Comment recevoir une facture dans le KSeF — guide pour les entreprises individuelles (JDG) 2026

Depuis le 1er avril 2026, les factures des fournisseurs polonais n'arrivent plus par e-mail ni par courrier — elles arrivent automatiquement dans votre boîte du système de facturation électronique (KSeF — Krajowy System e-Faktur). Ce guide montre comment les recevoir.

Comment la facture arrive-t-elle dans le KSeF ?

Quand votre fournisseur émet une facture dans le KSeF, le système l'achemine automatiquement vers la boîte du destinataire (sur la base du NIP). Vous n'avez rien à faire — la facture attend d'être récupérée.

Étape 1 : Connectez-vous au KSeF

Allez sur ksef.mf.gov.pl et connectez-vous via :

• Profil Zaufany (profil de confiance)
• e-Dowód (carte d'identité électronique)
• Application mObywatel
• Token KSeF (si vous en avez généré un)

Étape 2 : Vérifiez la boîte de réception

Après connexion, vous verrez une liste des factures en attente de réception. Chaque facture comporte :

• Numéro KSeF — identifiant unique
• Données du vendeur — NIP et nom
• Montant brut
• Date d'émission
• Statut — « en attente », « en traitement », « rejetée »

Étape 3 : Vérifiez la facture

Ouvrez la facture et vérifiez :

1. Les données de l'acheteur sont-elles correctes — votre NIP, nom, adresse
2. Les lignes et les montants sont-ils exacts
3. Le taux de TVA est-il approprié (zw, 23%, 8%, 5%)
4. Le numéro KSeF est-il attribué (il devrait toujours l'être)

Étape 4 : Acceptez ou rejetez

• Acceptation : la facture est transférée dans votre registre des achats (KPiR ou ryczałt) et prête pour la déduction de la TVA (VAT)
• Rejet : la facture retourne au vendeur avec le motif du rejet (par exemple NIP erroné)

Important : Le rejet doit intervenir dans les délais. Depuis avril 2026, vous avez jusqu'à la fin du mois suivant le mois de réception de la facture pour réagir.

Et si je ne vois pas la facture dans le KSeF ?

Si le fournisseur affirme avoir émis la facture et que vous ne la voyez pas :

1. Vérifiez si vous avez fourni le bon NIP lors de l'achat
2. Vérifiez le statut de la facture auprès du fournisseur (elle peut être en cours de traitement)
3. Contactez le fournisseur — la facture est peut-être mal aiguée

Le KSeF et votre comptable

Si vous travaillez avec un comptable (comme Oxyok), le KSeF lui donne automatiquement accès aux factures :

• Le comptable a accès à votre boîte KSeF
• Il voit les factures en temps réel
• Vous n'avez pas à lui transmettre les factures — elles sont disponibles immédiatement
• La déduction de la TVA est plus rapide — fini l'attente de PDF

Questions fréquentes

Dois-je me connecter tous les jours ?

Non. Les factures restent dans la boîte jusqu'à 30 jours. Mais plus vous vérifiez tôt, plus vite vous déduisez la TVA.

Qu'en est-il des factures étrangères ?

Le KSeF ne concerne que les factures nationales. Les factures étrangères continuent d'être reçues comme auparavant.

Puis-je déduire la TVA sans accepter la facture ?

Oui, mais il vaut mieux la vérifier — les factures erronées peuvent être contestées par l'administration.

Besoin d'aide avec le KSeF ?

Je gère le cycle complet du KSeF — émission, réception, JPK. À partir de 49 zł + TVA (VAT) par mois.

Écrivez à [email protected] ou visitez oxyok.com/pl.