Wie empfängt man 2026 eine Rechnung in KSeF in Polen (Leitfaden für ein Einzelunternehmen (JDG))

Wie man eine Eingangsrechnung in KSeF findet und prüft, dem Buchhalter Berechtigungen erteilt, ein fehlerhaftes Dokument korrigiert und ausländische Rechnungen handhabt.

Eine in KSeF auf die NIP-Nummer eines Unternehmens ausgestellte Rechnung ist für den Käufer im System verfügbar. Sie erfordert keinen Klick auf „Akzeptieren", dennoch muss man das Dokument, den Zusammenhang des Einkaufs mit der Geschäftstätigkeit sowie das Recht auf den Kostenabzug und die VAT prüfen.

1. Zugang erhalten

Der Inhaber eines Einzelunternehmens (JDG) kann die Werkzeuge des Finanzministeriums oder ein mit der KSeF-API integriertes Programm nutzen. Der Zugang erfordert eine Authentifizierung und die entsprechenden Berechtigungen.

Dem Buchhalter übergibt man nicht das eigene Vertrauenswürdige Profil (Profil Zaufany) oder das Passwort. Man erteilt ihm oder dem Buchhaltungsbüro Berechtigungen zum Lesen und Bearbeiten von Rechnungen.

2. Rechnungen herunterladen

Dokumente lassen sich nach Datumsbereich, Verkäufer, NIP-Nummer und anderen im System verfügbaren Daten suchen.

Prüfen Sie bei jeder Rechnung:

die vom Verkäufer vergebene eigene Rechnungsnummer,
die KSeF-Nummer,
die NIP-Nummer und den Namen des Verkäufers,
das Ausstellungs- und Verkaufsdatum,
die Positionen, Beträge und VAT-Sätze,
die Zahlungsweise und das Zahlungsziel.

Die KSeF-Nummer ersetzt nicht die Rechnungsnummer des Verkäufers.

3. Es gibt kein Akzeptieren oder Ablehnen

KSeF führt keinen Prozess, bei dem der Käufer eine Rechnung akzeptiert und das Dokument nach einer Ablehnung an den Verkäufer zurückgeht. Es gibt auch keine allgemeine Frist „bis zum Ende des Folgemonats" zur Ablehnung einer Rechnung.

Wenn ein Dokument fehlerhaft ist:

kontaktieren Sie den Verkäufer,
bitten Sie um eine Korrekturrechnung,
buchen Sie die fehlerhafte Ausgabe nicht automatisch,
bewahren Sie den Schriftverkehr auf, wenn die Transaktion strittig ist.

4. Eine Rechnung in KSeF bedeutet keine automatische Betriebsausgabe

Das System bestätigt die Ausstellung des Dokuments, prüft aber nicht anstelle des Steuerpflichtigen:

ob der Einkauf tatsächlich stattgefunden hat,
ob er der Geschäftstätigkeit dient,
ob er nicht privater Natur ist,
ob die Ausgabe nicht vom Kostenabzug ausgeschlossen ist,
ob der Steuerpflichtige das volle Recht auf VAT-Abzug hat,
ob die Rechnung nicht auf eine falsche NIP-Nummer ausgestellt wurde.

Jedes Dokument muss buchhalterisch eingeordnet werden.

5. Der Zeitpunkt des VAT-Abzugs

Allein das Vorhandensein einer Rechnung in KSeF gewährt keinen Abzug ohne Erfüllung der Voraussetzungen des VAT-Gesetzes. Zu berücksichtigen sind unter anderem die Entstehung der Steuerpflicht beim Verkäufer, der Erhalt der Rechnung, der Zusammenhang mit steuerpflichtigen Umsätzen sowie die Einschränkungen bezüglich der konkreten Ausgabe.

Eine fehlerhafte Rechnung kann eine Korrektur erfordern, bevor der Abzug sicher ist.

6. Ausländische Rechnungen

Rechnungen von einem ausländischen Verkäufer ohne polnischen Sitz oder ohne einschlägige feste Niederlassung gelangen in der Regel nicht in KSeF. Sie müssen weiterhin per E-Mail, über das Portal des Lieferanten oder in einer anderen vereinbarten Form empfangen werden.

Das bedeutet nicht, dass „KSeF ausschließlich inländische Rechnungen betrifft". Ein polnischer Verkäufer, der der Pflicht unterliegt, kann in KSeF eine Rechnung für einen ausländischen Geschäftspartner ausstellen.

In der Buchhaltung muss man daher zwei Kanäle pflegen:

KSeF für die im System verfügbaren Dokumente,
einen separaten Umlauf für ausländische Einkäufe und ausgeschlossene Dokumente.

7. Rechnungen außerhalb von KSeF in der Übergangszeit

Im Jahr 2026 können einige Dokumente rechtmäßig außerhalb von KSeF funktionieren, darunter Verbraucherrechnungen, ausländische Dokumente sowie Rechnungen der kleinsten Aussteller, die den Übergangslimit von 10 000 zł brutto pro Monat nutzen.

Das Fehlen einer Rechnung in KSeF bedeutet nicht immer einen Fehler des Verkäufers. Zunächst muss man seinen Status und die Art des Dokuments feststellen.

8. KSeF ersetzt nicht die JPK oder ein Hilfsarchiv

KSeF speichert Rechnungen, sendet aber nicht automatisch die JPK_V7 anstelle des Steuerpflichtigen. Es enthält auch nicht alle Dokumente, die zur Verteidigung einer Betriebsausgabe nötig sind, wie einen Vertrag, eine Bestellung, ein Abnahmeprotokoll oder eine Beschreibung des Zwecks des Einkaufs.

Es lohnt sich, das Herunterladen von Rechnungen mit einem Prozess zu verbinden aus:

geschäftlicher Freigabe außerhalb von KSeF,
Beschreibung der Ausgabe,
Kontrolle der Zahlungen,
Abstimmung von Korrekturen,
Archivierung von Hilfsdokumenten.

Die häufigsten Fehler

Die Suche nach einem Akzeptieren- oder Ablehnen-Button.
Automatisches Buchen aller Dokumente.
Die KSeF-Nummer für die Rechnungsnummer des Verkäufers halten.
Das Übersehen ausländischer Rechnungen.
Die Annahme, dass jedes fehlende Dokument im System ein Verstoß ist.
Die Weitergabe privater Anmeldedaten an den Buchhalter.
Die Annahme, dass KSeF die JPK_V7 selbst einreicht.
Fehlende Kontrolle auf eine falsche NIP-Nummer und Duplikate.

Quellen

Möchten Sie, dass Ihre Rechnungen direkt in die Buchhaltung gelangen?

Oxyok empfängt Dokumente aus KSeF, ergänzt ausländische Einkäufe und führt die Abrechnungen für Einzelunternehmen (JDG). Die Buchhaltung kostet ab 49 zł + VAT (VAT) pro Monat.

Schreiben Sie an Paweł oder sehen Sie sich die Oxyok-Buchhaltung an.

Dieser Beitrag ist allgemeiner Natur. Der Umlauf hängt von der Art der Rechnung, dem Status des Ausstellers und den Berechtigungen in KSeF ab.