Wie empfängt man eine Rechnung in KSeF — Leitfaden für Einzelunternehmen (JDG) 2026

Empfang von Rechnungen im System der elektronischen Rechnungen (KSeF) Schritt für Schritt. Wie man sich anmeldet, den Posteingang prüft, Rechnungen von Lieferanten verifiziert und akzeptiert.

Ab dem 1. April 2026 kommen Rechnungen von polnischen Lieferanten nicht mehr per E-Mail oder Post — sie kommen automatisch in Ihren Posteingang im System der elektronischen Rechnungen (KSeF). Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie sie empfangen.

Wie gelangt eine Rechnung in KSeF?

Wenn Ihr Lieferant eine Rechnung in KSeF ausstellt, leitet das System sie automatisch an den Posteingang des Empfängers weiter (anhand der NIP-Nummer). Sie müssen nichts tun — die Rechnung wartet auf den Empfang.

Schritt 1: In KSeF einloggen

Gehen Sie auf ksef.mf.gov.pl und loggen Sie sich ein über:

Vertrauenswürdiges Profil (Profil Zaufany)
e-Ausweis (e-Dowód)
mObywatel-App
KSeF-Token (wenn Sie einen generiert haben)

Schritt 2: Posteingang prüfen

Nach dem Login sehen Sie eine Liste der Rechnungen, die auf den Empfang warten. Jede Rechnung hat:

KSeF-Nummer — eindeutiger Identifikator
Verkäuferdaten — NIP und Name
Bruttobetrag
Ausstellungsdatum
Status — „wartet", „wird verarbeitet", „abgelehnt"

Schritt 3: Rechnung verifizieren

Öffnen Sie die Rechnung und prüfen Sie:

Ob die Käuferdaten korrekt sind — Ihre NIP-Nummer, Name, Adresse
Ob Positionen und Beträge stimmen
Ob der MwSt-Satz korrekt ist (zw, 23%, 8%, 5%)
Ob die KSeF-Nummer vergeben wurde (sollte immer vorhanden sein)

Schritt 4: Akzeptieren oder ablehnen

Akzeptanz: die Rechnung geht in Ihre Erfassung der Einkäufe (KPiR oder Pauschalsteuer) über und ist zum MwSt-Abzug bereit
Ablehnung: die Rechnung geht mit Ablehnungsgrund an den Verkäufer zurück (z.B. falsche NIP)

Wichtig: Die Ablehnung muss fristgerecht erfolgen. Ab April 2026 haben Sie bis zum Ende des Monats nach dem Monat des Rechnungseingangs Zeit zur Reaktion.

Was, wenn ich die Rechnung in KSeF nicht sehe?

Wenn der Lieferant behauptet, eine Rechnung ausgestellt zu haben, Sie sie aber nicht sehen:

Prüfen Sie, ob Sie beim Kauf die richtige NIP-Nummer angegeben haben
Prüfen Sie den Status der Rechnung beim Lieferanten (kann gerade verarbeitet werden)
Kontaktieren Sie den Lieferanten — die Rechnung kann falsch zugestellt worden sein

KSeF und Ihr Buchhalter

Wenn Sie mit einem Buchhalter arbeiten (wie Oxyok), stellt KSeF ihm die Rechnungen automatisch zur Verfügung:

Der Buchhalter hat Zugang zu Ihrem KSeF-Posteingang
Er sieht Rechnungen in Echtzeit
Sie müssen keine Rechnungen weiterleiten — sie sind sofort verfügbar
Der MwSt-Abzug erfolgt schneller — kein Warten auf PDF

Häufigste Fragen

Muss ich mich täglich einloggen?

Nein. Rechnungen warten bis zu 30 Tage im Posteingang. Aber je früher Sie prüfen, desto schneller können Sie die MwSt abziehen.

Was ist mit ausländischen Rechnungen?

KSeF betrifft nur inländische Rechnungen. Ausländische Rechnungen empfangen Sie weiterhin auf die bisherige Weise.

Kann ich die MwSt ohne Akzeptanz der Rechnung abziehen?

Ja, aber eine Verifikation ist ratsam — fehlerhafte Rechnungen können vom Finanzamt beanstandet werden.

Brauchen Sie Hilfe mit KSeF?

Ich betreue den gesamten KSeF-Kreislauf — Ausstellen, Empfangen, JPK. Ab 49 zł + MwSt (VAT) monatlich.

Schreiben Sie an [email protected] oder besuchen Sie oxyok.com/pl.