Як виставити рахунок-фактуру в KSeF у Польщі у 2026 році — покроково

Спочатку перевірте, чи документ підлягає KSeF

Обов’язок запроваджується:

• з 1 лютого 2026 року для платників податків, чий валовий обсяг продажів у 2024 році перевищив 200 млн злотих,
• з 1 квітня 2026 року для решти платників податків, на яких поширюється обов’язок.

До кінця 2026 року діє перехідне спрощення для найменших продавців, якщо місячний валовий обсяг продажів, підтверджений рахунками-фактурами поза KSeF, не перевищує 10 000 злотих.

Рахунки-фактури B2C не підлягають обов’язковому KSeF. Винятки також стосуються деяких іноземних платників податків і спеціальних документів.

1. Налаштуйте доступ і повноваження

Власник JDG може автентифікуватися в інструментах Міністерства фінансів і надати повноваження:

• собі,
• працівникові,
• бухгалтерській фірмі,
• програмі або особі, яка займається виставленням рахунків-фактур.

Не передавайте бухгалтерові свій особистий логін до Profil Zaufany. Надайте йому відповідні повноваження в KSeF.

Технічні механізми KSeF 2.0 відрізняються від старого середовища KSeF 1.0. Не слід будувати інтеграцію на застарілих інструкціях щодо колишніх сесій і токенів, не перевіривши актуальну документацію API.

2. Створіть рахунок-фактуру FA(3)

Програма створює XML відповідно до логічної структури FA(3). Документ містить, зокрема:

• дані продавця,
• дані покупця та його ідентифікатор,
• дату виставлення та продажу,
• власний номер рахунку-фактури продавця,
• позиції, кількість, ціни та ставки,
• суми нетто, VAT і брутто,
• валюту й платіжні реквізити,
• обов’язкові примітки.

PKWiU не є обов’язковим для кожної позиції. Набір полів залежить від операції.

3. Збережіть власний номер

Номер KSeF — це додатковий ідентифікатор. Він не замінює номера рахунку-фактури, присвоєного в серії підприємця.

Отже, рахунок-фактура може одночасно мати:

• власний номер, наприклад FV/27/07/2026,
• номер KSeF, присвоєний системою після прийняття.

Не слід додавати вигаданий формат номера KSeF до власної нумерації.

4. Надішліть і перевірте статус

Після надсилання система перевіряє структуру. Результатом може бути:

• прийняття рахунку-фактури та присвоєння номера KSeF,
• обробка,
• технічне відхилення.

Відхилений файл не є рахунком-фактурою, виставленим у KSeF. Потрібно виправити помилку й надіслати його повторно.

KSeF перевіряє технічну відповідність, але не підтверджує правильності податкової ставки, факту надання послуги чи права зарахувати витрату.

5. Завантажте UPO

Після прийняття документа збережіть:

• номер KSeF,
• UPO,
• власний номер рахунку-фактури,
• дані про зв’язок із замовленням або договором.

Саме натискання кнопки «надіслати» в програмі не доводить, що рахунок-фактуру прийнято.

6. Надайте рахунок-фактуру покупцеві

Польський покупець, який користується KSeF, отримує доступ до рахунку-фактури в системі. Він не повинен його приймати.

Якщо покупець не має доступу до KSeF — наприклад, це іноземний контрагент, — продавець передає йому рахунок-фактуру в узгодженій формі з обов’язковим QR-кодом або даними доступу.

PDF може бути зручною для читання візуалізацією, але не замінює структурованого рахунку-фактури, якщо продавець зобов’язаний використовувати KSeF.

7. Виправляйте помилки коригуванням

Після прийняття рахунку-фактури помилку не можна усунути редагуванням документа або його «відхиленням» покупцем. Продавець виставляє коригувальний рахунок-фактуру.

Якщо KSeF технічно відхилив документ, не коригують неіснуючий рахунок-фактуру — файл виправляють і надсилають повторно, зберігаючи правильну нумерацію та дати.

Іноземна валюта

Рахунок-фактуру можна виставити в іноземній валюті. Не завжди в ньому зазначають один курс для всіх податків.

VAT, указаний у польському рахунку-фактурі, потрібно навести в PLN згідно з правилами закону про VAT. Курс для PIT може визначатися іншим моментом отримання доходу. Програма повинна розділяти ці правила.

Помилковий NIP

Помилковий NIP не обов’язково спричинить технічне відхилення XML — він може спрямувати документ не тому суб’єктові або призвести до створення неправильного рахунку-фактури.

Перед надсиланням перевірте NIP і дані контрагента. Після прийняття помилкового документа застосуйте коригування відповідно до законодавства.

Режим offline24

У режимі offline24 рахунок-фактуру виставляють без поточного з’єднання з KSeF, передають покупцеві з відповідним QR-кодом і досилають до системи в установлений законом строк.

Це не довільне «надішлю, коли відновиться інтернет». Потрібно дотриматися структури FA(3), позначень, дат і строку досилання.

Аварія або недоступність

Процедура залежить від виду проблеми:

• вибір режиму offline24,
• недоступність на боці платника податків,
• аварія або недоступність, оголошена Міністерством фінансів.

Строки досилання документів відрізняються. Не існує одного універсального правила двох робочих днів для кожної ситуації.

Рахунки-фактури поза KSeF

У 2026 році й надалі можуть законно використовуватися паперові рахунки-фактури або PDF, зокрема:

• від іноземних постачальників,
• для споживачів,
• від продавців, які користуються тимчасовим спрощенням,
• у випадках винятків або аварій.

Не кожен рахунок-фактура без номера KSeF автоматично є недійсним і не кожна витрата за таким документом автоматично виключається.

Найпоширеніші помилки

1. Використання структури FA(2) замість FA(3).
2. Заміна власного номера номером KSeF.
3. Припущення, що KSeF перевіряє правильність ставки VAT.
4. Очікування технічного відхилення кожного помилкового NIP.
5. Застосування одного валютного курсу для VAT і PIT без аналізу.
6. Визнання кожного PDF недійсним.
7. Відсутність UPO.
8. Передання бухгалтерові особистих даних для входу.
9. Відсутність QR-коду в режимі offline або для одержувача поза KSeF.
10. Застосування однієї процедури до всіх аварій.

Джерела

• KSeF — офіційний портал
• Посібник KSeF 2.0
• Документація API KSeF

Хочете виставляти рахунки-фактури, не стежачи за XML?

Oxyok обслуговує виставлення, отримання й бухгалтерський облік рахунків-фактур у KSeF. Бухгалтерське обслуговування коштує від 49 злотих + VAT на місяць.

Напишіть Павелу або перегляньте бухгалтерські послуги Oxyok.

Матеріал має загальний характер. Обов’язок і режим залежать від продавця, покупця, виду документа та поточної доступності системи.