Faktura XML lub EDI: kiedy kod KSeF można przekazać osobno

Jeżeli ustrukturyzowany format danych uniemożliwia naniesienie kodu weryfikującego bezpośrednio na fakturę, można przekazać odpowiedni link lub kod osobno — razem z fakturą i właściwym oznaczeniem. To nie zwolnienie z przekazania kodu.

Warunek: format uniemożliwia oznaczenie

Podręcznik MF omawia m.in. EDI, gdzie firmy wymieniają dokumenty w ustalonym formacie, np. XML, bez koniecznej wizualizacji. Liczy się rzeczywiste ograniczenie formatu. Sama niewygoda edycji PDF nie uzasadnia tej alternatywy. Źródło: §5.4.4 podręcznika.

Razem z fakturą i z właściwym napisem

Można dołączyć odrębny link lub linki albo znak graficzny lub znaki graficzne. Muszą to być odpowiednie kody weryfikujące fakturę, a nie dowolny link do portalu sprzedawcy. Zachowaj oznaczenia zależne od sytuacji: numer KSeF, OFFLINE lub CERTYFIKAT.

Dla faktury ONLINE używanej poza KSeF lub przekazywanej poza nim zgodnie z opisanymi zasadami KOD I ma numer KSeF. Przed przesłaniem faktury OFFLINE do KSeF, w opisanych w §5.4.1–2 przypadkach jej udostępnienia poza systemem, KOD I oznacza się OFFLINE, a KOD II — CERTYFIKAT. Nie wybieraj napisu na podstawie samego rozszerzenia pliku.

FAQ

Czy wyjątek dotyczy każdego PDF?

Nie. Warunkiem jest format ustrukturyzowanych danych uniemożliwiający bezpośrednie naniesienie kodu lub linku.

Czy odrębny link przekazuje się razem z fakturą?

Tak. Alternatywa dotyczy odrębnego oznaczenia wraz z fakturą, nie pozostawienia odbiorcy bez właściwego kodu lub linku.

Czy można pominąć OFFLINE albo CERTYFIKAT?

Nie, jeśli odpowiednie oznaczenie jest wymagane w danym przypadku. Osobne przekazanie nie usuwa wymogu właściwego napisu.

Źródło i granice

Podręcznik KSeF 2.0, część II, §5.4.1–4, wydanie sierpniowe, sprawdzony 7 października 2026 r.; stan prawny na okładce: 1 lutego 2026 r. Bez instrukcji tworzenia kodów, terminów dosyłania lub pełnego przewodnika offline.