Eine Rechnung in KSeF 2026 in Polen ausstellen — Schritt für Schritt für ein Einzelunternehmen (JDG)

Rechnungen in KSeF ausstellen: FA(3), eigene Nummer, KSeF-Nummer, UPO, Berechtigungen, ausländischer Geschäftspartner, offline24 und Korrekturen.

Eine Rechnung in KSeF wird als XML gemäß der Struktur FA(3) erstellt, an das System gesendet und anschließend geprüft, ob sie angenommen wurde. Erst ein angenommenes Dokument erhält eine KSeF-Nummer und ein UPO.

Prüfe zuerst, ob das Dokument der KSeF-Pflicht unterliegt

Die Pflicht wird schrittweise eingeführt:

ab dem 1. Februar 2026 für Steuerpflichtige mit einem Bruttoumsatz von über 200 Mio. zł im Jahr 2024,
ab dem 1. April 2026 für die übrigen betroffenen Steuerpflichtigen.

Bis Ende 2026 gilt eine Übergangserleichterung für die kleinsten Aussteller, sofern der monatliche Bruttoumsatz, der durch Rechnungen außerhalb von KSeF belegt wird, 10 000 zł nicht übersteigt.

B2C-Rechnungen fallen nicht unter das verpflichtende KSeF. Ausnahmen gelten auch für bestimmte ausländische Steuerpflichtige und für besondere Dokumente.

1. Richte Zugang und Berechtigungen ein

Der Inhaber eines Einzelunternehmens (JDG) kann sich in den Werkzeugen des Finanzministeriums authentifizieren und Berechtigungen erteilen an:

sich selbst,
einen Mitarbeiter,
ein Buchhaltungsbüro,
ein Programm oder eine Person, die die Rechnungsstellung übernimmt.

Gib deinem Buchhalter nicht deine privaten Zugangsdaten zum Vertrauensprofil (Profil Zaufany). Erteile ihm die entsprechenden Berechtigungen in KSeF.

Die technischen Mechanismen von KSeF 2.0 unterscheiden sich von der alten Umgebung KSeF 1.0. Die Integration sollte nicht auf veralteten Anleitungen zu den früheren Sitzungen und Tokens aufgebaut werden, ohne die aktuelle API-Dokumentation zu prüfen.

2. Erstelle eine FA(3)-Rechnung

Das Programm erstellt XML gemäß der logischen Struktur FA(3). Das Dokument enthält unter anderem:

die Daten des Verkäufers,
die Daten des Käufers und seine Kennung,
das Ausstellungs- und das Verkaufsdatum,
die eigene Rechnungsnummer des Verkäufers,
Positionen, Mengen, Preise und Sätze,
Netto-, USt- und Bruttowerte,
die Währung und die Zahlungsdaten,
die erforderlichen Vermerke.

PKWiU ist nicht bei jeder Position verpflichtend. Der Umfang der Felder hängt von der Transaktion ab.

3. Behalte deine eigene Nummer bei

Die KSeF-Nummer ist eine zusätzliche Kennung. Sie ersetzt nicht die Rechnungsnummer, die in der eigenen Nummernserie des Unternehmers vergeben wird.

Eine Rechnung kann daher gleichzeitig haben:

eine eigene Nummer, z. B. FV/27/07/2026,
eine KSeF-Nummer, die das System nach der Annahme vergibt.

Man sollte kein ausgedachtes Muster einer KSeF-Nummer in die eigene Nummerierung eintragen.

4. Senden und Status prüfen

Nach dem Senden validiert das System die Struktur. Das Ergebnis kann bedeuten:

Annahme der Rechnung und Vergabe einer KSeF-Nummer,
Verarbeitung,
technische Ablehnung.

Eine abgelehnte Datei ist keine in KSeF ausgestellte Rechnung. Man muss den Fehler korrigieren und sie erneut senden.

KSeF prüft die technische Konformität, bestätigt aber nicht die steuerliche Richtigkeit des Satzes, die Erbringung der Leistung oder das Recht auf einen Aufwand.

5. Lade das UPO herunter

Nachdem das Dokument angenommen wurde, bewahre auf:

die KSeF-Nummer,
das UPO,
deine eigene Rechnungsnummer,
die Daten zur Verknüpfung mit der Bestellung oder dem Vertrag.

Allein das Drücken von „Senden“ im Programm beweist nicht, dass die Rechnung angenommen wurde.

6. Stelle die Rechnung dem Käufer zur Verfügung

Ein polnischer Käufer, der KSeF nutzt, erhält Zugang zur Rechnung im System. Er muss sie nicht akzeptieren.

Wenn der Käufer keinen Zugang zu KSeF hat — zum Beispiel, weil er ein ausländischer Geschäftspartner ist — stellt der Verkäufer ihm die Rechnung in der vereinbarten Form zusammen mit dem erforderlichen QR-Code oder den Zugangsdaten zur Verfügung.

Ein PDF kann eine lesbare Visualisierung sein, ersetzt aber nicht die strukturierte Rechnung, wenn der Aussteller verpflichtet ist, KSeF zu verwenden.

7. Korrigiere Fehler mit einer Korrektur

Sobald eine Rechnung angenommen wurde, wird ein Fehler nicht durch Bearbeitung des Dokuments oder durch „Ablehnung“ durch den Käufer beseitigt. Der Verkäufer stellt eine Korrekturrechnung aus.

Wenn KSeF das Dokument technisch abgelehnt hat, korrigiert man keine nicht existierende Rechnung — man korrigiert die Datei und sendet sie erneut, unter Beibehaltung der richtigen Nummerierung und Daten.

Fremdwährung

Eine Rechnung kann in einer Fremdwährung ausgestellt werden. Man trägt darauf nicht immer einen einzigen Kurs für alle Steuern ein.

Die auf einer polnischen Rechnung ausgewiesene USt muss gemäß den Regeln des USt-Gesetzes in PLN angegeben werden. Der Kurs für die PIT kann sich aus einem gesonderten Zeitpunkt der Erzielung der Einnahme ergeben. Das Programm sollte diese Regeln trennen.

Falsche NIP

Eine falsche NIP muss nicht zu einer technischen Ablehnung des XML führen — sie kann das Dokument an den falschen Empfänger leiten oder eine fehlerhafte Rechnung erzeugen.

Prüfe vor dem Senden die NIP und die Daten des Geschäftspartners. Nachdem ein fehlerhaftes Dokument angenommen wurde, wende eine Korrektur gemäß den Vorschriften an.

Offline24-Modus

Im Offline24-Modus wird die Rechnung außerhalb einer bestehenden Verbindung zu KSeF ausgestellt, dem Käufer mit dem richtigen QR-Code übergeben und innerhalb der gesetzlichen Frist an das System nachgesendet.

Das ist kein beliebiges „Ich sende es, wenn das Internet wieder da ist“. Man muss die Struktur FA(3), die Kennzeichnungen, die Daten und die Frist zum Nachsenden einhalten.

Störung oder Nichtverfügbarkeit

Das Verfahren hängt von der Art des Problems ab:

Wahl des Offline24-Modus,
Nichtverfügbarkeit aufseiten des Steuerpflichtigen,
eine vom Finanzministerium angekündigte Störung oder Nichtverfügbarkeit.

Die Fristen für das Nachsenden der Dokumente unterscheiden sich. Es gilt keine einzige universelle Regel von zwei Werktagen für jede Situation.

Rechnungen außerhalb von KSeF

Im Jahr 2026 können weiterhin rechtmäßige Papier- oder PDF-Rechnungen vorkommen, unter anderem:

von ausländischen Lieferanten,
für Verbraucher,
von Ausstellern, die die befristete Erleichterung nutzen,
in ausgeschlossenen oder Notfallsituationen.

Nicht jede Rechnung ohne KSeF-Nummer ist automatisch ungültig, und nicht jeder Aufwand aus einem solchen Dokument ist automatisch ausgeschlossen.

Häufigste Fehler

Verwendung der Struktur FA(2) statt FA(3).
Ersetzen der eigenen Nummer durch die KSeF-Nummer.
Die Annahme, dass KSeF die Richtigkeit des USt-Satzes prüft.
Das Erwarten einer technischen Ablehnung bei jeder falschen NIP.
Übernahme eines einzigen Währungskurses für USt und PIT ohne Analyse.
Jedes PDF als ungültig zu behandeln.
Fehlendes UPO.
Weitergabe der privaten Zugangsdaten an den Buchhalter.
Fehlender QR-Code im Offline-Modus oder für einen Empfänger außerhalb von KSeF.
Anwendung eines einzigen Verfahrens auf alle Störungen.

Quellen

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Dieses Material ist allgemeiner Natur. Die Pflicht und das Verfahren hängen vom Aussteller, vom Käufer, von der Art des Dokuments und von der aktuellen Verfügbarkeit des Systems ab.