KSeF und Auslandsrechnungen in Polen: WDT, WNT, Export und Dienstleistungsimport

Wie KSeF bei Auslandsverkäufen, WDT und Export sowie bei WNT und Dienstleistungsimporten funktioniert. Bereitstellung von PDF mit QR-Code, FE und Selbstfakturierung.

Ein Auslandsgeschäft ist nicht automatisch von KSeF ausgenommen. Getrennt zu beurteilen sind die Pflicht des polnischen Verkäufers, die Art der Zustellung der Rechnung an den ausländischen Käufer und die von Lieferanten außerhalb Polens erhaltenen Einkaufsbelege.

Die häufige Vereinfachung „Ausland liegt außerhalb von KSeF“ führt in beide Richtungen zu Fehlern. Ein polnischer Unternehmer kann verpflichtet sein, eine Rechnung für einen Kunden in Deutschland oder den USA in KSeF auszustellen, obwohl dieser Kunde sie nicht direkt aus dem polnischen System abruft. Gleichzeitig erscheint die Rechnung eines ausländischen Lieferanten meist nicht in KSeF und muss der Buchhaltung weiterhin über einen anderen Kanal bereitgestellt werden.

Auslandsverkäufe eines polnischen Unternehmers

Unterliegt ein polnischer Verkäufer der KSeF-Pflicht, stellt er grundsätzlich im System Rechnungen über B2B-Verkäufe an ausländische Geschäftspartner aus. Dies betrifft unter anderem:

innergemeinschaftliche Warenlieferungen, also WDT,
Warenexporte außerhalb der Europäischen Union,
Dienstleistungen für einen ausländischen Unternehmer, wenn für das Geschäft eine Rechnung auszustellen ist.

Ort der Besteuerung, VAT-Satz und Vermerke hängen von der Art des Geschäfts ab. KSeF macht eine WDT nicht zu einem Inlandsverkauf und entscheidet nicht, ob die Voraussetzungen für den Satz von 0% erfüllt sind. Das System ist eine Methode zur Rechnungsausstellung und keine automatische Entscheidung über die VAT-Abrechnung.

Vor dem Versand müssen der Käufer, sein Land und seine VAT-UE-Nummer oder eine andere Kennung korrekt identifiziert werden. Außerdem sollte geprüft werden, ob das Programm Fremdwährungen, die richtigen Kennzeichnungen und die für die jeweilige Lieferung oder Dienstleistung erforderlichen Angaben unterstützt.

Die allgemeinen Regeln zur Pflicht und zur FA(3)-Struktur erläutert der Ratgeber KSeF für eine JDG in Polen im Jahr 2026.

So erhält der ausländische Käufer die Rechnung

Ein ausländischer Geschäftspartner kann das Dokument gewöhnlich nicht wie ein polnischer Käufer mit NIP direkt aus KSeF abrufen. Deshalb übermittelt ihm der polnische Verkäufer nach Ausstellung der Rechnung im System deren Visualisierung auf dem vereinbarten Weg, zum Beispiel als per E-Mail versendete PDF-Datei oder über das Kundenportal.

Die außerhalb von KSeF übermittelte Visualisierung sollte den richtigen QR-Code mit der KSeF-Nummer enthalten. Der Code ermöglicht die Prüfung der Dokumentdaten und den Zugang zur Rechnung nach den Regeln des Systems. Die PDF-Datei ersetzt nicht die zugrunde liegende strukturierte Rechnung, ist aber eine lesbare Form ihrer Bereitstellung an den Geschäftspartner.

Im Vertrag oder in der Bestellung sollten folgende Punkte vereinbart werden:

E-Mail-Adresse oder Zustellportal,
akzeptierte Sprache der Visualisierung,
Dateiformat des Anhangs,
Art der Übermittlung von Berichtigungen,
Ansprechperson bei Problemen mit dem Lesen des QR-Codes.

KSeF befreit den Verkäufer nicht von der Pflicht, das Dokument einem Empfänger, der das polnische System nicht nutzt, praktisch bereitzustellen. Die eigene Bestätigung über den Versand der PDF-Datei und die UPO aus KSeF dokumentieren zwei verschiedene Etappen und sollten beide aufbewahrt werden.

Offline ausgestellte Rechnung für einen ausländischen Geschäftspartner

Wird eine Rechnung dem ausländischen Empfänger übergeben, bevor sie im Offline-Verfahren an KSeF nachgereicht wurde, benötigt ihre Visualisierung zwei QR-Codes: OFFLINE und CERTYFIKAT. Der zweite Code wird mithilfe eines KSeF-Zertifikats des Typs 2 erzeugt und dient zur Bestätigung der Identität des Ausstellers.

Nach Annahme des Dokuments durch KSeF und Vergabe einer Nummer genügt für den weiteren Umlauf außerhalb des Systems eine Visualisierung mit einem QR-Code, der mit der KSeF-Nummer verknüpft ist. Die Fristen für die Nachreichung hängen vom verwendeten Verfahren ab. Einzelheiten enthält der Artikel KSeF offline24, Nichtverfügbarkeit und Störung in Polen.

Einkäufe bei ausländischen Lieferanten

Von einem ausländischen Lieferanten ausgestellte Eingangsrechnungen erscheinen grundsätzlich nicht in KSeF. Dies gilt für typische Dokumente im Zusammenhang mit:

WNT, also dem Erwerb von Waren aus einem anderen EU-Mitgliedstaat,
Dienstleistungsimporten,
Warenimporten,
dem Kauf digitaler Dienstleistungen, Lizenzen, Werbung oder Abonnements von einem ausländischen Unternehmen.

Kauft ein Unternehmen im Ausland Werbung, Software oder eine Beratungsleistung, kann das Dokument weiterhin per E-Mail eingehen oder aus dem Lieferantenportal heruntergeladen werden. Fehlt eine Rechnung in KSeF, bedeutet das weder, dass sie ungültig ist, noch, dass das Geschäft nicht abgerechnet werden muss.

Der Unternehmer sollte einen separaten Kanal für den Umlauf ausländischer Rechnungen beibehalten. Das Programm oder Buchhaltungsbüro muss die PDF-Datei, Zahlungsdaten und die für die Abrechnung erforderlichen Informationen erhalten. Bei WNT und Dienstleistungsimporten kann die Pflicht zur VAT-Erfassung beim polnischen Käufer unabhängig davon entstehen, dass die Rechnung nicht in KSeF vorliegt.

KSeF rechnet WNT oder Dienstleistungsimporte nicht für den Steuerpflichtigen ab

KSeF speichert die vom System erfassten strukturierten Rechnungen, ersetzt aber weder die VAT-Aufzeichnungen noch JPK_V7. Die für die Abrechnung von WNT, Dienstleistungs- oder Warenimporten benötigten Daten können aus Dokumenten außerhalb von KSeF, Zolldokumenten, Verträgen und Leistungsnachweisen stammen.

Die Buchhaltung sollte unter anderem Folgendes bestimmen:

Art des Geschäfts und Ort der Besteuerung,
Zeitpunkt der Entstehung der Steuerpflicht,
richtigen Wechselkurs,
Bemessungsgrundlage,
geschuldete VAT und ein mögliches Recht auf Vorsteuerabzug,
erforderliche Kennzeichnungen in den Aufzeichnungen.

Ein Prozess, bei dem die Buchhalterin ausschließlich Dokumente aus KSeF abruft, ist nicht empfehlenswert. Ein solches Modell lässt einen erheblichen Teil der Auslandseinkäufe sowie andere rechtmäßig außerhalb des Systems ausgestellte Dokumente außer Acht.

Vorsicht bei einer festen Niederlassung

Die Situation eines ausländischen Unternehmens kann sich ändern, wenn es in Polen eine feste Niederlassung unterhält, die mit dem englischen Kürzel FE für fixed establishment bezeichnet wird. Entscheidend ist nicht nur das Bestehen einer solchen Niederlassung, sondern auch ihre Beteiligung an der konkreten Warenlieferung oder Dienstleistung.

Ein ausländisches Unternehmen ohne Sitz oder feste Niederlassung in Polen unterliegt nicht der Pflicht, Rechnungen in KSeF auszustellen. Hat es eine polnische feste Niederlassung, die jedoch nicht an dem betreffenden Geschäft beteiligt ist, kann es ebenfalls von der Pflicht ausgenommen sein. Die bloße polnische VAT-Registrierung entscheidet daher nicht automatisch über die KSeF-Pflicht.

Die Beurteilung einer FE erfordert die Prüfung des konkreten Sachverhalts: personelle und technische Ressourcen, Dauerhaftigkeit der Präsenz in Polen und Beteiligung dieser Struktur am Geschäft. Eine Entscheidung sollte nicht allein anhand der VAT-Nummer getroffen werden. Das Finanzministerium hat gesonderte Erläuterungen zur festen Niederlassung für KSeF-Zwecke veröffentlicht.

Selbstfakturierung mit einem ausländischen Käufer

Bei der Selbstfakturierung stellt der Käufer die Rechnung im Namen des Verkäufers aus. KSeF erlaubt dieses Modell, der Verkäufer muss dem Käufer aber zuvor die entsprechende Berechtigung erteilen.

Bei einer WDT kann ein Käufer aus einem anderen EU-Mitgliedstaat, der eine für innergemeinschaftliche Geschäfte vergebene VAT-UE-Nummer verwendet, nach Erhalt der entsprechenden Berechtigung freiwillig im Namen des polnischen Verkäufers eine Rechnung in KSeF ausstellen. Gleichzeitig weisen die offiziellen Antworten darauf hin, dass Rechnungen, die ausländische Unternehmen im Rahmen der Selbstfakturierung mit einem polnischen Verkäufer ausstellen, im Allgemeinen nicht der obligatorischen Nutzung von KSeF unterliegen.

In diesem Bereich kommt es besonders leicht zu zu weitreichenden Schlussfolgerungen. Vor der Einführung müssen das Land und der Status des Käufers, seine VAT-UE-Nummer, der Inhalt der Selbstfakturierungsvereinbarung, der Berechtigungsumfang und die technischen Möglichkeiten beider Seiten geprüft werden. Die bloße Übermittlung von Daten an das Kundenportal bedeutet noch nicht, dass das Dokument ordnungsgemäß in KSeF ausgestellt wurde.

Die Regeln für eine sichere Zugangsvergabe erläutern wir im Artikel KSeF-Berechtigungen für Buchhalterinnen und Buchhaltungsbüros in Polen.

Verfahren für ein international tätiges Handelsunternehmen

Auf der Verkaufsseite müssen die Ausstellung der Rechnung in KSeF und ihre Bereitstellung an den Geschäftspartner getrennt werden. Das Programm versendet XML, kontrolliert die Annahme und speichert UPO. Anschließend erstellt es eine lesbare Visualisierung mit dem richtigen QR-Code und übermittelt sie über den vereinbarten Kanal.

Auf der Einkaufsseite muss das Postfach oder Portal für ausländische Dokumente beibehalten werden. Die Buchhaltung sollte Rechnungen regelmäßig mit Kartenzahlungen, Überweisungen und Abonnements abgleichen, um fehlende Dokumente zu erkennen.

Unternehmen mit einer möglichen FE in Polen und Selbstfakturierungsvereinbarungen bedürfen einer gesonderten Prüfung. KSeF ordnet den inländischen Rechnungslauf, beseitigt aber nicht die Unterschiede zwischen WDT, WNT, Export, Warenimport und Dienstleistungsimport.