Закордонні добові для JDG в Польщі у 2026 році

Як облікувати закордонну поїздку підприємця в Польщі у 2026 році: ліміт добових, тривалість поїздки, готель, транспорт, автомобіль, курс NBP і закордонний VAT.

Підприємець може включити до податкових витрат видатки, пов’язані із закордонною поїздкою у справах підприємства, якщо вони стосуються отримання, збереження або забезпечення доходу. Однак потрібно розділяти два механізми:

добові підприємця — у межах ліміту, встановленого для працівника,
фактично понесені витрати, наприклад на транспорт і ночівлю, — на підставі документів і з урахуванням податкових обмежень.

При ryczałtі (паушальний податок з облікованих доходів) ці витрати не зменшують дохід, оподатковуваний ryczałtом.

Що покривають добові

Добові покривають підвищені витрати на харчування та інші дрібні видатки під час поїздки. Підприємець не виплачує їх сам собі так, як роботодавець працівникові. Натомість він визначає суму, яку може включити до податкових витрат, — не більшу за добові, належні працівникові бюджетної сфери.

Ставка залежить від країни призначення. Приклади повних добових:

Німеччина: 49 EUR,
Франція: 55 EUR,
Чехія: 41 EUR,
Нідерланди: 50 EUR,
Велика Британія: 45 GBP,
Сполучені Штати: 59 USD.

Перед розрахунком перевірте актуальний додаток до розпорядження. Сума залежить від країни призначення, а не від валюти фактури чи країни пересадки.

Як рахувати тривалість закордонної поїздки

За кожну повну добу належать повні добові. За неповну добу:

до 8 годин — 1/3 добових,
понад 8 і до 12 годин — 1/2 добових,
понад 12 годин — повні добові.

Момент початку та завершення закордонної частини залежить від виду транспорту. Для поїздки автомобілем його визначають інакше, ніж для перельоту або подорожі судном.

Приклад: закордонна частина поїздки до Німеччини триває дві повні доби та ще п’ять годин. Ліміт добових становить 2 і 1/3 × 49 EUR, тобто 114,33 EUR.

Безплатне харчування зменшує добові

Якщо підприємець отримав харчування, добові зменшують за правилами, що діють для працівників:

сніданок — 15% добових,
обід — 30%,
вечеря — 30%.

«Сніданок у вартості готелю» має значення: якщо його справді надали, він повинен зменшити добові.

Готель і ночівля

Фактура за готель, пов’язаний із поїздкою у справах підприємства, може бути податковою витратою. Для підприємця підставою є фактично понесена, обґрунтована й документально підтверджена витрата, а не автоматично ліміт на ночівлю для працівника.

Не слід плутати:

готельний ліміт із розпорядження про виплати працівникам,
паушальну виплату працівникові за ночівлю без рахунку,
вартість ночівлі самого підприємця.

Підприємець повинен підтвердити власну ночівлю фактурою або іншим документом, що відповідає податковим вимогам. Не вважайте, що без документа можна автоматично облікувати паушальну виплату за ночівлю, передбачену для працівника.

Транспорт та інші витрати

До податкових витрат можуть належати, зокрема:

квиток на літак, потяг або автобус,
поїздка на таксі або транспорті, замовленому через застосунок,
дорожні збори та плата за паркування,
оренда автомобіля,
ночівля,
плата за участь у виставці або зустрічі.

Витрата повинна бути пов’язана з господарською діяльністю та належно документально підтверджена.

Автомобіль у закордонній поїздці

Спосіб обліку пального та інших автомобільних витрат залежить від статусу автомобіля:

автомобіль підприємства, який також використовується приватно, — як правило, 75% витрати у витратах PIT (польського податку на доходи фізичних осіб),
автомобіль підприємства, який використовується виключно в господарській діяльності, — можливі 100% за умови виконання вимог щодо виключно службового використання,
приватний автомобіль підприємця, не внесений до майна підприємства, — як правило, 20% витрати у витратах PIT.

Неправда, що кожен «приватний автомобіль» дає право на 75% витрат.

Закордонний VAT

VAT, зазначений у фактурі з іншої держави, не є польським вхідним податком. Його не відраховують безпосередньо в польському JPK_V7 (єдиному контрольному файлі для VAT).

Це стосується, наприклад, закордонного готелю, місцевого таксі або пального, придбаного за кордоном. У визначених випадках підприємець може подати заяву на повернення закордонного VAT за процедурою VAT-REF або відповідною процедурою держави поза ЄС.

Закордонний готель не є польським імпортом послуг, що обліковується за механізмом reverse charge. Послуга, пов’язана з нерухомістю, як правило, оподатковується в державі, де розташований готель.

VAT із квитків

Не кожен авіаквиток автоматично має ставку VAT 0%. Оподаткування залежить, зокрема, від виду й маршруту перевезення та від того, хто видав документ.

Для бухгалтерського обліку використовуйте дані з фактури або квитка, який є фактурою. Не дописуйте самостійно ставку 0%, якщо її немає в документі.

Перерахунок валюти для PIT

Витрату в іноземній валюті, як правило, перераховують за середнім курсом NBP (Narodowy Bank Polski — Національний банк Польщі) з останнього робочого дня, що передує дню понесення витрати. День понесення витрати залежить від способу ведення обліку та виду документа — це не обов’язково день оплати.

Добові перераховують у злоті за правилами, що застосовуються до витрат підприємця. У документації зазначте тривалість поїздки, країну призначення, ставку та застосований курс.

ryczałt з облікованих доходів

При ryczałtі витрати на отримання доходу не обліковуються. Готель, транспорт, пальне та добові підприємця не зменшують базу ryczałtу.

Це не означає, що «добові є відшкодуванням, яке не становить доходу». Підприємець не виплачує сам собі відшкодування. Просто при ryczałtі він не користується обліком добових як податкової витрати.

Документація поїздки

Варто зберігати:

мету поїздки та її зв’язок із господарською діяльністю,
дату й час початку та завершення,
країну призначення,
інформацію про надане харчування,
фактури, квитки та підтвердження оплат,
розрахунок добових і валютного курсу,
підтвердження зустрічі, події або іншої мети підприємства, якщо зв’язок із доходом прямо не випливає з документів.

Найпоширеніші помилки

Добові за кожну розпочату добу

Неповну добу обліковують як 1/3, 1/2 або повні добові залежно від кількості годин.

Відсутність зменшення за сніданок

Надане харчування зменшує ліміт добових.

Паушальна виплата за готель для працівника без документа

Правила виплат працівникові не можна автоматично переносити на вартість ночівлі підприємця.

Польський reverse charge щодо закордонного готелю

Це помилка. Закордонний VAT не стає польським вхідним VAT або імпортом послуг лише тому, що клієнт веде польську JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — одноосібну підприємницьку діяльність).

Курс із дня оплати

Для PIT, як правило, застосовують курс із робочого дня, що передує дню понесення витрати, а не автоматично курс із дня переказу.

FAQ

Чи може підприємець облікувати добові?

Так, якщо поїздка пов’язана з господарською діяльністю. Витрата обмежена розміром добових для працівника, установленим для відповідної держави та тривалості поїздки.

Чи має фактура за готель законодавчий ліміт витрат?

Ліміт на ночівлю, передбачений для працівника, тут автоматично не застосовується. Витрата повинна бути фактичною, обґрунтованою, пов’язаною з господарською діяльністю та документально підтвердженою.

Чи зменшують добові податок при ryczałtі?

Ні. ryczałt розраховують із доходу без урахування витрат на поїздку.

Чи можна повернути закордонний VAT?

У деяких випадках так, зокрема через VAT-REF у ЄС. Це залежить від держави, виду витрати та зв’язку придбань з операціями, що дають право на відрахування.

Джерела

Потрібна допомога з обліком поїздки?

Я веду бухгалтерію JDG із закордонними витратами — від 49 zł + VAT на місяць.

Напишіть на [email protected] або завітайте на oxyok.com/pl.

Увага: Поїздка повинна бути реально пов’язана з господарською діяльністю. Приватні й туристичні витрати не стають податковими витратами лише через оформлення фактури на підприємство.