Рахунок-проформа для одноосібного підприємства (JDG) у Польщі 2026

Q: Що таке рахунок-проформа?

Рахунок-проформа — це комерційна пропозиція, а не бухгалтерський документ. Вона інформує клієнта про ціну, умови та термін оплати — але не є рахунком ПДВ, не реєструється в доходах і не нараховує від неї ПДВ. Ключові різниці: проформа проти рахунку ПДВ Проформа — пропозиція, не генерує доходу, не генерує ПДВ, клієнт не може відрахувати ПДВ Рахунок ПДВ — бухгалтерський документ, генерує доход і ПДВ, клієнт може відрахувати ПДВ Проформа не має номера в серії рахунків ПДВ — має власну нумерацію (напр. PROFORMA/2026/07/001)

Рахунок-проформа для JDG у Польщі 2026. Різниці між проформою та рахунком ПДВ, коли виставляти, зразок, пастки. Практичний посібник.

Рахунок-проформа — це документ, який не є справжнім рахунком — але часто плутається з рахунком ПДВ. Багато JDG використовують проформу неправильно, що призводить до проблем з бухгалтерією та податковою.

У цьому посібнику я пояснюю, що таке проформа, коли варто її застосовувати, і що вона повинна містити.

Що таке рахунок-проформа?

Рахунок-проформа — це комерційна пропозиція, а не бухгалтерський документ. Вона інформує клієнта про ціну, умови та термін оплати — але не є рахунком ПДВ, не реєструється в доходах і не нараховує від неї ПДВ.

Ключові різниці: проформа проти рахунку ПДВ

Проформа — пропозиція, не генерує доходу, не генерує ПДВ, клієнт не може відрахувати ПДВ
Рахунок ПДВ — бухгалтерський документ, генерує доход і ПДВ, клієнт може відрахувати ПДВ
Проформа не має номера в серії рахунків ПДВ — має власну нумерацію (напр. PROFORMA/2026/07/001)

Коли використовувати проформу?

1. Аванс перед початком роботи

Виставте проформу з проханням про оплату авансу. Після отримання платежу ви виставляєте авансовий рахунок.

2. Пропозиція для клієнта

Проформа краща за звичайну пропозицію, бо виглядає як рахунок і містить усі бухгалтерські дані (ваш податковий номер (NIP), дані фірми).

3. Замовлення закордонне

Для закордонних клієнтів проформа допомагає підтвердити умови транзакції перед виставленням рахунку ПДВ, особливо при транзакціях cross-border.

4. Переговори ціни

Клієнт може заплатити за проформою, але лише після узгодження ціни. Тоді ви виставляєте рахунок ПДВ з остаточною сумою.

Що повинна містити проформа?

Проформа не має законодавчих вимог (бо не є рахунком), але повинна містити:

Слово «PROFORMA» видиме на документі
Номер проформи (власна нумерація)
Дата виставлення
Дані продавця (назва, адреса, податковий номер (NIP))
Дані покупця (назва, адреса, податковий номер (NIP))
Опис товару/послуги
Кількість, ціна нетто, ставка ПДВ, сума ПДВ, брутто
Термін оплати
Номер банківського рахунку
Умови виконання (коли ви виконаєте послугу після платежу)

Зразок проформи

PROFORMA № PROFORMA/2026/07/001
Дата виставлення: 26.07.2026

Продавець:
Ян Ковальський JDG
вул. Прикладна 1, 00-001 Варшава
Податковий номер (NIP): 1234567890

Покупець:
ABC Sp. z o.o.
вул. Клієнта 2, 00-002 Варшава
Податковий номер (NIP): 9876543210

№ | Назва | Кількість | Нетто | ПДВ | Брутто
1 | Програмістська послуга | 1 | 5 000,00 злотих | 23% | 6 150,00 злотих

Разом нетто:  5 000,00 злотих
ПДВ:            1 150,00 злотих
Разом брутто:  6 150,00 злотих

Термін оплати: 7 днів
Рахунок: 00 0000 0000 0000 0000 0000 0000

Умови: Виконання до 14 днів після отримання платежу.

Пастки

1. Проформа не є витратним рахунком

Клієнт, який заплатив за проформою, НЕ може зарахувати цю суму до своїх витрат. Лише після отримання рахунку ПДВ він може це зробити.

2. Ви не можете виставити два документи

Не виставляйте проформу, а потім рахунок ПДВ на ту саму транзакцію як «копію». Виставте одну проформу, а після оплати — один рахунок ПДВ.

3. KSeF та проформа

У KSeF (національній системі е-рахунків (KSeF)) немає місця для проформ. KSeF приймає лише рахунки ПДВ. Проформа залишається комерційним документом, що надсилається поза системою (напр. електронною поштою або PDF).

4. Проформа та податок Бельки

Проформа не генерує доходу, тому не впливає на податок. Але зверніть увагу: якщо клієнт платить за проформою, а ви не виставляєте рахунок ПДВ — податкова може визнати, що доход все одно виник (бо ви отримали гроші).

5. Термін виставлення рахунку після проформи

Після отримання оплати за проформою ви маєте обов'язок виставити рахунок ПДВ (авансовий або кінцевий):

Авансовий рахунок: до 15-го дня місяця, наступного за місяцем отримання авансу
Кінцевий рахунок: до 15-го дня місяця, наступного за місяцем виконання послуги

FAQ

Чи можу я виставити проформу з ПДВ, а потім рахунок без ПДВ?

Не рекомендується. Якщо проформа містить ПДВ, а рахунок ні — це невідповідність. Якщо послуга звільнена від ПДВ, проформа також повинна бути «зв» (без ПДВ).

Чи є проформа обов'язковою?

Ні. Проформа є опціональною. Ви можете одразу виставити рахунок ПДВ. Багато JDG взагалі не використовують проформи.

Чи може клієнт відрахувати ПДВ від проформи?

Абсолютно ні. Проформа не є рахунком ПДВ. ПДВ можна відрахувати лише від рахунку ПДВ (або авансового рахунку).

Чи повинна проформа мати податковий номер (NIP)?

Не вимагається, але рекомендується. Без NIP клієнт може не знати, що це фірмовий документ.

Потрібна допомога з рахунками?

Бухгалтерія Oxyok — від 49 злотих + ПДВ на місяць. Допоможемо вам визначити, коли виставляти проформи, авансові рахунки та рахунки ПДВ, а також переконаємося, що KSeF працює правильно.

Пишіть: [email protected]

Обмовка: Стаття має інформаційний характер — перед прийняттям рішення проконсультуйтеся з бухгалтером.

Рахунок-проформа для одноосібного підприємства (JDG) у Польщі 2026 — коли використовувати та як виставити

Рахунок-проформа vs рахунок ПДВ — відмінності

Проформа vs рахунок ПДВ — порівняння