KSeF und Anzahlungs- sowie Schlussrechnungen 2026 in Polen

Anzahlungs- und Schlussrechnungen stellen Sie in KSeF mit derselben Struktur FA(3) aus. Die Dokumente müssen jedoch korrekt miteinander verknüpft sein. War die frühere Anzahlungsrechnung eine E-Rechnung, geben Sie auf dem Abrechnungsdokument ihre KSeF-Nummer an, nicht nur die eigene Nummer aus Ihrem Rechnungsprogramm.

Kurzantwort

Wenn Sie einen Teil der Zahlung vor Ausführung der Leistung oder Lieferung erhalten, dokumentieren Sie ihn in der Regel mit einer Anzahlungsrechnung. Sie müssen jedoch keine gesonderte Anzahlungsrechnung ausstellen, wenn Sie die Zahlung in demselben Monat erhalten, in dem Sie die Leistung ausführen oder die Ware liefern. Ausgenommen sind Umsätze, für die die besonderen Fristen nach Art. 106i Abs. 3–8 des polnischen VAT-Gesetzes gelten. In diesem Fall stellen Sie eine einzige Ausgangsrechnung mit den erforderlichen Angaben zur erhaltenen Zahlung aus.

Wurde die Anzahlung gesondert dokumentiert, stellen Sie nach Ausführung des Auftrags eine Schlussrechnung aus, die:

• den fälligen Betrag um die erhaltenen Anzahlungen mindert,
• die VAT um die in den Anzahlungsrechnungen ausgewiesene Steuer mindert,
• die KSeF-Nummern der früheren elektronischen Anzahlungsrechnungen angibt,
• ihre eigene Dokumentnummer aus Ihrer Nummernserie behält.

Wenn die Anzahlung den gesamten Preis abgedeckt hat und vollständig dokumentiert wurde, verlangen die Vorschriften keine gesonderte Schlussrechnung nur zu dem Zweck, denselben Umsatz erneut auszuweisen.

Wann eine Anzahlungsrechnung entsteht

Eine Anzahlungsrechnung dokumentiert eine Zahlung, die vor Lieferung der Ware oder Ausführung der Leistung eingegangen ist. Dabei kann es sich handeln um:

• ein Angeld,
• eine Vorauszahlung,
• die erste Rate,
• einen weiteren Teil des Preises,
• die vollständige, im Voraus erhaltene Zahlung.

Eine Pro-forma-Rechnung ist keine Rechnung und dokumentiert keinen Zahlungseingang. Hat der Kunde lediglich das Angebot angenommen, aber noch nicht bezahlt, gibt es deshalb keine Anzahlungsrechnung, die an KSeF zu senden wäre.

Das polnische VAT-Gesetz sieht außerdem Umsätze vor, bei denen eine vorzeitige Zahlung nicht nach dem üblichen Schema für Anzahlungsrechnungen behandelt wird. Prüfen Sie deshalb vor der automatischen Ausstellung die Art des Umsatzes, insbesondere bei grenzüberschreitenden Abrechnungen und Leistungen, die für besondere Zeiträume abgerechnet werden.

Prüfen Sie außerdem gesondert, ob Zahlung und Umsatz in denselben Monat fallen. Dann kann anstelle von zwei getrennten Rechnungen die Ausnahme nach Art. 106b Abs. 1a–1b gelten.

Wird die Anzahlung an KSeF übermittelt?

Ist der Verkäufer verpflichtet, die betreffende Rechnung in KSeF auszustellen, gilt dies auch für eine Anzahlungsrechnung. Das Dokument wird als XML gemäß FA(3) erstellt, an das System übermittelt und erhält nach der Annahme eine KSeF-Nummer.

Drei Kennungen sind auseinanderzuhalten:

1. die eigene Nummer der Anzahlungsrechnung, zum Beispiel FZ/18/07/2026,
2. die nach Annahme des Dokuments vergebene KSeF-Nummer,
3. die im Geschäftsablauf verwendete Bestell-, Vertrags- oder Reservierungsnummer.

Keine dieser Nummern ersetzt die anderen. Insbesondere ersetzt die KSeF-Nummer nicht die eigene Rechnungsnummerierung.

So stellen Sie eine Schlussrechnung aus

Nach Ausführung der Leistung oder Lieferung sollte das Programm alle der Bestellung zugeordneten Zahlungen zusammenführen. Die Schlussrechnung weist anschließend den Gesamtwert des Umsatzes aus und verrechnet die bereits dokumentierten Beträge.

Prüfen Sie vor dem Versand:

• den Gesamtwert der Bestellung,
• die Summe der erhaltenen Anzahlungen,
• Netto- und VAT-Beträge jeder Anzahlung,
• das Datum der Leistungsausführung oder Lieferung,
• die KSeF-Nummern der Anzahlungsrechnungen,
• die eigenen Nummern der Anzahlungsrechnungen, die keine E-Rechnungen waren,
• den noch zu zahlenden Betrag.

Wurde eine frühere Anzahlungsrechnung in KSeF ausgestellt, sollte die Abrechnungsrechnung deren KSeF-Nummer enthalten. Wurde das frühere Dokument rechtmäßig außerhalb von KSeF ausgestellt, geben Sie die vom Verkäufer vergebene Nummer an.

Die Struktur FA(3) enthält den Abschnitt FakturaZaliczkowa zur Angabe früherer Dokumente. Nach den Erläuterungen des polnischen Finanzministeriums kann dieses Element bis zu 100-mal vorkommen. Das ist bei Verträgen wichtig, die in vielen Raten abgerechnet werden.

Mehrere Anzahlungen für eine Bestellung

Bei zwei oder mehr Zahlungen sollten Sie diese nicht ohne Abgleich mit den Quelldokumenten manuell addieren. Jede Anzahlung kann ein eigenes Datum, eine eigene Nummer, Bemessungsgrundlage und VAT haben.

Dokumentiert die letzte Anzahlungsrechnung den restlichen Zahlungsbetrag und deckt sie zusammen mit den vorherigen Rechnungen den gesamten Preis ab, sollte sie die Nummern der früheren Anzahlungsrechnungen angeben. Bleibt nach Ausführung der Leistung ein abzurechnender Betrag offen, stellen Sie eine Schlussrechnung aus und verknüpfen diese mit allen früheren Anzahlungen.

In der Praxis empfiehlt sich eine eindeutige Verknüpfung:

Bestellung → Zahlung → Anzahlungsrechnung → KSeF-Nummer → Schlussrechnung.

Dann muss die Buchhalterin oder der Buchhalter den Zahlungsverlauf nicht allein anhand des Kontoauszugs rekonstruieren.

Was tun, wenn die Anzahlung korrigiert wurde?

Nach Annahme einer Rechnung durch KSeF können Sie diese weder bearbeiten noch löschen. Einen Fehler berichtigen Sie mit einer Korrekturrechnung.

Prüfen Sie vor Ausstellung der Schlussrechnung daher nicht nur die ursprüngliche Anzahlungsrechnung, sondern auch deren Korrekturen. Für die Abrechnung sind die nach den Korrekturen aktuellen Werte zu verwenden. Andernfalls kann die Schlussrechnung einen Teil der VAT erneut berechnen oder einen falschen Restbetrag ausweisen.

Wurde die Datei der Anzahlungsrechnung von KSeF technisch abgelehnt, erhielt sie keine KSeF-Nummer und wurde nicht zur E-Rechnung. Die Datei muss korrigiert und erneut übermittelt werden. Für ein vom System nicht angenommenes Dokument wird keine Korrekturrechnung ausgestellt.

Anzahlung in Fremdwährung

Bei einer Zahlung in Euro oder einer anderen Währung muss das Programm die erforderlichen Werte in PLN korrekt ermitteln. Der Wechselkurs für die VAT folgt den Regeln des polnischen VAT-Gesetzes und muss nicht dem Kurs entsprechen, der später für die Erfassung der Einnahmen bei der PIT verwendet wird.

Tragen Sie nicht ungeprüft einen einzigen Kurs „für die gesamte Buchhaltung“ ein. Maßgeblich sind unter anderem das Datum des Zahlungseingangs, das Ausstellungsdatum des Dokuments und das Datum der Leistungsausführung. KSeF kann ein technisch korrektes XML annehmen, bestätigt damit aber weder den verwendeten Kurs noch den steuerlich richtigen Zeitpunkt.

Mehr über ausländische Dokumente erfahren Sie im Artikel KSeF bei WDT, WNT und dem Import von Dienstleistungen.

Offline ausgestellte Anzahlungsrechnung

Eine Anzahlungsrechnung kann im entsprechenden Offline-Modus ausgestellt werden, wenn dessen Anforderungen erfüllt sind. Sie muss weiterhin der Struktur FA(3) entsprechen, die erforderlichen Kennzeichnungen tragen und fristgerecht an KSeF nachgereicht werden.

Es genügt nicht, ein gewöhnliches PDF zu erstellen und später die KSeF-Nummer manuell zu ergänzen. Wird das Dokument außerhalb des Systems an den Käufer übergeben, sind außerdem die richtigen QR-Codes zu verwenden.

Die Fristen erläutern wir gesondert: KSeF offline24, Störung und Nichtverfügbarkeit.

Häufige Fehler

1. Eine Pro-forma-Rechnung wird für eine Anzahlungsrechnung gehalten.
2. Die Schlussrechnung wird über den Gesamtbetrag ausgestellt, ohne die Anzahlungen abzuziehen.
3. Der Bruttowert wird abgezogen, ohne Bemessungsgrundlage und VAT korrekt zu verrechnen.
4. Es wird nur die eigene Nummer der Anzahlungsrechnung angegeben, obwohl das Dokument eine KSeF-Nummer hat.
5. Eine von mehreren Raten wird ausgelassen.
6. Die Korrektur einer früheren Anzahlungsrechnung wird nicht berücksichtigt.
7. Nach einer vollständig und korrekt dokumentierten Vorauszahlung wird unnötig eine Schlussrechnung ausgestellt.
8. Es wird angenommen, dass die Annahme des XML durch KSeF die steuerliche Richtigkeit des Dokuments bestätigt.

Checkliste vor dem Versand

• Ist die Zahlung tatsächlich eingegangen?
• Gelten für diesen Umsatz die üblichen Regeln für Anzahlungen?
• Entspricht die eigene Nummer Ihrer Nummernserie?
• Stimmen Netto-, VAT- und Bruttobetrag mit der Zahlung überein?
• Umfasst die Schlussrechnung den Gesamtwert der Bestellung?
• Wurden alle früheren Anzahlungen und deren Korrekturen abgezogen?
• Sind die KSeF-Nummern früherer E-Rechnungen eingetragen?
• Wurden Versandstatus und KSeF-Nummer geprüft?

Den vollständigen technischen Ablauf erläutern wir im Leitfaden So stellen Sie eine Rechnung in KSeF aus.

Quellen

• Polnisches Finanzministerium: Fragen und Antworten zu KSeF 2.0
• Polnisches Finanzministerium: Materialien und Handbücher zu KSeF 2.0
• Polnisches Gesetz über die Steuer auf Waren und Dienstleistungen — ELI
• Konsolidierte Fassung des polnischen VAT-Gesetzes — ELI, insbesondere Art. 106b Abs. 1a–1b und Art. 106i Abs. 3–8.

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Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information. Die Dokumentation hängt von der Art des Umsatzes, dem Zahlungszeitpunkt und den für die konkrete Leistung geltenden Vorschriften ab.