Записка о покупке и расход без счёта в JDG в Польше в 2026 году

Как задокументировать расход в JDG без счёта: записка о покупке, квитанция, чек с NIP. Ст. 22 п. 6b PIT, доказательные требования, подводные камни.

Купили мелкое оборудование, заплатили наличными и не получили счёта? Или получили квитанцию, которая не является счётом VAT? С 2026 года правила учёта таких расходов в расходах индивидуального предпринимательства (JDG) точны: без соответствующего доказательства нет расхода в налоговой книге доходов и расходов (KPiR). Но соответствующее доказательство — это не всегда счёт.

Объясняем, что составляет бухгалтерское доказательство в KPiR (ст. 22 п. 1 и 6b закона о подоходном налоге (PIT)), как составить записку о покупке и когда можно — а когда нельзя — провести расход без счёта.

Что говорит закон о PIT

Ст. 22 п. 1 закона о PIT (Dz.U. 2026 poz. 592 t.j.) определяет расходы на получение дохода (KUP) как расходы, понесённые с целью получения доходов или сохранения либо обеспечения источника доходов, за исключением указанных в ст. 23 (расходы, не могущие быть KUP).

Ст. 22 п. 6b устанавливает, что для плательщиков, ведущих KPiR, днём несения расхода является день выставления счёта, квитанции или иного доказательства, служащего основанием для учёта расхода, с учётом законных исключений.

Ключевая формулировка: «иное доказательство». Это не обязательно счёт VAT — но должно быть документом, отвечающим определённым требованиям.

Иерархия документов расходов

1. Счёт VAT (сильнейшее доказательство)

Стандартный счёт VAT с датой, номером, данными продавца и покупателя, описанием товара/услуги, суммами нетто/VAT/брутто. Является основанием для вычета VAT (для активного плательщика) и учёта расхода в KPiR.

2. Упрощённый счёт / чек с NIP до 450 zł

Фискальный чек с NIP покупателя до суммы 450 zł брутто (или 100 евро) рассматривается как упрощённый счёт (ст. 106e п. 5 пкт 3 закона о VAT). Даёт право на вычет VAT и учёт в KPiR.

Свыше 450 zł — нужен полный счёт VAT.

3. Квитанция (не счёт)

Квитанцию выставляет субъект, не являющийся плательщиком VAT (напр. физическое лицо, не ведущее деятельности). Квитанция не содержит VAT и не даёт права на вычет VAT. Однако она является бухгалтерским документом в KPiR — при условии, что отвечает требованиям.

4. Записка о покупке (внутреннее доказательство)

Когда у вас нет счёта или квитанции, вы можете составить записку о покупке — внутреннее доказательство, составленное плательщиком. Это последнее доказательное средство, принимаемое налоговыми органами при соблюдении определённых условий.

Как составить записку о покупке

Записка о покупке должна содержать:

Дату несения расхода — день фактической покупки,
Сумму расхода — цена покупки,
Предмет покупки — что именно куплено (название товара/услуги),
Цель связи с деятельностью — почему покупка служит деятельности (связь с доходом),
Способ оплаты — наличные, перевод, карта,
Подпись плательщика — заявление о несении расхода.

Пример записки

NOTATKA ZAKUPOWA Nr NZ-001/2026

Data wydatku: 15.07.2026
Wystawiający: Jan Kowalski, NIP 1234567890
Przedmiot: Papier do drukarki A4, 5 ryzyk
Kwota: 120 zł (słownie: sto dwadzieścia złotych)
Cel: Materiały biurowe do działalności księgowej
Sposób zapłaty: gotówka
Sklep: sklep papierniczy przy ul. Długiej 5, Warszawa

Podpis przedsiębiorcy: [podpis]

Ограничения записки о покупке

Отсутствие VAT для вычета — записка не является документом VAT, не даёт права на вычет VAT,
Меньшее доказательное значение — налоговые органы рассматривают записку как дополнительное доказательство; при проверке могут потребовать дополнительного подтверждения,
Разумная сумма — записки о покупке являются достоверными при мелких расходах (до нескольких сотен злотых). При больших суммах налоговые органы ожидают счёта или квитанции.

Что можно провести в учёт без счёта

Расходы, где счёт не требуется

Некоторые расходы можно задокументировать без счёта VAT:

Диеты и паушальные за служебные поездки — на основе расчёта поездки (не счёта от гостиницы),
Амортизация — отчисление, рассчитанное от первоначальной стоимости основного средства, не документируется счётом ежемесячно,
Расход материалов — материалы, введённые на склад счётом, расходуются без дальнейших документов,
Финансовые расходы — банковские комиссии, подтверждённые выпиской из банка,
Проценты по кредиту — подтверждённые графиком и выпиской.

Расходы, где счёт (или равноценное доказательство) требуется

Покупка товаров для торговли — счёт или таможенный документ,
Сторонние услуги — счёт или квитанция,
Топливо, сервис, ремонт автомобиля — счёт или чек с NIP до 450 zł,
Оборудование и оснащение — счёт,
Аренда помещения — счёт или договор аренды.

Подводные камни

Обычный чек без NIP — не является бухгалтерским документом. Нужно попросить чек с NIP или счёт.
Записка вместо счёта при крупных расходах — налоговые органы оспаривают записки при суммах свыше нескольких сотен злотых. Там, где возможен счёт, следует его получить.
Отсутствие описания цели — записка о покупке без объяснения связи с деятельностью является недействительной как бухгалтерское доказательство.
Дата документа и дата оплаты — с 2026 года (ст. 22 п. 6b) днём несения расхода является дата выставления документа, не дата оплаты. Следует помнить об этом при расходах на стыке года.
Вычет VAT из записки — записка о покупке не является документом VAT. Нельзя вычесть VAT, даже если VAT был в цене.
Упрощённый счёт свыше 450 zł — чек с NIP свыше 450 zł не является упрощённым счётом. Нужно иметь полный счёт.

FAQ

Можно ли обычный чек без NIP провести в учёт в KPiR?

Нет. Обычный чек без NIP не является бухгалтерским документом. Нужно попросить чек с NIP (до 450 zł) или счёт VAT.

Можно ли сделать записку о покупке на любую сумму?

Теоретически да, но практически записки принимаются при мелких расходах (до нескольких сотен злотых). При больших суммах налоговые органы ожидают счёта или квитанции.

Можно ли вычесть VAT из записки о покупке?

Нет. Записка не является документом VAT и не даёт права на вычет VAT.

Достаточно ли квитанции (не счёта) для KPiR?

Да. Квитанция, выставленная физическим лицом, не являющимся плательщиком VAT, является бухгалтерским документом в KPiR. Однако не даёт права на вычет VAT (так как нет VAT).

Требует ли аванс сотрудника счёта?

Расчёт аванса (напр. диета, паушальные за поездку) не требует счёта от сотрудника — достаточно расчёта поездки, составленного предпринимателем.

Источники

Нужна помощь с документацией расходов?

Oxyok ведёт KPiR и помогает упорядочить документацию расходов JDG — от 49 zł + VAT в месяц.

Напишите Павлу или смотрите бухгалтерию Oxyok.

Материал носит информационный характер. Документацию расходов следует адаптировать к индивидуальной ситуации.