Achats d’un salarié dans KSeF : l’employeur reste l’acheteur
Trois exemples d’identification des dépenses d’un salarié dans la FA(3) polonaise, sans IDWew ni adresse obligatoires.
Quand un salarié achète au nom de l’employeur, l’employeur reste l’acheteur réel. Son NIP doit figurer dans Podmiot2. Identifier le salarié aide à attribuer la dépense sans remplacer les données de l’entreprise.
Trois possibilités
Le manuel du ministère propose des exemples : données du salarié et IDWew dans Podmiot3 ; données et rôle du salarié dans Podmiot3 sans IDWew ; ou informations supplémentaires sur le salarié et la dépense dans DodatkowyOpis. Ce sont des options d’organisation, pas un processus imposé à tous. Source : manuel §2.15.
Ce qui est facultatif
IDWew n’est pas obligatoire. L’adresse du salarié dans Podmiot3 ne l’est pas non plus. Ne transformez pas chaque donnée d’un tableau d’exemple en exigence interne. Le contribuable adapte l’identification des dépenses et l’accès aux factures à ses besoins et possibilités.
Avec IDWew, l’employeur peut accorder les droits appropriés d’accès aux factures concernant le salarié. Son identification seule ne remplace pas l’attribution des droits.
Un point de départ simple
Convenez d’une méthode prise en charge par le logiciel et communiquez aux salariés le NIP de l’employeur et la référence convenue. C’est une recommandation d’organisation. L’article ne détermine pas les remboursements, déplacements professionnels, charges fiscales ou déductions de TVA.
FAQ
Le NIP du salarié remplace-t-il celui de l’employeur ?
Non. Pour un achat au nom de l’employeur, son NIP reste dans Podmiot2 ; les données du salarié ont une fonction supplémentaire.
Faut-il utiliser IDWew ?
Non. Le manuel présente aussi Podmiot3 sans cet identifiant et DodatkowyOpis.
L’adresse du salarié est-elle obligatoire ?
Non. Elle peut figurer dans Podmiot3, mais le manuel précise son caractère facultatif.
Source et limites
Manuel KSeF 2.0, partie II, édition d’août, vérifié le 7 octobre 2026 ; état juridique de couverture : 1er février 2026. Contexte polonais ; sans instructions de génération d’IDWew, d’attribution des droits ou de collecte du PESEL.