Comment émettre une facture dans le KSeF en Pologne en 2026 — étape par étape

Vérifiez d'abord si le document relève du KSeF

L'obligation est mise en place selon le calendrier suivant :

• à partir du 1er février 2026 pour les contribuables dont les ventes brutes ont dépassé 200 millions de zł en 2024,
• à partir du 1er avril 2026 pour les autres contribuables concernés.

Jusqu'à la fin de 2026, une mesure transitoire s'applique aux plus petits émetteurs si le total mensuel brut des ventes documentées par des factures émises hors KSeF ne dépasse pas 10 000 zł.

Les factures B2C ne relèvent pas du KSeF obligatoire. Certains contribuables étrangers et certains documents particuliers sont également exclus.

1. Configurez l'accès et les habilitations

Le propriétaire d'une entreprise individuelle peut s'authentifier dans les outils du ministère des Finances et accorder des habilitations :

• à lui-même,
• à un salarié,
• à un cabinet comptable,
• à un logiciel ou à la personne chargée de la facturation.

Ne communiquez pas à votre comptable vos identifiants personnels du Profil Zaufany. Accordez-lui les habilitations appropriées dans le KSeF.

Les mécanismes techniques du KSeF 2.0 diffèrent de l'ancien environnement KSeF 1.0. Une intégration ne doit pas être construite à partir d'instructions obsolètes sur les anciennes sessions et les anciens jetons sans vérifier la documentation actuelle de l'API.

2. Créez une facture FA(3)

Le logiciel crée un fichier XML conforme à la structure logique FA(3). Le document contient notamment :

• les données du vendeur,
• les données de l'acheteur et son identifiant,
• les dates d'émission et de vente,
• le numéro interne de la facture attribué par le vendeur,
• les lignes, quantités, prix et taux,
• les montants HT, de VAT et TTC,
• la devise et les données de paiement,
• les mentions obligatoires.

Le PKWiU n'est pas obligatoire sur chaque ligne. Les champs requis dépendent de l'opération.

3. Conservez votre propre numéro

Le numéro KSeF est un identifiant supplémentaire. Il ne remplace pas le numéro de facture attribué dans la série de l'entrepreneur.

Une facture peut donc comporter simultanément :

• un numéro interne, par exemple FV/27/07/2026,
• un numéro KSeF attribué par le système après acceptation.

Il ne faut pas intégrer un format de numéro KSeF inventé dans sa propre numérotation.

4. Envoyez le fichier et vérifiez son statut

Après l'envoi, le système valide la structure. Le résultat peut indiquer :

• l'acceptation de la facture et l'attribution d'un numéro KSeF,
• le traitement en cours,
• un rejet technique.

Un fichier rejeté n'est pas une facture émise dans le KSeF. Il faut corriger l'erreur et le renvoyer.

Le KSeF contrôle la conformité technique, mais ne confirme ni l'exactitude fiscale du taux, ni l'exécution de la prestation, ni le droit de déduire la dépense.

5. Téléchargez l'UPO

Après l'acceptation du document, conservez :

• le numéro KSeF,
• l'UPO,
• votre propre numéro de facture,
• les données reliant la facture à la commande ou au contrat.

Le simple fait de cliquer sur « envoyer » dans le logiciel ne prouve pas que la facture a été acceptée.

6. Mettez la facture à la disposition de l'acheteur

Un acheteur polonais qui utilise le KSeF accède à la facture dans le système. Il n'a pas à l'accepter.

Si l'acheteur n'a pas accès au KSeF — par exemple s'il s'agit d'un client étranger — le vendeur lui remet la facture sous la forme convenue, accompagnée du code QR requis ou des données d'accès.

Un PDF peut constituer une visualisation lisible, mais il ne remplace pas la facture structurée lorsque l'émetteur est tenu d'utiliser le KSeF.

7. Corrigez les erreurs au moyen d'une facture rectificative

Une fois la facture acceptée, une erreur ne peut pas être supprimée en modifiant le document ni par un « rejet » de l'acheteur. Le vendeur émet une facture rectificative.

Si le KSeF a rejeté le document pour une raison technique, il ne faut pas corriger une facture qui n'existe pas : le fichier est corrigé puis renvoyé en conservant une numérotation et des dates correctes.

Devise étrangère

Une facture peut être émise dans une devise étrangère. Un taux de change unique ne s'applique pas nécessairement à tous les impôts.

La VAT indiquée sur une facture polonaise doit être exprimée en PLN conformément aux règles de la loi sur la VAT. Le taux de change applicable au PIT peut résulter d'une autre date de réalisation de la recette. Le logiciel doit distinguer ces règles.

NIP erroné

Un NIP erroné n'entraîne pas nécessairement le rejet technique du XML : il peut adresser le document à la mauvaise entité ou créer une facture irrégulière.

Vérifiez le NIP et les données du cocontractant avant l'envoi. Si le document erroné a été accepté, corrigez-le conformément à la réglementation.

Mode offline24

En mode offline24, la facture est émise sans connexion active au KSeF, remise à l'acheteur avec le code QR approprié, puis transmise au système dans le délai légal.

Il ne s'agit pas simplement de « l'envoyer quand Internet revient ». Il faut respecter la structure FA(3), les codes, les dates et le délai de transmission.

Panne ou indisponibilité

La procédure dépend de la nature du problème :

• choix du mode offline24,
• indisponibilité du côté du contribuable,
• panne ou indisponibilité annoncée par le ministère des Finances.

Les délais de transmission des documents diffèrent. Il n'existe pas de règle universelle de deux jours ouvrés applicable à toutes les situations.

Factures émises hors KSeF

En 2026, des factures papier ou PDF peuvent encore être valablement émises, notamment :

• par des fournisseurs étrangers,
• pour des consommateurs,
• par des émetteurs bénéficiant de la mesure transitoire,
• dans les situations exclues ou d'urgence.

Une facture sans numéro KSeF n'est pas automatiquement invalide et une dépense justifiée par un tel document n'est pas automatiquement exclue.

Erreurs fréquentes

1. Utiliser la structure FA(2) au lieu de FA(3).
2. Remplacer son propre numéro par le numéro KSeF.
3. Considérer que le KSeF contrôle l'exactitude du taux de VAT.
4. S'attendre au rejet technique de tout NIP erroné.
5. Appliquer un seul taux de change à la VAT et au PIT sans analyse.
6. Considérer tout PDF comme invalide.
7. Ne pas conserver l'UPO.
8. Communiquer ses identifiants personnels à son comptable.
9. Omettre le code QR en mode hors ligne ou pour un destinataire qui n'utilise pas le KSeF.
10. Appliquer la même procédure à toutes les pannes.

Sources

• KSeF — portail officiel
• Manuel KSeF 2.0
• Documentation de l'API KSeF

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Ce contenu est de portée générale. L'obligation et le mode applicable dépendent de l'émetteur, de l'acheteur, du type de document et de la disponibilité actuelle du système.