DI czy BFK w JPK_VAT? Rozróżnienie według odpowiedzi MF

DI czy BFK w JPK_VAT?

Sam brak numeru KSeF nie oznacza automatycznie DI. Nie należy też przypisywać BFK każdej transakcji zagranicznej. Znaczenie mają kategorie dokumentów i warunki wymienione przez Ministerstwo Finansów w odpowiedziach 8 i 9 w FAQ KSeF.

Ten poradnik ogranicza się do tego rozróżnienia. Nie jest pełną instrukcją wypełniania JPK ani poradnikiem wystawiania faktur w trybach offline.

DI — jakie dokumenty wskazuje MF?

MF rozpoczyna odpowiedź od dowodu innego niż faktura, ale w szczegółowym katalogu wymienia również określone faktury. Dlatego nie warto sprowadzać DI wyłącznie do hasła „dokument niebędący fakturą”. Według odpowiedzi 8 MF oznaczenie dotyczy w szczególności:

• Dokumentów nieobjętych oznaczeniami OFF i BFK, np. dowodu wewnętrznego lub zbiorczego dowodu sprzedaży z kas rejestrujących.
• Faktur wystawionych w trybie offline24 — art. 106nda ustawy o VAT — lub w trakcie niedostępności systemu — art. 106nh ust. 1 — które na dzień przesłania ewidencji nie mają numeru identyfikującego fakturę w KSeF.
• Zapisów dotyczących WNT oraz importu usług dokumentowanych dowodem innym niż faktura, oznaczanych w JPK znacznikiem WEW.
• Zapisów dotyczących importu towarów rozliczanego zgodnie z art. 33a ustawy o VAT.
• Zapisów dotyczących dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT.

OFF pojawia się tu wyłącznie jako element źródłowego rozróżnienia; nie omawiamy zasad jego stosowania.

Kiedy po DI należy wskazać numer KSeF?

MF wskazuje szczególną sytuację zmiany oznaczenia. Dotyczy ona faktury, która:

• została wystawiona w trybie offline24 albo w trakcie niedostępności systemu;
• została udostępniona nabywcy inaczej niż przy użyciu KSeF;
• została ujęta w ewidencji z oznaczeniem DI.

Po uzyskaniu numeru KSeF podatnik powinien skorygować zastosowane oznaczenie przez wskazanie tego numeru przy fakturze. Nie jest to ogólna reguła zmiany każdego DI — odnosi się do opisanej sytuacji i jej warunków.

BFK — faktury elektroniczne i papierowe wystawione poza KSeF

Odpowiedź 9 MF dotyczy faktur elektronicznych oraz papierowych wystawionych bez użycia KSeF. Poniżej rozdzielamy pozycje odnoszące się do ewidencji sprzedaży od wymienionych w tej samej odpowiedzi faktur przy określonych transakcjach.

Pozycje wskazane dla ewidencji sprzedaży

MF wskazuje stosowanie BFK do faktur ujętych w ewidencji sprzedaży:

• Wystawionych w trakcie awarii całkowitej KSeF.
• Wystawionych przed 1 lutego 2026 r., które zostały wykazane w JPK_VAT za okres od 1 lutego 2026 r. Oba warunki należy zachować — chodzi nie tylko o datę wystawienia.
• Wystawionych w lutym lub marcu 2026 r. poza KSeF przez podatników, dla których obowiązek KSeF przypada na 1 kwietnia 2026 r.
• Wystawionych w 2026 r. poza KSeF przez podatników, którzy nie mają obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF.
• Wystawionych poza KSeF i wykazywanych w związku z korektą z tytułu tzw. ulgi za złe długi. Jest to wskazanie dotyczące oznaczenia, a nie omówienie prawa do ulgi.

Faktury przy transakcjach wymienionych przez MF

W katalogu BFK MF wymienia również faktury wystawione poza KSeF:

• przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów (WNT) oraz imporcie usług;
• przy imporcie towarów rozliczanym zgodnie z art. 33a ustawy o VAT;
• dla dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT.

Nie należy zastępować tego katalogu uproszczeniem „transakcja zagraniczna = BFK”. W szczególności przy WNT i imporcie usług MF rozróżnia fakturę wystawioną poza KSeF, wskazaną przy BFK, oraz dowód inny niż faktura, oznaczany WEW, wskazany przy DI.

Dobrowolna lista organizacyjna

Jako pomoc w pracy można przygotować krótką listę sprawdzenia:

• Jaki jest rodzaj dowodu: faktura czy inny dokument?
• W jakim trybie i w jakich okolicznościach wystawiono fakturę?
• Czy faktura offline24 lub z okresu niedostępności ma numer KSeF na dzień przesłania ewidencji?
• Która dokładnie pozycja katalogu MF odpowiada dokumentowi, z uwzględnieniem dat i statusu podatnika?
• Czy wystąpiła opisana przez MF sytuacja wymagająca zastąpienia DI numerem KSeF?

To dobrowolna rekomendacja organizacyjna, nie dodatkowy obowiązek wynikający z FAQ ani gwarancja poprawności konkretnego rozliczenia.

Źródło: Ministerstwo Finansów — Najczęstsze pytania KSeF, odpowiedzi 8 i 9.