Diaria estera nella JDG nel 2026 — trasferta, pernottamento e VAT — in Polonia

L’imprenditore può imputare ai costi le spese connesse a una trasferta aziendale estera, se hanno un collegamento con l’ottenimento, la conservazione o la tutela del ricavo. Occorre però distinguere due meccanismi:

• la diaria dell’imprenditore — fino al limite proprio del lavoratore,
• le spese effettivamente sostenute, come trasporto e pernottamento — sulla base dei documenti e tenendo conto delle limitazioni fiscali.

Nel regime polacco ryczałt queste spese non riducono i ricavi imponibili.

Cosa copre la diaria

La diaria copre i maggiori costi di vitto e altre piccole spese durante il viaggio. L’imprenditore non se la corrisponde da solo come a un lavoratore. Determina invece l’importo che può imputare ai costi — non superiore alla diaria spettante al lavoratore del settore pubblico.

L’importo dipende dal paese di destinazione del viaggio. Esempi di diarie piene:

• Germania: 49 EUR,
• Francia: 55 EUR,
• Repubblica Ceca: 41 EUR,
• Paesi Bassi: 50 EUR,
• Regno Unito: 45 GBP,
• Stati Uniti: 59 USD.

Prima di contabilizzare, verifica l’allegato in vigore al regolamento. L’importo dipende dal paese di destinazione e non dalla valuta della fattura o dal paese di scalo.

Come calcolare la durata del viaggio estero

Per ogni periodo completo di 24 ore spetta la diaria piena. Per una giornata incompleta:

• fino a 8 ore — 1/3 della diaria,
• da oltre 8 fino a 12 ore — 1/2 della diaria,
• oltre 12 ore — diaria piena.

Il momento di inizio e di fine della parte estera dipende dal mezzo di trasporto. Si determina diversamente per il viaggio in auto e diversamente per il volo o il viaggio in nave.

Esempio: la parte estera del viaggio in Germania dura due giornate piene e altre cinque ore. Il limite della diaria è 2 e 1/3 × 49 EUR, cioè 114,33 EUR.

Pasti gratuiti e limite della diaria dell’imprenditore

Il regolamento sulle trasferte prevede espressamente le riduzioni per i pasti forniti ai lavoratori dipendenti nel § 14: colazione 15%, pranzo 30%, cena 30% della diaria (con vitto completo gratuito, la diaria scende al 25%). Le norme PIT limitano i costi deducibili dell’imprenditore alla diaria che spetterebbe a un lavoratore dipendente per la stessa trasferta. Nelle fonti esaminate non abbiamo individuato un’interpretazione ufficiale riferita direttamente all’applicazione di queste riduzioni al limite dell’imprenditore — quindi l’approccio prudente e conservativo è ridurre il limite come per un lavoratore dipendente: se sono stati forniti pasti — compresa la colazione inclusa nel prezzo dell’hotel —, riduci il limite del 15% per la colazione, del 30% per il pranzo e del 30% per la cena. La riduzione si applica dal momento in cui il pasto viene fornito, indipendentemente dal fatto che sia stato consumato. Questo approccio non assicura tutela fiscale — è una ragionevole cautela che aiuta a non superare il limite previsto per il lavoratore dipendente.

Nota: le spese per il vitto personale dell’imprenditore (fatture di ristoranti o per alimenti) non sono un costo deducibile separato — il costo si contabilizza in modo forfettario attraverso la diaria.

Hotel e pernottamento

La fattura dell’hotel connesso alla trasferta aziendale può essere un costo fiscale. Per l’imprenditore la base è la spesa effettivamente sostenuta, ragionevole e documentata, e non automaticamente il limite di pernottamento del lavoratore.

Non si devono confondere:

• il limite alberghiero del regolamento sulle competenze dei lavoratori,
• il forfait per il pernottamento del lavoratore senza fattura,
• il costo del pernottamento dell’imprenditore stesso.

L’imprenditore dovrebbe documentare il proprio pernottamento con una fattura o altro documento che soddisfi i requisiti fiscali. Non presumere che, in mancanza di documento, si possa registrare automaticamente il forfait di pernottamento del lavoratore.

Trasporto e altre spese

Possono essere costo, tra l’altro:

• il biglietto aereo, ferroviario o dell’autobus,
• il trasferimento in taxi o con un trasporto prenotato tramite app,
• i pedaggi e i parcheggi,
• il noleggio dell’auto,
• il pernottamento,
• le quote di partecipazione a fiere o a un incontro.

La spesa deve essere connessa all’attività e adeguatamente documentata.

L’auto nella trasferta estera

Il modo di contabilizzare il carburante e le altre spese dell’auto dipende dallo status del veicolo:

Le regole seguenti riguardano i costi di utilizzo delle autovetture.

• auto aziendale usata anche privatamente — di norma 75% della spesa nei costi PIT,
• auto aziendale usata esclusivamente nell’attività — possibile il 100%, se sono soddisfatte le condizioni dell’uso esclusivo,
• auto privata dell’imprenditore non conferita in azienda — di norma 20% della spesa nei costi PIT.

Non è vero che ogni «auto privata» dia il 75% del costo.

VAT estera

La VAT esposta su una fattura di un altro paese non è imposta polacca a monte. Non la detrai direttamente nel JPK_V7 polacco.

Ciò riguarda ad esempio l’hotel estero, il taxi locale o il carburante acquistato all’estero. In casi determinati l’imprenditore può chiedere il rimborso della VAT estera nella procedura VAT-REF oppure nella procedura appropriata di un paese extra UE.

L’hotel estero non è un’importazione di servizi polacca contabilizzata con il meccanismo del reverse charge. Un servizio connesso a un immobile è di norma tassato nel paese in cui si trova l’hotel.

VAT sui biglietti

Non ogni biglietto aereo ha automaticamente la VAT allo 0%. La tassazione dipende, tra l’altro, dal tipo e dalla tratta del trasporto nonché da chi ha emesso il documento.

Per la contabilizzazione usa i dati della fattura o del biglietto che costituisce fattura. Non aggiungere da solo l’aliquota dello 0% se il documento non la espone.

Conversione della valuta ai fini PIT

Il costo espresso in valuta estera si converte di norma secondo il cambio medio della NBP dell’ultimo giorno lavorativo precedente il giorno in cui il costo è sostenuto. Il giorno in cui il costo è sostenuto dipende dal modo di tenuta dei conti e dal tipo di documento — non è automaticamente il giorno del pagamento.

La diaria si converte in złoty secondo le regole proprie dei costi dell’imprenditore. Nella documentazione annota la durata del viaggio, il paese di destinazione, l’importo e il cambio utilizzato.

Ryczałt sui ricavi registrati

Nel regime ryczałt non contabilizzi i costi deducibili. Hotel, trasporto, carburante e diaria dell’imprenditore non riducono la base del ryczałt.

Ciò non significa che «la diaria sia un rimborso che non costituisce ricavo». L’imprenditore non si corrisponde un rimborso da solo. Semplicemente, nel regime ryczałt non beneficia della contabilizzazione a costo della diaria.

Documentazione del viaggio

Conviene conservare:

• lo scopo e il collegamento del viaggio con l’attività,
• la data e l’ora di inizio e di fine,
• il paese di destinazione,
• l’informazione sui pasti forniti,
• fatture, biglietti e conferme di pagamento,
• il calcolo della diaria e del cambio,
• la prova dell’incontro, dell’evento o di altro scopo aziendale, se il collegamento con il ricavo non risulta direttamente dai documenti.

Errori più frequenti

Diaria per ogni giornata iniziata

La giornata incompleta si contabilizza come 1/3, 1/2 oppure diaria piena a seconda del numero di ore.

Mancata riduzione per la colazione

È più prudente ridurre il limite per i pasti forniti (15/30/30%) — compresa la colazione inclusa nel prezzo dell’hotel; è una prassi cautelativa, non un’interpretazione definitiva.

Forfait alberghiero del lavoratore senza documento

Le regole sulle competenze del lavoratore non possono essere trasferite automaticamente al costo di pernottamento dell’imprenditore.

Reverse charge polacco sull’hotel estero

È un errore. La VAT estera non diventa VAT polacca a monte né importazione di servizi solo perché il cliente svolge una JDG polacca.

Cambio del giorno del pagamento

Ai fini PIT si applica di norma il cambio del giorno lavorativo precedente il giorno in cui il costo è sostenuto, e non automaticamente il cambio del giorno del bonifico.

FAQ

L’imprenditore può contabilizzare la diaria?

Sì, se il viaggio ha un collegamento con l’attività. Il costo è limitato all’importo della diaria del lavoratore propria del paese e della durata del viaggio.

La fattura dell’hotel ha un limite di costo di legge?

Qui non opera automaticamente il limite di pernottamento previsto per il lavoratore. La spesa deve essere effettiva, ragionevole, connessa all’attività e documentata.

Nel regime ryczałt la diaria riduce l’imposta?

No. Il ryczałt si calcola sui ricavi e non tiene conto dei costi di viaggio.

La VAT estera si può recuperare?

In alcuni casi sì, tra l’altro tramite VAT-REF nell’UE. Dipende dal paese, dal tipo di spesa e dal collegamento degli acquisti con operazioni che danno diritto alla detrazione.

Quando inizia e finisce la parte estera di un viaggio in aereo o in auto?

In aereo, si conta dal decollo dall’ultimo aeroporto polacco all’atterraggio nel primo aeroporto polacco al ritorno. Via terra, contano gli orari di attraversamento della frontiera all’andata e al ritorno. Il tragitto da casa a un aeroporto polacco non prolunga la parte estera del viaggio.

Fonti

• Regolamento sulle trasferte — testo consolidato, paragrafi 12–14
• PIT — art. 11a(2), 23(1)(52)
• VAT — art. 28e, 89(1h–1k)
• 2023/2190 — PDF
• Regolamento sulle competenze per le trasferte di lavoro — ISAP
• Biznes.gov.pl — trasferta di lavoro dell’imprenditore
• Podatki.gov.pl — rimborso della VAT pagata in un altro paese UE

Hai bisogno di aiuto con la contabilizzazione dei viaggi?

Tengo la contabilità di JDG con spese estere — a partire da 49 zł + VAT al mese.

Rispondi a [email protected] oppure dai un’occhiata a Oxyok.

Attenzione: Il viaggio deve avere un collegamento reale con l’attività. Le spese private e turistiche non diventano un costo per il solo fatto di emettere la fattura all’azienda.