KSeF offline24 en Pologne, indisponibilité et panne — délais et codes QR

Trois délais et une procédure distincte en cas de panne totale

La règle essentielle est la suivante : en mode offline24, pendant une indisponibilité ou une panne ordinaire, la facture doit finalement être transmise à KSeF. Le délai dépend du mode utilisé :

• offline24 — sans délai, au plus tard le jour ouvrable suivant le jour de l’émission,
• indisponibilité de KSeF — au plus tard le jour ouvrable suivant la fin de la période d’indisponibilité,
• panne de KSeF — dans les 7 jours ouvrables suivant la fin de la panne.

Il ne faut pas retenir un seul délai général « pour plus tard ». Le logiciel comptable doit enregistrer la procédure utilisée, la date d’émission de la facture et l’événement à partir duquel court le délai d’envoi.

La panne totale, annoncée par le Ministre des Finances dans les médias, constitue une procédure distincte. Les factures sont alors émises sur papier ou sous forme électronique, ne doivent pas nécessairement être conformes à FA(3), ne comportent aucun code QR et ne sont pas transmises ultérieurement à KSeF après la fin de l’événement.

Le guide KSeF pour une JDG en 2026 présente les principes de fonctionnement de KSeF et le calendrier de mise en œuvre de l’obligation.

Offline24 ne nécessite pas l’annonce d’une panne

Offline24 peut être utilisé lorsque l’entreprise ne dispose pas d’une connexion active à KSeF, par exemple en raison d’un problème d’accès à Internet, d’un travail en mobilité ou d’une brève indisponibilité de son propre logiciel. Selon les réponses officielles du Ministère des Finances, le contribuable n’a pas à présenter de preuve supplémentaire de l’absence d’accès à Internet. Ce mode peut également être utilisé même en l’absence d’une telle contrainte.

Cela ne permet toutefois pas de reporter librement l’envoi. Le document doit être conforme au modèle en vigueur de facture structurée, puis transmis à KSeF sans délai, au plus tard le jour ouvrable suivant son émission.

Si la facture est émise un vendredi, le délai est en principe reporté au jour ouvrable suivant. En pratique, le logiciel doit le calculer en tenant compte des week-ends et des jours fériés. Il ne faut pas se fier uniquement à un rappel manuel du comptable.

Indisponibilité de KSeF

L’indisponibilité désigne une période pendant laquelle KSeF ne fonctionne pas, par exemple en raison de travaux de maintenance planifiés et annoncés par le Ministère des Finances. Pendant ce temps, l’entreprise peut continuer à émettre des documents en dehors du système et les transmettre ultérieurement.

Le délai ne se calcule pas à partir de la date d’émission de chaque facture, mais à compter de la fin de la période d’indisponibilité annoncée. La facture doit être envoyée au plus tard le jour ouvrable suivant le jour où l’indisponibilité a pris fin.

La procédure interne de l’entreprise doit consigner la source de l’annonce, l’heure de début et de fin de l’indisponibilité ainsi que la liste des factures émises pendant cette période. Ces informations permettent de reconstituer la raison pour laquelle le document n’a pas été transmis en ligne et de calculer correctement le délai.

Panne annoncée par le Ministère des Finances

Le mode de secours s’applique à une panne de KSeF annoncée par les canaux prévus, notamment dans le BIP du Ministère des Finances — son Bulletin d’information publique — et dans le logiciel d’interface. Il ne faut pas l’assimiler à une panne de l’ordinateur portable, du routeur ou du logiciel de l’entrepreneur. Les problèmes du côté de l’entreprise conduisent généralement à utiliser offline24, et non le délai de secours de sept jours.

Après la fin de la panne annoncée, les factures émises dans ce mode doivent être transmises à KSeF dans les 7 jours ouvrables. Ce délai plus long ne doit pas servir de prétexte pour reporter l’ensemble des envois au dernier moment. Une fois le système rétabli, des files d’attente, des erreurs de validation ou la nécessité de corriger un fichier peuvent survenir.

Une bonne solution consiste à procéder à des envois par étapes et à contrôler quotidiennement les statuts. Le simple message « envoyé » affiché par le logiciel ne prouve pas que le document a été accepté. Après un traitement réussi, il faut conserver le numéro KSeF et l’UPO.

Deux codes QR avant l’envoi de la facture

La règle des deux codes dépend du mode et du type d’acheteur. En mode offline24 et pendant une indisponibilité, avant sa transmission, la facture peut être mise à la disposition, en dehors de KSeF, des acheteurs visés à l’art. 106gb, paragraphe 4, de la loi sur la VAT, notamment une entité étrangère, un consommateur ou un acheteur sans NIP. Cette visualisation comporte deux codes QR. Avant l’attribution du numéro KSeF, un contribuable polonais doté d’un NIP peut recevoir une confirmation de l’opération ; en principe, il reçoit la facture proprement dite par l’intermédiaire de KSeF.

Pendant une panne ordinaire de KSeF officiellement annoncée, la facture est mise à disposition hors du système et comporte deux codes QR. Cette règle ne s’applique pas à une panne totale, durant laquelle aucun code QR n’est apposé.

Le premier porte la mention OFFLINE. Il sert à vérifier les données de la facture et à donner accès au document. Le second porte la mention CERTYFIKAT et permet de confirmer l’identité de l’émetteur.

Deux codes sont nécessaires parce que la facture n’a pas encore de numéro KSeF. Le destinataire doit pouvoir vérifier à la fois les données du document et l’identité de l’entité qui l’a émis.

Date d’émission et de réception

En mode offline24, pendant une indisponibilité ou une panne ordinaire, la date d’émission est celle indiquée par le vendeur dans le champ P_1. La date de réception dépend en revanche du mode et du statut de l’acheteur.

En mode offline24 et pendant une indisponibilité, un contribuable polonais doté d’un NIP reçoit la facture le jour où son numéro KSeF lui est attribué. Un acheteur visé à l’art. 106gb, paragraphe 4, la reçoit le jour de sa remise effective hors du système. Pendant une panne ordinaire, il faut tenir compte des règles particulières qui mettent en regard la remise effective et la date d’attribution du numéro KSeF. En cas de panne totale, la date de réception est le jour où le document est effectivement reçu.

Après la transmission de la facture à KSeF et l’attribution d’un numéro, la situation change. Un seul code QR lié au numéro KSeF suffit sur la visualisation utilisée en dehors du système. Le second code confirmant l’émetteur n’est plus nécessaire, puisque le document a été accepté par le système.

Certificat KSeF de type 2

Pour générer le second code QR portant la mention CERTYFIKAT, il faut avoir préalablement téléchargé un certificat KSeF de type 2, destiné à l’émission de factures dans les modes spéciaux et à la confirmation de l’identité de l’émetteur.

Il ne faut pas attendre la perte de connexion pour obtenir le certificat. L’entreprise doit l’acquérir à l’avance, vérifier sa validité et tester la génération d’une visualisation correcte. Elle doit aussi définir qui conserve le certificat et comment il est protégé contre une utilisation non autorisée.

C’est particulièrement important pour les cabinets comptables et les entreprises disposant de nombreux postes de vente. Les autorisations permettant d’agir au nom du contribuable et l’utilisation technique du certificat doivent correspondre au modèle d’accès retenu. Nous apportons davantage de précisions dans l’article Autorisations KSeF pour un comptable et un cabinet comptable.

Informations à consigner lors de l’émission d’une facture hors ligne

Chaque document doit laisser une trace opérationnelle claire. Il est utile de conserver :

• le numéro interne de la facture et sa date d’émission,
• le mode utilisé,
• la date et l’heure de création du fichier,
• la version de la structure logique,
• l’information sur la remise de la visualisation à l’acheteur,
• les mentions et codes QR utilisés,
• le délai d’envoi calculé pour le mode concerné,
• le statut de l’envoi, le numéro KSeF et l’UPO après acceptation.

Si KSeF rejette le fichier pour des raisons techniques, il ne suffit pas de considérer que la tentative d’envoi a permis de respecter le délai. Il faut identifier l’erreur, corriger le document conformément aux règles applicables au cas concerné et renouveler l’envoi. Le contrôle doit donc être effectué avant l’expiration du délai et non après.

Procédure de secours pour une petite entreprise

Une instruction simple peut comporter plusieurs étapes. Le salarié vérifie d’abord si le problème concerne l’accès local à Internet ou le logiciel, une indisponibilité, une panne ordinaire ou une panne totale annoncée par le Ministre des Finances. Il choisit ensuite le mode approprié. En mode offline24, pendant une indisponibilité ou une panne ordinaire, il crée une facture conforme à FA(3) ; en cas de panne totale, il applique les règles distinctes prévues à cet effet.

Si, pour le mode et l’acheteur concernés, la facture est mise à disposition hors de KSeF avant sa transmission, le logiciel génère les deux codes QR requis à l’aide d’un certificat de type 2 valide. Dans les autres cas, une confirmation de l’opération peut être remise au contribuable polonais doté d’un NIP. La facture rejoint la file d’envoi avec un délai précis. Les documents émis pendant une panne totale ne sont pas ajoutés à cette file, car ils ne sont pas transmis ultérieurement à KSeF.

Il est également utile de prévoir un remplacement. Même si la seule personne disposant d’un accès est absente, l’entreprise doit respecter le délai. Les autorisations et certificats doivent être préparés de manière à garantir la continuité sans partager la signature privée de l’entrepreneur.

Erreurs les plus fréquentes

La première erreur consiste à appliquer le délai de sept jours ouvrables à chaque interruption technique. Ce délai concerne une panne annoncée, et non une simple absence d’accès à Internet dans l’entreprise. La deuxième consiste à calculer le délai d’indisponibilité à partir de la date de la facture plutôt qu’à compter de la fin de l’indisponibilité.

Une autre erreur consiste à appliquer mécaniquement la même règle relative aux codes QR à tous les destinataires et à tous les modes. Les deux codes ne sont utilisés que dans les cas prévus pour la mise à disposition d’une facture hors de KSeF ; la confirmation de l’opération et la panne totale obéissent à d’autres règles. Il est également risqué de n’obtenir le certificat de type 2 qu’au moment du problème ou de considérer qu’une tentative d’envoi équivaut à l’acceptation de la facture.

Une bonne procédure distingue les types d’événements, calcule automatiquement les délais et impose le contrôle de l’UPO. Les modes spéciaux assurent ainsi la continuité des ventes au lieu de créer une file de documents en attente et sans confirmation.

Sources

• Questions et réponses KSeF 2.0 — Modes hors ligne et codes QR
• Fichiers à télécharger KSeF 2.0 — manuels et supports de formation
• KSeF — portail officiel et annonces
• Ministère des Finances — mode offline24
• Ministère des Finances — indisponibilité de KSeF
• Ministère des Finances — mode de secours
• Ministère des Finances — panne totale