Білий список платників ПДВ у Польщі (2026) — що це, як перевірити, наслідки

Як перевірити контрагента?

Перевірка безкоштовна та публічно доступна. Два способи:

1. Сайт Міністерства фінансів

Заходите на wlkp.mf.gov.pl (пошукова система платників ПДВ), вводите NIP контрагента. Отримуєте:

• Статус: «активний платник» або «звільнений»
• Банківські рахунки (номери)
• Дата реєстрації ПДВ

2. API (для автоматизації)

МФ надає API для інтеграції з бухгалтерськими системами. Перевірка в режимі реального часу, повертає JSON.

3. Перевірте перед переказом

Завжди перевіряйте банківський рахунок контрагента за білим списком перед замовленням переказу. Список показує, які рахунки є «ПДВ-вими» (зареєстрованими).

Коли ви повинні перевірити?

Обов'язок перевірки контрагента існує при транзакціях понад 15 000 zł brutto. Нижче цього порогу обов'язку немає — але варто перевіряти завжди.

Критичне правило: рахунок повинен збігатися

Якщо ви платите понад 15 000 zł brutto, ви повинні заплатити на рахунок, видимий на білому списку. Якщо заплатите на інший рахунок (наприклад, «приватний», не заявлений):

• Urząd Skarbowy не визнає витрату (PIT)
• Urząd Skarbowy не визнає вхідний ПДВ
• Оплату розглядатиме як дохід контрагента (паушальний податок 20%)

Наслідки неправильної оплати

Наприклад: ви купуєте товар за 30 000 zł brutto (24 390 zł нетто + 5 610 zł ПДВ). Платите на рахунок, якого немає на білому списку.

Що відбувається:

1. Витрата (PIT): 24 390 zł — Urząd Skarbowy викидає з витрат. Доплачуєте PIT 12% × 24 390 = 2 927 zł
2. Вхідний ПДВ: 5 610 zł — Urząd Skarbowy викидає. Не відраховуєте.
3. Податок у продавця: 20% з 30 000 = 6 000 zł паушальний (штрафи)

Загальна вартість помилки: ~14 537 zł — набагато більше, ніж вартість самої транзакції.

Split payment — механізм рахунку ПДВ

Split payment — це обов'язковий механізм для транзакцій понад 15 000 zł brutto, у яких обидві сторони є активними платниками ПДВ.

Як працює:

1. Платник має рахунок ПДВ (окремий рахунок у банку, прив'язаний до NIP)

2. При переказі понад 15 000 zł brutto — банк автоматично ділить платіж:

   • Сума нетто → звичайний рахунок продавця
   • Сума ПДВ → рахунок ПДВ продавця

3. Продавець отримує гроші на два рахунки.

Чому це важливо?

• ПДВ потрапляє на спеціальний рахунок ПДВ, з якого продавець може лише заплатити свій ПДВ до Urząd Skarbowy або перерахувати іншому постачальнику ПДВ
• Система запобігає «втечі» з ПДВ
• Обов'язковий для транзакцій з чутливими галузями (наприклад, електроніка, хімія, паливо) та для транзакцій понад 15 000 zł

Коли split payment обов'язковий?

• Транзакції понад 15 000 zł brutto B2B
• Транзакції в чутливих галузях (додаток № 15 до Закону про ПДВ)
• Активні платники ПДВ обох сторін

Коли не обов'язковий?

• Транзакції нижче 15 000 zł
• Транзакції B2C
• Оплати від споживачів
• Транзакції з контрагентами, звільненими від ПДВ

Рахунок ПДВ — що це та як відкрити?

Рахунок ПДВ — це спеціальний банківський рахунок, прив'язаний до NIP підприємця. Служить для пересилання сум ПДВ у механізмі split payment.

Як відкрити рахунок ПДВ:

1. У банку, де у вас фірмовий рахунок
2. Заява до банку — банк відкриває рахунок ПДВ автоматично, прив'язаний до вашого NIP
3. Банк заявляє рахунок до МФ — з'являється на білому списку

На що ви можете витратити гроші з рахунку ПДВ:

• Оплата ПДВ до Urząd Skarbowy (VAT-7)
• Оплата іншому постачальнику ПДВ (split payment)
• Оплата PIT, CIT, ZUS, акцизу (з 2020 року)

Ви не можете використовувати рахунок ПДВ для звичайних оплат (оренда, зарплати, обладнання).

Білий список та ZUS і PIT

Білий список стосується ПДВ, але має також наслідки для PIT:

• Якщо заплатите понад 15 000 zł на неправильний рахунок — витрата PIT не буде визнана
• Якщо заплатите на рахунок, що не на білому списку — вхідний ПДВ не буде визнаний
• ZUS не бере до уваги білий список — внесків не стосується

Найпоширеніші помилки

1. Неперевірка контрагента

Навіть при транзакціях нижче 15 000 zł варто перевіряти. Якщо контрагент «не у списку», у вас проблема з ПДВ та PIT.

2. Оплата на приватний рахунок

Навіть якщо рахунок «приватний» контрагента, але на білому списку — він безпечний. Але якщо приватний рахунок не є у списку — штрафи.

3. Відсутність split payment понад 15 000 zł

Якщо транзакція понад 15 000 zł brutto і обидва ви активні платники ПДВ — split payment обов'язковий. Відсутність = штрафи.

4. Використання рахунку ПДВ для звичайних оплат

Рахунок ПДВ служить лише для ПДВ, PIT, CIT, ZUS, акцизу. Не використовуйте його для оренди, зарплат, обладнання.

5. Забування про оновлення рахунків

Якщо ви зміните банк, ви повинні заявити новий рахунок в МФ (через CEIDG). Старий рахунок залишається «виключеним» з білого списку.

FAQ

Чи повинен я мати рахунок ПДВ?

Якщо ви активний платник ПДВ — так. Банк автоматично відкриває рахунок ПДВ при фірмовому рахунку.

Чи стосується білий список транзакцій B2C?

Ні. Білий список стосується лише транзакцій B2B понад 15 000 zł brutto.

Що якщо контрагента немає на білому списку?

Якщо контрагента немає в списку, це означає, що він не є активним платником ПДВ — або не є підприємцем. Ризик: вхідний ПДВ не буде визнаний, витрата PIT не буде визнана.

Чи можу я заплатити B2B понад 15 000 zł без split payment?

Ні, якщо обидва ви активні платники ПДВ. Split payment обов'язковий. Але ви можете заплатити «одним переказом» на рахунок ПДВ продавця — тоді банк сам ділить.

Чи актуальний білий список у режимі реального часу?

Так. МФ оновлює список щодня. Статус ПДВ може змінюватися з дня на день.

Потрібна допомога з білим списком та split payment?

Веду бухгалтерію JDG з повним обслуговуванням ПДВ — перевірка контрагентів за білим списком, split payment, рахунок ПДВ, VAT-UE. Від 49 zł + ПДВ на місяць.

Напишіть на [email protected] або завітайте на oxyok.com/pl.

Увага: Білий список платників ПДВ та механізм split payment на основі Закону про ПДВ (ст. 96, 105). Обов'язковий split payment для транзакцій понад 15 000 zł brutto B2B. Перед прийняттям рішення проконсультуйтеся з бухгалтером.