Diaria estera nella JDG nel 2026 — trasferta, pernottamento e VAT — in Polonia

L’imprenditore può imputare ai costi le spese connesse a una trasferta aziendale estera, se hanno un collegamento con l’ottenimento, la conservazione o la tutela del ricavo. Occorre però distinguere due meccanismi:

• la diaria dell’imprenditore — fino al limite proprio del lavoratore,
• le spese effettivamente sostenute, come trasporto e pernottamento — sulla base dei documenti e tenendo conto delle limitazioni fiscali.

Nel forfait queste spese non riducono il ricavo tassato con il forfait.

Cosa copre la diaria

La diaria copre i maggiori costi di vitto e altre piccole spese durante il viaggio. L’imprenditore non se la corrisponde da solo come a un lavoratore. Determina invece l’importo che può imputare ai costi — non superiore alla diaria spettante al lavoratore del settore pubblico.

L’importo dipende dal paese di destinazione del viaggio. Esempi di diarie piene:

• Germania: 49 EUR,
• Francia: 55 EUR,
• Repubblica Ceca: 41 EUR,
• Paesi Bassi: 50 EUR,
• Regno Unito: 45 GBP,
• Stati Uniti: 59 USD.

Prima di contabilizzare, verifica l’allegato in vigore al regolamento. L’importo dipende dal paese di destinazione e non dalla valuta della fattura o dal paese di scalo.

Come calcolare la durata del viaggio estero

Per ogni giornata piena spetta la diaria piena. Per una giornata incompleta:

• fino a 8 ore — 1/3 della diaria,
• da oltre 8 fino a 12 ore — 1/2 della diaria,
• oltre 12 ore — diaria piena.

Il momento di inizio e di fine della parte estera dipende dal mezzo di trasporto. Si determina diversamente per il viaggio in auto e diversamente per il volo o il viaggio in nave.

Esempio: la parte estera del viaggio in Germania dura due giornate piene e altre cinque ore. Il limite della diaria è 2 e 1/3 × 49 EUR, cioè 114,33 EUR.

I pasti gratuiti riducono la diaria

Se l’imprenditore ha ricevuto il vitto, la diaria si riduce secondo le regole valide per i lavoratori:

• colazione — 15% della diaria,
• pranzo — 30%,
• cena — 30%.

La «colazione inclusa nel prezzo dell’hotel» non è indifferente — dovrebbe ridurre la diaria se è stata effettivamente fornita.

Hotel e pernottamento

La fattura dell’hotel connesso alla trasferta aziendale può essere un costo fiscale. Per l’imprenditore la base è la spesa effettivamente sostenuta, ragionevole e documentata, e non automaticamente il limite di pernottamento del lavoratore.

Non si devono confondere:

• il limite alberghiero del regolamento sulle competenze dei lavoratori,
• il forfait per il pernottamento del lavoratore senza fattura,
• il costo del pernottamento dell’imprenditore stesso.

L’imprenditore dovrebbe documentare il proprio pernottamento con una fattura o altro documento che soddisfi i requisiti fiscali. Non presumere che, in mancanza di documento, si possa registrare automaticamente il forfait di pernottamento del lavoratore.

Trasporto e altre spese

Possono essere costo, tra l’altro:

• il biglietto aereo, ferroviario o dell’autobus,
• il trasferimento in taxi o con un trasporto prenotato tramite app,
• i pedaggi e i parcheggi,
• il noleggio dell’auto,
• il pernottamento,
• le quote di partecipazione a fiere o a un incontro.

La spesa deve essere connessa all’attività e adeguatamente documentata.

L’auto nella trasferta estera

Il modo di contabilizzare il carburante e le altre spese dell’auto dipende dallo status del veicolo:

• auto aziendale usata anche privatamente — di norma 75% della spesa nei costi PIT,
• auto aziendale usata esclusivamente nell’attività — possibile il 100%, se sono soddisfatte le condizioni dell’uso esclusivo,
• auto privata dell’imprenditore non conferita in azienda — di norma 20% della spesa nei costi PIT.

Non è vero che ogni «auto privata» dia il 75% del costo.

VAT estera

Il VAT esposta su una fattura di un altro paese non è imposta polacca a monte. Non la detrai direttamente nel JPK_V7 polacco.

Ciò riguarda ad esempio l’hotel estero, il taxi locale o il carburante acquistato all’estero. In casi determinati l’imprenditore può chiedere il rimborso delil VAT estera nella procedura VAT-REF oppure nella procedura appropriata di un paese extra UE.

L’hotel estero non è un’importazione di servizi polacca contabilizzata con il meccanismo del reverse charge. Un servizio connesso a un immobile è di norma tassato nel paese in cui si trova l’hotel.

VAT sui biglietti

Non ogni biglietto aereo ha automaticamente il VAT allo 0%. La tassazione dipende, tra l’altro, dal tipo e dalla tratta del trasporto nonché da chi ha emesso il documento.

Per la contabilizzazione usa i dati della fattura o del biglietto che costituisce fattura. Non aggiungere da solo l’aliquota dello 0% se il documento non la espone.

Conversione della valuta ai fini PIT

Il costo espresso in valuta estera si converte di norma secondo il cambio medio della NBP dell’ultimo giorno lavorativo precedente il giorno in cui il costo è sostenuto. Il giorno in cui il costo è sostenuto dipende dal modo di tenuta dei conti e dal tipo di documento — non è automaticamente il giorno del pagamento.

La diaria si converte in złoty secondo le regole proprie dei costi dell’imprenditore. Nella documentazione annota la durata del viaggio, il paese di destinazione, l’importo e il cambio utilizzato.

Forfait sui ricavi registrati

Nel forfait non contabilizzi i costi deducibili. Hotel, trasporto, carburante e diaria dell’imprenditore non riducono la base del forfait.

Ciò non significa che «la diaria sia un rimborso che non costituisce ricavo». L’imprenditore non si corrisponde un rimborso da solo. Semplicemente, nel forfait non beneficia della contabilizzazione a costo della diaria.

Documentazione del viaggio

Conviene conservare:

• lo scopo e il collegamento del viaggio con l’attività,
• la data e l’ora di inizio e di fine,
• il paese di destinazione,
• l’informazione sui pasti forniti,
• fatture, biglietti e conferme di pagamento,
• il calcolo della diaria e del cambio,
• la prova dell’incontro, dell’evento o di altro scopo aziendale, se il collegamento con il ricavo non risulta direttamente dai documenti.

Errori più frequenti

Diaria per ogni giornata iniziata

La giornata incompleta si contabilizza come 1/3, 1/2 oppure diaria piena a seconda del numero di ore.

Mancata riduzione per la colazione

I pasti forniti riducono il limite della diaria.

Forfait alberghiero del lavoratore senza documento

Le regole sulle competenze del lavoratore non possono essere trasferite automaticamente al costo di pernottamento dell’imprenditore.

Reverse charge polacco sull’hotel estero

È un errore. Il VAT estera non diventa VAT polacca a monte né importazione di servizi solo perché il cliente svolge una JDG polacca.

Cambio del giorno del pagamento

Ai fini PIT si applica di norma il cambio del giorno lavorativo precedente il giorno in cui il costo è sostenuto, e non automaticamente il cambio del giorno del bonifico.

FAQ

L’imprenditore può contabilizzare la diaria?

Sì, se il viaggio ha un collegamento con l’attività. Il costo è limitato all’importo della diaria del lavoratore propria del paese e della durata del viaggio.

La fattura dell’hotel ha un limite di costo di legge?

Qui non opera automaticamente il limite di pernottamento previsto per il lavoratore. La spesa deve essere effettiva, ragionevole, connessa all’attività e documentata.

Nel forfait la diaria riduce l’imposta?

No. Il forfait si calcola sul ricavo e non tiene conto dei costi di viaggio.

Il VAT estera si può recuperare?

In alcuni casi sì, tra l’altro tramite VAT-REF nell’UE. Dipende dal paese, dal tipo di spesa e dal collegamento degli acquisti con operazioni che danno diritto alla detrazione.

Fonti

• Regolamento sulle competenze per le trasferte di lavoro — ISAP
• Biznes.gov.pl — trasferta di lavoro dell’imprenditore
• Podatki.gov.pl — rimborso delil VAT pagata in un altro paese UE

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Attenzione: Il viaggio deve avere un collegamento reale con l’attività. Le spese private e turistiche non diventano un costo per il solo fatto di emettere la fattura all’azienda.