Як виставити рахунок у KSeF — покрокова інструкція у Польщі 2026

Хто повинен використовувати KSeF?

З 2026 року KSeF стає обов'язковим для підприємців за графіком:

1. Великі підприємства (>5 млн євро обороту) — вже обов'язково
2. Середні та малі фірми — фаза розширення
3. Мікрофірми та JDG — за графіком Міністерства фінансів

Навіть якщо ви ще не підпадаєте під обов'язок, варто почати використовувати KSeF добровільно — щоб підготувати системи та процеси.

Крок 1: Отримайте доступ до KSeF

Вхід через Profil Zaufany (довірений профіль)

1. Зайдіть на сайт KSeF: ksef.mf.gov.pl
2. Виберіть «Увійти» → «Profil Zaufany / e-Dowód»
3. Перенаправлення на сторінку login.gov.pl
4. Увійдіть з даними довіреного профілю
5. Поверніться до KSeF

Вхід через кваліфікований підпис

1. Підключіть кваліфікований токен (напр. Certum, KIR)
2. Виберіть «Увійти» → «Кваліфікований підпис»
3. Виберіть сертифікат
4. Введіть PIN

Токен KSeF (для API)

Якщо ви використовуєте бухгалтерську програму (напр. Oxyok), вам не потрібно входити вручну. Програма використовує авторизаційний токен KSeF:

1. Згенеруйте токен у панелі KSeF
2. Передайте токен своєму бухгалтеру або програмі
3. Програма автоматично надсилає рахунки

Крок 2: Створіть рахунок

Через інтерфейс KSeF (вручну)

1. У панелі KSeF виберіть «Згенерувати рахунок»
2. Заповніть структуру рахунку (формуляр XML)
3. Введіть дані покупця (податковий номер (NIP), назва, адреса)
4. Додайте позиції (назва, кількість, ціна нетто, ставка ПДВ)
5. Система автоматично розрахує ПДВ та брутто
6. Надішліть до KSeF

Через бухгалтерську програму

Більшість JDG не буде виставляти рахунки в панелі KSeF. Замість цього бухгалтерська програма (Oxyok, inFakt, iFirma) генерує рахунок і надсилає його до KSeF автоматично:

1. Виставте рахунок у бухгалтерській програмі як раніше
2. Програма автоматично конвертує рахунок у структуру KSeF (XML FA)
3. Програма надсилає рахунок до KSeF через API
4. KSeF повертає номер KSeF
5. Рахунок офіційно виставлено

Структура рахунку FA

Рахунок у KSeF має визначену структуру (так звана структура FA(логічна)). Він повинен містити:

• Суб'єкт продавця — податковий номер (NIP), назва, адреса, позначка «JDG»
• Суб'єкт покупця — податковий номер (NIP), назва, адреса
• Позиції рахунку — кожна позиція окремо: назва, PKWiU (якщо вимагається), кількість, одиниця, ціна нетто, ставка ПДВ
• Підсумок — суми нетто за ставками ПДВ, ПДВ, брутто
• Оплата — термін, форма (переказ/готівка), банківський рахунок
• Додаткова інформація — номер замовлення, контракт, позначки

Крок 3: Перевірте статус рахунку

Після надсилання рахунку до KSeF система присвоює йому статус:

1. Прийнято — рахунок пройшов валідацію і видимий у системі. Ви отримуєте номер KSeF.
2. Відхилено — помилка валідації (пропущене поле, неправильний податковий номер (NIP), невірна структура). Ви повинні виправити і надіслати повторно.
3. В обробці — рахунок чекає на обробку

Номер KSeF виглядає наприклад так: KSeF-2026-07-26-1234567890-123456-1-1

Крок 4: Отримайте витратний рахунок

KSeF працює в обидва боки — ви не лише надсилаєте, але й отримуєте:

1. Коли постачальник виставить вам витратний рахунок у KSeF
2. Він автоматично з'являється у вашій панелі KSeF
3. Ваша бухгалтерська програма завантажує його через API
4. Вам не потрібно надсилати витратний рахунок бухгалтеру — система робить це за вас

Це найбільша перевага KSeF: автоматизація на боці витрат. Кожен рахунок надходить миттєво, без сканування та надсилання.

Найпоширеніші помилки при виставленні

1. Неправильний податковий номер (NIP) покупця

Якщо ви введете неправильний податковий номер (NIP), KSeF відхилить рахунок. Перевірте NIP перед надсиланням — ви можете зробити це за білим списком платників ПДВ.

2. Відсутність обов'язкових полів

Кожна позиція повинна мати визначену ставку ПДВ. Не можна залишити порожнє поле «ставка». Якщо послуга звільнена — виберіть «зв».

3. Незрозумілість сум

Сума позицій повинна збігатися з кінцевою сумою. Якщо є різниця хоча б 1 гроша, KSeF відхилить рахунок.

4. Неправильна валюта

Рахунок може бути виставлений у PLN або іноземній валюті. Якщо ви виберете іноземну валюту, ви повинні вказати курс валюти і перерахувати на PLN.

Пастки

1. Рахунок без номера KSeF недійсний

Після повного впровадження рахунок БЕЗ номера KSeF не має податкової чинності. Ви не можете зарахувати його до витрат або відрахувати від нього ПДВ. Номер KSeF — це доказ, що рахунок існує.

2. Термін коригування

Коригування рахунку в KSeF повинно бути реалізоване у визначений термін. Ви не можете змінити рахунок з березня в листопаді — коригування повинно бути в початковому періоді розрахунку або згідно зі ст. 6 закону про бухгалтерський облік.

3. Глобальні та спрощені рахунки

Глобальні (зведені) та спрощені рахунки мають спрощену структуру в KSeF, але все одно повинні пройти валідацію. Перевірте, чи ваша бухгалтерська програма підтримує ці типи.

4. Відсутність інтернету

KSeF вимагає підключення до інтернету. Якщо у вас немає інтернету, ви не можете виставити рахунок. На практиці: більшість бухгалтерських програм має офлайн-режим (створює рахунок локально і надсилає, коли інтернет повернеться).

FAQ

Чи потрібно мати кваліфікований підпис, щоб використовувати KSeF?

Ні. Ви можете входити через Profil Zaufany (безкоштовно). Кваліфікований підпис потрібен лише для певних операцій (напр. масова авторизація).

Що якщо KSeF недоступний?

Міністерство фінансів передбачає аварійні ситуації. Тоді рахунки, виставлені офлайн, повинні бути надіслані до KSeF протягом 2 робочих днів з моменту відновлення роботи системи.

Чи замінює рахунок у KSeF паперовий?

Так. Після впровадження KSeF електронний рахунок у системі є єдиною дійсною формою. Паперові рахунки та PDF, не надіслані через KSeF, втрачають податкову чинність.

Чи можу я використовувати KSeF через мобільний додаток?

Офіційний додаток KSeF Міністерства фінансів доступний, але більшість JDG буде використовувати бухгалтерську програму, яка інтегрує KSeF автоматично.

Потрібна допомога з KSeF?

Бухгалтерія Oxyok — від 49 злотих + ПДВ на місяць. Інтегруємо KSeF з вашою бухгалтерією, допоможемо виставляти та отримувати рахунки, а також переконаємося, що все працює.

Пишіть: [email protected]

Обмовка: Графік обов'язкового KSeF встановлюється Міністерством фінансів і може змінитися. Стаття має інформаційний характер — перед прийняттям рішення проконсультуйтеся з бухгалтером.