Contrat de travail : confirmation écrite avant l’admission au travail

Si le contrat de travail n’a pas été conclu par écrit, l’employeur doit confirmer par écrit au salarié, avant de l’admettre au travail, les éléments convenus concernant les parties au contrat, le type de contrat et ses conditions. C’est ainsi que l’Inspection nationale du travail polonaise (PIP) décrit la portée et le moment de cette confirmation.

Ce guide porte sur l’obligation de consigner les éléments convenus. Il ne vise ni à évaluer la validité d’un contrat particulier ni à déterminer si une relation de travail existe dans une situation donnée.

Ce que couvre la confirmation des éléments convenus

La portée indiquée par la PIP comprend trois domaines :

• les parties au contrat ;
• le type de contrat ;
• les conditions du contrat.

Il ne suffit donc pas d’indiquer qu’une personne doit commencer à travailler. La confirmation doit couvrir ces éléments convenus et être remise avant l’admission au travail.

Données et conditions essentielles du contrat

Selon la PIP, le contrat de travail doit préciser :

• les parties au contrat ;
• l’adresse du siège de l’employeur ou, si l’employeur est une personne physique et ne possède pas de siège, son adresse de résidence ;
• le type de contrat ;
• la date de conclusion du contrat ;
• les conditions de travail et de rémunération, notamment celles énumérées ci-dessous.

Les conditions essentielles de travail et de rémunération comprennent :

• la nature du travail ;
• le lieu ou les lieux d’exécution du travail ;
• la rémunération correspondant à la nature du travail, avec indication de ses composantes ;
• la durée du travail ;
• la date de début du travail.

Cette présentation couvre les éléments essentiels communs, et non une liste exhaustive pour chaque type de contrat. Les éléments spécifiques aux contrats à l’essai et à durée déterminée, ainsi que les règles relatives à leur durée, restent en dehors du champ de ce guide.

Comparaison facultative des éléments convenus avec le document

À titre d’aide organisationnelle, nous proposons de comparer les éléments convenus avec le contenu du document. Il est possible de parcourir successivement les questions suivantes :

• Les données des parties et l’adresse de l’employeur correspondent-elles aux éléments convenus ?
• Le type de contrat et sa date de conclusion ont-ils été consignés conformément aux éléments convenus ?
• La description du travail et son lieu ou ses lieux d’exécution correspondent-ils aux éléments convenus ?
• La rémunération convenue et ses composantes ont-elles été consignées ?
• La durée du travail et la date de début correspondent-elles aux éléments convenus ?

Il s’agit d’une recommandation organisationnelle facultative, et non d’un formulaire officiel, d’un modèle de contrat ou d’une liste complète des obligations de l’employeur. Elle ne remplace pas l’obligation de confirmer par écrit les éléments convenus lorsque le contrat n’a pas été conclu par écrit.

Ne pas confondre la confirmation avec l’information sur les conditions d’emploi

Il faut distinguer la confirmation écrite des éléments convenus avant l’admission au travail de l’information distincte sur les conditions d’emploi. Pour cette information, le guide de la PIP indique des délais de 7 et de 30 jours au plus à compter du jour où le salarié est admis au travail, selon les informations concernées.

Le délai de 30 jours concerne les informations précisées dans la source sur les institutions et la protection liées à la sécurité sociale ; la source prévoit une exception lorsque le salarié choisit l’institution de sécurité sociale. Le contenu détaillé de ces informations distinctes n’est pas abordé ici.

Les délais de 7 et de 30 jours ne sont pas les délais applicables à la confirmation des éléments convenus du contrat. Si le contrat n’a pas été conclu par écrit, les éléments convenus concernant les parties, le type de contrat et ses conditions doivent être confirmés avant l’admission du salarié au travail.