Помилка KSeF 440: три поля визначають дублікат

Помилка 440 «Duplikat faktury» стосується файла XML, поданого до KSeF. Це не інструкція повторного надсилання втраченого PDF.

Порівняйте три поля

Посібник MF називає саме три значення:

• NIP продавця — поле NIP у Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne;
• власний номер рахунка-фактури, наданий платником податків, — поле P_2;
• вид рахунка-фактури — поле RodzajFaktury.

Якщо всі три значення ідентичні значенням у рахунку-фактурі, уже наявному в KSeF, поданий XML відхиляється з помилкою 440 «Duplikat faktury». Йдеться не про будь-яку схожість змісту.

Власний номер — не номер KSeF

P_2 — номер, наданий платником податків, а не ідентифікатор, присвоєний системою. Номер KSeF ідентифікує рахунок-фактуру в системі, генерується автоматично та повертається в офіційному підтвердженні отримання — Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Посібник описує перевірку унікальності за попередні 10 років. Це опис механізму KSeF, а не рекомендація щодо податкових розрахунків.

Перевірте попереднє прийняття

Наведений нижче список — необов’язкова організаційна рекомендація, а не юридичний обов’язок:

1. Зіставте відхилений XML із попереднім рахунком-фактурою, який може містити той самий набір значень.
2. Окремо порівняйте NIP продавця в Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne, P_2 і RodzajFaktury.
3. Перевірте результат попереднього подання, а також наявні UPO та номер KSeF. Не вважайте сам власний номер рахунка-фактури підтвердженням його прийняття.
4. Збережіть результат порівняння разом із повідомленням про відхилення для з’ясування розбіжностей.

Не змінюйте номер, ідентифікаційні дані продавця чи вид рахунка-фактури лише для обходу захисту від дублікатів.

FAQ

Чи достатньо збігу одного поля?

Описана умова відхилення потребує ідентичних значень усіх трьох зазначених полів порівняно з рахунком-фактурою, уже наявним у KSeF.

Чи P_2 означає ідентифікатор KSeF?

Ні. Це номер рахунка-фактури, наданий платником податків. Номер KSeF присвоює система.

Чи повторне надсилання втраченого PDF означає помилку 440?

Опис помилки 440 стосується відхилення XML, поданого до системи. Відрізняйте цю ситуацію від прохання повторно передати PDF наявного рахунка-фактури: опис механізму не встановлює правил такого передавання.

Чи означає відхилення одного XML як дубліката відхилення всього ZIP-пакета?

Ні. Пакетне надсилання не є атомарним: відхилення одного XML як дубліката не означає відхилення всього ZIP-пакета. Кожен файл XML обробляється незалежно, а помилки стосуються конкретних файлів, а не всього пакета. Решті коректних файлів XML система присвоює номери KSeF після їх перевірки.

Інформацію про причини відхилення окремих файлів отримують шляхом запиту щодо відхилених документів XML у відповідній сесії. Список помилкових файлів XML повертається після перевірки всіх надісланих документів.

Джерело: Міністерство фінансів: посібник KSeF 2.0, частина II, розділ 3.3.2.

Джерело

Міністерство фінансів: посібник KSeF 2.0, частина II, розділи 3.4 і 4.1, сторінки 69–70.

Наступний крок

Перед наступним поданням варто впорядкувати результати порівняння трьох полів і перевірки попереднього прийняття. Мета — з’ясувати причину повідомлення, а не обійти захист.