Проформа в польському JDG у 2026 році

Що таке проформа, коли вона не створює VAT і доходу, що робити після оплати та чому її не надсилають до KSeF.

Проформа — це комерційний документ, а не рахунок-фактура в розумінні Закону про VAT. У ньому можуть бути вказані ціна та платіжні реквізити, але сам продаж він не підтверджує.

Для чого потрібна проформа

Проформа може слугувати:

пропозицією або підтвердженням замовлення,
вимогою про оплату,
інформацією про ціну, VAT та умови постачання,
допоміжним документом у зовнішній торгівлі.

Вона має бути чітко позначена «ПРОФОРМА», щоб не виглядати як рахунок-фактура з VAT.

Закону, який визначав би перелік її обов'язкових реквізитів або нумерацію, немає. На практиці варто вказати сторони, предмет, кількість, ціну, умови оплати та строк дії пропозиції.

Проформа не створює податок сама по собі

Саме оформлення проформи не створює зобов'язань із VAT і не приносить доходу. Так само хибне поширене уявлення, ніби кожен рахунок-фактура сам «генерує дохід і VAT»: податкові моменти випливають із виконання послуги, постачання, отримання оплати та особливих правил.

Що відбувається після оплати

Отримання авансу може створити обов'язок зі сплати VAT, але є винятки, зокрема для деяких операцій у межах Співтовариства. Якщо потрібен авансовий рахунок-фактура, його виставляють у встановлений законом строк.

Для ПДФО отриманий аванс — не завжди дохід. Потрібно відрізняти платіж на користь майбутньої послуги від остаточного платежу і перевіряти правила, що застосовуються до цієї операції.

Після виконання послуги виставляється остаточний рахунок-фактура, якщо цього вимагає закон. Не кожен платіж за проформою автоматично означає два документи: авансовий і остаточний.

KSeF

Проформа не надсилається до KSeF, тому що вона не є структурованим рахунком-фактурою. Її надсилають поза системою, наприклад у PDF.

Подальший рахунок-фактура підпадає під KSeF, лише якщо ця операція та той, хто виставляє, охоплені обов'язком.

Витрати і відрахування VAT у клієнта

Сама по собі проформа не дає права на відрахування VAT. Її також недостатньо, щоб автоматично обліково віднести витрати. Розрахунок ведеться на підставі правильного документа та господарської операції.

Поширені запитання

Я виставив проформу, а клієнт уже оплатив. Що робити?

З отриманої суми VAT зазвичай виникає ще до постачання товару або надання послуги. Якщо ви оформлюєте продаж рахунками-фактурами, виставте авансовий рахунок — не пізніше 15-го числа місяця, що настає за місяцем оплати. Якщо оплата і виконання послуги прийшлися на один місяць, окремий авансовий рахунок не потрібен.

Чи можна за проформою прийняти VAT до відрахування чи облікувати витрати?

Ні. Проформа не дає права на відрахування VAT і не є бухгалтерським документом. Потрібен рахунок-фактура (авансовий або остаточний) чи інший відповідний документ, що підтверджує господарську операцію.

Клієнт відмовляється від замовлення і просить повернути оплату за проформою. Як це оформити?

Повернену суму оформлюють коригувальним рахунком до авансового рахунку, якщо він був виставлений. У ПДФО повернутий аванс зменшує дохід — і базу VAT ви коригуєте так само.

Чи потрібно виставляти проформу через KSeF?

Ні. KSeF охоплює структуровані рахунки-фактури, а проформа до них не належить. Ви надсилаєте її клієнту поза системою, наприклад електронною поштою в PDF. До KSeF потрапляє лише рахунок-фактура — якщо ця операція та той, хто виставляє, охоплені обов'язком.

Рахунок-фактура, виставлений до постачання — скільки в мене часу?

Рахунок-фактуру можна виставити не раніше ніж за 60 днів до постачання або надання послуги, а після виконання — не пізніше 15-го числа наступного місяця. Проформа ці строки не запускає, бо не є рахунком-фактурою.

Джерела

Потрібна допомога з виставленням рахунків?

Oxyok веде бухгалтерію польських JDG — від 49 злотих + VAT на місяць. Перед виставленням документа перевіряємо, що оплата, аванс і строки оформлені правильно.

Напишіть Павлу або подивіться, як влаштована бухгалтерія JDG.

Це загальна інформація. Обов'язок зі сплати VAT і момент доходу залежать від виду операції, статусу сторін і того, чи надано послугу.