Faktura proforma w JDG 2026: czy to faktura? VAT, przychód i KSeF

Proforma to nie faktura VAT: sama nie tworzy VAT ani przychodu i nie trafia do KSeF. Klient zapłacił? Faktura zaliczkowa do 15. dnia miesiąca po wpłacie.

Proforma jest dokumentem handlowym, a nie fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Może przedstawiać cenę i dane do wpłaty, ale sama nie dokumentuje sprzedaży.

Co robi proforma

Proforma może pełnić rolę:

oferty albo potwierdzenia zamówienia,
wezwania do zapłaty,
informacji o cenie, VAT i warunkach dostawy,
dokumentu pomocniczego w handlu zagranicznym.

Powinna być wyraźnie oznaczona jako „PROFORMA”, aby nie sugerowała, że jest fakturą VAT.

Nie ma ustawowego katalogu jej elementów ani obowiązkowej numeracji. W praktyce warto podać strony, przedmiot, ilość, cenę, warunki płatności i termin ważności.

Proforma nie tworzy automatycznie podatku

Samo wystawienie proformy nie tworzy obowiązku VAT ani przychodu. Jednocześnie błędne jest ogólne zdanie, że każda faktura sama „generuje przychód i VAT” — momenty podatkowe wynikają z wykonania świadczenia, dostawy, otrzymania zapłaty i reguł szczególnych.

Co po wpłacie

Otrzymanie zaliczki może wywołać obowiązek VAT, ale są wyjątki, między innymi dla części transakcji wewnątrzwspólnotowych. Jeżeli faktura zaliczkowa jest wymagana, wystawia się ją w terminie ustawowym.

Dla PIT otrzymana zaliczka nie zawsze jest przychodem. Trzeba odróżnić wpłatę na poczet przyszłego świadczenia od zapłaty definitywnej i sprawdzić zasady właściwe dla transakcji.

Po wykonaniu świadczenia wystawia się fakturę końcową, jeżeli wymagają tego przepisy. Nie każda wpłata po proformie oznacza automatycznie dwa dokumenty: zaliczkowy i końcowy.

KSeF

Proformy nie przesyła się do KSeF, ponieważ nie jest fakturą ustrukturyzowaną. Wysyła się ją poza systemem, na przykład jako PDF.

Późniejsza faktura podlega KSeF tylko wtedy, gdy dana transakcja i wystawca są objęci tym obowiązkiem.

Koszt i odliczenie VAT u klienta

Proforma sama nie daje prawa do odliczenia VAT. Nie jest też wystarczającym dowodem do automatycznego zaksięgowania kosztu. Rozliczenie następuje na podstawie właściwego dokumentu i zdarzenia gospodarczego.

FAQ

Wystawiłem proformę, a klient już zapłacił. Co teraz?

Od otrzymanej kwoty zwykle powstaje obowiązek VAT, jeszcze zanim wydasz towar lub wykonasz usługę. Jeśli sprzedaż jest dokumentowana fakturami, wystaw fakturę zaliczkową — nie później niż 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym przyszła wpłata. Gdy wpłata i wykonanie usługi mieszczą się w tym samym miesiącu, osobna faktura zaliczkowa nie jest wymagana.

Czy z proformy rozliczę VAT albo zaksięguję koszt?

Nie. Proforma nie daje prawa do odliczenia VAT ani nie jest dowodem księgowym. Potrzebna jest faktura (zaliczkowa lub końcowa) albo inny właściwy dokument potwierdzający zdarzenie gospodarcze.

Klient rezygnuje i proszę o zwrot wpłaty po proformie. Jak to rozliczyć?

Zwróconą wpłatę rozliczasz fakturą korygującą do faktury zaliczkowej, jeżeli była wystawiona. W PIT zwrócona zaliczka pomniejsza przychód — tak samo korygujesz podstawę opodatkowania w VAT.

Czy proformę trzeba wystawić w KSeF?

Nie. KSeF obejmuje faktury ustrukturyzowane, a proforma nimi nie jest. Proformę wysyłasz klientowi poza systemem, na przykład mailem jako PDF. Do KSeF trafia dopiero faktura, jeśli dana transakcja i wystawca są objęci obowiązkiem.

Faktura wystawiona przed dostawą — ile mam czasu?

Fakturę wystawiasz nie wcześniej niż 60. dnia przed dostawą albo wykonaniem usługi, a po wykonaniu — nie później niż 15. dnia następnego miesiąca. Proforma tych terminów nie uruchamia, bo nie jest fakturą.

Źródła

Potrzebujesz pomocy z fakturowaniem?

Oxyok prowadzi księgowość polskich JDG — od 49 zł + VAT miesięcznie. Przed wystawieniem dokumentu sprawdzamy, czy wpłata, zaliczka i terminy są dobrze rozliczone.

Napisz do Pawła lub zobacz księgowość JDG.

Materiał ma charakter ogólny. Obowiązek VAT i moment przychodu zależą od rodzaju transakcji, statusu stron i tego, czy świadczenie zostało wykonane.