Faktura proforma w JDG 2026 — kiedy używać i jak wystawić
Faktura proforma w JDG 2026. Różnice między proformą a fakturą VAT, kiedy wystawiać, wzór, pułapki. Praktyczny przewodnik.
Faktura proforma to dokument, który nie jest prawdziwą fakturą — ale często jest mylona z fakturą VAT. Wiele JDG używa proformy nieprawidłowo, co prowadzi do problemów z księgowością i urządem skarbowym.
W tym przewodniku wyjaśniam, czym jest proforma, kiedy warto ją stosować, i co musi zawierać.
Faktura proforma vs faktura VAT — różnice
Faktura proforma to dokument informacyjny (oferta), który nie księguje się. Faktura VAT to dokument księgowy potwierdzający sprzedaż. Proformę stosuje się przed zapłatą, fakturę VAT — po sprzedaży.
Proforma vs faktura VAT — porównanie
- ✓Klient prosi o dokument przed zaliczką
- ✓Chcesz potwierdzić warunki przed realizacją
- ✓Sprzedaż dla nowego kontrahenta (bezpieczeństwo)
- ▸Dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, nazwa, adres)
- ▸Data wystawienia i termin płatności
- ▸Opis towarów/usług, ilość, cena jednostkowa
- ▸Kwotę brutto z podziałem na stawki VAT
- ▸Numer konta bankowego do przelewu
Ważne: Proforma nie jest dokumentem podatkowym — nie księgujesz jej w KPiR ani nie wykazujesz w JPK. Po otrzymaniu zapłaty wystawiasz fakturę VAT (lub zaliczkową). Proformę przechowujesz jedynie w celach informacyjnych.
Nie jesteś pewien, jaki dokument wystawić?
Sprawdźmy →Informacje na podstawie art. 2 i art. 106a–106i ustawy o VAT (stan na 2026 r.). Proforma nie jest uregulowana jako odrębny dokument w ustawie o VAT. Praktyka rynkowa wskazuje na jej charakter informacyjny. Nie stanowi porady podatkowej.
Czym jest faktura proforma?
Faktura proforma to oferta handlowa, nie dokument księgowy. Informuje klienta o cenie, warunkach i terminie płatności — ale nie jest fakturą VAT, nie księguje się jej w przychodach i nie nalicza od niej VAT.
Kluczowe różnice: proforma vs faktura VAT
- Proforma — oferta, nie generuje przychodu, nie generuje VAT, klient nie może odliczyć VAT
- Faktura VAT — dokument księgowy, generuje przychód i VAT, klient może odliczyć VAT
- Proforma nie ma numeru w serii faktur VAT — ma własną numerację (np. PROFORMA/2026/07/001)
Kiedy używać proformy?
1. Zaliczka przed rozpoczęciem pracy
Wystaw proformę z prośbą o zapłatę zaliczki. Po otrzymaniu wpłaty wystawiasz fakturę zaliczkową.
2. Oferta dla klienta
Proforma jest lepsza niż zwykła oferta, bo wygląda jak faktura i zawiera wszystkie dane księgowe (Twój NIP, dane firmy).
3. Zamówienie zagraniczne
Dla klientów zagranicznych proforma pomaga potwierdzić warunki transakcji przed wystawieniem faktury VAT, zwłaszcza przy transakcjach cross-border.
4. Negocjacje cen
Klient może zapłacić po proformie, ale dopiero po wynegocjowaniu ceny. Wtedy wystawiasz fakturę VAT z ostateczną kwotą.
Co powinna zawierać proforma?
Proforma nie ma wymogów ustawowych (bo nie jest fakturą), ale powinna zawierać:
- Słowo „PROFORMA" widoczne na dokumencie
- Numer proformy (własna numeracja)
- Data wystawienia
- Dane sprzedawcy (nazwa, adres, NIP)
- Dane nabywcy (nazwa, adres, NIP)
- Opis towaru/usługi
- Ilość, cena netto, stawka VAT, kwota VAT, brutto
- Termin płatności
- Numer konta bankowego
- Warunki realizacji (kiedy wykonasz usługę po wpłacie)
Wzór proformy
PROFORMA nr PROFORMA/2026/07/001
Data wystawienia: 26.07.2026
Sprzedawca:
Jan Kowalski JDG
ul. Przykładowa 1, 00-001 Warszawa
NIP: 1234567890
Nabywca:
ABC Sp. z o.o.
ul. Klienta 2, 00-002 Warszawa
NIP: 9876543210
Lp. | Nazwa | Ilość | Netto | VAT | Brutto
1 | Usługa programistyczna | 1 | 5 000,00 zł | 23% | 6 150,00 zł
Razem netto: 5 000,00 zł
VAT: 1 150,00 zł
Razem brutto: 6 150,00 zł
Termin płatności: 7 dni
Konto: 00 0000 0000 0000 0000 0000 0000
Warunki: Realizacja do 14 dni po otrzymaniu wpłaty.
Pułapki
1. Proforma nie jest fakturą kosztową
Klient, który zapłacił po proformie, NIE może zaliczyć tę kwotę do swoich kosztów. Dopiero po otrzymaniu faktury VAT może to zrobić.
2. Nie możesz wystawić dwóch dokumentów
Nie wystawiaj proformy, a potem faktury VAT na tę samą transakcję jako „kopii". Wystaw jedną proformę, a po zapłacie — jedną fakturę VAT.
3. KSeF i proforma
W KSeF (Krajowy System e-Faktur) nie ma miejsca na proformy. KSeF przyjmuje tylko faktury VAT. Proforma pozostaje dokumentem handlowym wysyłanym poza systemem (np. e-mailem lub PDF).
4. Proforma a podatek Belki
Proforma nie generuje przychodu, więc nie wpływa na podatek. Ale uważaj: jeśli klient zapłaci po proformie, a Ty nie wystawisz faktury VAT — urząd może uznać, że przychód i tak powstał (bo dostałeś pieniądze).
5. Termin wystawienia faktury po proformie
Po otrzymaniu zapłaty z proformy masz obowiązek wystawić fakturę VAT (zaliczkową lub końcową):
- Faktura zaliczkowa: do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zaliczki
- Faktura końcowa: do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi
FAQ
Czy mogę wystawić proformę z VAT, a potem fakturę bez VAT?
Nie poleca się. Jeśli proforma zawiera VAT, a faktura nie — to niespójność. Jeśli usługa jest zwolniona z VAT, proforma też powinna być „zw" (bez VAT).
Czy proforma jest obowiązkowa?
Nie. Proforma jest opcjonalna. Możesz od razu wystawić fakturę VAT. Wiele JDG w ogóle nie używa proform.
Czy klient może odliczyć VAT od proformy?
Absolutnie nie. Proforma nie jest fakturą VAT. VAT można odliczyć tylko od faktury VAT (lub faktury zaliczkowej).
Czy proforma musi mieć NIP?
Nie jest wymagane, ale zalecane. Bez NIP klient może nie wiedzieć, że jest to dokument firmowy.
Potrzebujesz pomocy z fakturami?
Księgowość Oxyok — od 49 zł + VAT miesięcznie. Pomożemy Ci ustalić, kiedy wystawiać proformy, faktury zaliczkowe i faktury VAT, oraz upewnić się, że KSeF działa prawidłowo.
Napisz: [email protected]
Zastrzeżenie: Artykuł ma charakter informacyjny — przed podjęciem decyzji skonsultuj się z księgowym.
Masz pytania o księgowość?
Prowadzę księgowość jednoosobowych firm od 49 zł + VAT miesięcznie.
Napisz do mnie