Zaległe własne składki społeczne w JDG: odliczenie w roku zapłaty

Jeśli jako właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej zapłaciłeś zaległe własne składki społeczne w późniejszym roku podatkowym, dla odliczenia liczy się rok faktycznej zapłaty, a nie rok, którego składki dotyczą. Nie oznacza to jednak automatycznie możliwości odliczenia całej zapłaconej zaległości: trzeba sprawdzić kwotę wydatku, sposób rozliczenia oraz wyłączenia.

Zasadę tę wyjaśnia oficjalny dokument „Odliczenie składek na ubezpieczenie społeczne PIT” w serwisie podatki.gov.pl. Poniżej omawiamy wyłącznie własne składki społeczne przedsiębiorcy.

Rok zapłaty, nie okres zaległości

Odliczeniu podlegają składki faktycznie zapłacone w danym roku, niezależnie od tego, którego roku dotyczą. Chodzi o własne składki emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe określone w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

Odliczasz kwotę faktycznie poniesionego wydatku. Przy odliczeniu od dochodu wysokość odliczenia jest ograniczona wysokością uzyskanego dochodu. Dlatego potwierdzenie zapłaty zaległości nie wystarcza do wniosku, że cała zapłacona kwota może zostać odliczona.

Koszty czy odliczenie — zależnie od opodatkowania

Oficjalny dokument rozróżnia następujące możliwości:

• Skala podatkowa: przedsiębiorca może zaliczyć składki do kosztów uzyskania przychodów albo odliczyć je od dochodu.
• 19% podatek liniowy: przedsiębiorca może zaliczyć składki do kosztów uzyskania przychodów albo odliczyć je od dochodu.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: składki można odliczyć od przychodu.

Nie wolno odliczyć składek, które zostały już zaliczone do kosztów. Są to alternatywne sposoby rozliczenia tych samych składek, a nie dwa odrębne odliczenia. Sformułowania o ograniczeniu odliczenia wysokością dochodu nie należy traktować jako nowej reguły limitu dochodu dla ryczałtu — na ryczałcie odliczenie dotyczy przychodu.

Kiedy odliczenie jest wykluczone

Nie możesz odliczyć składek:

• zaliczonych przez Ciebie do kosztów uzyskania przychodów;
• odliczonych już przez Ciebie w innym zeznaniu podatkowym;
• zwróconych Ci w jakiejkolwiek formie;
• których podstawę wymiaru stanowi dochód lub przychód zwolniony od podatku na podstawie ustawy, w tym przychód korzystający z ulgi dla młodych;
• których podstawę wymiaru stanowi dochód, od którego na podstawie Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Sama późniejsza zapłata zaległych składek nie znosi tych wyłączeń.

Jeśli płatność dotyczy własnych składek zagranicznych

Odliczenie może dotyczyć składek zapłaconych w roku podatkowym z Twoich środków na własne obowiązkowe ubezpieczenie społeczne zgodnie z przepisami innego niż Polska państwa Unii Europejskiej, państwa Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo Konfederacji Szwajcarskiej.

Konieczna jest podstawa prawna wynikająca z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innej ratyfikowanej umowy międzynarodowej, której stroną jest Polska, umożliwiająca polskiemu organowi podatkowemu uzyskanie informacji podatkowych od organu państwa, w którym opłacono składki.

Oprócz wyłączeń wymienionych wyżej nie można odliczyć składek zagranicznych:

• których podstawę wymiaru stanowi dochód lub przychód zwolniony na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, której stroną jest Polska;
• zapłaconych i odliczonych w innym niż Polska państwie UE, państwie EOG albo Szwajcarii od dochodu, przychodu lub podatku osiągniętego w tym państwie.

Kwoty składek wyrażone w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia wydatku. Także tutaj podstawą odliczenia jest faktyczny wydatek, a odliczenie od dochodu podlega ograniczeniu wysokością uzyskanego dochodu.

Dowody zapłaty i rozliczenie roczne

Kwotę składek do odliczenia ustalasz na podstawie dowodów ich poniesienia. Przy własnych płatnościach mogą to być na przykład:

• dowód wpłaty lub przelewu;
• wyciąg bankowy;
• zaświadczenie z ZUS.

Jeśli w roku podatkowym uzyskujesz dochody lub przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, możesz odliczyć składki już w trakcie roku przy obliczaniu zaliczki lub ryczałtu. To możliwość, nie obowiązek korzystania z odliczenia na tym etapie. Finalnie składki rozliczasz w zeznaniu rocznym, z zachowaniem warunków i zakazów odliczenia.

Praktyczna lista uzgodnienia płatności

Poniższe kroki są rekomendacją organizacyjną, a nie dodatkowym obowiązkiem prawnym:

1. Zbierz potwierdzenia zapłaty i uporządkuj je według roku faktycznej płatności.
2. Zestaw zapłacone własne składki społeczne z kwotami ujętymi w kosztach i wcześniejszych zeznaniach.
3. Sprawdź, czy otrzymałeś zwrot składek i czy występują opisane wyłączenia.
4. Uzgodnij kwoty uwzględnione przy obliczaniu zaliczek lub ryczałtu z finalnym rozliczeniem rocznym.
5. Przy odliczeniu od dochodu sprawdź również wysokość uzyskanego dochodu — nie zakładaj, że każda zapłacona zaległość podlega odliczeniu w całości.

Źródło zasad: podatki.gov.pl — odliczenie składek na ubezpieczenie społeczne PIT.