Rechnung erneut senden oder neu ausstellen: Duplikate in Polen 2026

Rechnung verloren? Wann Sie eine Kopie anfordern, welche Angaben eine erneut ausgestellte Rechnung braucht und was bei KSeF gilt.

Im Jahr 2026 bedeutet das erneute Versenden einer Rechnung nicht automatisch die Ausstellung eines neuen Dokuments mit dem Wort „DUPLIKAT“. Bei strukturierten Rechnungen, die in KSeF gespeichert sind, bedeutet eine verlorene PDF-Datei nicht, dass die Rechnung aus dem System verschwunden ist.

Rechnung außerhalb von KSeF

Geht eine elektronische Rechnung verloren, stellt der Verkäufer sie auf Wunsch des Käufers erneut zur Verfügung. Eine verlorene Papierrechnung wird anhand des aufbewahrten Exemplars erneut ausgestellt. Artikel 106l des polnischen Umsatzsteuergesetzes unterscheidet zwischen dem erneuten Bereitstellen einer Datei und dem erneuten Ausstellen einer Rechnung.

Dadurch entsteht kein neuer Verkauf, keine neue Umsatzsteuerpflicht und keine zweite Rechnung. Sie dürfen keine neue Rechnungsnummer vergeben, nur weil die Datei erneut versendet wurde.

Eine erneut ausgestellte Rechnung muss ein Ausstellungsdatum enthalten. Das Wort „DUPLIKAT“ ist freiwillig (Artikel 106l Absatz 5). Das erneute Ausstellen ist vom erneuten Versenden derselben Datei zu unterscheiden.

Rechnung in KSeF

Die strukturierte Rechnung ist im System unter der KSeF-Nummer verfügbar. Eine zweite strukturierte Rechnung wird nicht als Duplikat desselben Verkaufs ausgestellt.

Hat der Käufer keinen Zugang zu KSeF, stellt ihm der Verkäufer den Zugang in der für die jeweilige Transaktion erforderlichen Weise zur Verfügung, beispielsweise durch Bereitstellung einer Visualisierung mit dem entsprechenden QR-Code. Durch das erneute Herunterladen oder Teilen derselben Rechnung wird keine neue KSeF-Nummer erstellt.

Vorsteuerabzug

Das Recht auf Vorsteuerabzug hängt von der Erfüllung der Voraussetzungen des polnischen Umsatzsteuergesetzes und dem Zeitpunkt des Rechnungseingangs ab und nicht von der Aufschrift „Duplikat“. Wenn von dem erhaltenen Originalbeleg bereits Vorsteuer abgezogen wurde, führt ein erneuter Erhalt nicht zu einem zweiten Abzug.

Wenn Daten oder Beträge falsch sind

Die Kopie muss dieselbe Rechnung wiedergeben. Beim erneuten Versenden der Datei werden Fehler nicht behoben. Bitten Sie den Verkäufer um eine Korrekturrechnung. Seit dem 1. Februar 2026 gibt es die vom Käufer ausgestellte polnische „nota korygująca“ nicht mehr; Artikel 106k wurde aufgehoben.

FAQ

Der Verkäufer hat die Rechnung zweimal geschickt. Muss ich sie erneut buchen?

Vergleichen Sie Rechnungsnummer, Verkäufer und Beträge mit dem bereits gebuchten Beleg. Prüfen Sie bei einer KSeF-Rechnung auch die KSeF-Nummer. Dieselbe Rechnung erneut zu erhalten bedeutet weder einen neuen Einkauf noch einen Anspruch auf einen zweiten Vorsteuerabzug.

Welche Angaben braucht der Verkäufer, um mir die Rechnung erneut zu senden?

Nennen Sie Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, soweit bekannt, sowie Ihre Firmendaten. Fehlt die Nummer, helfen Kaufdatum und Betrag bei der Suche. Fordern Sie für denselben Verkauf keine neue Rechnungsnummer an.

Ich habe die PDF-Datei einer KSeF-Rechnung verloren. Brauche ich eine neue Rechnung?

Nein. Wenn Sie in KSeF auf die Rechnung zugreifen können, laden Sie sie erneut herunter. Erhalten Sie die Rechnung vom Verkäufer außerhalb des Systems, bitten Sie ihn, dieselbe Rechnung erneut bereitzustellen. Für diesen Verkauf ist keine zweite Rechnung nötig.

Darf ich die Angaben in der PDF-Datei selbst korrigieren?

Ändern Sie die Datei nicht. Teilen Sie dem Verkäufer den Fehler mit und bitten Sie um die entsprechende Korrektur. Eine selbst bearbeitete PDF-Datei ersetzt keine Korrekturrechnung.

Quellen

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