KSeF et factures d’acompte et finales en Pologne en 2026

Vous émettez les factures d’acompte et finales dans KSeF selon la même structure FA(3), mais vous devez relier correctement les documents. Si l’acompte antérieur a fait l’objet d’une e-Facture, vous indiquez sur le document de régularisation son numéro KSeF, et pas seulement le numéro interne attribué par votre logiciel.

La réponse en bref

Si vous recevez une partie du paiement avant la prestation du service ou la livraison, vous la documentez généralement par une facture d’acompte. Vous n’êtes toutefois pas tenu d’établir une facture d’acompte distincte lorsque vous recevez le paiement au cours du même mois que celui où vous réalisez la prestation ou livrez le bien — sauf pour les opérations soumises aux délais particuliers prévus à l’art. 106i, paragraphes 3 à 8, de la loi sur la VAT. Dans ce cas, vous émettez une seule facture de vente comportant les données requises sur le paiement reçu.

Si l’acompte a été documenté séparément, vous émettez après l’exécution de la commande une facture finale qui :

• réduit le montant dû des acomptes reçus,
• réduit la VAT de la taxe indiquée sur les factures d’acompte,
• indique les numéros KSeF des e-Factures d’acompte antérieures,
• conserve son propre numéro de document attribué dans votre série.

Si l’acompte a couvert la totalité du prix et a été intégralement documenté, la réglementation n’exige pas de facture finale distincte uniquement pour déclarer une nouvelle fois la même vente.

Quand faut-il établir une facture d’acompte ?

Une facture d’acompte documente un paiement reçu avant la livraison d’un bien ou la prestation d’un service. Il peut s’agir :

• d’arrhes,
• d’un paiement anticipé,
• d’une première tranche,
• d’une autre partie du prix,
• de la totalité du paiement reçue à l’avance.

Une facture pro forma n’est pas une facture et ne documente pas la réception d’argent. Si le client a seulement accepté l’offre, mais n’a pas encore payé, vous n’avez pas pour autant de facture d’acompte à envoyer à KSeF.

La loi sur la VAT prévoit également des opérations pour lesquelles la réception d’un paiement anticipé ne suit pas le régime habituel des factures d’acompte. Avant d’émettre automatiquement le document, vérifiez donc la nature de l’opération, en particulier pour les transactions internationales et les services comptabilisés sur des périodes particulières.

Vérifiez séparément si le paiement et la vente interviennent au cours du même mois. Dans ce cas, l’exception prévue à l’art. 106b, paragraphes 1a et 1b, peut s’appliquer à la place de deux factures distinctes.

La facture d’acompte est-elle transmise à KSeF ?

Si le vendeur est soumis à l’obligation d’émettre la facture concernée dans KSeF, cette obligation s’applique aussi à la facture d’acompte. Le document est créé sous forme de fichier XML conforme à FA(3), transmis au système et reçoit un numéro KSeF après son acceptation.

Il faut distinguer trois identifiants :

1. le numéro interne de la facture d’acompte, par exemple FZ/18/07/2026,
2. le numéro KSeF attribué après l’acceptation du document,
3. le numéro de commande, de contrat ou de réservation utilisé à des fins opérationnelles.

Aucun de ces numéros ne remplace les autres. En particulier, le numéro KSeF ne remplace pas votre propre numérotation des factures.

Comment émettre la facture finale

Après la prestation du service ou la livraison, le logiciel doit rassembler tous les paiements affectés à la commande. La facture finale présente ensuite la valeur totale de l’opération et déduit les montants déjà documentés.

Avant l’envoi, vérifiez :

• la valeur totale de la commande,
• le total des acomptes reçus,
• les montants nets et la VAT de chaque acompte,
• la date de la prestation du service ou de la livraison,
• les numéros KSeF des factures d’acompte,
• les numéros internes des acomptes qui n’étaient pas des e-Factures,
• le montant restant à payer.

Si une facture d’acompte antérieure a été émise dans KSeF, la facture de régularisation doit contenir son numéro KSeF. Si le document antérieur a été légalement émis hors de KSeF, vous indiquez le numéro que le vendeur lui a attribué.

La structure FA(3) comprend une section FakturaZaliczkowa permettant d’indiquer les documents antérieurs. Selon les explications du ministère polonais des Finances, cet élément peut apparaître jusqu’à 100 fois. C’est important pour les contrats réglés en plusieurs tranches.

Plusieurs acomptes pour une même commande

En présence de deux paiements ou plus, ne les additionnez pas manuellement sans vérifier les documents sources. Chaque acompte peut avoir sa propre date, son propre numéro, sa propre base imposable et sa propre VAT.

Si la dernière facture d’acompte documente le solde du paiement et couvre, avec les précédentes, la totalité du prix, elle doit indiquer les numéros des factures d’acompte antérieures. Si un montant reste à régler après l’exécution de la prestation, vous émettez une facture finale et la reliez à tous les acomptes antérieurs.

En pratique, il est utile de conserver un lien sans ambiguïté :

commande → paiement → facture d’acompte → numéro KSeF → facture finale.

Ainsi, la comptable n’a pas à reconstituer l’historique des paiements à partir du seul relevé bancaire.

Que faire si l’acompte a été corrigé ?

Une fois la facture acceptée par KSeF, vous ne pouvez ni la modifier ni la supprimer. Une erreur se corrige au moyen d’une facture rectificative.

Avant d’émettre la facture finale, vérifiez donc non seulement la facture d’acompte initiale, mais aussi ses corrections. Le décompte doit reprendre les valeurs actualisées après correction. Dans le cas contraire, le document final risque de calculer à nouveau une partie de la VAT ou d’indiquer un montant erroné à payer.

Si le fichier de la facture d’acompte a été rejeté pour des raisons techniques par KSeF, il n’a pas reçu de numéro KSeF et n’est pas devenu une e-Facture. Vous devez corriger le fichier et le transmettre à nouveau. On n’émet pas de facture rectificative pour un document que le système n’a pas accepté.

Acompte en devise étrangère

Pour un paiement en euros ou dans une autre devise, le logiciel doit déterminer correctement les valeurs requises en PLN. Le taux de change applicable à la VAT découle des règles de la loi sur la VAT et ne correspond pas nécessairement à celui utilisé ensuite pour comptabiliser le revenu au titre du PIT.

N’utilisez pas un taux unique « pour toute la comptabilité » sans vérifier la date de réception de l’acompte, la date d’émission du document et la date d’exécution de la prestation. KSeF acceptera un fichier XML techniquement correct, mais ne confirmera ni l’exactitude du taux appliqué ni celle du moment d’imposition.

Pour en savoir plus sur les documents internationaux, consultez l’article KSeF et les WDT, WNT et importations de services.

Facture d’acompte émise en mode hors ligne

Vous pouvez émettre une facture d’acompte dans le mode hors ligne approprié si vous remplissez les conditions de ce mode. Elle doit toujours être conforme à la structure FA(3), comporter les mentions requises et être transmise à KSeF dans le délai imparti.

Il ne suffit pas de préparer un simple PDF puis d’y ajouter manuellement un numéro KSeF. Lorsque le document est remis à l’acheteur hors du système, il faut également utiliser les codes QR appropriés.

Nous expliquons les règles relatives aux délais dans un article distinct : KSeF offline24, panne et indisponibilité.

Erreurs les plus fréquentes

1. Considérer la facture pro forma comme une facture d’acompte.
2. Émettre la facture finale pour le montant total sans déduire les acomptes.
3. Déduire la valeur brute sans comptabiliser correctement la base et la VAT.
4. Indiquer uniquement le numéro interne de l’acompte alors que le document possède un numéro KSeF.
5. Omettre l’une des différentes tranches.
6. Ne pas tenir compte de la correction d’un acompte antérieur.
7. Émettre inutilement une facture finale après un paiement anticipé intégral et correctement documenté.
8. Supposer que l’acceptation du fichier XML par KSeF confirme la conformité fiscale du document.

Liste de contrôle avant l’envoi

• Le paiement a-t-il réellement été reçu ?
• Cette opération est-elle soumise aux règles habituelles applicables aux acomptes ?
• Le numéro interne correspond-il à votre série ?
• Les montants nets, la VAT et les montants bruts correspondent-ils au paiement ?
• La facture finale couvre-t-elle la valeur totale de la commande ?
• Tous les acomptes antérieurs et leurs corrections ont-ils été déduits ?
• Les numéros KSeF des e-Factures antérieures ont-ils été indiqués ?
• Le statut de l’envoi et le numéro KSeF ont-ils été vérifiés ?

Nous décrivons l’ensemble du processus technique dans le guide comment émettre une facture dans KSeF.

Sources

• Ministère polonais des Finances : questions-réponses sur KSeF 2.0
• Ministère polonais des Finances : ressources et manuels KSeF 2.0
• Loi relative à la taxe sur les biens et services — ELI
• Texte consolidé de la loi sur la VAT — ELI, notamment l’art. 106b, paragraphes 1a et 1b, et l’art. 106i, paragraphes 3 à 8.

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Ce contenu est de nature générale. La méthode de documentation dépend de la nature de l’opération, du moment du paiement et des dispositions applicables à la prestation concernée.