Betriebsausgaben (KUP) beim Einzelunternehmen (JDG) in Polen 2026

Was beim JDG auf der Staffelsteuer oder Flat Tax eine Betriebsausgabe sein kann: Belege, Auto, Homeoffice, Ausstattung, Werbung, Reisen und Krankenversicherungsbeitrag.

Eine Betriebsausgabe muss wirtschaftlich begründet sein, ordnungsgemäß belegt werden und darf nicht in der gesetzlichen Ausschlussliste stehen. Eine Rechnung mit NIP (Steuernummer) allein garantiert keinen Abzug.

Drei Voraussetzungen für eine Betriebsausgabe

Eine Ausgabe sollte:

der Erzielung, Erhaltung oder Sicherung einer Einkunftsquelle dienen,
vom Steuerpflichtigen endgültig getragen und belegt sein,
nicht nach Art. 23 des Einkommensteuergesetzes (PIT) ausgeschlossen sein.

Bewertet werden der konkrete Zweck und die Umstände. Die Aussage „wenn es beim Verdienen hilft, ist es eine Ausgabe" ist zu weit gefasst.

Wer Kosten absetzt

Kosten mindern das Einkommen beim JDG, das besteuert wird mit:

der Staffelsteuer,
der Flat Tax.

Bei der Pauschalsteuer (ryczałt) mindern Ausgaben die PIT nicht, obwohl Belege weiterhin für USt, Anlagevermögen und andere Pflichten benötigt werden können.

Ausstattung und Betriebsmittel

Computer, Telefon, Möbel, Maschinen, Werkzeuge und Software können eine Ausgabe sein, wenn sie der Tätigkeit dienen.

Bei einem Gegenstand, der die Definition eines Anlageguts erfüllt:

erlaubt ein Anfangswert bis 10 000 zł in der Regel eine einmalige Erfassung oder eine freiwillige Abschreibung,
über 10 000 zł gelten Aufzeichnung und Abschreibung, es sei denn, eine besondere Einmalmethode greift.

Der Schwellenwert betrifft den Anfangswert. Bei einem aktiven USt-Pflichtigen ist es in der Regel der Nettobetrag im Rahmen der abziehbaren USt; bei einem Steuerpflichtigen ohne Abzugsrecht umfasst der Wert die USt.

Büro und Arbeit zu Hause

Eine Ausgabe kann ein angemessener Teil sein von:

Miete,
Energie,
Internet,
Ausstattung,
Gebühren im Zusammenhang mit dem für die Tätigkeit genutzten Raum.

Es gibt keine gesetzliche Regel, dass der Abzug immer ausschließlich der Fläche eines separaten Zimmers entsprechen muss. Der Anteil sollte vernünftig sein und der tatsächlichen Nutzung entsprechen. Man kann nicht ganze private Wohnkosten ohne Begründung in das Unternehmen verlagern.

Personenkraftwagen

Der Privatwagen des Inhabers

Gehört das Auto dem Unternehmer, ist aber kein Anlagegut, sind grundsätzlich 20 % der mit der Nutzung verbundenen Ausgaben sowie der Versicherungsbeiträge eine Ausgabe.

Die frühere PIT-Kilometerpauschale von 1,15 zł/km wird auf den Privatwagen eines JDG-Inhabers nicht angewendet.

Firmen- oder Leasingfahrzeug

Bei gemischter Nutzung unterliegen die Betriebsausgaben grundsätzlich einer Grenze von 75 %. Bei tatsächlich ausschließlicher geschäftlicher Nutzung und der für die USt erforderlichen Aufzeichnung sind 100 % möglich.

Die Versicherung hat eigene Regeln, und nicht jeder Beitrag wird automatisch auf 75 % begrenzt.

Wertgrenzen

Im Jahr 2026 hängen die Grenzen für Abschreibung und den entsprechenden Teil der Leasingraten vom Antrieb und den Emissionen ab:

225 000 zł — Elektro- oder Wasserstofffahrzeug,
150 000 zł — Verbrenner mit CO₂-Emissionen unter 50 g/km,
100 000 zł — Verbrenner mit Emissionen von mindestens 50 g/km.

Man sollte nicht auf jedes Auto eine einheitliche Grenze von 150 000 zł anwenden.

USt auf Kraftstoff und Autoausgaben

Ein aktiver USt-Pflichtiger zieht grundsätzlich ab:

50 % der USt bei gemischter Nutzung,
100 % der USt bei ausschließlich geschäftlicher Nutzung nach Erfüllung der Voraussetzungen.

Es gibt keine jährliche Grenze von 15 000 zł für den Abzug der USt auf Kraftstoff. Nicht abgezogene USt erhöht die PIT-Kostenbasis, wenn die Ausgabe eine Betriebsausgabe ist.

Fortbildung und Ausbildung

Eine Fortbildung kann eine Ausgabe sein, wenn sie Kompetenzen entwickelt, die in der aktuellen Tätigkeit benötigt werden. Ausgaben für den Erwerb einer allgemeinen Bildung oder die Ausübung eines privaten Hobbys sind riskant.

Man muss einen Zusammenhang mit dem Leistungsspektrum, dem Umsatz und der geplanten Tätigkeit nachweisen. Es gibt keine allgemeine Betragsgrenze, aber das Fehlen einer Grenze bedeutet keine automatische Anerkennung.

Marketing und Repräsentation

Eine Ausgabe können sein:

Online-Werbung,
Website, Hosting und Domain,
Werbematerialien,
von einer Agentur geführte Kampagnen,
begründete Muster und Werbeartikel.

Repräsentationsausgaben sind ausgeschlossen. Über das Ergebnis entscheidet nicht das bloße Wort „Abendessen" oder der Preis eines Geschenks. Es zählen Zweck, Charakter und Umstände der Ausgabe.

Die 100-zł-Grenze für bestimmte unentgeltliche Übergaben in der USt ist keine universelle Grenze für die Kosten eines Geschenks bei der PIT.

Kleidung

Gewöhnliche Kleidung, die privat getragen werden kann, ist grundsätzlich eine persönliche Ausgabe. Eine Ausgabe kann Schutz-, Fach- oder eindeutige Firmenkleidung sein, die durch dauerhafte Kennzeichnung und ihren Charakter den persönlichen Charakter verliert.

Ein kleines Logo allein reicht nicht immer aus.

Geschäftsreisen

Mit der Tätigkeit können zusammenhängen:

Tickets,
Übernachtungen,
lokaler Transport,
Konferenzgebühren,
Dienstreisegeld des Unternehmers bis zu dem für Arbeitnehmer geltenden Betrag.

Die Übernachtung des Unternehmers wird auf Grundlage der tatsächlich getragenen und belegten Ausgabe abgerechnet. Man sollte die Hotelgrenze aus der Dienstreise eines Arbeitnehmers nicht mechanisch als maximale Kosten der Unternehmerrechnung beschreiben.

Ausländische Dienstleistungen und Abonnements

Die Kosten einer ausländischen Dienstleistung erfordern den richtigen Wechselkurs und eine USt-Prüfung. Der Import von Dienstleistungen kann eine Abrechnung der geschuldeten USt auch bei einem befreiten Steuerpflichtigen erfordern.

Der Kauf einer Dienstleistung von einem EU-Vertragspartner kann eine vorherige USt-EU-Registrierung erfordern. Das Fehlen eines Abzugsrechts bedeutet, dass die Abrechnung nicht immer neutral ist.

ZUS- und Krankenversicherungsbeiträge

Die Sozialbeiträge des Unternehmers können vom Einkommen abgezogen oder als Kosten angesetzt werden, sofern sie nicht auf andere Weise abgerechnet wurden.

Der Krankenversicherungsbeitrag:

ist bei der Staffelsteuer weder eine Ausgabe noch ein Abzug vom Einkommen,
kann bei der Flat Tax eine Ausgabe oder ein Abzug vom Einkommen bis zur gesetzlichen Grenze von 14 100 zł im Jahr 2026 sein,
bei der Pauschalsteuer (ryczałt) können 50 % des gezahlten Krankenversicherungsbeitrags den Umsatz aus der Tätigkeit mindern.

Die Grenze von 14 100 zł begrenzt nicht die Höhe des geschuldeten Krankenversicherungsbeitrags — sie betrifft dessen steuerliche Abrechnung bei der Flat Tax.

Belege

Nachweis kann eine Rechnung, ein Beleg, ein Vertrag, ein Zahlungsnachweis oder ein interner Beleg in den gesetzlich zugelassenen Fällen sein. Nicht jede Ausgabe erfordert eine USt-Rechnung und nicht jeder Verkäufer stellt einen „Beleg bis 450 zł" aus.

Ein Kassenbon mit der NIP des Käufers bis 450 zł kann eine vereinfachte Rechnung sein, aber der Schwellenwert von 450 zł ist keine Grenze für einen Beleg von einer Person, die kein USt-Pflichtiger ist.

In der Beschreibung sollte man angeben:

den Zweck des Kaufs,
das Projekt oder den Kunden,
den Nutzungszeitraum,
die Art der Berechnung des Anteils,
die teilnehmenden Personen und das Thema des Treffens, sofern relevant.

Eine Überweisungsbestätigung belegt die Zahlung, ersetzt aber allein nicht immer das für die Buchung erforderliche Dokument.

Was nicht automatisch zu buchen ist

private Einkäufe,
Geldbußen, Bußgelder und öffentlich-rechtliche Sanktionen,
Tilgung des Kapitals eines Kredits oder Darlehens,
Repräsentationsausgaben,
PIT,
dem Unternehmer erstattete Kosten,
Ausgaben ohne Zusammenhang mit der Tätigkeit.

Vertragsstrafen erfordern eine gesonderte Analyse. Nicht jede ist eine Ausgabe, aber man kann auch nicht jede Vertragsstrafe mit einem Bußgeld gleichsetzen.

Die häufigsten Fehler

Jede Rechnung mit NIP als Ausgabe anzuerkennen.
Einen Privatwagen mit der Kilometerpauschale abzurechnen.
Eine einheitliche Grenze von 150 000 zł auf Autos anzuwenden.
Eine jährliche USt-Grenze von 15 000 zł auf Kraftstoff zu erfinden.
Jedes Abendessen ohne Zweckanalyse als Repräsentation zu behandeln.
Die gesamte Wohnung bei teilweiser geschäftlicher Nutzung abzuziehen.
Den Schwellenwert von 10 000 zł immer als Nettobetrag anzusehen.
Den geschuldeten Krankenversicherungsbeitrag auf 14 100 zł zu begrenzen.
Kosten bei der Pauschalsteuer (ryczałt) als PIT-mindernd zu buchen.

Quellen

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Dieses Material ist allgemeiner Natur. Ob etwas eine Ausgabe ist, hängt vom Beleg, vom Zweck, von der Besteuerungsform und von den Umständen ab.