Закордонна фактура у Польщі — експорт та ВНТ (2026). Повний посібник

Перш ніж перейти до деталей, ви повинні знати, з яким видом транзакції маєте справу:

Внутрішньоспільнотні транзакції (ЄС)

• ВПУ — Внутрішньоспільнотне надання послуг (послуги для фірм з ЄС)
• ВНТ — Внутрішньоспільнотне придбання товарів (покупка товарів з ЄС)
• ВПТ — Внутрішньоспільнотна поставка товарів (продаж товарів до ЄС)

Транзакції з третіми країнами (поза ЄС)

• Експорт товарів — продаж поза ЄС
• Імпорт товарів — покупка з-поза ЄС
• Експорт/імпорт послуг — послуги для/клієнтів з-поза ЄС

Reverse charge (зворотний розрахунок)

Механізм, у якому ПДВ розраховує покупець, а не продавець. Застосовується в більшості транзакцій B2B між фірмами з різних країн.

Фактура за послуги в ЄС (B2B)

Найпоширеніший випадок: польський підприємець продає послуги фірмі з іншої країни ЄС.

Правила:

1. ПДВ: reverse charge (ст. 28b Закону про ПДВ). На фактурі ви не показуєте ПДВ — покупець розраховує його у своїй країні.
2. NIP-UE: ви повинні мати європейський NIP (NIP з префіксом «PL»). Ваш контрагент також повинен мати NIP-UE своєї країни.
3. Адреса: фактура повинна містити адреси обох сторін.
4. Вимога перевірки NIP-UE: перед виставленням фактури перевірте NIP контрагента в системі VIES.

Що повинно бути на фактурі B2B в ЄС:

• Дані продавця та покупця (з NIP-UE)
• Дата виставлення та дата продажу
• Опис послуги
• Сума нетто (в EUR або PLN)
• Позначка «reverse charge» (або «зворотне нарахування»)
• Номери NIP-UE обох сторін

Декларація VAT-UE

Внутрішньоспільнотні транзакції ви заявляєте у VAT-UE — квартальній інформаційній декларації (це не розрахункова декларація, ви не платите з неї ПДВ).

• ВПУ: внутрішньоспільнотні послуги
• ВНТ: придбання товарів
• ВПТ: поставка товарів

Ліміт VAT-UE: ви повинні подавати, якщо вартість транзакцій перевищує нуль (будь-яка транзакція).

ВНТ — Внутрішньоспільнотне придбання товарів

Купуєте товари з іншої країни ЄС (наприклад, верстати з Німеччини). Це ВНТ — і ви повинні розрахувати ПДВ у Польщі.

Правила:

1. Self-billing ПДВ: самі нараховуєте вихідний ПДВ (23% у Польщі) та вхідний ПДВ (23%). Нетто = нетто, ПДВ зводиться до нуля, але транзакція збільшує оборот ПДВ.
2. ВПТ на боці продавця: продавець у Німеччині виставляє фактуру без ПДВ (reverse charge).
3. VAT-UE: транзакцію заявляєте у VAT-UE.
4. Ліміт: ВНТ завжди оподатковується (немає порогу звільнення).

Приклад:

• Купуєте верстат з Німеччини за 10 000 EUR
• Курс EUR/PLN (середній NBP з дня, що передує): ~4,30
• Вартість у PLN: 43 000 zł
• Вихідний ПДВ: 43 000 × 23% = 9 890 zł
• Вхідний ПДВ: 9 890 zł (відраховуєте)
• Нетто: 43 000 zł (витрата)

Експорт товарів поза ЄС

Продаєте товари до США, UK, Китаю? Це експорт — і нульова ставка ПДВ (0%).

Умови ставки 0%:

1. Товар повинен залишити територію ЄС
2. Ви повинні мати документи, що підтверджують вивезення (SAD, EX-A, CMR)
3. Заява вивезення в системі ECS/EX звертається до AES

Важливо: Експорт стосується лише товарів. Послуги для клієнтів з-поза ЄС мають інший режим.

Експорт послуг (поза ЄС)

Послуги для клієнтів з-поза ЄС розраховуєте поза польським ПДВ (не підлягають ПДВ у Польщі) — якщо тільки послуга не пов'язана з територією Польщі (наприклад, ремонт будівлі у Варшаві для клієнта з США).

Правило місця надання послуг (ст. 28b Закону про ПДВ): місцем надання є місце заснування покупця (B2B).

Валютні курси — як перераховувати?

При валютних транзакціях ви повинні перерахувати суму в PLN за курсом NBP:

Для ПДВ:

• Середній курс NBP з дня, що передує даті виникнення податкового зобов'язання (зазвичай день продажу)
• Якщо NBP не публікує курс даного дня (вихідні) — берете курс з останнього робочого дня

Для PIT (дохід):

• Середній курс NBP з дня отримання оплати
• Якщо фактура виставлена в EUR, але оплата в PLN — берете курс з дня оплати

Курсові різниці:

• Додатні (курс зріс): дохід
• Від'ємні (курс впав): витрата

Приклад:

• Фактура: 1 000 EUR, дата продажу 15.03.2026
• Курс NBP з 14.03.2026: 4,30
• Вартість: 4 300 zł (дохід ПДВ)
• Оплата 20.03.2026, курс NBP з 20.03: 4,35
• Вартість: 4 350 zł (дохід PIT)
• Додатня курсова різниця: 50 zł (дохід)

Закордонна фактура — шаблон

ПРОДАВЕЦЬ: [Назва], вул. [Адреса], NIP-UE: PL1234567890
ПОКУПЕЦЬ: [Назва], [Адреса], NIP-UE: DE123456789
Дата виставлення: 25.07.2026
Дата продажу: 25.07.2026
Послуга: Програмування — липень 2026
Сума: 2 000,00 EUR (нетто)
ПДВ: reverse charge

Reverse charge — як працює?

Reverse charge — це механізм, у якому ПДВ розраховує покупець, а не продавець. Застосовується в:

• B2B в ЄС (послуги та товари)
• B2B поза ЄС (послуги)
• Імпорт послуг (послуги від фірм з-поза ЄС)

Як працює на практиці:

1. Продавець виставляє фактуру без ПДВ (нетто)
2. Покупець сам нараховує вихідний ПДВ та вхідний (зводиться до нуля)
3. У декларації ПДВ покупця з'являється подвійна сума (вхідний = вихідний)

VAT-UE — інформаційна декларація

VAT-UE — це квартальна інформаційна декларація про внутрішньоспільнотні транзакції. Ви не платите з неї ПДВ — лише інформуєте Urząd Skarbowy про транзакції.

Що заявляєте:

• Поле 1: ВПТ (продаж товарів до ЄС)
• Поле 2: ВНТ (покупка товарів з ЄС)
• Поле 3: ВПУ (внутрішньоспільнотні послуги B2B)

Термін: до 25-го числа місяця після кінця кварталу.

• Q1 (січ-бер): 25.04
• Q2 (квіт-чер): 25.07
• Q3 (лип-вер): 25.10
• Q4 (жовт-гру): 25.01 (наступного року)

KSeF та закордонні фактури

KSeF (національна система е-рахунків (KSeF)) діє з 2027 року для малих та мікропідприємців. Але закордонні фактури звільнені від KSeF:

• Фактури ВНТ, ВПТ, ВПУ, експорт — не проходять через KSeF
• Фактури з reverse charge — не проходять через KSeF
• Внутрішні фактури (PL-PL) — проходять через KSeF

Але ви повинні реєструвати їх в бухгалтерії (KPiR, реєстр ПДВ).

Найпоширеніші помилки

1. Відсутність перевірки NIP-UE

Перед виставленням фактури B2B в ЄС — перевірте NIP контрагента у VIES (європейській системі перевірки). Якщо NIP неактивний, ви не можете застосувати reverse charge.

2. Плутання ВНТ з імпортом

ВНТ стосується лише внутрішньоспільнотних транзакцій (ЄС→PL). Імпорт стосується транзакцій з третіх країн (поза ЄС). Вони мають різні правила ПДВ.

3. Неправильний валютний курс

Для ПДВ берете курс з дня, що передує продажу. Для PIT — з дня оплати. Не плутайте ці дати.

4. Відсутність VAT-UE

Кожна внутрішньоспільнотна транзакція вимагає заяви у VAT-UE. Відсутність = штрафи.

5. Виставлення фактури з польським ПДВ для закордонного клієнта

Якщо ви продаєте послугу B2B в ЄС — не нараховуєте польський ПДВ. Reverse charge.

FAQ

Чи повинен я мати NIP-UE?

Так, якщо ведете внутрішньоспільнотні транзакції. NIP-UE — це ваш NIP з префіксом PL. Реєструєте його в Urząd Skarbowy (форма VAT-R).

Чи стосується reverse charge послуг B2C?

Ні. Reverse charge стосується лише B2B. Послуги B2C розраховуєте за польськими правилами (польський ПДВ, якщо тільки послуга не пов'язана з нерухомістю в іншій країні).

Чи можу я виставити фактуру в EUR?

Так. Фактура може бути в будь-якій валюті. Але в бухгалтерії перераховуєте в PLN за курсом NBP.

Чи повинно ВНТ заявлятися у VAT-7?

Так. ВНТ показуєте у VAT-7 (декларація ПДВ) та VAT-UE (інформаційна декларація).

Чи повинні закордонні фактури проходити через KSeF?

Ні. KSeF стосується лише внутрішніх фактур. Закордонні фактури реєструєте в бухгалтерії, але не через KSeF.

Маєте закордонні транзакції і потребуєте бухгалтера?

Веду бухгалтерію JDG із закордонними транзакціями — експорт, ВНТ, ВПТ, reverse charge, VAT-UE. Виставляю та обліковую фактури в EUR/USD/PLN. Від 49 zł + ПДВ на місяць.

Напишіть на [email protected] або завітайте на oxyok.com/pl.

Увага: Правила закордонних транзакцій на основі Закону про ПДВ (розділ 7 і 8) та директив ЄС. Валютні курси: середній NBP з дня, що передує (ПДВ) або з дня оплати (PIT). KSeF не стосується закордонних фактур. Перед прийняттям рішення проконсультуйтеся з бухгалтером.