Geschäftsessen mit dem Vertragspartner im Einzelunternehmen (JDG) in Polen — KUP oder Repräsentation (2026)

Ein Geschäftsessen im Restaurant, ein Kaffee mit dem Kunden oder ein Imbiss bei Verhandlungen sind Ausgaben, die Unternehmer gerne als Betriebskosten absetzen. Leider hat das Finanzamt hier eine eigene Meinung — und stimmt nicht immer zu.

Die wichtigste Regel: Nicht jedes Essen mit dem Vertragspartner ist Repräsentation. Ob eine Ausgabe ein Werbungskosten (KUP) ist, hängt vom Zweck ab, für den sie getragen wurde.

Repräsentation — was das PIT-Gesetz sagt

Art. 23 Abs. 1 Nr. 23 des PIT-Gesetzes (Dz.U. 2026 poz. 592) schließt von den Werbungskosten die Repräsentationskosten aus, insbesondere solche für:

• Gastronomie,
• den Kauf von Lebensmitteln und Getränken, einschließlich alkoholischer.

Aber Vorsicht — der Ausschluss betrifft die Repräsentation, nicht jede Gastronomie. Das Gesetz definiert „Repräsentation" nicht, daher entscheiden Auslegungen und Rechtsprechung darüber, ob eine bestimmte Ausgabe darunter fällt.

Das Essen kann KUP sein — allgemeine Auslegung des MF

Die allgemeine Auslegung des Finanzministers Nr. DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 vom 25. November 2013 (unter Verweis auf das Urteil des NSA II FSK 702/11) stellt klar: Ausgaben für Gastronomie, Lebensmittel und Getränke — beispielsweise ein Imbiss bei einem Kundenmeeting — können ein Werbungskosten sein.

Vom KUP ausgeschlossen (als Repräsentation) sind sie nur dann, wenn ihr Haupt- oder einziger Zweck die Schaffung oder Verbesserung des Firmenimages nach außen ist.

Diese Auslegung ist allgemein und hat Schutzcharakter (Art. 14k § 2 der Abgabenordnung) — das bedeutet, dass die Anwendung den Steuerpflichtigen vor negativen Konsequenzen schützt.

Zweck-Test: Wie zu entscheiden ist

Der tatsächliche Zweck der Ausgabe ist maßgeblich:

Wahrscheinlich KUP:

• Essen während der Vertragsverhandlungen mit dem Kunden,
• Kaffee und Kuchen bei der Projektbesprechung,
• Imbiss während einer Schulung für Kunden,
• Arbeitsessen zu Geschäftsthemen.

Wahrscheinlich Repräsentation (NKUP):

• Luxus-Dinner, das den Eindruck von Unternehmenswohlstand vermitteln soll,
• Bankett mit Alkohol ohne konkreten geschäftlichen Kontext,
• regelmäßige Treffen in teuren Restaurants ohne dokumentierten Zweck.

Die entscheidende Frage lautet: Wurde die Ausgabe getragen, um Einnahmen zu erzielen (Art. 22 Abs. 1 PIT), oder eher zur Imagepflege?

Umsatzsteuer auf Gastronomie und Übernachtungen

Auch wenn das Essen ein KUP ist, ist der Vorsteuerabzug nicht selbstverständlich. Art. 88 Abs. 1 Nr. 4 des Umsatzsteuergesetzes (Dz.U. 2025 poz. 775) schließt das Recht auf Vorsteuerabzug aus für:

• Beherbergungsleistungen,
• Gastronomie.

Das bedeutet: Selbst wenn Sie das Mittagessen mit dem Kunden mit einer auf das Unternehmen ausgestellten Rechnung belegen, können Sie die Umsatzsteuer nicht abziehen. Die Umsatzsteuer ist dann ein Kostenbestandteil (erhöht die KUP-Bemessungsgrundlage), unterliegt aber nicht dem Abzug.

Der Regelsteuersatz für Gastronomie beträgt 23 %, wobei einige Produkte einem ermäßigten Satz unterliegen können — die Beschränkung nach Art. 88 Abs. 1 Nr. 4 gilt jedoch unabhängig vom Satz.

Abrechnungsbeispiel

Der Unternehmer lädt einen Kunden zum Geschäftsessen ein. Rechnung: 300 zł brutto (243,90 zł netto + 56,10 zł MwSt.).

• Zweck: Besprechung der Vertragsbedingungen — KUP ja (geschäftlicher Zweck).
• MwSt.: 56,10 zł — kein Abzug (Art. 88 Abs. 1 Nr. 4 MwSt.). Die nicht abgezogene MwSt. erhöht den Kostenbetrag.
• PIT-Kosten: 300 zł (der gesamte Bruttobetrag als Kosten, da die MwSt. nicht abgezogen wird).
• Alternative: Wäre der Zweck ausschließlich die Imageverbesserung — NKUP, 0 zł als Kosten.

Die häufigsten Fehler

1. Automatisches NKUP für jede Restaurantrechnung

Das ist ein Fehler. Die allgemeine Auslegung des MF bestätigt, dass ein Essen mit dem Kunden KUP sein kann. Entscheidend ist der Zweck-Test.

2. Vorsteuerabzug bei Gastronomie

Art. 88 Abs. 1 Nr. 4 MwSt. blockiert den Vorsteuerabzug bei Gastronomie unabhängig vom Zweck.

3. Fehlende Zweckdokumentation

Eine bloße Restaurantrechnung belegt keine geschäftlichen Zwecke. Es empfiehlt sich, eine Notiz, Korrespondenz oder eine Bestätigung des Treffens aufzubewahren.

4. Behandlung von Alkohol wie ein normales Essen

Alkohol wird in Art. 23 Abs. 1 Nr. 23 PIT ausdrücklich genannt und restriktiver behandelt. Alkoholkosten sind grundsätzlich NKUP.

FAQ

Ist ein Kaffee mit dem Kunden ein Kostenposten?

Wenn das Treffen einen konkreten geschäftlichen Zweck hat (Verhandlungen, Projektbesprechung) — ja, kann KUP sein. Eine Kaffeedose im Büro für die Mitarbeiter ist ebenfalls KUP.

Ist das Mittagessen während einer Schulung ein KUP?

Ja, Schulungscatering ist in der Regel KUP — es dient der Einnahmeerzielung, nicht der Imagepflege.

Kann man die Mehrwertsteuer aus der Mittagessenrechnung abziehen?

Nein. Art. 88 Abs. 1 Nr. 4 MwSt. schließt den Vorsteuerabzug bei Gastronomie aus.

Ist Alkohol NKUP?

Grundsätzlich ja. Art. 23 Abs. 1 Nr. 23 PIT zählt Alkohol zu den Repräsentationskosten.

Quellen

• PIT-Gesetz — Art. 22 Abs. 1, Art. 23 Abs. 1 Nr. 23 (Dz.U. 2026 poz. 592)
• Umsatzsteuergesetz — Art. 88 Abs. 1 Nr. 4 (Dz.U. 2025 poz. 775)
• Allgemeine Auslegung des MF Nr. DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 vom 25.11.2013
• Mehr zu Kosten in der JDG: Werbungskosten — vollständiger Leitfaden

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Achtung: Jede Ausgabe für Essen und Gastronomie erfordert eine Zweckanalyse. Es ist kein automatisches KUP und kein automatisches NKUP — entscheidend ist der Test des geschäftlichen Zwecks.