KSeF für Einzelunternehmen (JDG) — vollständiger Leitfaden 2026

Das System der elektronischen Rechnungen (KSeF) gilt ab dem 1. April 2026 für alle MwSt (VAT)-Pflichtigen — einschließlich derer, die von der MwSt befreit sind. Wenn Sie ein Einzelunternehmen (JDG) betreiben, betrifft Sie dieses System, unabhängig davon, ob Sie MwSt-Rechnungen oder befreite Rechnungen ausstellen.

Dieser Leitfaden erläutert, was KSeF in der Praxis für ein kleines Unternehmen bedeutet und wie Sie sich darauf vorbereiten.

Was ist KSeF?

KSeF ist eine Plattform des Finanzministeriums, auf der alle Rechnungen in strukturierter Form (XML FA(2)) ausgestellt, übermittelt und aufbewahrt werden. Sie stellen die Rechnung nicht in Ihrem Programm aus und senden ein PDF — die Rechnung entsteht innerhalb des KSeF-Systems.

Was ändert sich in der Praxis?

• Sie senden kein PDF — der Vertragspartner erhält die Rechnung automatisch in seinem KSeF-System
• Die Rechnung hat eine von KSeF vergebene Nummer — nicht Ihre eigene Nummer
• Kostenabzug erfolgt automatisch — Rechnungen von polnischen Lieferanten erscheinen automatisch in Ihrem KSeF und sind zum MwSt (VAT)-Abzug bereit
• JPK wird automatisch gesendet — KSeF generiert die Datei JPK_V7 aus Ihren Rechnungen

Wen betrifft KSeF?

Ab 1. April 2026:

• Alle MwSt-Pflichtigen — aktive und von der MwSt (VAT) befreite (bei einem Umsatz unter 200 000 zł)
• Einzelunternehmen (JDG) mit Pauschalsteuer, progressivem Steuertarif und Einheitssteuer 19% — wenn sie als MwSt-Pflichtige registriert sind oder die subjektive Befreiung nutzen

Wer ist von KSeF befreit?

• Natürliche Personen, die keine Geschäftstätigkeit ausüben (vereinfachte Rechnungen unter 450 zł)
• Einige Steuerzahler, die sich in der Pauschalsteuer bei saisonaler Tätigkeit abrechnen (enge Ausnahmen)

Wie stellt man eine Rechnung in KSeF aus — Schritt für Schritt

Schritt 1: In KSeF einloggen

Anmeldung über Vertrauenswürdiges Profil (Profil Zaufany) oder e-Ausweis (e-Dowód) auf der Seite ksef.mf.gov.pl.

Schritt 2: Interaktionsform wählen

Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Interaktiv — Sie füllen das Formular direkt auf der KSeF-Website aus (kostenlos, aber zeitaufwendig)
• API / Integration — Ihr Buchhaltungsprogramm sendet die Rechnung automatisch (erfordert KSeF-Integration)

Schritt 3: Rechnungsdaten ausfüllen

Eine strukturierte Rechnung erfordert:

• Daten des Verkäufers und Käufers (NIP, Name, Adresse)
• Ausstellungs- und Verkaufsdatum
• Positionen (Bezeichnung, Menge, Nettopreis, MwSt-Satz)
• Gesamt netto, MwSt, brutto
• Zahlungsart und Frist

Schritt 4: KSeF-Nummer erhalten

Nach dem Senden der Rechnung vergibt KSeF eine eindeutige Nummer (sog. KSeF-Nummer). Diese Nummer muss auf jeder Rechnung stehen — sie ist der Nachweis, dass die Rechnung ordnungsgemäß ausgestellt wurde.

Schritt 5: Vertragspartner erhält die Rechnung

Ihr Vertragspartner sieht die Rechnung automatisch in seinem KSeF-System — Sie müssen kein PDF und keine E-Mail senden.

Wie empfängt man eine Rechnung vom Lieferanten in KSeF

Rechnungen von polnischen Lieferanten kommen automatisch in Ihr KSeF. Sie müssen nicht um eine Rechnung bitten — sie erscheint von selbst.

Was Sie tun müssen:

1. In KSeF einloggen und den Posteingang prüfen
2. Daten verifizieren — ob Betrag, NIP und Positionen stimmen
3. Rechnung akzeptieren (oder ablehnen, wenn ein Fehler vorliegt)
4. MwSt abziehen (wenn Sie aktiver MwSt-Pflichtiger sind)

Das ist alles. Kein Versenden von Rechnungsfotos an den Buchhalter, kein Verlieren von PDFs. Alles ist in KSeF.

KSeF und MwSt-Befreiung

Auch wenn Sie die subjektive MwSt (VAT)-Befreiung nutzen (Umsatz unter 200 000 zł), betrifft KSeF Sie. Sie stellen Rechnungen im System aus, aber ohne MwSt-Sätze — als befreite Rechnung (Vermerk „von MwSt befreit" oder Satz „zw").

Das ist die wichtigste Änderung für kleine Einzelunternehmen (JDG): Auch diejenigen, die nie MwSt-Pflichtige waren, müssen KSeF nutzen.

Strafen ohne KSeF

Im ersten Jahr (April 2026 – März 2027) sind Strafen ausgesetzt — das Finanzamt verhängt keine Sanktionen für das Nicht-Ausstellen einer Rechnung in KSeF. Aber die Pflicht selbst gilt ab dem 1. April 2026.

Nach der Übergangsphase:

• Strafe für jede außerhalb von KSeF ausgestellte Rechnung: bis zu 100% des Steuerbetrags
• Strafe für fehlende KSeF-Nummer auf der Rechnung: bis zu 100% des Steuerbetrags

KSeF und Ihr Buchhalter

Wenn Sie mit einem Buchhalter arbeiten (wie Oxyok), vereinfacht KSeF die Zusammenarbeit:

• Der Buchhalter hat Zugang zu Ihrem KSeF — er sieht Rechnungen in Echtzeit
• Sie senden keine Rechnungsfotos per E-Mail — alles ist im System
• JPK wird automatisch aus KSeF generiert
• Kostenabzug erfolgt schneller — Lieferantenrechnungen sind sofort verfügbar

Häufigste Fragen

Brauche ich ein Rechnungsstellungsprogramm?

Nein. Sie können Rechnungen direkt auf der KSeF-Website ausstellen (kostenlos). Aber ein Buchhaltungsprogramm mit KSeF-Integration spart Zeit.

Betrifft KSeF ausländische Rechnungen?

Nein. KSeF betrifft inländische Rechnungen (polnischer NIP von Verkäufer und Käufer). Ausländische Rechnungen (z.B. aus Deutschland) stellen Sie weiterhin auf die bisherige Weise aus.

Ersetzt KSeF das JPK?

Nicht direkt, aber KSeF generiert die Daten für JPK_V7 automatisch. In der Praxis verschwindet die manuelle Erstellung von JPK_V7 aus Rechnungen.

Was, wenn ich keinen Internetzugang habe?

KSeF unterstützt einen Offline-Modus — Sie können eine Rechnung im XML-Format vorbereiten und senden, wenn Sie die Verbindung wiederhergestellt haben.

Brauchen Sie Hilfe mit KSeF?

Ich führe die Buchhaltung für Einzelunternehmen (JDG) mit voller KSeF-Betreuung — Ausstellen, Empfangen, JPK. Ab 49 zł + MwSt (VAT) monatlich.

Schreiben Sie an [email protected] oder besuchen Sie oxyok.com/pl.

Hinweis: Die KSeF-Vorschriften befinden sich in einer Übergangsphase (April 2026 – März 2027). Strafen sind ausgesetzt, aber die Pflicht zum Ausstellen von Rechnungen im System gilt ab dem 1. April 2026. Konsultieren Sie einen Buchhalter.