Rechnung ohne Geschäftstätigkeit 2026: wann sie ausgestellt werden kann

Kann eine Person ohne JDG einem Unternehmen eine Rechnung ausstellen? Nicht registrierte Tätigkeit, Abrechnung, NIP, Umsatzsteuer, KSeF und PIT-Veranlagung im Jahr 2026.

Eine Person ohne registriertes JDG kann in bestimmten Situationen eine Rechnung ausstellen. Am häufigsten betrifft dies die nicht registrierte Tätigkeit. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede private Zahlung mit einer Rechnung belegt werden kann oder dass der Beleg selbst die Steuerfrage löst.

Zunächst müssen Sie feststellen, woraus die Zahlung resultiert: aus dem Verkauf eines privaten Gegenstands, aus einem zivilrechtlichen Vertrag oder aus einer organisierten Erwerbstätigkeit. Erst danach wählen Sie den Beleg und die Art der Veranlagung.

Kann eine Einzelperson einem Unternehmen eine Rechnung ausstellen?

Ja, wenn sie im Rahmen einer nicht registrierten Tätigkeit Waren oder Dienstleistungen verkauft und die Voraussetzungen dieser Form erfüllt. Auf Verlangen des Kunden stellt sie eine Abrechnung (rachunek) aus, in den in den Vorschriften genannten Fällen auch eine Rechnung.

Anders verhält es sich mit dem einmaligen Verkauf eines eigenen gebrauchten Gegenstands. Das ist in der Regel ein Privatverkauf, der durch einen Vertrag oder eine Zahlungsbestätigung belegt wird, nicht durch eine Handelsrechnung. Ein weiterer Fall ist ein Mandats- oder Werkvertrag, bei dem die Parteien die Vergütung vertragsgemäß abrechnen und der Zahler Pflichten hinsichtlich der PIT-Vorauszahlung und der Steuerbescheinigung haben kann.

Die bloße Bezeichnung eines Belegs als „Rechnung“ ändert nichts an der Natur des Geschäfts.

Nicht registrierte Tätigkeit im Jahr 2026

Seit 2026 wird der Grenzwert der nicht registrierten Tätigkeit vierteljährlich geprüft. Der fällige Umsatz in einem Quartal darf 225 % des Mindestlohns nicht überschreiten. Beim Mindestlohn von 4.806 PLN ergibt das 10.813,50 PLN pro Quartal.

Außerdem müssen die übrigen Bedingungen erfüllt sein, unter anderem dürfen Sie in den letzten 60 Monaten keine wirtschaftliche Tätigkeit ausgeübt haben und keine Tätigkeit, die einer Konzession, einer Genehmigung oder einem Eintrag in das Register der reglementierten Tätigkeiten bedarf.

Nach Überschreiten der Grenze wird die Tätigkeit ab dem Tag der Überschreitung zur wirtschaftlichen Tätigkeit. Für die Anmeldung im CEIDG haben Sie dann 7 Tage Zeit.

Weitere Bedingungen und die Berechnung des Umsatzes beschreibt der Ratgeber nicht registrierte Tätigkeit im Jahr 2026.

Abrechnung oder Rechnung?

Bei der nicht registrierten Tätigkeit kann der Käufer eine Abrechnung (rachunek) verlangen. Sie sollte mindestens eine fortlaufende Nummer, das Datum, die Angaben der Parteien, die Bezeichnung der Leistung oder Ware und den zu zahlenden Betrag enthalten.

Wer die Umsatzsteuerbefreiung nutzt, muss nicht bei jedem Verkauf eine Rechnung ausstellen. Auf Verlangen des Kunden muss er dies jedoch tun, wenn das Verlangen innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des Monats gestellt wird, in dem die Leistung erbracht, die Ware übergeben oder die Zahlung erhalten wurde.

Die Rechnung muss das tatsächliche Geschäft beschreiben. Tragen Sie keine Umsatzsteuer ein, wenn Sie die Befreiung nutzen und diese Steuer nicht als aktiver Steuerpflichtiger abrechnen. In einem solchen Fall enthält der Beleg die Angaben, die für eine Rechnung eines befreiten Steuerpflichtigen gelten.

Brauche ich eine NIP auf der Rechnung?

Die PESEL-Nummer ist kein gewöhnlicher Bestandteil einer Rechnung. Bei nicht registrierten Verkäufen außerhalb des KSeF verwendet der Verkäufer die Angaben, die für den jeweiligen Beleg erforderlich sind; Identifikatoren sollten nicht „auf Vorrat“ ergänzt werden.

Die NIP wird erforderlich, sobald der Aussteller den KSeF nutzen will. Eine B2B-Rechnung im KSeF muss auch den Käufer korrekt identifizieren. Wenn Sie planen, regelmäßig an Unternehmen zu verkaufen, lohnt es sich, NIP und Zugang zum System vor der ersten Rechnung zu regeln und nicht erst, nachdem der Kunde den Beleg abgelehnt hat.

Rechnung ohne JDG und KSeF

Der KSeF hängt nicht allein vom Eintrag im CEIDG ab. Entscheidend sind der Status des Ausstellers im Sinne der Umsatzsteuer und die Art des Geschäfts. Das Finanzministerium weist darauf hin, dass eine Person mit nicht registrierter Tätigkeit der Pflicht unterliegen kann, B2B-Rechnungen im KSeF auszustellen.

Bis Ende 2026 gilt eine Übergangsvereinfachung: B2B-Rechnungen dürfen außerhalb des KSeF ausgestellt werden, solange der Gesamtwert der so dokumentierten Verkäufe 10.000 PLN brutto im Monat nicht übersteigt. Die Grenze gilt je Steuerpflichtigem, nicht je einzelner Rechnung.

Rechnungen an Verbraucher können freiwillig im KSeF ausgestellt werden. Wählt der Aussteller das System, muss er dem Kunden den Zugang zum Beleg in der gesetzlich vorgesehenen Form ermöglichen.

Umsatzsteuer bei der nicht registrierten Tätigkeit

Ein fehlender Eintrag im CEIDG bedeutet nicht automatisch, dass keine Umsatzsteuer anfällt. Für diese Steuer zählt die selbständige Ausübung einer wirtschaftlichen Tätigkeit im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.

Viele kleine Tätigkeiten nutzen die subjektive Befreiung bis zu 240.000 PLN Umsatz im Jahr 2026. Einige Tätigkeiten sind jedoch von der Befreiung ausgeschlossen, und bei bestimmten Auslandsdienstleistungen kommt es zur VAT-UE-Registrierung. Den Umsatzsteuerstatus legen Sie daher anhand dessen fest, was Sie tatsächlich verkaufen und an wen.

Wie wird der Umsatz in der PIT verrechnet?

Einnahmen aus der nicht registrierten Tätigkeit werden in der Regel in der PIT-36 als Einnahmen aus anderen Quellen erklärt. Die Steuer wird nicht für jede einzelne ausgestellte Rechnung berechnet. In der Jahreserklärung weisen Sie Umsatz, belegbare Kosten und Einkommen aus.

Es lohnt sich, eine einfache Verkaufsaufzeichnung zu führen und Kostenbelege aufzubewahren. Bei einer Prüfung zählt der Verlauf des Geschäfts, nicht nur die PDF-Datei mit dem Namen „Rechnung“.

Wann müssen Sie eine JDG anmelden?

Die Registrierung ist nötig, wenn die Grenze der nicht registrierten Tätigkeit überschritten wird oder die Tätigkeit die übrigen Bedingungen nicht erfüllt. Eine frühere Registrierung kann sinnvoll sein, wenn Kunden regelmäßige Rechnungen im KSeF verlangen, Sie die VAT-UE-Registrierung brauchen, höhere Kosten tragen oder feste Verträge ordnen wollen.

Vor der Entscheidung prüfen Sie:

ob die Verkäufe regelmäßig und organisiert sind,
welcher Umsatz im Quartal fällig wird,
ob die jeweilige Tätigkeit von der Umsatzsteuerbefreiung erfasst sein kann,
ob der Kunde ein Unternehmen in Polen, ein ausländisches Unternehmen oder ein Verbraucher ist,
ob Sie KSeF oder VAT-UE brauchen,
welche Kosten Sie geltend machen wollen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ein Unternehmen eine Rechnung einer Person ohne JDG buchen?

Ja, wenn der Beleg ein tatsächliches Geschäft bestätigt und die Angaben enthält, die für die jeweilige Rechnungsart erforderlich sind. Der Käufer sollte zusätzlich prüfen, ob die Abrechnungsart dem Rechtsverhältnis der Parteien entspricht.

Kann ich eine Rechnung ohne NIP ausstellen?

Bei einzelnen Geschäften außerhalb des KSeF kann der Beleg eines befreiten Verkäufers ohne NIP des Ausstellers auskommen. Im KSeF ist die NIP erforderlich. Sie sollte nicht durch die PESEL-Nummer ersetzt werden.

Ist die nicht registrierte Tätigkeit immer von der Umsatzsteuer befreit?

Nein. Die Befreiung hängt von der Höhe und der Art der Verkäufe ab. Manche Waren und Dienstleistungen schließen die Befreiung unabhängig vom niedrigen Umsatz aus.

Bedeutet eine Rechnung, dass ich ZUS zahlen muss?

Nicht die Rechnung selbst. Die Pflichten gegenüber dem ZUS hängen von der Grundlage der Tätigkeit ab und davon, ob die Tätigkeit weiterhin die Bedingungen der nicht registrierten Tätigkeit erfüllt.

Meine Monatsumsätze außerhalb des KSeF haben 10.000 PLN überschritten. Was nun?

Ab der Rechnung, mit der diese Grenze überschritten wurde, ist die Ausstellung im KSeF Pflicht. In die Grenze zählt nur der Umsatz aus Rechnungen, die der KSeF-Pflicht unterliegen — Quittungen mit NIP bis 450 PLN brutto zählen nicht. Entscheidend ist daher die Summe der Verkäufe im Monat, nicht die einzelne Rechnung.

Ein Unternehmen verlangt eine Rechnung, ich verkaufe aber im Rahmen einer nicht registrierten Tätigkeit. Was soll ich schicken?

Prüfen Sie zuerst, ob das Geschäft die Bedingungen der nicht registrierten Tätigkeit erfüllt. Auf Verlangen des Käufers stellen Sie eine Abrechnung (rachunek) aus. Eine Rechnung stellen Sie aus, wenn die Vorschriften es verlangen — zum Beispiel muss ein von der Umsatzsteuer befreiter Steuerpflichtiger auf Verlangen des Kunden eine Rechnung ausstellen, das bis zum Ende des dritten Monats nach dem Monat der Warenlieferung oder Leistungserbringung erklärt wurde.

Ich habe 10.813,50 PLN im Quartal überschritten. Ab wann brauche ich ein Unternehmen?

Die Tätigkeit wird ab dem Tag der Überschreitung der Grenze zur wirtschaftlichen Tätigkeit, nicht erst am Quartalsende. Für den Antrag im CEIDG haben Sie 7 Tage. Nach der Registrierung arbeiten Sie wie jedes JDG — Sie prüfen Umsatzsteuer, KSeF und Beiträge laufend.

Quellen

Nähern Sie sich Ihrer Grenze oder beginnen Sie, an Unternehmen zu verkaufen?

Oxyok hilft beim Übergang von der nicht registrierten Tätigkeit zur JDG und stellt Rechnungen, Umsatzsteuer, KSeF und Abrechnungen ab dem ersten Monat ordentlich auf. Schreiben Sie an Paweł oder sehen Sie, wie Oxyok die JDG-Buchhaltung übernimmt.

Dieser Text hat allgemeinen Charakter. Welcher Beleg und welche Besteuerungsform richtig sind, hängt vom tatsächlichen Geschäft und vom Status der Parteien ab.