Wie man eine Rechnung im nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen ausstellt — Schritt für Schritt 2026

Wer muss das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) nutzen?

Ab 2026 wird das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) für Unternehmer nach folgendem Zeitplan verpflichtend:

1. Große Unternehmen (>5 Mio. EUR Umsatz) — bereits verpflichtend
2. Mittlere und kleine Unternehmen — Erweiterungsphase
3. Mikrounternehmen und Einzelunternehmen (JDG) — gemäß Zeitplan des Finanzministeriums

Selbst wenn Sie noch nicht unter die Pflicht fallen, lohnt es sich, das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) freiwillig zu nutzen — um Systeme und Prozesse vorzubereiten.

Schritt 1: Zugang zum nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) erhalten

Anmeldung über Vertrauensprofil

1. Gehen Sie auf die Website des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF): ksef.mf.gov.pl
2. Wählen Sie „Anmelden" → „Vertrauensprofil / e-Dowód"
3. Weiterleitung zur Seite login.gov.pl
4. Melden Sie sich mit den Daten des Vertrauensprofils an
5. Kehren Sie zum nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) zurück

Anmeldung über qualifizierte Signatur

1. Verbinden Sie das qualifizierte Token (z. B. Certum, KIR)
2. Wählen Sie „Anmelden" → „Qualifizierte Signatur"
3. Wählen Sie das Zertifikat aus
4. Geben Sie die PIN ein

KSeF-Token (für API)

Wenn Sie ein Buchhaltungsprogramm (z. B. Oxyok) verwenden, müssen Sie sich nicht manuell anmelden. Das Programm verwendet ein Autorisierungstoken des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF):

1. Generieren Sie das Token im Panel des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF)
2. Übermitteln Sie das Token Ihrem Buchhalter oder Programm
3. Das Programm sendet automatisch Rechnungen

Schritt 2: Rechnung erstellen

Über die Schnittstelle des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) (manuell)

1. Wählen Sie im Panel des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) „Rechnung generieren"
2. Füllen Sie die Rechnungsstruktur aus (XML-Formular)
3. Geben Sie die Daten des Leistungsempfängers ein (Steueridentifikationsnummer (NIP), Name, Adresse)
4. Fügen Sie Positionen hinzu (Bezeichnung, Menge, Nettopreis, USt-Satz)
5. Das System berechnet automatisch USt und Brutto
6. Senden Sie an das nationale E-Rechnungssystem (KSeF)

Über ein Buchhaltungsprogramm

Die meisten Einzelunternehmen (JDG) werden keine Rechnungen im Panel des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) ausstellen. Stattdessen generiert das Buchhaltungsprogramm (Oxyok, inFakt, iFirma) die Rechnung und sendet sie automatisch an das nationale E-Rechnungssystem (KSeF):

1. Stellen Sie die Rechnung im Buchhaltungsprogramm wie gewohnt aus
2. Das Programm konvertiert die Rechnung automatisch in die Struktur des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) (XML FA)
3. Das Programm sendet die Rechnung über die API an das nationale E-Rechnungssystem (KSeF)
4. Das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) gibt die KSeF-Nummer zurück
5. Die Rechnung ist offiziell ausgestellt

Struktur der Rechnung FA

Die Rechnung im nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) hat eine festgelegte Struktur (sogenannte Struktur FA(logisch)). Sie muss enthalten:

• Leistender Unternehmer — Steueridentifikationsnummer (NIP), Name, Adresse, Kennzeichnung „JDG"
• Leistungsempfänger — Steueridentifikationsnummer (NIP), Name, Adresse
• Rechnungspositionen — jede Position einzeln: Bezeichnung, PKWiU (falls erforderlich), Menge, Einheit, Nettopreis, USt-Satz
• Zusammenfassung — Nettobeträge nach USt-Sätzen, USt, Brutto
• Zahlung — Frist, Form (Überweisung/Bar), Bankkonto
• Zusätzliche Angaben — Bestellnummer, Vertrag, Anmerkungen

Schritt 3: Rechnungsstatus prüfen

Nach dem Versand der Rechnung an das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) weist das System ihr einen Status zu:

1. Angenommen — die Rechnung hat die Prüfung bestanden und ist im System sichtbar. Sie erhalten die KSeF-Nummer.
2. Abgelehnt — Prüfungsfehler (fehlendes Feld, falsche Steueridentifikationsnummer (NIP), fehlerhafte Struktur). Sie müssen korrigieren und erneut senden.
3. In Bearbeitung — die Rechnung wartet auf Verarbeitung

Die KSeF-Nummer hat beispielsweise dieses Format: KSeF-2026-07-26-1234567890-123456-1-1

Schritt 4: Kostenrechnung empfangen

Das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) funktioniert in beide Richtungen — Sie senden nicht nur, sondern empfangen auch:

1. Wenn Ihr Lieferant Ihnen eine Kostenrechnung im nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) ausstellt
2. Erscheint sie automatisch in Ihrem Panel des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF)
3. Ihr Buchhaltungsprogramm ruft sie über die API ab
4. Sie müssen die Kostenrechnung nicht an den Buchhalter senden — das System erledigt das für Sie

Das ist der größte Vorteil des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF): Automatisierung auf der Kostenseite. Jede Rechnung trifft sofort ein, ohne Scannen und Weiterleiten.

Häufigste Fehler bei der Ausstellung

1. Falsche Steueridentifikationsnummer (NIP) des Empfängers

Wenn Sie eine falsche Steueridentifikationsnummer (NIP) eingeben, lehnt das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) die Rechnung ab. Prüfen Sie die Steueridentifikationsnummer (NIP) vor dem Versand — Sie können dies auf der weißen Liste der USt-Pflichtigen tun.

2. Fehlende Pflichtfelder

Jede Position muss einen festgelegten USt-Satz haben. Das Feld „Steuersatz" darf nicht leer bleiben. Wenn die Leistung befreit ist — wählen Sie „bz.".

3. Betragsabweichungen

Die Summe der Positionen muss mit dem Endbetrag übereinstimmen. Bei einer Abweichung von auch nur 1 Groschen lehnt das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) die Rechnung ab.

4. Falsche Währung

Die Rechnung kann in PLN oder Fremdwährung ausgestellt werden. Wenn Sie eine Fremdwährung wählen, müssen Sie den Wechselkurs angeben und in PLN umrechnen.

Fallstricke

1. Rechnung ohne KSeF-Nummer ist nichtig

Nach der vollständigen Einführung ist eine Rechnung OHNE KSeF-Nummer steuerlich nicht gültig. Sie können sie nicht als Kosten ansetzen noch Vorsteuer abziehen. Die KSeF-Nummer ist der Nachweis, dass die Rechnung existiert.

2. Berichtigungsfrist

Die Rechnungsberichtigung im nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) muss innerhalb einer bestimmten Frist erfolgen. Sie können eine März-Rechnung nicht im November ändern — die Berichtigung muss im ursprünglichen Abrechnungszeitraum oder gemäß Art. 6 des Buchhaltungsgesetzes erfolgen.

3. Global- und vereinfachte Rechnungen

Globalrechnungen (Sammelrechnungen) und vereinfachte Rechnungen haben im nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) eine vereinfachte Struktur, müssen aber dennoch die Prüfung bestehen. Prüfen Sie, ob Ihr Buchhaltungsprogramm diese Typen unterstützt.

4. Kein Internet

Das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) erfordert eine Internetverbindung. Wenn Sie kein Internet haben, können Sie keine Rechnung ausstellen. In der Praxis: Die meisten Buchhaltungsprogramme haben einen Offline-Modus (erstellt die Rechnung lokal und sendet sie, sobald das Internet wieder da ist).

FAQ

Muss ich eine qualifizierte Signatur haben, um das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) zu nutzen?

Nein. Sie können sich über das Vertrauensprofil anmelden (kostenlos). Die qualifizierte Signatur wird nur für bestimmte Vorgänge benötigt (z. B. Massenautorisierung).

Was, wenn das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) nicht verfügbar ist?

Das Finanzministerium sieht Notfallsituationen vor. In diesem Fall müssen offline ausgestellte Rechnungen innerhalb von 2 Werktagen nach Wiederherstellung des Systems an das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) gesendet werden.

Ersetzt eine Rechnung im nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) die Papierform?

Ja. Nach Einführung des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) ist die elektronische Rechnung im System die einzig gültige Form. Papierrechnungen und PDFs, die nicht über das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) gesendet wurden, verlieren ihre steuerliche Gültigkeit.

Kann ich das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) über eine mobile App nutzen?

Die offizielle App des Finanzministeriums ist verfügbar, aber die meisten Einzelunternehmen (JDG) werden ein Buchhaltungsprogramm verwenden, das das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) automatisch integriert.

Brauchen Sie Hilfe mit dem nationalen E-Rechnungssystem (KSeF)?

Buchhaltung Oxyok — ab 49 zł + USt monatlich. Wir integrieren das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) in Ihre Buchhaltung, helfen Ihnen beim Ausstellen und Empfangen von Rechnungen und stellen sicher, dass alles funktioniert.

Schreiben Sie an: [email protected]

Haftungsausschluss: Der Zeitplan für die verpflichtende Nutzung des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) wird vom Finanzministerium festgelegt und kann sich ändern. Der Artikel hat informatorischen Charakter — vor einer Entscheidung konsultieren Sie einen Buchhalter.