Система електронних рахунків (KSeF) для ФОП — повний посібник 2026

KSeF (Krajowy System e-Faktur) — система електронних рахунків — діє з 1 квітня 2026 року для всіх платників ПДВ (VAT), у тому числі тих, хто користується звільненням від ПДВ. Якщо ви ведете ФОП (JDG), ця система стосується вас, незалежно від того, чи виставляєте ви рахунки з ПДВ, чи звільнені від нього.

Цей посібник пояснює, що KSeF означає на практиці для малого бізнесу і як до нього підготуватися.

Що таке KSeF?

KSeF — це платформа Міністерства фінансів, на якій усі рахунки виставляються, передаються та зберігаються у структурованому вигляді (XML FA(2)). Ви не виставляєте рахунок у своїй програмі та не надсилаєте PDF — рахунок створюється всередині системи KSeF.

Що це змінює на практиці?

• Ви не надсилаєте PDF — контрагент отримує рахунок автоматично у своїй системі KSeF
• Рахунок має номер, присвоєний KSeF — не ваш власний номер
• Витрати відраховуються автоматично — рахунки від польських постачальників самі з'являються у вашому KSeF і готові до відрахування ПДВ
• JPK відправляється сам — KSeF генерує файл JPK_V7 з ваших рахунків

Кого стосується KSeF?

З 1 квітня 2026:

• Усі платники ПДВ (VAT) — активні та звільнені від ПДВ (якщо оборот нижче 200 000 zł)
• ФОП на фіксованому податку (ryczałt), прогресивній шкалі та плоскому податку — якщо вони зареєстровані як платники ПДВ або користуються суб'єктним звільненням

Хто звільнений від KSeF?

• Фізичні особи, які не ведуть підприємницьку діяльність (спрощені рахунки нижче 450 zł)
• Деякі платники, що розраховуються у формі фіксованого податку з сезонної діяльності (вузькі винятки)

Як виставити рахунок у KSeF — крок за кроком

Крок 1: Увійдіть до KSeF

Вхід через Profil Zaufany (Довірчий профіль) або e-Dowód (електронний документ) на сторінці ksef.mf.gov.pl.

Крок 2: Оберіть форму взаємодії

У вас є два варіанти:

• Інтерактивно — заповнюєте форму безпосередньо на сторінці KSeF (безкоштовно, але трудомістко)
• API / інтеграція — ваша бухгалтерська програма надсилає рахунок автоматично (потребує інтеграції з KSeF)

Крок 3: Заповніть дані рахунку

Структурований рахунок вимагає:

• Дані продавця та покупця (NIP, назва, адреса)
• Дата виставлення та дата продажу
• Позиції (назва, кількість, ціна нетто, ставка ПДВ)
• Разом нетто, ПДВ, брутто
• Спосіб оплати та термін

Крок 4: Отримайте номер KSeF

Після надсилання рахунка KSeF присвоює йому унікальний номер (так званий номер KSeF). Цей номер має бути на кожному рахунку — це доказ того, що він виставлений правильно.

Крок 5: Контрагент отримує рахунок

Ваш контрагент бачить рахунок у своїй системі KSeF автоматично — не потрібно надсилати PDF або email.

Як отримати рахунок від постачальника в KSeF

Рахунки від польських постачальників надходять автоматично до вашого KSeF. Не потрібно просити рахунок — він з'являється сам.

Що потрібно зробити:

1. Увійдіть до KSeF і перевірте вхідну скриньку
2. Перевірте дані — чи сума, NIP та позиції збігаються
3. Прийміть рахунок (або відхиліть, якщо є помилка)
4. Відрахуйте ПДВ (якщо ви активний платник ПДВ)

Це все. Більше немає надсилання фотографій рахунків бухгалтеру, немає втрати PDF-файлів. Усе є в KSeF.

KSeF та звільнення від ПДВ (VAT)

Навіть якщо ви користуєтеся суб'єктним звільненням від ПДВ (оборот нижче 200 000 zł), KSeF вас стосується. Ви виставляєте рахунки в системі, але без ставок ПДВ — як звільнений рахунок (відмітка «звільнений від ПДВ» або ставка «zw»).

Це найважливіша зміна для малих ФОП: навіть ті, хто ніколи не був платником ПДВ, повинні користуватися KSeF.

Штрафи за відсутність KSeF

Протягом першого року (квітень 2026 – березень 2027) штрафи відстрочені — податкова не накладає санкції за відсутність виставлення рахунка в KSeF. Але сам обов'язок діє з 1 квітня 2026.

Після перехідного періоду:

• Штраф за кожен рахунок, виставлений поза KSeF: до 100% суми податку
• Штраф за відсутність позначки номера KSeF на рахунку: до 100% суми податку

KSeF та ваш бухгалтер

Якщо ви працюєте з бухгалтером (як Oxyok), KSeF спрощує співпрацю:

• Бухгалтер має доступ до вашого KSeF — бачить рахунки в реальному часі
• Ви не надсилаєте фотографії рахунків електронною поштою — усе є в системі
• JPK генерується автоматично з KSeF
• Витрати відраховуються швидше — рахунки від постачальників доступні негайно

Найчастіші запитання

Чи потрібна мені програма для виставлення рахунків?

Ні. Ви можете виставляти рахунки безпосередньо на сторінці KSeF (безкоштовно). Але бухгалтерська програма з інтеграцією KSeF економить час.

Чи стосується KSeF іноземних рахунків?

Ні. KSeF стосується внутрішніх рахунків (польський NIP продавця та покупця). Іноземні рахунки (наприклад, з Німеччини) ви продовжуєте виставляти у звичний спосіб.

Чи замінює KSeF JPK?

Не прямо, але KSeF генерує дані для JPK_V7 автоматично. На практиці ручне створення JPK_V7 з рахунків відходить в історію.

Що якщо у мене немає доступу до інтернету?

KSeF підтримує офлайн-режим — ви можете підготувати рахунок у форматі XML і надіслати, коли відновите з'єднання.

Потрібна допомога з KSeF?

Веду бухгалтерію ФОП з повним обслуговуванням KSeF — виставлення, отримання, JPK. Від 49 zł + ПДВ на місяць.

Напишіть на [email protected] або завітайте на oxyok.com/pl.

Увага: Правила KSeF перебувають у перехідному періоді (квітень 2026 – березень 2027). Штрафи відстрочені, але обов'язок виставлення рахунків у системі діє з 1 квітня 2026. Проконсультуйтеся з бухгалтером.