Суточные в зарубежной поездке JDG в Польше в 2026 году — командировка, ночлег и VAT

Предприниматель может включить в налоговые расходы затраты, связанные с зарубежной деловой поездкой, если они связаны с получением, сохранением либо обеспечением выручки. Однако необходимо разделять два механизма:

• суточные предпринимателя — в пределах лимита, установленного для работника,
• фактически понесённые расходы, например на транспорт и ночлег, — на основании документов и с учётом налоговых ограничений.

При ryczałt (польской упрощённой форме налогообложения с фиксированной ставкой от выручки) эти расходы не уменьшают облагаемую выручку.

Что покрывают суточные

Суточные покрывают повышенные расходы на питание и другие мелкие расходы во время поездки. Предприниматель не выплачивает их самому себе как работнику. Он определяет сумму, которую может включить в расходы, — не выше суточных, полагающихся работнику бюджетной сферы.

Ставка зависит от страны назначения поездки. Примеры полных суточных:

• Германия: 49 EUR,
• Франция: 55 EUR,
• Чехия: 41 EUR,
• Нидерланды: 50 EUR,
• Великобритания: 45 GBP,
• Соединённые Штаты: 59 USD.

Перед расчётом проверьте актуальное приложение к постановлению. Сумма зависит от страны назначения, а не от валюты счёта-фактуры или страны пересадки.

Как считать продолжительность зарубежной поездки

За каждые полные сутки полагаются полные суточные. За неполные сутки:

• до 8 часов — 1/3 суточных,
• свыше 8 до 12 часов — 1/2 суточных,
• свыше 12 часов — полные суточные.

Момент начала и окончания зарубежной части зависит от вида транспорта. При поездке на автомобиле он определяется иначе, чем при перелёте или путешествии на судне.

Пример: зарубежная часть поездки в Германию длится двое полных суток и ещё пять часов. Лимит суточных составляет 2 и 1/3 × 49 EUR, то есть 114,33 EUR.

Бесплатное питание и лимит суточных предпринимателя

Положение о служебных командировках прямо предусматривает уменьшение суточных за предоставленное питание для работников в § 14: завтрак — 15%, обед — 30%, ужин — 30% суточных (при полном бесплатном питании остаётся 25% суточных). Правила PIT ограничивают расходы предпринимателя, учитываемые для целей налогообложения, размером суточных, которые полагались бы работнику в такой же поездке. В проверенных источниках мы не нашли официального толкования, непосредственно относящегося к применению этих уменьшений к лимиту предпринимателя — поэтому осторожный, консервативный подход состоит в том, чтобы уменьшать лимит так же, как для работника: если питание было предоставлено — в том числе завтрак, включённый в стоимость гостиницы, — уменьшайте лимит на 15% за завтрак, на 30% за обед и на 30% за ужин. Уменьшение применяется уже по факту предоставления питания, независимо от того, было ли оно съедено. Такой подход не обеспечивает безусловной налоговой защиты — это разумная осторожность, которая помогает не превысить лимит для работника.

Примечание: расходы на собственное питание (счета-фактуры ресторанов или за продукты) не учитываются как отдельный налоговый расход — они учитываются в фиксированном размере через суточные.

Гостиница и ночлег

Счёт-фактура за гостиницу, связанную с деловой поездкой, может быть налоговым расходом. Для предпринимателя основанием служит фактически понесённый, рациональный и документально подтверждённый расход, а не автоматически лимит расходов на ночлег, установленный для работников.

Не следует смешивать:

• гостиничный лимит из постановления о выплатах работникам,
• фиксированную выплату за ночлег работника без счёта,
• расход на ночлег самого предпринимателя.

Предприниматель должен подтверждать собственный ночлег счётом-фактурой или другим документом, соответствующим налоговым требованиям. Не следует считать, что без документа можно автоматически отразить в учёте фиксированную выплату за ночлег, предусмотренную для работника.

Транспорт и остальные расходы

Налоговым расходом могут быть, среди прочего:

• билет на самолёт, поезд или автобус,
• поездка на такси либо транспорте, заказанном через приложение,
• дорожные сборы и плата за парковку,
• аренда автомобиля,
• ночлег,
• плата за участие в выставке или встрече.

Расход должен быть связан с деятельностью и надлежащим образом документально подтверждён.

Автомобиль в зарубежной поездке

Способ учёта топлива и других автомобильных расходов зависит от статуса автомобиля:

Следующие правила относятся к расходам на использование легковых автомобилей.

• служебный автомобиль, используемый также в личных целях, — как правило, 75% расхода в налоговых затратах по PIT (подоходному налогу с физических лиц),
• служебный автомобиль, используемый исключительно в деятельности, — возможно 100%, если выполнены условия исключительного служебного использования,
• личный автомобиль предпринимателя, не внесённый в имущество компании, — как правило, 20% расхода в налоговых затратах по PIT.

Неверно, что каждый «личный автомобиль» даёт право учесть 75% расхода.

Зарубежный VAT

VAT (налог на добавленную стоимость), указанный в счёте-фактуре из другой страны, не является польским входным налогом. Его нельзя вычесть непосредственно в польском JPK_V7 (едином контрольном файле по VAT).

Это относится, например, к зарубежной гостинице, местному такси или топливу, купленному за границей. В определённых случаях предприниматель может подать заявление на возврат зарубежного VAT по процедуре VAT-REF либо по соответствующей процедуре страны за пределами ЕС.

Зарубежная гостиница не является польским импортом услуг, рассчитываемым по механизму reverse charge. Услуга, связанная с недвижимостью, как правило, облагается налогом в стране расположения гостиницы.

VAT по билетам

Не каждый авиабилет автоматически облагается VAT по ставке 0%. Налогообложение зависит, среди прочего, от вида и маршрута перевозки, а также от того, кто выдал документ.

Для бухгалтерского учёта используйте данные из счёта-фактуры или билета, являющегося счётом-фактурой. Не добавляйте ставку 0% самостоятельно, если она не указана в документе.

Пересчёт валюты для PIT

Расход в иностранной валюте, как правило, пересчитывается по среднему курсу NBP (Narodowy Bank Polski — Национальный банк Польши) за последний рабочий день, предшествующий дню понесения расхода. День понесения расхода зависит от способа ведения учёта и вида документа — это не обязательно день оплаты.

Суточные пересчитываются в злотые по правилам, применимым к расходам предпринимателя. В документации укажите продолжительность поездки, страну назначения, ставку и использованный курс.

Ryczałt от учтённой выручки

При ryczałt расходы на получение выручки не учитываются. Гостиница, транспорт, топливо и суточные предпринимателя не уменьшают налоговую базу ryczałt.

Это не означает, что «суточные — возмещение, которое не является выручкой». Предприниматель не выплачивает самому себе возмещение. Просто при ryczałt он не может учитывать суточные как расходы.

Документы по поездке

Стоит сохранить:

• цель поездки и её связь с деятельностью,
• дату и время начала и окончания,
• страну назначения,
• информацию о предоставленном питании,
• счета-фактуры, билеты и подтверждения оплаты,
• расчёт суточных и валютного курса,
• подтверждение встречи, мероприятия или другой деловой цели, если связь с выручкой прямо не следует из документов.

Наиболее частые ошибки

Суточные за каждые начатые сутки

Неполные сутки рассчитываются как 1/3, 1/2 или полные суточные в зависимости от количества часов.

Суточные не уменьшены на стоимость завтрака

Безопаснее уменьшать лимит за предоставленное питание (15/30/30%) — в том числе за завтрак, включённый в стоимость гостиницы; это осторожная практика, а не окончательно установленное толкование.

Фиксированная выплата работнику за гостиницу без документа

Правила выплат работнику нельзя автоматически переносить на расходы предпринимателя на ночлег.

Польский reverse charge по зарубежной гостинице

Это ошибка. Зарубежный VAT не становится польским входным VAT или импортом услуг только потому, что клиент ведёт польскую JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — индивидуальную предпринимательскую деятельность в Польше).

Курс на день оплаты

Для PIT, как правило, применяется курс за рабочий день, предшествующий дню понесения расхода, а не автоматически курс на день перевода.

FAQ

Может ли предприниматель учесть суточные?

Да, если поездка связана с деятельностью. Расход ограничен размером суточных для работника, соответствующим данной стране и продолжительности поездки.

Установлен ли законом лимит расхода по счёту-фактуре за гостиницу?

Лимит на ночлег, предусмотренный для работника, здесь автоматически не применяется. Расход должен быть фактическим, рациональным, связанным с деятельностью и документально подтверждённым.

Снижают ли суточные налог при ryczałt?

Нет. Ryczałt рассчитывается с выручки и не учитывает расходы на поездку.

Можно ли вернуть зарубежный VAT?

В некоторых случаях да, в том числе через VAT-REF в ЕС. Это зависит от страны, вида расхода и связи покупок с операциями, дающими право на вычет.

Когда начинается и заканчивается зарубежная часть поездки на самолёте или автомобиле?

При перелёте считайте время от взлёта из последнего польского аэропорта до посадки в первом польском аэропорту на обратном пути. При наземной поездке учитывайте время пересечения границы в обоих направлениях. Дорога из дома до польского аэропорта не увеличивает зарубежную часть поездки.

Источники

• Постановление о служебных поездках — сводный текст, пункты 12–14
• PIT — art. 11a(2), 23(1)(52)
• VAT — art. 28e, 89(1h–1k)
• 2023/2190 — PDF
• Постановление о выплатах в связи со служебной поездкой — ISAP
• Biznes.gov.pl — служебная поездка предпринимателя
• Podatki.gov.pl — возврат VAT, уплаченного в другом государстве ЕС

Нужна помощь с учётом расходов на поездку?

Я веду бухгалтерию JDG с зарубежными расходами — от 49 zł + VAT в месяц.

Напишите на [email protected] или зайдите на Oxyok.

Внимание: Поездка должна быть действительно связана с деятельностью. Личные и туристические расходы не становятся налоговыми только потому, что счёт-фактура выписан на компанию.