Factures XML ou EDI : quand transmettre le code KSeF séparément

Si le format de données structurées empêche de placer le code de vérification directement sur la facture, le lien ou code approprié peut être transmis séparément — avec la facture et la bonne mention. Cela ne supprime pas la transmission du code.

Condition : le format empêche le marquage

Le manuel du ministère décrit l’EDI, où les entreprises échangent des documents dans un format convenu, tel que XML, sans nécessairement les visualiser. La limitation réelle du format compte. La seule difficulté à modifier un PDF ne justifie pas cette alternative. Source : manuel §5.4.4.

Avec la facture et la bonne mention

Des liens ou codes graphiques distincts peuvent être joints. Il doit s’agir des codes appropriés de vérification de la facture, pas de liens quelconques vers le portail du vendeur. Conservez les mentions selon le cas : numéro KSeF, OFFLINE ou CERTYFIKAT.

Pour une facture ONLINE utilisée ou transmise hors KSeF selon les règles décrites, KOD I porte son numéro KSeF. Avant l’envoi d’une facture OFFLINE à KSeF, dans les cas de transmission externe décrits en §5.4.1–2, KOD I porte OFFLINE et KOD II CERTYFIKAT. Ne choisissez pas la mention d’après la seule extension du fichier.

FAQ

L’exception concerne-t-elle tous les PDF ?

Non. Elle exige un format de données structurées qui empêche de placer directement le code ou lien sur la facture.

Le lien distinct accompagne-t-il la facture ?

Oui. L’alternative transmet le marquage séparément avec la facture, sans priver le destinataire du code ou lien approprié.

Peut-on omettre OFFLINE ou CERTYFIKAT ?

Non, lorsque la mention est requise dans ce cas. La transmission distincte ne supprime pas la bonne mention.

Source et limites

Manuel KSeF 2.0, partie II, §5.4.1–4, édition d’août, vérifié le 7 octobre 2026 ; état juridique de couverture : 1er février 2026. Contexte polonais ; sans génération des codes, délais d’envoi ultérieur ou guide complet offline.