Factura fuera de KSeF pese a la obligación del vendedor: deducción del IVA y pruebas

Factura fuera de KSeF pese a la obligación del vendedor: ¿qué ocurre con la deducción del IVA?

Este artículo se refiere exclusivamente al comprador que, después del 1 de abril de 2026, recibe una factura fuera de KSeF de un vendedor obligado a emitirla en el sistema. Partimos de esa obligación como supuesto: aquí no determinamos si un vendedor concreto está sujeto a KSeF. No es una guía general para descargar facturas ni para corregir un NIP erróneo.

La forma de emisión no excluye por sí sola la deducción

Según la respuesta del Ministerio de Finanzas polaco (MF) a la pregunta 1, emitir una factura fuera de KSeF, incluso incumpliendo la obligación del vendedor, no excluye por sí solo la deducción del IVA. Sin embargo, deben seguir cumpliéndose todas las condiciones indicadas por el MF:

• los bienes o servicios adquiridos se utilizan para realizar operaciones gravadas por el IVA: la deducción procede en la medida de esa utilización;
• se cumplen los requisitos materiales de la deducción establecidos en el artículo 86 de la Ley polaca del IVA;
• no concurren las causas que excluyen la deducción previstas en el artículo 88 de esa ley.

El MF cita como ejemplo de una causa que excluye la deducción una factura que documenta una operación que no tuvo lugar. Por tanto, su criterio sobre la forma de emisión no debe interpretarse como una autorización incondicional para deducir el IVA de cualquier documento emitido fuera de KSeF.

Diligencia debida: evalúa las circunstancias de la relación comercial

En la respuesta a la pregunta 1, el MF también indica que el comprador que utiliza facturas emitidas y recibidas al margen de KSeF debe actuar con la debida diligencia. Debe prestar atención, en cada caso, a las circunstancias de la relación comercial con el proveedor que emite esas facturas, especialmente cuando el vendedor incumple la normativa del IVA.

Conserva pruebas de que la operación se realizó realmente

Según la respuesta del MF a la pregunta 5, el contribuyente que prevé deducir el IVA de una factura emitida fuera de KSeF debe conservar pruebas que confirmen la realización efectiva de la operación, para poder demostrar su diligencia debida en caso de una inspección. El MF menciona, a modo de ejemplo:

• justificantes de pago;
• actas de recepción;
• correspondencia por correo electrónico.

Son ejemplos, no una lista cerrada de documentos obligatorios para todas las operaciones. Conservar pruebas no garantiza la deducción ni un resultado favorable de la inspección.

Organización opcional de la documentación

Como recomendación organizativa, y no como una obligación legal adicional, se pueden reunir en una misma carpeta la factura y las pruebas disponibles de la compra, e identificarlas de modo que resulte fácil vincularlas con la operación. Esa organización no sustituye las condiciones de la deducción ni la evaluación de las circunstancias de la relación comercial en cada caso.

¿Hay que requerir al vendedor que emita la factura en KSeF?

No. En la respuesta a la pregunta 5, el MF indica expresamente que el comprador que recibe una factura fuera de KSeF no tiene la obligación de requerir al vendedor que la emita en el sistema.

Al mismo tiempo, no emitir la factura en KSeF pese a estar obligado a hacerlo debe constituir una señal de alerta. El MF señala que, desde la perspectiva de las autoridades tributarias, esas facturas pueden aumentar el riesgo de que se verifique la veracidad de toda la operación. Por tanto, la ausencia de una obligación de requerir al vendedor no significa que se pueda prescindir de la diligencia debida ni de las pruebas de que la compra se realizó realmente.

La distinción más importante

En el caso descrito, la forma de emisión de la factura no excluye por sí sola la deducción, pero siguen siendo aplicables las condiciones relativas al uso de las compras para realizar operaciones gravadas por el IVA —la deducción procede en la medida de ese uso—, al cumplimiento de los requisitos materiales del artículo 86 y a la ausencia de las causas que excluyen la deducción previstas en el artículo 88 de la Ley polaca del IVA. El comprador debe actuar con la debida diligencia, evaluar en cada caso las circunstancias de la relación comercial y conservar pruebas de la realización efectiva de la operación. No tiene que requerir al vendedor que emita la factura en KSeF, pero omitir el sistema pese a estar obligado a utilizarlo sigue siendo una señal de alerta, no una garantía de seguridad de la deducción.