die häufigsten Fehler

1. Ein PDF als strukturierte Rechnung behandeln.
2. Annehmen, dass die KSeF-Nummer die eigene Nummer ersetzt.
3. Eine Schaltfläche „annehmen" oder „ablehnen" erwarten.
4. Automatisches Verbuchen jeder Rechnung aus dem System.
5. Annehmen, dass KSeF JPK_V7 versendet.
6. Jede ausländische Rechnung ausschließen.
7. Rechnungen von ausländischen Lieferanten übersehen, die nicht in KSeF sind.
8. Kein Verfahren für den Offline-Modus und Ausfälle haben.
9. Der Buchhalterin Anmeldedaten statt Berechtigungen übergeben.
10. Das Limit von 10.000 zł als dauerhafte Befreiung behandeln.

Quellen

• KSeF — das offizielle Portal des Finanzministeriums
• Handbuch KSeF 2.0
• FAQ KSeF

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Dieses Material ist allgemeiner Natur. KSeF wird stufenweise eingeführt, und der Umfang hängt vom Status des Ausstellers, des Käufers und der Art der Rechnung ab.