Неправильний NIP покупця в прийнятому рахунку KSeF: коригування до нуля та новий рахунок

Неправильний NIP покупця в прийнятому рахунку KSeF

Якщо рахунок прийнято системою KSeF і йому присвоєно номер KSeF, але він містить неправильний NIP покупця, продавець зобов’язаний виставити коригувальний рахунок до нуля з тим самим неправильним NIP, а потім надіслати новий первинний рахунок із правильними даними покупця. Це не процедура заміни NIP у коригувальному рахунку. Такий порядок описано в Посібнику KSeF 2.0, частина II, розділ 1.6.4, с. 19–20.

Спочатку розрізніть три ситуації

• Прийнятий рахунок із неправильним NIP покупця: оформіть коригування до нуля, зберігши неправильний NIP, і виставте новий первинний рахунок із правильними даними. Це випадок, описаний у розділі 1.6.4.
• Технічно відхилений файл у режимі ONLINE: у разі негативного результату перевірки KSeF не присвоює номер, а рахунок не вважається виставленим. Необхідно перевірити правильність даних і повторити надсилання. Не слід ототожнювати це з коригуванням прийнятого рахунку. Підстава: розділ 1.6.1, с. 17–18.
• Помилка в інших даних покупця за правильного ідентифікатора: розділ 2.13.8 описує використання Podmiot2K. У ньому зазначають повні дані покупця з первинного рахунку; під час коригування інших даних ідентифікаційний номер має збігатися з номером у Podmiot2, а для додаткового покупця — у Podmiot3 коригувального рахунку. Це не спосіб заміни неправильного NIP на NIP іншого суб’єкта.

Джерело цих розмежувань: посібник MF, розділи 1.6.1, 1.6.4 і 2.13.8.

Чому не можна просто змінити покупця?

Прийнятий рахунок не можна редагувати чи анулювати в KSeF. Помилки у виставленому рахунку виправляє його виставник за допомогою коригувального рахунку. Підстава: розділи 1.6.2–1.6.3, с. 18–19.

Для неправильного NIP покупця посібник наводить додаткове пояснення: рахунок прив’язується до суб’єкта з NIP, зазначеним у документі, навіть якщо він не є фактичним покупцем. Тому розділ 1.6.4 прямо вказує, що не слід виставляти коригувальний рахунок, який змінює неправильний NIP на інший, правильний NIP. Документально визначений порядок передбачає два послідовні документи: коригувальний рахунок до нуля та новий первинний рахунок.

Що повинен зробити продавець?

Для прийнятого рахунку з неправильним NIP покупця:

1. Виставити в KSeF коригувальний рахунок до нуля, зберігши неправильний NIP покупця.
2. Потім надіслати до KSeF новий первинний рахунок із правильними даними фактичного покупця, зокрема його правильним NIP.

Це обов’язки, визначені в розділі 1.6.4 посібника MF, а не необов’язковий спосіб організації документів.

Приклад: товар для A, рахунок для B

Гіпотетичний приклад. Літери A і B — лише умовні позначення для ілюстрації, а не номери NIP чи ідентифікатори документів.

• Операція: продавець поставив товар компанії A.
• Помилка: у полі Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/NIP структури FA(3) він зазначив NIP компанії B. Рахунок було прийнято й йому присвоєно номер KSeF.
• Наслідок прив’язки: рахунок надходить до B, хоча B не купувала товар.
• Коригування: продавець виставляє коригувальний рахунок до нуля з помилково використаним NIP компанії B.
• Новий документ: потім він виставляє новий первинний рахунок із правильними даними компанії A, включно з її NIP.

Не слід замість цього виставляти коригувальний рахунок, який замінює NIP компанії B на NIP компанії A. Приклад відповідає ситуації, описаній у розділі 1.6.4.

Що робить покупець або помилковий отримувач?

Зв’яжіться з продавцем поза KSeF і поясніть, у чому полягає помилка. Це стосується як фактичного покупця, так і суб’єкта, який отримав рахунок щодо чужої покупки.

Отримувач не може відхилити прийнятий рахунок у KSeF. Система не має функції затвердження чи відхилення рахунків після їх отримання покупцем. Помилки та спори з’ясовують поза системою; у разі помилки A/B продавець виставляє коригувальний рахунок до нуля та новий правильний рахунок. Підстава: розділ 6.3, с. 97–98.

Контрольний перелік ідентифікаторів документів

Наведений нижче перелік — організаційна рекомендація, яка допомагає підготувати звернення до продавця й упорядкувати документи:

• Запишіть номер первинного рахунку, присвоєний продавцем, — значення поля P_2.
• Окремо запишіть номер KSeF цього рахунку. Не плутайте його з референсним номером сесії.
• Занотуйте дату виставлення первинного рахунку, неправильний NIP із документа та правильні дані фактичного покупця.
• Після виставлення коригувального та нового рахунків окремо занотуйте їхні номери, присвоєні виставником, і номери KSeF.
• Перевірте, чи коригувальний рахунок посилається на належний первинний рахунок.

Відмінності між номером P_2, номером KSeF і референсним номером сесії описано в посібнику MF, опис елементів UPO, с. 77–78.

Незалежно від наведеної рекомендації, коригувальний рахунок повинен містити власний номер і дату виставлення, дані первинного рахунку — зокрема його дату, номер і дані сторін — та номер KSeF первинного рахунку, якщо його було присвоєно. У розглянутому випадку прийнятий рахунок уже має номер KSeF. Підстава: розділ 4.1.3, с. 72–73. Перелік ідентифікаторів не замінює повного набору обов’язкових даних коригувального рахунку.

Стаття описує порядок виправлення документів. Вона не визначає право на відрахування VAT, врахування витрат у PIT чи період обліку коригування.

Більше про KSeF

• Повний посібник із KSeF
• Як виставити рахунок у KSeF
• Авансовий і кінцевий рахунок у KSeF