Facture hors KSeF malgré l’obligation du vendeur : déduction de la TVA et preuves

Facture hors KSeF malgré l’obligation du vendeur : qu’en est-il de la déduction de la TVA ?

Cet article concerne uniquement l’acheteur qui, après le 1er avril 2026, reçoit une facture hors KSeF d’un vendeur tenu de l’émettre dans ce système. Cette obligation est ici une hypothèse de départ : nous ne déterminons pas si un vendeur particulier est soumis à KSeF. Il ne s’agit ni d’un guide général de récupération des factures ni d’une procédure de correction d’un NIP erroné.

Le mode d’émission ne suffit pas à exclure la déduction

Selon la réponse du ministère polonais des Finances à la question 1, l’émission d’une facture hors KSeF, même en violation de l’obligation du vendeur, ne suffit pas à exclure la déduction de la TVA. Toutes les conditions indiquées par le ministère doivent toutefois rester remplies :

• les biens ou services acquis sont utilisés pour effectuer des opérations imposables : la déduction est possible dans cette mesure ;
• les conditions matérielles de déduction prévues à l’article 86 de la loi polonaise sur la TVA sont remplies ;
• aucun motif d’exclusion prévu à l’article 88 de cette loi n’est présent.

Le ministère cite, comme exemple de motif d’exclusion, une facture documentant une transaction qui n’a pas eu lieu. Sa position concernant le mode d’émission ne doit donc pas être comprise comme une autorisation inconditionnelle de déduire la TVA sur tout document émis hors KSeF.

Diligence requise : évaluez les circonstances de la relation commerciale

Dans sa réponse à la question 1, le ministère indique également que l’acheteur utilisant des factures émises et reçues sans passer par KSeF doit faire preuve de la diligence requise. Il doit, dans chaque cas, prêter attention aux circonstances de la relation commerciale avec le fournisseur qui émet ces factures, particulièrement lorsque celui-ci ne respecte pas les règles relatives à la TVA.

Conservez les preuves de la réalité de la transaction

Selon la réponse du ministère à la question 5, le contribuable qui envisage de déduire la TVA sur une facture émise hors KSeF doit conserver les preuves attestant la réalisation effective de la transaction, afin de pouvoir démontrer la diligence requise en cas de contrôle. Le ministère cite notamment :

• les justificatifs de paiement ;
• les procès-verbaux de réception ;
• les échanges par courriel.

Il s’agit d’exemples, et non d’une liste exhaustive de documents obligatoires pour chaque transaction. La conservation de preuves ne garantit ni la déduction ni une issue favorable du contrôle.

Organisation facultative des documents

À titre de recommandation organisationnelle, et non d’obligation juridique supplémentaire, il est possible de réunir la facture et les preuves disponibles concernant l’achat dans un même dossier, puis de les identifier de façon à pouvoir les rattacher facilement à la transaction. Cette organisation ne remplace ni les conditions de déduction ni l’évaluation, dans chaque cas, des circonstances de la relation commerciale.

Faut-il demander au vendeur d’émettre la facture dans KSeF ?

Non. Dans sa réponse à la question 5, le ministère indique expressément que l’acheteur recevant une facture hors KSeF n’a pas l’obligation de demander au vendeur de l’émettre dans le système.

Toutefois, l’absence d’émission dans KSeF malgré cette obligation doit constituer un signal d’alerte. Le ministère précise que, du point de vue de l’administration fiscale, ces factures peuvent accroître le risque de vérification de la réalité et de la fiabilité de l’ensemble de la transaction. L’absence d’obligation de solliciter le vendeur ne signifie donc pas que l’on peut négliger la diligence requise et les preuves de la réalité de l’achat.

La distinction essentielle

Dans le cas décrit, le mode d’émission de la facture ne suffit pas à exclure la déduction. Les conditions relatives à l’utilisation des achats pour des opérations imposables, les conditions matérielles de l’article 86 et l’absence de motifs d’exclusion prévus à l’article 88 de la loi polonaise sur la TVA restent néanmoins applicables. L’acheteur doit faire preuve de la diligence requise, évaluer dans chaque cas les circonstances de la relation commerciale et conserver les preuves de la réalisation effective de la transaction. Il n’est pas tenu de demander au vendeur d’émettre la facture dans KSeF, mais le contournement du système malgré cette obligation reste un signal d’alerte, et non une garantie de sécurité de la déduction.