KSeF offline24, недоступність і аварія у Польщі — строки та QR-коди

Три строки й окрема повна аварія

Найважливіше правило: в offline24, під час недоступності та звичайної аварії рахунок-фактура зрештою має потрапити до KSeF. Строк залежить від режиму:

• offline24 — невідкладно, не пізніше наступного робочого дня після дня виставлення,
• недоступність KSeF — не пізніше наступного робочого дня після дня завершення періоду недоступності,
• аварія KSeF — протягом 7 робочих днів із дня завершення аварії.

Не варто запам’ятовувати один загальний строк «на потім». У бухгалтерській програмі потрібно зафіксувати, яку процедуру було застосовано, коли виставлено рахунок-фактуру та від якої події обчислюється строк надсилання.

Окремою процедурою є повна аварія, про яку Міністр фінансів оголошує через засоби масової інформації. У такому разі рахунки-фактури виставляють у паперовій або електронній формі, вони не повинні відповідати FA(3), на них не наносять QR-коди й після завершення події не досилають до KSeF.

Основи роботи KSeF і строки запровадження обов’язку описано в посібнику KSeF для JDG у Польщі у 2026 році.

Offline24 не потребує оголошення аварії

Offline24 можна використовувати, коли компанія не має поточного з’єднання з KSeF, наприклад через проблеми з інтернетом, мобільну роботу або короткочасну недоступність власної програми. Офіційні відповіді Міністерства фінансів указують, що платник податків не повинен надавати додаткові докази відсутності інтернету. Режим можна застосовувати також тоді, коли такого обмеження немає.

Однак це не означає, що надсилання можна відкладати довільно. Документ має відповідати актуальному шаблону структурованого рахунку-фактури, а потім бути надісланим до KSeF невідкладно, не пізніше наступного робочого дня після його виставлення.

Якщо рахунок-фактуру виставлено в п’ятницю, строк, як правило, переноситься на наступний робочий день. На практиці програма має обчислювати його з урахуванням вихідних і встановлених законом неробочих днів. Не слід покладатися лише на ручне нагадування бухгалтера.

Недоступність KSeF

Недоступність — це період, коли KSeF не працює, наприклад через заплановані технічні роботи, про які оголосило Міністерство фінансів. У цей час компанія може продовжувати виставляти документи поза системою та передати їх пізніше.

Строк обчислюється не від дня виставлення кожного рахунку-фактури, а від завершення оголошеного періоду недоступності. Рахунок-фактуру потрібно дослати не пізніше наступного робочого дня після дня завершення недоступності.

У внутрішній процедурі компанії варто зафіксувати джерело повідомлення, час початку й завершення недоступності та перелік виставлених у цей період рахунків-фактур. Це дає змогу відтворити причину, з якої документ не було надіслано онлайн, і правильно обчислити строк.

Аварія, оголошена Міністерством фінансів

Аварійний режим стосується аварії KSeF, оголошеної через передбачені канали, зокрема BIP Міністерства фінансів — польський Бюлетень публічної інформації — та інтерфейсне програмне забезпечення. Його не слід ототожнювати з поломкою ноутбука, маршрутизатора або програми підприємця. Проблеми на боці компанії зазвичай означають застосування offline24, а не семиденного аварійного строку.

Після завершення оголошеної аварії рахунки-фактури, виставлені в цьому режимі, потрібно надіслати до KSeF протягом 7 робочих днів. Довший строк не має бути приводом відкладати все надсилання на останню мить. Після відновлення системи можуть виникнути черги, помилки валідації або потреба виправити файл.

Доцільно надсилати документи поетапно й щодня перевіряти статуси. Саме повідомлення програми «надіслано» не доводить прийняття документа. Після успішної обробки потрібно зберегти номер KSeF та UPO.

Два QR-коди до досилання рахунку-фактури

Правило двох кодів залежить від режиму та виду покупця. В offline24 і під час недоступності рахунок-фактуру до досилання можна передати поза KSeF покупцям, зазначеним у ст. 106gb, ч. 4 Закону про VAT, зокрема іноземному суб’єкту, споживачеві або покупцеві без NIP. Така візуалізація містить два QR-коди. Польському платникові податків із NIP до присвоєння номера KSeF можна передати підтвердження операції; сам рахунок-фактуру він, як правило, отримує через KSeF.

Під час оголошеної звичайної аварії KSeF рахунок-фактуру передають поза системою та використовують два QR-коди. Це правило не поширюється на повну аварію, коли QR-коди не наносять.

Перший код має позначення OFFLINE. Він призначений для перевірки даних рахунку-фактури та забезпечення доступу до документа. Другий має позначення CERTYFIKAT і дає змогу підтвердити особу продавця.

Два коди потрібні тому, що рахунок-фактура ще не має номера KSeF. Одержувач повинен мати можливість перевірити як дані документа, так і особу суб’єкта, який його виставив.

Дата виставлення й отримання

В offline24, під час недоступності та звичайної аварії датою виставлення є дата, зазначена продавцем у полі P_1. Дата отримання натомість залежить від режиму та статусу покупця.

В offline24 і під час недоступності польський платник податків із NIP отримує рахунок-фактуру в день присвоєння йому номера KSeF. Покупець, охоплений ст. 106gb, ч. 4, отримує його в день фактичного передання поза системою. Під час звичайної аварії потрібно враховувати спеціальні правила, що зіставляють фактичне передання з датою присвоєння номера KSeF. У разі повної аварії датою отримання є день фактичного отримання документа.

Після надсилання рахунку-фактури до KSeF і присвоєння номера ситуація змінюється. Для візуалізації, яку використовують поза системою, достатньо одного QR-коду, пов’язаного з номером KSeF. Другий код, який підтверджує продавця, більше не потрібний, оскільки документ прийнято системою.

Сертифікат KSeF типу 2

Для створення другого QR-коду з позначенням CERTYFIKAT потрібен попередньо завантажений сертифікат KSeF типу 2, призначений для виставлення рахунків-фактур у спеціальних режимах і підтвердження особи продавця.

Не слід починати оформлювати сертифікат лише після втрати з’єднання. Компанія має отримати його заздалегідь, перевірити строк чинності й протестувати створення правильної візуалізації. Також потрібно визначити, хто зберігає сертифікат і як його захищено від несанкціонованого використання.

Це особливо важливо для бухгалтерських бюро та компаній із багатьма точками продажу. Повноваження діяти від імені платника податків і технічне використання сертифіката мають відповідати прийнятій моделі доступу. Докладніше це пояснено у статті Повноваження KSeF для бухгалтера та бухгалтерського бюро.

Що фіксувати під час виставлення рахунку-фактури offline

Кожен документ має залишати чіткий операційний слід. Варто зберігати:

• власний номер рахунку-фактури та дату виставлення,
• застосований режим,
• дату й час створення файлу,
• версію логічної структури,
• інформацію про передання візуалізації покупцеві,
• використані позначення та QR-коди,
• строк досилання, обчислений для відповідного режиму,
• статус надсилання, номер KSeF та UPO після прийняття.

Якщо KSeF відхилить файл із технічних причин, не можна вважати, що сама спроба надсилання забезпечила дотримання строку. Потрібно встановити помилку, виправити документ відповідно до правил конкретного випадку й надіслати його повторно. Тому перевірку слід проводити до завершення строку, а не після нього.

Аварійна процедура для малої компанії

Проста інструкція може складатися з кількох кроків. Спочатку працівник перевіряє, чи проблема стосується локального інтернету або програми, недоступності, звичайної аварії чи повної аварії, оголошеної Міністром фінансів. Потім він вибирає відповідний режим. В offline24, під час недоступності та звичайної аварії він створює рахунок-фактуру відповідно до FA(3); у разі повної аварії застосовує окремі правила.

Якщо в певному режимі та для певного покупця рахунок-фактуру передають поза KSeF до досилання, програма створює два належні QR-коди з використанням чинного сертифіката типу 2. В інших випадках польському платникові податків із NIP можна передати підтвердження операції. Рахунок-фактура потрапляє до черги надсилання з конкретним строком. Документи, виставлені під час повної аварії, до цієї черги не додають, оскільки пізніше їх не досилають до KSeF.

Варто також призначити заміну. Якщо єдина особа з доступом відсутня, компанія все одно має дотриматися строку. Повноваження та сертифікати потрібно підготувати так, щоб забезпечити безперервність без спільного використання особистого підпису підприємця.

Найпоширеніші помилки

Перша помилка — застосування семи робочих днів до кожної технічної перерви. Цей строк стосується оголошеної аварії, а не звичайної відсутності інтернету в компанії. Друга — обчислення строку недоступності від дати рахунку-фактури замість моменту завершення недоступності.

Інша помилка — механічно застосовувати одне правило щодо QR-кодів до кожного покупця та кожного режиму. Два коди використовують лише у випадках, передбачених для передання рахунку-фактури поза KSeF; підтвердження операції та повна аварія мають інші правила. Ризиковано також отримувати сертифікат типу 2 лише в момент проблеми та вважати спробу надсилання рівнозначною прийняттю рахунку-фактури.

Належна процедура розрізняє види подій, автоматично обчислює строки та вимагає перевірки UPO. Завдяки цьому спеціальні режими забезпечують безперервність продажів, а не створюють відкладену чергу документів без підтвердження.

Джерела

• Запитання та відповіді KSeF 2.0 — режими offline і QR-коди
• Файли для завантаження KSeF 2.0 — посібники та навчальні матеріали
• KSeF — офіційний портал і повідомлення
• Міністерство фінансів — режим offline24
• Міністерство фінансів — недоступність KSeF
• Міністерство фінансів — аварійний режим
• Міністерство фінансів — повна аварія