Prywatny pojazd pracownika — maksymalne stawki za kilometr

W sekcji „Ryczałty samochodowe” serwisu podatki.gov.pl — Stawki i limity podano maksymalne stawki za 1 km przebiegu prywatnych pojazdów w jazdach lokalnych pracowników. Źródło wskazuje stawki obowiązujące od 17.01.2023 r.

Ile wynoszą maksymalne stawki?

Dla jazd lokalnych pracowników maksymalne stawki za 1 km wynoszą:

• Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ — 0,89 zł.
• Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ — 1,15 zł.
• Motocykl — 0,69 zł.
• Motorower — 0,42 zł.

Są to stawki limitujące koszty uzyskania przychodów poniesione przez podatników prowadzących działalność gospodarczą na rzecz ich pracowników — tak określa ich zakres oficjalne źródło.

Limit kosztów, nie ustalenie należnego zwrotu

W tym poradniku stawki należy odczytywać w powyższym zakresie: chodzi o koszty przedsiębiorcy ponoszone na rzecz jego pracowników. Nie traktuj samego zestawienia maksymalnych stawek jako ustalenia, że pracownikowi automatycznie należy się zwrot w takiej wysokości. Artykuł nie rozstrzyga prawa do zwrotu ani kwoty należnej konkretnej osobie.

Nie stosuj tego zestawienia jako instrukcji rozliczenia prywatnego samochodu właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej. Rozliczenie samochodu przedsiębiorcy oraz zagranicznej podróży właściciela pozostają poza zakresem tego poradnika.

A stawki w podróży służbowej?

Podatki.gov.pl wskazuje, że takiej samej wysokości są stawki za 1 km przebiegu z tytułu zwrotu kosztów używania pojazdu w podróży służbowej. To informacja o wysokości stawek, a nie rozstrzygnięcie prawa do zwrotu. Pozostajemy przy źródłowym zakresie kosztów przedsiębiorcy ponoszonych na rzecz jego pracowników; nie omawiamy rozliczania podróży właściciela działalności.

Dobrowolne uporządkowanie informacji

Jako pomoc organizacyjną proponujemy przed korzystaniem z zestawienia ustalić:

• kto jest użytkownikiem pojazdu — pracownik czy właściciel działalności;
• jaki rodzaj przejazdu jest rozpatrywany — jazda lokalna czy podróż służbowa;
• jaki jest rodzaj pojazdu;
• jaka jest pojemność skokowa silnika samochodu osobowego.

To wyłącznie dobrowolna rekomendacja organizacyjna, nie lista obowiązków prawnych ani wymaganych dokumentów. Poradnik ogranicza się do wysokości stawek i ich źródłowego zakresu — nie obejmuje obliczania zwrotu ani oceny konkretnego rozliczenia.