KSeF у Польщі та іноземні рахунки-фактури: WDT, WNT, експорт та імпорт послуг

Як KSeF працює для закордонних продажів, WDT та експорту, а також для WNT та імпорту послуг. Передання PDF із QR-кодом, FE і самофактурування.

Закордонна операція не виключається з KSeF автоматично. Потрібно окремо оцінити обов’язок польського продавця, спосіб передання рахунку-фактури іноземному покупцеві та документи про закупівлі, отримані від постачальників з-за меж Польщі.

Поширене спрощення — «усе закордонне перебуває поза KSeF» — призводить до помилок в обидва боки. Польський підприємець може бути зобов’язаний виставити в KSeF рахунок-фактуру для клієнта з Німеччини або США, хоча цей клієнт не завантажить його безпосередньо з польської системи. Водночас рахунок-фактура від іноземного постачальника найчастіше не з’явиться в KSeF, тому його й надалі потрібно передавати до бухгалтерії іншим каналом.

Закордонний продаж польського підприємця

Якщо польський продавець підлягає обов’язковому використанню KSeF, він, як правило, виставляє в системі рахунки-фактури, що документують B2B-продажі іноземним контрагентам. Це стосується, зокрема:

внутрішньоспільнотного постачання товарів, тобто WDT,
експорту товарів за межі Європейського Союзу,
послуг, наданих іноземному підприємцеві, якщо операція потребує виставлення рахунку-фактури.

Місце оподаткування, ставка VAT та примітки залежать від виду операції. KSeF не перетворює WDT на внутрішній продаж і не визначає, чи виконано умови для ставки 0%. Система є способом виставлення рахунку-фактури, а не автоматичним рішенням щодо розрахунку VAT.

Перед надсиланням потрібно правильно ідентифікувати покупця, його країну та номер VAT UE або інший ідентифікатор. Також варто перевірити, чи програма підтримує іноземну валюту, належні позначення та дані, потрібні для конкретного виду постачання чи послуги.

Загальні правила обов’язкового застосування та структуру FA(3) описано в посібнику KSeF для JDG у Польщі у 2026 році.

Як передати рахунок-фактуру іноземному покупцеві

Іноземний контрагент зазвичай не завантажить документ із KSeF так, як польський покупець із NIP. Тому після виставлення рахунку-фактури в системі польський продавець передає йому візуалізацію погодженим способом, наприклад як PDF електронною поштою або через портал клієнта.

Візуалізація, яку передають поза KSeF, має містити належний QR-код із номером KSeF. Код дає змогу перевірити дані документа й отримати доступ до рахунку-фактури відповідно до правил системи. Сам PDF не замінює вихідного структурованого рахунку-фактури, але є зручною для читання формою його передання контрагентові.

У договорі або замовленні варто погодити:

адресу електронної пошти або портал для доставлення,
прийнятну мову візуалізації,
формат вкладення,
спосіб передання коригувань,
контактну особу на випадок проблем зі зчитуванням QR-коду.

KSeF не звільняє продавця від обов’язку фактично передати документ одержувачеві, який не користується польською системою. Власне підтвердження надсилання PDF та UPO з KSeF документують два різні етапи, тому варто зберегти обидва.

Рахунок-фактура, виставлений offline для іноземного контрагента

Якщо рахунок-фактуру передають іноземному одержувачеві до досилання в KSeF у режимі offline, візуалізація потребує двох QR-кодів: OFFLINE і CERTYFIKAT. Другий код створюється з використанням сертифіката KSeF типу 2 і призначений для підтвердження особи продавця.

Після прийняття документа KSeF і присвоєння номера для подальшого обігу поза системою достатньо візуалізації з одним QR-кодом, пов’язаним із номером KSeF. Строки досилання залежать від застосованої процедури. Докладніше див. у статті KSeF offline24, недоступність і аварія.

Закупівлі в іноземних постачальників

Рахунки-фактури закупівель, виставлені іноземним постачальником, як правило, не з’являються в KSeF. Це стосується типових документів, пов’язаних із:

WNT, тобто придбанням товарів з іншої держави ЄС,
імпортом послуг,
імпортом товарів,
придбанням цифрових послуг, ліцензій, реклами чи підписок в іноземного суб’єкта.

Якщо компанія купує за кордоном рекламу, програмне забезпечення або консультаційну послугу, документ і надалі може надійти електронною поштою або бути завантажений із панелі постачальника. Відсутність рахунку-фактури в KSeF не означає, що документ недійсний або що операцію не потрібно обліковувати.

Підприємець має зберегти окремий канал обігу іноземних рахунків-фактур. Програма або бухгалтерське бюро повинні отримати PDF, платіжні дані та інформацію, необхідну для обліку. У разі WNT та імпорту послуг обов’язок відобразити VAT може виникнути в польського покупця незалежно від того, що рахунок-фактура не потрапив до KSeF.

KSeF не обліковує WNT або імпорт послуг замість платника податків

KSeF зберігає структуровані рахунки-фактури, охоплені системою, але не замінює облік VAT або JPK_V7. Дані, потрібні для розрахунку WNT, імпорту послуг чи імпорту товарів, можуть походити з документів поза KSeF, митних документів, договорів і підтверджень надання послуг.

Бухгалтерія повинна, зокрема, встановити:

вид операції та місце оподаткування,
момент виникнення податкового зобов’язання,
правильний валютний курс,
базу оподаткування,
нарахований VAT і можливе право на відрахування,
необхідні облікові позначення.

Не варто будувати процес, у якому бухгалтер завантажує документи виключно з KSeF. Така модель омине значну частину іноземних закупівель, а також інші законні документи, виставлені поза системою.

Обережно зі сталим місцем ведення діяльності

Ситуація іноземного суб’єкта може змінитися, якщо він має у Польщі стале місце ведення господарської діяльності, яке скорочено називають FE від англійського fixed establishment. Важливе не лише існування такого місця, а і його участь у конкретному постачанні товарів або наданні послуг.

На іноземного суб’єкта без місцезнаходження чи сталого місця ведення діяльності у Польщі обов’язок виставляти рахунки-фактури в KSeF не поширюється. Якщо він має польське стале місце, але воно не бере участі в конкретній операції, також може діяти виняток. Отже, сама польська реєстрація VAT не визначає автоматично обов’язку використовувати KSeF.

Оцінка FE потребує аналізу конкретних фактичних обставин: людських і технічних ресурсів, тривалості присутності у Польщі та участі цієї структури в операції. Не слід ухвалювати рішення виключно на підставі номера VAT. Міністерство фінансів оприлюднило окремі роз’яснення щодо сталого місця ведення діяльності для цілей KSeF.

Самофактурування з іноземним покупцем

У разі самофактурування рахунок-фактуру від імені продавця виставляє покупець. KSeF допускає таку модель, але продавець повинен заздалегідь надати покупцеві відповідне повноваження.

У разі WDT покупець з іншої держави ЄС, який використовує номер VAT UE, наданий для внутрішньоспільнотних операцій, може добровільно виставити рахунок-фактуру в KSeF від імені польського продавця після отримання належного повноваження. Водночас офіційні відповіді вказують, що рахунки-фактури, які іноземні суб’єкти виставляють у межах самофактурування з польським продавцем, загалом не підлягають обов’язковому KSeF.

У цій сфері особливо легко зробити надто широкий висновок. Перед упровадженням потрібно перевірити країну й статус покупця, номер VAT UE, зміст договору про самофактурування, обсяг повноваження та технічні можливості обох сторін. Звичайне передання даних на портал клієнта ще не означає правильного виставлення документа в KSeF.

Правила безпечного надання доступу описано у статті Повноваження KSeF для бухгалтера та бухгалтерського бюро.

Процедура для компанії, що торгує із закордоном

На боці продажів потрібно відокремити виставлення рахунку-фактури в KSeF від його передання контрагентові. Програма надсилає XML, контролює прийняття та зберігає UPO, а потім створює зрозумілу візуалізацію з належним QR-кодом і передає її погодженим каналом.

На боці закупівель слід зберегти скриньку або панель для отримання іноземних документів. Бухгалтерія повинна періодично звіряти рахунки-фактури з оплатами карткою, переказами та підписками, щоб виявляти відсутні документи.

Окремого аналізу потребують суб’єкти з можливим FE у Польщі та договори про самофактурування. KSeF упорядковує внутрішній обіг рахунків-фактур, але не усуває відмінностей між WDT, WNT, експортом, імпортом товарів та імпортом послуг.