KSeF для JDG (JDG) у Польщі у 2026 році — обов'язок, рахунки та офлайн-режими

Терміни обов'язку

• 1 лютого 2026 року — платники, вартість продажу яких разом із VAT у 2024 році перевищила 200 млн zł,
• 1 квітня 2026 року — решта платників, охоплених обов'язком,
• 1 січня 2027 року — кінець перехідного полегшення для найменших виставників.

До кінця 2026 року платник може виставляти рахунки поза KSeF, якщо загальна вартість продажу брутто, задокументованого такими рахунками, не перевищує 10 000 zł на місяць. Після перевищення ліміту обов'язок виникає згідно з перехідними правилами.

Це не постійне звільнення від KSeF і не ліміт усього обороту фірми.

Кого охоплює система

Обов'язок стосується насамперед платників, які мають місцезнаходження в Польщі, а також іноземних платників зі сталим місцем ведення діяльності в Польщі, якщо це місце бере участь у транзакції.

Форма PIT — фіксований податок (ryczałt), шкала чи лінійний — не визначає обсяг KSeF. Система може охоплювати як активних платників VAT, так і платників, які користуються звільненням.

Що поза обов'язковим KSeF

До важливих винятків належать, серед іншого:

• рахунки, що виставляються споживачам — B2C,
• рахунки, що виставляються іноземним платником без місцезнаходження та відповідного сталого місця ведення діяльності в Польщі,
• документи та ситуації, виключені особливими нормами або охоплені перехідними рішеннями.

Однак не слід застосовувати спрощення «іноземний рахунок поза KSeF». Польський виставник, охоплений обов'язком, може виставити в KSeF рахунок для іноземного контрагента.

Що таке структурований рахунок

Рахунок передається до KSeF як файл XML, сумісний зі структурою FA(3). PDF є лише візуалізацією даних і не замінює структурований рахунок, коли діє KSeF.

Рахунок зберігає власний номер, наданий продавцем. KSeF додатково присвоює йому унікальний номер KSeF. Помилкою є твердження, що номер KSeF замінює номер рахунку підприємця.

Датою виставлення в онлайн-режимі вважається дата передачі правильного рахунку до системи згідно із законодавчими правилами. Після прийняття система присвоює номер KSeF і надає UPO.

Як виставити рахунок

1. Надайте повноваження собі, бухгалтерці або програмі.
2. Підготуйте дані рахунку в актуальній структурі FA(3).
3. Передайте документ через застосунок Міністерства фінансів або інтегровану програму.
4. Перевірте статус обробки.
5. Отримайте номер KSeF та UPO після прийняття документа.
6. Якщо покупець не користується KSeF, забезпечте йому рахунок у погодженій формі з відповідним QR-кодом, коли він потрібен.

Технічна відмова означає, що рахунок не був виставлений у KSeF. Потрібно виправити помилку та надіслати документ повторно.

Як отримати рахунок

Рахунок, виставлений у KSeF для польського NIP, доступний покупцеві без окремого «прийняття». Система не працює як скринька з кнопкою прийняття та відхилення рахунку.

Покупець повинен:

• завантажити документ,
• перевірити продавця, суми та предмет покупки,
• встановити зв'язок із діяльністю,
• перевірити право на витрату та відрахування VAT,
• попросити продавця про корекцію, якщо дані помилкові.

Сама наявність рахунку в KSeF не спричиняє автоматичного проведення в обліку, оплати чи права на відрахування VAT.

KSeF не замінює JPK_V7

KSeF надає адміністрації та програмам дані з рахунків, але не подає за платника JPK_V7. Декларація та облік охоплюють також події, що не випливають безпосередньо з рахунків KSeF, корекції, імпорт послуг та інші позиції.

Бухгалтерська програма може автоматизувати підготовку JPK, але відповідальність за повноту розрахунку залишається на боці платника.

Рахунки від та для закордону

Рахунки на покупку від іноземного продавця без польського місцезнаходження або сталого місця ведення діяльності зазвичай не з'являться в KSeF. Їх потрібно отримати в попередній формі та передати до бухгалтерії.

Польський продавець, охоплений KSeF, натомість може виставити в системі рахунок для іноземного покупця. Покупець отримує його поза системою в погодженій формі, з необхідним позначенням доступу.

Обсяг залежить від статусу виставника, його місця ведення діяльності та виду документа — а не від самої країни покупця.

Рахунки для споживачів

Рахунки B2C — поза обов'язковим KSeF. Продавець може користуватися системою добровільно на засадах, передбачених нормами, але споживач повинен отримати документ у доступній формі.

Не слід плутати споживача з підприємцем, звільненим від VAT. JDG, яке купує на NIP, не стає споживачем лише тому, що не відраховує VAT.

Офлайн-режим та збої

Норми передбачають режими, що уможливлюють виставлення рахунків поза поточним з'єднанням із системою, серед іншого offline24 та процедури на час недоступності KSeF.

У таких випадках потрібно:

• створити рахунок, сумісний зі структурою,
• позначити його необхідним QR-кодом,
• передати його покупцеві,
• надіслати до KSeF у термін, відповідний для даного режиму.

Терміни різняться залежно від того, чи йдеться про вибір платника, збій системи чи недоступність на боці підприємця. Не слід зводити всі ситуації до правила «надішлю після відновлення інтернету».

Повноваження

У JDG власник може автентифікуватися електронно та надавати повноваження наступним особам або суб'єктам. У товариствах і частині інших організацій може знадобитися подання ZAW-FA, якщо немає кваліфікованої печатки з NIP.

Бухгалтерці не слід передавати приватні дані для входу. Їй надаються відповідні повноваження для роботи від імені платника.

Корекції

Помилковий рахунок покупець не відхиляє в KSeF. Продавець виставляє коригуючий рахунок. Коригуюча нота не функціонує в обов'язковому KSeF так, як у колишньому паперовому обігу.

Момент врахування корекції у VAT та PIT залежить від причини та виду корекції — сама дата появи документа в системі не вирішує всіх наслідків.

Штрафи та перехідний період

Санкції за невиставлення рахунку в KSeF відкладено до 2027 року. Це не означає, що у 2026 році обов'язок можна ігнорувати. Рахунок, виставлений усупереч обов'язковому режиму, може спричинити доказові, операційні та податкові проблеми.

Розмір майбутнього штрафу залежить від обставин і законодавчих лімітів. Не кожне порушення автоматично означає штраф, що дорівнює 100% VAT.

Зберігання

KSeF зберігає рахунки протягом 10 років, рахуючи згідно із законодавчими правилами. Однак варто зберігати допоміжні документи, договори, протоколи, замовлення та докази зв'язку витрати з діяльністю — KSeF не зберігає їх як частину рахунку.

Найчастіші помилки

1. Трактування PDF як структурованого рахунку.
2. Припущення, що номер KSeF замінює власний номер.
3. Очікування кнопки «прийняти» або «відхилити».
4. Автоматичне проведення в обліку кожного рахунку із системи.
5. Припущення, що KSeF надсилає JPK_V7.
6. Виключення кожного іноземного рахунку.
7. Пропуск рахунків від іноземних постачальників, яких немає в KSeF.
8. Відсутність процедури на офлайн-режим і збій.
9. Передавання бухгалтерці даних для входу замість повноважень.
10. Трактування ліміту 10 000 zł як постійного звільнення.

Джерела

• KSeF — офіційний портал Міністерства фінансів
• Посібник KSeF 2.0
• FAQ KSeF

Потрібно впровадити KSeF у JDG?

Oxyok отримує, перевіряє та проводить в обліку рахунки, а також веде JPK_V7. Бухгалтерія коштує від 49 zł + VAT на місяць.

Напишіть Павлові або подивіться бухгалтерію Oxyok.

Матеріал має загальний характер. KSeF впроваджується поетапно, а обсяг залежить від статусу виставника, покупця та виду рахунку.