KSeF offline24, Nichtverfügbarkeit und Störung in Polen — Fristen und QR-Codes

Drei Fristen und ein gesondertes Verfahren bei Totalausfall

Die wichtigste Regel: Bei offline24, Nichtverfügbarkeit und einer gewöhnlichen Störung muss die Rechnung letztlich an KSeF übermittelt werden. Die Frist hängt vom Verfahren ab:

• offline24 — unverzüglich, spätestens am nächsten Arbeitstag nach dem Ausstellungstag,
• Nichtverfügbarkeit von KSeF — spätestens am nächsten Arbeitstag nach dem Ende des Nichtverfügbarkeitszeitraums,
• Störung von KSeF — innerhalb von 7 Arbeitstagen nach dem Ende der Störung.

Man sollte sich keine einzige allgemeine Frist „für später“ merken. Im Buchhaltungssystem muss festgehalten werden, welches Verfahren verwendet wurde, wann die Rechnung ausgestellt wurde und ab welchem Ereignis die Versandfrist läuft.

Ein Totalausfall, den der Finanzminister über die Massenmedien bekannt gibt, ist ein gesondertes Verfahren. Rechnungen werden dann auf Papier oder elektronisch ausgestellt, müssen nicht FA(3) entsprechen, tragen keine QR-Codes und werden nach Ende des Ereignisses nicht an KSeF nachgereicht.

Die Grundlagen von KSeF und die Fristen für die Einführung der Pflicht erläutert der Ratgeber KSeF für eine JDG in Polen im Jahr 2026.

Offline24 erfordert keine bekannt gegebene Störung

Offline24 kann verwendet werden, wenn das Unternehmen aktuell keine Verbindung zu KSeF hat, etwa wegen eines Internetproblems, mobiler Arbeit oder einer kurzen Nichtverfügbarkeit des eigenen Programms. Nach den offiziellen Antworten des Finanzministeriums muss der Steuerpflichtige keinen zusätzlichen Nachweis für einen fehlenden Internetzugang erbringen. Das Verfahren kann auch dann verwendet werden, wenn eine solche Einschränkung nicht vorliegt.

Dies erlaubt jedoch kein beliebiges Aufschieben der Übermittlung. Das Dokument muss dem aktuellen Muster der strukturierten Rechnung entsprechen und anschließend unverzüglich, spätestens am nächsten Arbeitstag nach seiner Ausstellung, an KSeF übermittelt werden.

Wurde eine Rechnung am Freitag ausgestellt, verschiebt sich die Frist grundsätzlich auf den nächsten Arbeitstag. In der Praxis sollte das Programm sie unter Berücksichtigung von Wochenenden und gesetzlichen Feiertagen berechnen. Man sollte sich nicht ausschließlich auf eine manuelle Erinnerung der Buchhalterin verlassen.

Nichtverfügbarkeit von KSeF

Von Nichtverfügbarkeit spricht man in einem Zeitraum, in dem KSeF nicht funktioniert, zum Beispiel wegen geplanter, vom Finanzministerium angekündigter Wartungsarbeiten. Das Unternehmen kann währenddessen weiterhin Dokumente außerhalb des Systems ausstellen und sie später übermitteln.

Die Frist wird nicht ab dem Ausstellungstag jeder einzelnen Rechnung berechnet, sondern ab dem Ende des angekündigten Nichtverfügbarkeitszeitraums. Die Rechnung muss spätestens am nächsten Arbeitstag nach dem Tag übermittelt werden, an dem die Nichtverfügbarkeit endete.

Im Unternehmensverfahren sollten die Quelle der Mitteilung, Beginn und Ende der Nichtverfügbarkeit sowie die Liste der in diesem Zeitraum ausgestellten Rechnungen dokumentiert werden. So lässt sich nachvollziehen, warum ein Dokument nicht online versendet wurde, und die Frist korrekt berechnen.

Vom Finanzministerium bekannt gegebene Störung

Das Störungsverfahren gilt für eine KSeF-Störung, die über die vorgesehenen Kanäle bekannt gegeben wurde, unter anderem im polnischen Bulletin für öffentliche Information (BIP) des Finanzministeriums und in der Schnittstellensoftware. Es darf nicht mit einer Störung des Laptops, Routers oder Programms des Unternehmers gleichgesetzt werden. Probleme auf Unternehmensseite führen gewöhnlich zur Nutzung von offline24 und nicht zur siebentägigen Störungsfrist.

Nach Ende der bekannt gegebenen Störung müssen die in diesem Verfahren ausgestellten Rechnungen innerhalb von 7 Arbeitstagen an KSeF übermittelt werden. Die längere Frist sollte kein Anlass sein, den gesamten Versand bis zum letzten Augenblick aufzuschieben. Nach Wiederherstellung des Systems kann es Warteschlangen, Validierungsfehler oder die Notwendigkeit einer Dateiberichtigung geben.

Sinnvoll sind eine schrittweise Übermittlung und eine tägliche Statuskontrolle. Die Programmmeldung „versendet“ beweist nicht, dass das Dokument angenommen wurde. Nach erfolgreicher Verarbeitung müssen die KSeF-Nummer und UPO gespeichert werden.

Zwei QR-Codes vor der nachträglichen Übermittlung

Ob zwei Codes erforderlich sind, hängt vom Verfahren und von der Art des Käufers ab. Bei offline24 und während einer Nichtverfügbarkeit kann eine Rechnung vor ihrer Nachreichung außerhalb von KSeF den in Art. 106gb Abs. 4 des polnischen VAT-Gesetzes genannten Käufern bereitgestellt werden, unter anderem einem ausländischen Rechtsträger, einem Verbraucher oder einem Käufer ohne NIP. Diese Visualisierung trägt zwei QR-Codes. Ein inländischer Steuerpflichtiger mit NIP kann vor Vergabe der KSeF-Nummer eine Transaktionsbestätigung erhalten; die eigentliche Rechnung erhält er grundsätzlich über KSeF.

Während einer offiziell bekannt gegebenen gewöhnlichen KSeF-Störung wird die Rechnung außerhalb des Systems bereitgestellt und mit zwei QR-Codes versehen. Bei einem Totalausfall gilt diese Regel nicht; dann werden keine QR-Codes angebracht.

Der erste Code trägt die Kennzeichnung OFFLINE. Er dient der Prüfung der Rechnungsdaten und ermöglicht den Zugriff auf das Dokument. Der zweite trägt die Kennzeichnung CERTYFIKAT und ermöglicht die Bestätigung der Identität des Ausstellers.

Zwei Codes sind erforderlich, weil die Rechnung noch keine KSeF-Nummer besitzt. Der Empfänger soll sowohl die Dokumentdaten als auch die Identität des ausstellenden Rechtsträgers prüfen können.

Ausstellungs- und Empfangsdatum

Bei offline24, Nichtverfügbarkeit und einer gewöhnlichen Störung ist das vom Verkäufer im Feld P_1 angegebene Datum das Ausstellungsdatum. Das Empfangsdatum hängt dagegen vom Verfahren und vom Status des Käufers ab.

Bei offline24 und während einer Nichtverfügbarkeit erhält ein inländischer Steuerpflichtiger mit NIP die Rechnung an dem Tag, an dem ihr die KSeF-Nummer vergeben wird. Ein Käufer nach Art. 106gb Abs. 4 erhält sie am Tag der tatsächlichen Bereitstellung außerhalb des Systems. Während einer gewöhnlichen Störung gelten besondere Regeln, die die tatsächliche Bereitstellung dem Datum der Vergabe der KSeF-Nummer gegenüberstellen. Bei einem Totalausfall ist der Tag des tatsächlichen Dokumentenempfangs das Empfangsdatum.

Nach der Übermittlung an KSeF und der Vergabe einer Nummer ändert sich die Situation. Auf der außerhalb des Systems verwendeten Visualisierung genügt dann ein QR-Code, der mit der KSeF-Nummer verknüpft ist. Der zweite Code zur Bestätigung des Ausstellers ist nicht mehr nötig, weil das Dokument vom System angenommen wurde.

KSeF-Zertifikat des Typs 2

Für die Erzeugung des zweiten QR-Codes mit der Kennzeichnung CERTYFIKAT wird ein zuvor heruntergeladenes KSeF-Zertifikat des Typs 2 benötigt. Es ist für die Ausstellung von Rechnungen in besonderen Verfahren und die Bestätigung der Identität des Ausstellers bestimmt.

Das Zertifikat sollte nicht erst nach einem Verbindungsverlust beschafft werden. Das Unternehmen sollte es vorab beziehen, seine Gültigkeit prüfen und die Erstellung einer korrekten Visualisierung testen. Außerdem ist festzulegen, wer das Zertifikat verwahrt und wie es vor unbefugter Nutzung geschützt wird.

Dies ist besonders wichtig in Buchhaltungsbüros und Unternehmen mit mehreren Verkaufsstellen. Die Berechtigungen zum Handeln im Namen des Steuerpflichtigen und die technische Verwendung des Zertifikats müssen dem gewählten Zugangsmodell entsprechen. Mehr dazu erläutert der Artikel KSeF-Berechtigungen für Buchhalterinnen und Buchhaltungsbüros in Polen.

Was bei der Offline-Ausstellung einer Rechnung festzuhalten ist

Jedes Dokument sollte eine klare operative Spur hinterlassen. Aufbewahrt werden sollten:

• die eigene Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum,
• das verwendete Verfahren,
• Datum und Uhrzeit der Dateierstellung,
• die Version der logischen Struktur,
• Informationen über die Übergabe der Visualisierung an den Käufer,
• die verwendeten Kennzeichnungen und QR-Codes,
• die für das jeweilige Verfahren berechnete Nachreichungsfrist,
• der Versandstatus sowie nach Annahme die KSeF-Nummer und UPO.

Weist KSeF die Datei technisch ab, reicht es nicht, davon auszugehen, dass der Übermittlungsversuch die Frist gewahrt hat. Der Fehler muss ermittelt, das Dokument nach den Regeln des jeweiligen Falls korrigiert und erneut versendet werden. Daher sollte die Kontrolle vor Fristablauf und nicht erst danach erfolgen.

Notfallverfahren für kleine Unternehmen

Eine einfache Anweisung kann aus wenigen Schritten bestehen. Zuerst prüft der Mitarbeiter, ob das Problem das lokale Internet oder Programm, eine Nichtverfügbarkeit, eine gewöhnliche Störung oder einen vom Finanzminister bekannt gegebenen Totalausfall betrifft. Danach wählt er das richtige Verfahren. Bei offline24, Nichtverfügbarkeit und einer gewöhnlichen Störung erstellt er eine FA(3)-konforme Rechnung; für einen Totalausfall gelten eigene Regeln.

Wird die Rechnung im jeweiligen Verfahren für den jeweiligen Käufer vor der Nachreichung außerhalb von KSeF bereitgestellt, erzeugt das Programm mithilfe eines gültigen Typ-2-Zertifikats die beiden richtigen QR-Codes. In den übrigen Fällen kann ein inländischer Steuerpflichtiger mit NIP eine Transaktionsbestätigung erhalten. Die Rechnung gelangt mit einer konkreten Frist in die Versandwarteschlange. Dokumente aus einem Totalausfall werden nicht in diese Warteschlange aufgenommen, weil sie später nicht an KSeF nachgereicht werden.

Auch eine Vertretung sollte festgelegt werden. Ist die einzige Person mit Zugang abwesend, muss das Unternehmen die Frist dennoch einhalten. Berechtigungen und Zertifikate sollten so vorbereitet sein, dass Kontinuität gewährleistet ist, ohne die private Signatur des Unternehmers gemeinsam zu nutzen.

Häufigste Irrtümer

Der erste Fehler besteht darin, bei jeder technischen Unterbrechung eine Frist von sieben Arbeitstagen anzuwenden. Diese Frist gilt für eine offiziell bekannt gegebene Störung, nicht für einen gewöhnlichen Internetausfall im Unternehmen. Der zweite Fehler besteht darin, die Frist bei Nichtverfügbarkeit ab dem Rechnungsdatum statt ab dem Ende der Nichtverfügbarkeit zu berechnen.

Ein weiterer Irrtum besteht darin, für jeden Käufer und jedes Verfahren mechanisch dieselbe QR-Regel anzuwenden. Zwei Codes werden nur in den Fällen verwendet, in denen eine Rechnung außerhalb von KSeF bereitgestellt werden darf; für die Transaktionsbestätigung und den Totalausfall gelten andere Regeln. Riskant ist es außerdem, ein Typ-2-Zertifikat erst bei einem Problem zu beschaffen oder einen Übermittlungsversuch mit der Annahme der Rechnung gleichzusetzen.

Ein gutes Verfahren trennt die Ereignisarten, berechnet Fristen automatisch und verlangt die Prüfung der UPO. So sichern die besonderen Verfahren die Kontinuität des Verkaufs, statt eine überfällige Warteschlange unbestätigter Dokumente zu erzeugen.

Quellen

• Fragen und Antworten zu KSeF 2.0 — Offline-Verfahren und QR-Codes
• Downloads zu KSeF 2.0 — Handbücher und Schulungsmaterialien
• KSeF — offizielles Portal und Mitteilungen
• Polnisches Finanzministerium — offline24
• Polnisches Finanzministerium — Nichtverfügbarkeit von KSeF
• Polnisches Finanzministerium — Störungsverfahren
• Polnisches Finanzministerium — Totalausfall