Notatka zakupowa i wydatek bez faktury w JDG w 2026 roku

Kupiłeś drobny sprzęt, zapłaciłeś gotówką i nie dostałeś faktury? Albo dostałeś rachunek, który nie jest fakturą VAT? Od 2026 roku zasady ujęcia takich wydatków w kosztach JDG są precyzyjne: bez odpowiedniego dowodu nie ma kosztu w KPiR. Ale odpowiedni dowód to nie zawsze faktura.

Wyjaśniamy, co stanowi dowód księgowy w KPiR (art. 22 ust. 1 i 6b ustawy o PIT), jak sporządzić notatkę zakupową i kiedy można — a kiedy nie można — zaksięgować wydatek bez faktury.

Co mówi ustawa o PIT

Art. 22 ust. 1 ustawy o PIT (Dz.U. 2026 poz. 592 t.j.) definiuje koszty uzyskania przychodów jako koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 (koszty niemogące stanowić KUP).

Art. 22 ust. 6b stanowi, że dla podatników prowadzących KPiR dniem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu będącego podstawą ujęcia kosztu, z zastrzeżeniem ustawowych wyjątków.

Kluczowe sformułowanie: „innego dowodu". Nie musi to być faktura VAT — ale musi to być dokument spełniający określone wymagania.

Hierarchia dokumentów kosztowych

1. Faktura VAT (najmocniejszy dowód)

Standardowa faktura VAT z datą, numerem, danymi sprzedawcy i nabywcy, opisem towaru/usługi, kwotami netto/VAT/brutto. Stanowi podstawę do odliczenia VAT (dla czynnego podatnika) i ujęcia kosztu w KPiR.

2. Faktura uproszczona / paragon z NIP do 450 zł

Paragon fiskalny z NIP nabywcy do kwoty 450 zł brutto (lub 100 euro) jest traktowany jako faktura uproszczona (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT). Uprawnia do odliczenia VAT i ujęcia w KPiR.

Powyżej 450 zł — potrzebna pełna faktura VAT.

3. Rachunek (nie faktura)

Rachunek wystawia podmiot niebędący podatnikiem VAT (np. osoba fizyczna nieprowadząca działalności). Rachunek nie zawiera VAT i nie uprawnia do odliczenia VAT. Stanowi jednak dowód księgowy w KPiR — pod warunkiem, że spełnia wymagania.

4. Notatka zakupowa (dowód wewnętrzny)

Gdy nie dysponujesz fakturą ani rachunkiem, możesz sporządzić notatkę zakupową — dowód wewnętrzny sporządzony przez podatnika. To ostateczny środek dowodowy, akceptowany przez organy podatkowe przy spełnieniu określonych warunków.

Jak sporządzić notatkę zakupową

Notatka zakupowa musi zawierać:

1. Datę poniesienia wydatku — dzień faktycznego zakupu,
2. Kwotę wydatku — cena zakupu,
3. Przedmiot zakupu — co dokładnie kupiono (nazwa towaru/usługi),
4. Cel związku z działalnością — dlaczego zakup służy działalności (powiązanie z przychodem),
5. Sposób zapłaty — gotówka, przelew, karta,
6. Podpis podatnika — oświadczenie o poniesieniu kosztu.

Przykład notatki

NOTATKA ZAKUPOWA Nr NZ-001/2026

Data wydatku: 15.07.2026
Wystawiający: Jan Kowalski, NIP 1234567890
Przedmiot: Papier do drukarki A4, 5 ryzyk
Kwota: 120 zł (słownie: sto dwadzieścia złotych)
Cel: Materiały biurowe do działalności księgowej
Sposób zapłaty: gotówka
Sklep: sklep papierniczy przy ul. Długiej 5, Warszawa

Podpis przedsiębiorcy: [podpis]

Ograniczenia notatki zakupowej

• Brak VAT do odliczenia — notatka nie jest dokumentem VAT, nie uprawnia do odliczenia VAT,
• Mniejsze znaczenie dowodowe — organy podatkowe traktują notatkę jako dowód uzupełniający; przy kontroli mogą żądać dodatkowego potwierdzenia,
• Rozsądna kwota — notatki zakupowe są wiarygodne przy drobnych wydatkach (do kilkuset złotych). Przy większych kwotach organy podatkowe oczekują faktury lub rachunku.

Co można zaksięgować bez faktury

Wydatki, gdzie faktura nie jest wymagana

Niektóre koszty można udokumentować bez faktury VAT:

• Diety i ryczałty za podróże służbowe — na podstawie rozliczenia wyjazdu (nie faktury od hotelu),
• Amortyzacja — odpis obliczany od wartości początkowej ŚT, nie dokumentowany fakturą co miesiąc,
• Zużycie materiałów — materiały wprowadzone do magazynu fakturą, zużywane bez kolejnych dokumentów,
• Koszty finansowe — prowizje bankowe potwierdzone wyciągiem bankowym,
• Odsetki od kredytu — potwierdzone harmonogramem i wyciągiem.

Więcej o fakturach i ich korektach znajdziesz w osobnym artykule.

Wydatki, gdzie faktura (lub równorzędny dowód) jest wymagana

• Zakup towarów handlowych — faktura lub dokument celny,
• Usługi obce — faktura lub rachunek,
• Paliwo, serwis, naprawy samochodu — faktura lub paragon z NIP do 450 zł,
• Sprzęt i wyposażenie — faktura,
• Najem lokalu — faktura lub umowa najmu.

Pułapki

1. Zwykły paragon bez NIP — nie jest dokumentem księgowym. Trzeba poprosić o paragon z NIP lub fakturę.
2. Notatka zamiast faktury przy dużych wydatkach — organy podatkowe kwestionują notatki przy kwotach powyżej kilkuset złotych. Tam, gdzie możliwa faktura, należy ją otrzymać.
3. Brak opisu celu — notatka zakupowa bez wyjaśnienia związku z działalnością jest nieważna jako dowód księgowy.
4. Data dokumentu a data zapłaty — od 2026 roku (art. 22 ust. 6b) dniem poniesienia kosztu jest data wystawienia dokumentu, nie data zapłaty. Należy pamiętać o tym przy kosztach przełomu roku.
5. Odliczenie VAT od notatki — notatka zakupowa nie jest dokumentem VAT. Nie można odliczyć VAT, nawet jeśli VAT był w cenie.
6. Faktura uproszczona powyżej 450 zł — paragon z NIP powyżej 450 zł nie jest fakturą uproszczoną. Trzeba mieć pełną fakturę.

FAQ

Czy zwykły paragon bez NIP można zaksięgować w KPiR?

Nie. Zwykły paragon bez NIP nie jest dokumentem księgowym. Trzeba poprosić o paragon z NIP (do 450 zł) lub fakturę VAT.

Czy notatkę zakupową można zrobić na każdą kwotę?

Teoretycznie tak, ale praktycznie notatki są akceptowane przy drobnych wydatkach (do kilkuset złotych). Przy większych kwotach organy podatkowe oczekują faktury lub rachunku.

Czy od notatki zakupowej można odliczyć VAT?

Nie. Notatka nie jest dokumentem VAT i nie uprawnia do odliczenia VAT.

Czy rachunek (nie faktura) wystarczy do KPiR?

Tak. Rachunek wystawiony przez osobę fizyczną niebędącą podatnikiem VAT jest dowodem księgowym w KPiR. Nie uprawnia jednak do odliczenia VAT (bo nie ma VAT).

Czy zaliczka pracownicza wymaga faktury?

Rozliczenie zaliczki (np. dieta, ryczałt za podróż) nie wymaga faktury od pracownika — wystarcza rozliczenie wyjazdu sporządzone przez przedsiębiorcę.

Źródła

• Ustawa o PIT — art. 22 ust. 1 i ust. 6b (Dz.U. 2026 poz. 592 t.j.)
• Ustawa o VAT — art. 106e ust. 5 pkt 3 (Dz.U. 2025 poz. 775 t.j.)
• Rozporządzenie w sprawie KPiR (Dz.U. 2019 poz. 2544)

Potrzebujesz pomocy z dokumentacją kosztów?

Oxyok prowadzi KPiR i pomaga uporządkować dokumentację kosztów JDG — od 49 zł + VAT miesięcznie.

Napisz do Pawła albo zobacz księgowość Oxyok.

Materiał ma charakter informacyjny. Dokumentację kosztów należy dostosować do indywidualnej sytuacji.