Auslandsrechnung — Export und innergemeinschaftlicher Erwerb (WNT) in Polen (2026). Vollständiger Leitfaden

Bevor wir ins Detail gehen, müssen Sie wissen, mit welcher Art von Transaktion Sie es zu tun haben:

Innergemeinschaftliche Transaktionen (EU)

• WŚU — Innergemeinschaftliche Leistungserbringung (Dienstleistungen für EU-Firmen)
• WNT — Innergemeinschaftlicher Erwerb von Waren (Warenkauf aus der EU)
• WDT — Innergemeinschaftliche Lieferung von Waren (Warenverkauf in die EU)

Transaktionen mit Drittländern (außerhalb der EU)

• Warenexport — Verkauf außerhalb der EU
• Warenimport — Kauf von außerhalb der EU
• Dienstleistungsexport/-import — Dienstleistungen für/von Kunden außerhalb der EU

Reverse Charge (umgekehrte Steuerschuld)

Ein Mechanismus, bei dem der Käufer die Umsatzsteuer abrechnet, nicht der Verkäufer. Angewendet bei den meisten B2B-Transaktionen zwischen Firmen aus verschiedenen Ländern.

Rechnung für Dienstleistungen in der EU (B2B)

Der häufigste Fall: Ein polnischer Unternehmer verkauft Dienstleistungen an eine Firma aus einem anderen EU-Land.

Regeln:

1. Umsatzsteuer: Reverse Charge (Art. 28b des Umsatzsteuergesetzes). Auf der Rechnung weisen Sie keine Umsatzsteuer aus — der Käufer rechnet sie in seinem Land ab.
2. NIP-UE: Sie benötigen eine europäische Umsatzsteuernummer (NIP mit dem Präfix „PL"). Ihr Vertragspartner benötigt ebenfalls die NIP-UE seines Landes.
3. Adresse: Die Rechnung muss die Adressen beider Parteien enthalten.
4. NIP-UE-Verifikation: Prüfen Sie die Umsatzsteuernummer des Vertragspartners vor der Rechnungsausstellung im VIES-System.

Was auf einer B2B-Rechnung in der EU stehen muss:

• Daten des Verkäufers und Käufers (mit NIP-UE)
• Ausstellungsdatum und Leistungsdatum
• Leistungsbeschreibung
• Nettobetrag (in EUR oder PLN)
• Vermerk „Reverse Charge" (oder „umgekehrte Steuerschuld")
• NIP-UE-Nummern beider Parteien

VAT-UE-Erklärung

Innergemeinschaftliche Transaktionen melden Sie in der VAT-UE — einer vierteljährlichen Informationserklärung (keine Abrechnungserklärung, Sie zahlen daraus keine Umsatzsteuer).

• WŚU: innergemeinschaftliche Dienstleistungen
• WNT: Warenerwerb
• WDT: Warenlieferung

Grenze für VAT-UE: Sie müssen sie einreichen, wenn der Transaktionswert null überschreitet (jede Transaktion).

WNT — Innergemeinschaftlicher Erwerb von Waren

Sie kaufen Waren aus einem anderen EU-Land (z. B. Maschinen aus Deutschland). Das ist ein WNT — und Sie müssen die Umsatzsteuer in Polen abrechnen.

Regeln:

1. Self-Billing-Umsatzsteuer: Sie berechnen selbst die geschuldete Umsatzsteuer (23 % in Polen) und die abziehbare Vorsteuer (23 %). Netto = Netto, die Umsatzsteuer neutralisiert sich, aber die Transaktion erhöht den Umsatzsteuerumsatz.
2. WDT aufseiten des Verkäufers: Der Verkäufer in Deutschland stellt eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus (Reverse Charge).
3. VAT-UE: Sie melden die Transaktion in der VAT-UE.
4. Grenze: WNT ist immer steuerpflichtig (keine Befreiungsgrenze).

Beispiel:

• Sie kaufen eine Maschine aus Deutschland für 10 000 EUR
• EUR/PLN-Kurs (NBP-Durchschnitt vom Vortag): ~4,30
• Wert in PLN: 43 000 zł
• Geschuldete Umsatzsteuer: 43 000 × 23 % = 9 890 zł
• Abziehbare Vorsteuer: 9 890 zł (Sie ziehen ab)
• Netto: 43 000 zł (Kosten)

Warenexport außerhalb der EU

Sie verkaufen Waren in die USA, nach Großbritannien, nach China? Das ist ein Export — mit null Umsatzsteuersatz (0 %).

Voraussetzungen für den 0 %-Satz:

1. Die Ware muss das EU-Gebiet verlassen
2. Sie benötigen Dokumente, die den Export belegen (SAD, EX-A, CMR)
3. Exportanmeldung im System ECS/EX bzw. AES

Wichtig: Export betrifft nur Waren. Dienstleistungen für Kunden außerhalb der EU haben ein anderes Regime.

Dienstleistungsexport (außerhalb der EU)

Dienstleistungen für Kunden außerhalb der EU rechnen Sie außerhalb der polnischen Umsatzsteuer ab (unterliegen in Polen nicht der Umsatzsteuer) — es sei denn, die Dienstleistung ist mit dem polnischen Hoheitsgebiet verbunden (z. B. Renovierung eines Gebäudes in Warschau für einen Kunden aus den USA).

Regel für den Leistungsort (Art. 28b des Umsatzsteuergesetzes): Leistungsort ist der Sitz des Käufers (B2B).

Wechselkurse — wie umrechnen?

Bei Devisentransaktionen müssen Sie den Betrag zum NBP-Kurs in PLN umrechnen:

Für die Umsatzsteuer:

• NBP-Durchschnittskurs vom Tag vor Entstehung der Steuerschuld (in der Regel der Verkaufstag)
• Wenn die NBP an einem Tag keinen Kurs veröffentlicht (Wochenende) — nehmen Sie den Kurs des letzten Geschäftstags

Für die Einkommensteuer (PIT) (Einnahmen):

• NBP-Durchschnittskurs vom Tag des Zahlungseingangs
• Wenn die Rechnung in EUR ausgestellt ist, die Zahlung aber in PLN erfolgt — nehmen Sie den Kurs vom Zahlungstag

Kursgewinne/-verluste:

• Positive (Kurs steigt): Einnahmen
• Negative (Kurs sinkt): Kosten

Beispiel:

• Rechnung: 1 000 EUR, Verkaufsdatum 15.03.2026
• NBP-Kurs vom 14.03.2026: 4,30
• Wert: 4 300 zł (Umsatzsteuer-Einnahmen)
• Zahlung 20.03.2026, NBP-Kurs vom 20.03: 4,35
• Wert: 4 350 zł (PIT-Einnahmen)
• Positive Kursdifferenz: 50 zł (Einnahmen)

Auslandsrechnung — Muster

VERKÄUFER: [Name], ul. [Adresse], NIP-UE: PL1234567890
KÄUFER: [Name], [Adresse], NIP-UE: DE123456789
Ausstellungsdatum: 25.07.2026
Leistungsdatum: 25.07.2026
Leistung: Programmierung — Juli 2026
Betrag: 2 000,00 EUR (netto)
Umsatzsteuer: Reverse Charge

Reverse Charge — wie funktioniert es?

Reverse Charge ist ein Mechanismus, bei dem der Käufer die Umsatzsteuer abrechnet, nicht der Verkäufer. Angewendet bei:

• B2B in der EU (Dienstleistungen und Waren)
• B2B außerhalb der EU (Dienstleistungen)
• Dienstleistungsimport (Dienstleistungen von Firmen außerhalb der EU)

Wie es in der Praxis funktioniert:

1. Der Verkäufer stellt eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus (netto)
2. Der Käufer berechnet selbst die geschuldete Umsatzsteuer und die abziehbare Vorsteuer (neutralisiert sich)
3. In der Umsatzsteuererklärung des Käufers erscheint ein doppelter Betrag (Vorsteuer = geschuldete Steuer)

VAT-UE — Informationserklärung

Die VAT-UE ist eine vierteljährliche Informationserklärung über innergemeinschaftliche Transaktionen. Sie zahlen daraus keine Umsatzsteuer — Sie informieren nur das Finanzamt über die Transaktionen.

Was Sie melden:

• Feld 1: WDT (Warenverkauf in die EU)
• Feld 2: WNT (Warenkauf aus der EU)
• Feld 3: WŚU (innergemeinschaftliche B2B-Dienstleistungen)

Frist: bis zum 25. Tag des Monats nach Quartalsende.

• Q1 (Jan–Mär): 25.04
• Q2 (Apr–Jun): 25.07
• Q3 (Jul–Sep): 25.10
• Q4 (Okt–Dez): 25.01 (des Folgejahres)

KSeF und Auslandsrechnungen

Das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) gilt ab 2027 für kleine und Mikrounternehmer. Aber Auslandsrechnungen sind von KSeF befreit:

• WNT-, WDT-, WŚU-, Export-Rechnungen — gehen nicht durch KSeF
• Rechnungen mit Reverse Charge — gehen nicht durch KSeF
• Inlandsrechnungen (PL–PL) — gehen durch KSeF

Aber Sie müssen sie in der Buchhaltung erfassen (Einnahmen- und Ausgabenbuch (KPiR), Umsatzsteuerregister).

Häufigste Fehler

1. Keine NIP-UE-Verifikation

Prüfen Sie vor der Ausstellung einer B2B-Rechnung in der EU die Umsatzsteuernummer des Vertragspartners im VIES (europäisches Verifikationssystem). Wenn die Nummer inaktiv ist, können Sie Reverse Charge nicht anwenden.

2. Verwechslung von WNT und Import

WNT betrifft nur innergemeinschaftliche Transaktionen (EU→PL). Import betrifft Transaktionen mit Drittländern (außerhalb der EU). Sie haben unterschiedliche Umsatzsteuerregeln.

3. Falscher Wechselkurs

Für die Umsatzsteuer nehmen Sie den Kurs vom Tag vor dem Verkauf. Für die Einkommensteuer (PIT) — vom Zahlungstag. Verwechseln Sie diese Daten nicht.

4. Fehlende VAT-UE

Jede innergemeinschaftliche Transaktion erfordert eine Meldung in der VAT-UE. Fehlen = Strafen.

5. Ausstellung einer Rechnung mit polnischer Umsatzsteuer für einen ausländischen Kunden

Wenn Sie eine B2B-Dienstleistung in der EU verkaufen — weisen Sie keine polnische Umsatzsteuer aus. Reverse Charge.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich eine NIP-UE?

Ja, wenn Sie innergemeinschaftliche Transaktionen durchführen. Die NIP-UE ist Ihre Umsatzsteuernummer mit dem Präfix PL. Registrieren Sie sie beim Finanzamt (Formular VAT-R).

Betrifft Reverse Charge B2C-Dienstleistungen?

Nein. Reverse Charge betrifft nur B2B. B2C-Dienstleistungen rechnen Sie nach polnischem Recht ab (polnische Umsatzsteuer, es sei denn, die Dienstleistung ist mit einer Immobilie in einem anderen Land verbunden).

Kann ich eine Rechnung in EUR ausstellen?

Ja. Die Rechnung kann in beliebiger Währung ausgestellt sein. Aber in der Buchhaltung rechnen Sie zum NBP-Kurs in PLN um.

Muss WNT in der VAT-7 gemeldet werden?

Ja. WNT weisen Sie in der VAT-7 (Umsatzsteuererklärung) und der VAT-UE (Informationserklärung) aus.

Müssen Auslandsrechnungen durch KSeF?

Nein. KSeF betrifft nur Inlandsrechnungen. Auslandsrechnungen erfassen Sie in der Buchhaltung, aber nicht über KSeF.

Sie haben Auslandstransaktionen und brauchen einen Buchhalter?

Ich führe die Buchhaltung für Einzelunternehmen (JDG) mit Auslandstransaktionen — Export, WNT, WDT, Reverse Charge, VAT-UE. Ich stelle Rechnungen in EUR/USD/PLN aus und buche sie. Ab 49 zł + MwSt (VAT) monatlich.

Schreiben Sie an [email protected] oder besuchen Sie oxyok.com/pl.

Hinweis: Regeln für Auslandstransaktionen auf Basis des Umsatzsteuergesetzes (Kapitel 7 und 8) und der EU-Richtlinien. Wechselkurse: NBP-Durchschnitt vom Vortag (Umsatzsteuer) oder vom Zahlungstag (PIT). KSeF betrifft keine Auslandsrechnungen. Treffen Sie keine Entscheidung, ohne vorher einen Buchhalter zu konsultieren.