Erreur KSeF 440 : trois champs identifient un doublon

L’erreur 440, « Duplikat faktury », concerne un fichier XML envoyé à KSeF. Ce n’est pas une instruction pour repartager un PDF perdu.

Comparez trois champs

Le manuel du ministère polonais des Finances indique exactement trois données :

• le NIP du vendeur — champ NIP dans Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne ;
• le numéro propre de la facture attribué par le contribuable — champ P_2 ;
• le type de facture — champ RodzajFaktury.

Lorsque les trois valeurs sont identiques à celles d’une facture déjà présente dans KSeF, le XML envoyé est rejeté avec l’erreur 440, « Duplikat faktury ». Il ne s’agit pas d’une simple ressemblance du contenu.

Le numéro propre n’est pas le numéro KSeF

P_2 contient le numéro attribué par le contribuable, et non l’identifiant attribué par le système. Le numéro KSeF identifie la facture dans le système ; il est généré automatiquement et renvoyé dans l’accusé officiel de réception (UPO).

Le manuel décrit une vérification de l’unicité sur les dix années précédentes. Il s’agit du fonctionnement du mécanisme KSeF, et non d’une indication concernant les traitements fiscaux.

Vérifiez l’acceptation précédente

La liste suivante constitue un conseil facultatif d’organisation, et non une obligation légale :

1. Rapprochez le XML rejeté d’une facture précédente susceptible de présenter les mêmes données.
2. Comparez séparément le NIP du vendeur dans Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne, P_2 et RodzajFaktury.
3. Vérifiez le résultat de l’envoi précédent ainsi que l’UPO et le numéro KSeF disponibles. Le seul numéro propre de la facture ne constitue pas une confirmation de son acceptation.
4. Conservez le résultat de la comparaison avec le message de rejet pour clarifier les divergences.

Ne changez pas le numéro, l’identité du vendeur ou le type de facture dans le seul but de contourner la protection contre les doublons.

FAQ

Un seul champ identique suffit-il ?

La condition de rejet décrite exige des valeurs identiques dans les trois champs indiqués, par rapport à une facture déjà présente dans KSeF.

P_2 est-il l’identifiant KSeF ?

Non. C’est le numéro de facture attribué par le contribuable. Le numéro KSeF est attribué par le système.

Renvoyer un PDF perdu correspond-il à l’erreur 440 ?

La description de l’erreur 440 concerne le rejet d’un XML envoyé au système. Distinguez cette situation d’une demande de renvoi du PDF d’une facture existante : la description du mécanisme ne fixe pas les règles de ce partage.

Le rejet d’un XML comme doublon entraîne-t-il le rejet de toute l’archive ZIP ?

Non. L’envoi par lot n’est pas atomique : chaque fichier XML est traité indépendamment et les erreurs concernent les fichiers en cause, pas l’ensemble de l’envoi. Le rejet d’un XML comme doublon n’entraîne donc pas le rejet de toute l’archive ZIP. Les autres fichiers XML valides reçoivent un numéro KSeF après leur vérification.

Les motifs de rejet de chaque document sont obtenus en interrogeant KSeF sur les documents XML rejetés dans la session concernée. La liste des fichiers XML erronés est renvoyée après la vérification de tous les documents transmis.

Source : ministère polonais des Finances, manuel KSeF 2.0, partie II, section 3.3.2, page 69.

Source

Ministère polonais des Finances : manuel KSeF 2.0, partie II, sections 3.4 et 4.1, pages 69–70.

Prochaine étape

Avant un nouvel envoi, il peut être utile de rassembler les résultats de la comparaison des trois champs et de la vérification de l’acceptation précédente. L’objectif est de comprendre le message, non de contourner la protection.