KSeF та авансовий і кінцевий рахунок-фактура у Польщі у 2026 році

Авансовий і кінцевий рахунок-фактуру ви виставляєте в KSeF за тією самою структурою FA(3), але документи потрібно правильно пов’язати. Якщо попередній авансовий рахунок був е-рахунком-фактурою, у документі, що здійснює розрахунок, ви зазначаєте його номер KSeF, а не лише власний номер із програми.

Коротка відповідь

Якщо ви отримуєте частину оплати до виконання послуги або постачання, зазвичай документуєте її авансовим рахунком-фактурою. Однак окремий авансовий рахунок-фактура не потрібен, якщо оплата надійшла в тому самому місяці, у якому ви виконали послугу або поставили товар, — за винятком операцій, на які поширюються спеціальні строки зі ст. 106i, ч. 3–8 Закону про VAT. У такому разі ви виставляєте один рахунок-фактуру продажу з обов’язковими даними про отриману оплату.

Якщо аванс було задокументовано окремо, після виконання замовлення ви виставляєте кінцевий рахунок-фактуру, який:

• зменшує суму до сплати на отримані аванси,
• зменшує VAT на податок, зазначений в авансових рахунках-фактурах,
• зазначає номери KSeF попередніх авансових е-рахунків-фактур,
• зберігає власний номер документа, присвоєний у вашій серії.

Якщо аванс покрив усю ціну й був повністю задокументований, положення не вимагають окремого кінцевого рахунку-фактури лише для того, щоб повторно показати той самий продаж.

Коли виникає авансовий рахунок-фактура

Авансовий рахунок-фактура документує оплату, отриману до постачання товару або виконання послуги. Це може бути:

• завдаток,
• передоплата,
• перший транш,
• наступна частина ціни,
• повна оплата, отримана наперед.

Сама проформа не є рахунком-фактурою і не документує отримання грошей. Якщо клієнт лише прийняв пропозицію, але ще не заплатив, через це у вас немає авансового рахунку-фактури для надсилання до KSeF.

Закон про VAT також передбачає операції, за яких отримання дострокового платежу не відбувається за типовою схемою авансового рахунку-фактури. Тому перед автоматичним виставленням документа перевірте вид операції, особливо в разі закордонних розрахунків і послуг, що розраховуються за особливими періодами.

Окремо перевірте, чи оплата та продаж припадають на той самий місяць. У такому разі замість двох окремих рахунків-фактур може застосовуватися виняток зі ст. 106b, ч. 1a–1b.

Чи потрапляє аванс до KSeF

Якщо продавець зобов’язаний виставляти цей рахунок-фактуру в KSeF, це також стосується авансового рахунку-фактури. Документ створюється у форматі XML, сумісному з FA(3), надходить до системи й після прийняття отримує номер KSeF.

Потрібно розрізняти три ідентифікатори:

1. власний номер авансового рахунку-фактури, наприклад FZ/18/07/2026,
2. номер KSeF, присвоєний після прийняття документа,
3. номер замовлення, договору або бронювання, що використовується в операційній роботі.

Один номер не замінює інших. Зокрема, номер KSeF не замінює власну нумерацію рахунків-фактур.

Як виставити кінцевий рахунок-фактуру

Після виконання послуги або постачання програма повинна зібрати всі платежі, віднесені до замовлення. Потім кінцевий рахунок-фактура показує повну вартість операції та враховує вже задокументовані суми.

Перед надсиланням перевірте:

• вартість усього замовлення,
• суму отриманих авансів,
• суми нетто та VAT з кожного авансу,
• дату виконання послуги або постачання,
• номери KSeF авансових рахунків-фактур,
• власні номери авансів, які не були е-рахунками-фактурами,
• суму, що залишилася до сплати.

Якщо попередній авансовий рахунок-фактуру було виставлено в KSeF, розрахунковий рахунок-фактура повинен містити його номер KSeF. Якщо попередній документ законно виставлено поза KSeF, ви зазначаєте номер, присвоєний йому продавцем.

Структура FA(3) передбачає частину FakturaZaliczkowa для зазначення попередніх документів. Згідно з поясненнями Міністерства фінансів Польщі, цей елемент може з’являтися до 100 разів. Це важливо для договорів, що розраховуються багатьма траншами.

Кілька авансів до одного замовлення

У разі двох або більшої кількості платежів не підсумовуйте їх вручну без перевірки первинних документів. Кожен аванс може мати власну дату, номер, базу оподаткування та VAT.

Якщо останній авансовий рахунок-фактура документує решту оплати й разом із попередніми охоплює всю ціну, він повинен зазначати номери попередніх авансових рахунків-фактур. Якщо після виконання зобов’язання залишається сума до розрахунку, ви виставляєте кінцевий рахунок-фактуру й пов’язуєте його з усіма попередніми авансами.

На практиці варто підтримувати однозначний зв’язок:

zamówienie → wpłata → faktura zaliczkowa → numer KSeF → faktura końcowa.

Завдяки цьому бухгалтеру не доведеться відтворювати історію платежів лише з банківської виписки.

Що робити, якщо аванс було скориговано

Після прийняття рахунку-фактури KSeF ви не редагуєте й не видаляєте його. Помилку виправляєте коригувальним рахунком-фактурою.

Тому перед виставленням кінцевого документа перевірте не лише первинний авансовий рахунок, а й коригування до нього. До розрахунку повинні потрапити актуальні значення після коригувань. Інакше кінцевий документ може повторно нарахувати частину VAT або показати неправильну суму до сплати.

Якщо файл авансового рахунку був технічно відхилений KSeF, він не отримав номера KSeF і не став е-рахунком-фактурою. Файл потрібно виправити й надіслати повторно. Коригування до документа, якого система не прийняла, не виставляється.

Аванс в іноземній валюті

У разі платежу в євро або іншій валюті програма повинна правильно визначити значення, необхідні в PLN. Курс для VAT випливає з правил польського закону про VAT і не обов’язково збігається з курсом, що пізніше використовується для розрахунку доходу в PIT.

Не вводьте один курс «для всієї бухгалтерії», не перевіривши дату отримання авансу, дату виставлення документа й дату виконання зобов’язання. KSeF прийме технічно правильний XML, але не підтвердить, що застосований курс або момент виникнення податкового обов’язку правильні.

Більше про закордонні документи ви знайдете у статті KSeF та WDT, WNT й імпорт послуг.

Авансовий рахунок-фактура, виставлений в офлайн-режимі

Авансовий рахунок-фактуру можна виставити у відповідному офлайн-режимі, якщо ви виконуєте вимоги цього режиму. Він усе одно має відповідати структурі FA(3), містити необхідні позначення та бути надісланий до KSeF у встановлений строк.

Недостатньо підготувати звичайний PDF і пізніше вручну дописати номер KSeF. Під час передання документа покупцеві поза системою потрібно також застосувати відповідні QR-коди.

Правила щодо строків ми описуємо окремо: KSeF offline24, аварія та недоступність.

Найпоширеніші помилки

1. Визнання проформи авансовим рахунком-фактурою.
2. Виставлення кінцевого рахунку на повну суму без віднімання авансів.
3. Віднімання суми брутто без правильного розрахунку бази та VAT.
4. Зазначення лише власного номера авансового рахунку, хоча документ має номер KSeF.
5. Пропуск одного з кількох траншів.
6. Неврахування коригування попереднього авансу.
7. Виставлення зайвого кінцевого рахунку-фактури після повної, правильно задокументованої передоплати.
8. Припущення, що прийняття XML системою KSeF підтверджує податкову правильність документа.

Контрольний список перед надсиланням

• Чи платіж справді надійшов?
• Чи до цієї операції застосовуються типові правила щодо авансів?
• Чи власний номер відповідає вашій серії?
• Чи суми нетто, VAT і брутто збігаються з платежем?
• Чи кінцевий рахунок охоплює повну вартість замовлення?
• Чи віднято всі попередні аванси та коригування до них?
• Чи введено номери KSeF попередніх е-рахунків-фактур?
• Чи перевірено статус надсилання та номер KSeF?

Повний технічний процес ми описуємо в посібнику як виставити рахунок-фактуру в KSeF.

Джерела

• Міністерство фінансів Польщі: запитання та відповіді про KSeF 2.0
• Міністерство фінансів Польщі: матеріали та посібники KSeF 2.0
• Закон про податок на товари та послуги — ELI
• Консолідований текст Закону про VAT — ELI, зокрема ст. 106b, ч. 1a–1b та ст. 106i, ч. 3–8.

Хочете впорядкувати аванси перед KSeF?

Oxyok об’єднує рахунки-фактури, платежі та бухгалтерський облік в одному процесі. Бухгалтерське обслуговування JDG коштує від 49 zł + VAT на місяць.

Напишіть Павелу або перегляньте бухгалтерські послуги Oxyok.

Матеріал має загальний характер. Спосіб документування залежить від виду операції, моменту оплати та положень, застосовних до конкретного зобов’язання.