Нотатка про покупку та витрата без рахунку в JDG у Польщі в 2026 році

Купили дрібне обладнання, заплатили готівкою і не отримали рахунку? Або отримали квитанцію, яка не є рахунком VAT? З 2026 року правила врахування таких витрат у витратах одноосібного підприємства (JDG) точні: без відповідного доказу немає витрати в податковій книзі доходів та витрат (KPiR). Але відповідний доказ — це не завжди рахунок.

Пояснюємо, що становить бухгалтерський доказ у KPiR (ст. 22 п. 1 та 6b закону про прибутковий податок (PIT)), як скласти нотатку про покупку і коли можна — а коли не можна — провести витрату без рахунку.

Що каже закон про PIT

Ст. 22 п. 1 закону про PIT (Dz.U. 2026 poz. 592 t.j.) визначає витрати на отримання доходу (KUP) як витрати, понесені з метою отримання доходів або збереження чи забезпечення джерела доходів, за винятком зазначених у ст. 23 (витрати, що не можуть бути KUP).

Ст. 22 п. 6b встановлює, що для платників, які ведуть KPiR, днем понесення витрати є день виставлення рахунку, квитанції або іншого доказу, що є підставою для врахування витрати, з урахуванням законних винятків.

Ключова формула: «інший доказ». Це не обов'язково рахунок VAT — але має бути документ, що відповідає певним вимогам.

Ієрархія документів витрат

1. Рахунок VAT (найсильніший доказ)

Стандартний рахунок VAT з датою, номером, даними продавця та покупця, описом товару/послуги, сумами нетто/VAT/брутто. Є підставою для відрахування VAT (для активного платника) та врахування витрати в KPiR.

2. Спрощений рахунок / чек з NIP до 450 zł

Фіскальний чек з NIP покупця до суми 450 zł брутто (або 100 євро) розглядається як спрощений рахунок (ст. 106e п. 5 пкт 3 закону про VAT). Дає право на відрахування VAT та врахування в KPiR.

Понад 450 zł — потрібен повний рахунок VAT.

3. Квитанція (не рахунок)

Квитанцію виставляє суб'єкт, що не є платником VAT (напр. фізична особа, яка не веде діяльності). Квитанція не містить VAT і не дає права на відрахування VAT. Однак вона є бухгалтерським документом у KPiR — за умови, що відповідає вимогам.

4. Нотатка про покупку (внутрішній доказ)

Коли ви не маєте рахунку чи квитанції, ви можете скласти нотатку про покупку — внутрішній доказ, складений платником. Це останній доказовий засіб, що приймається податковими органами за дотримання певних умов.

Як скласти нотатку про покупку

Нотатка про покупку має містити:

1. Дату понесення витрати — день фактичної покупки,
2. Суму витрати — ціна покупки,
3. Предмет покупки — що саме куплено (назва товару/послуги),
4. Мета зв'язку з діяльністю — чому покупка слугує діяльності (зв'язок з доходом),
5. Спосіб оплати — готівка, переказ, картка,
6. Підпис платника — заява про понесення витрати.

Приклад нотатки

NOTATKA ZAKUPOWA Nr NZ-001/2026

Data wydatku: 15.07.2026
Wystawiający: Jan Kowalski, NIP 1234567890
Przedmiot: Papier do drukarki A4, 5 ryzyk
Kwota: 120 zł (słownie: sto dwadzieścia złotych)
Cel: Materiały biurowe do działalności księgowej
Sposób zapłaty: gotówka
Sklep: sklep papierniczy przy ul. Długiej 5, Warszawa

Podpis przedsiębiorcy: [podpis]

Обмеження нотатки про покупку

• Відсутність VAT для відрахування — нотатка не є документом VAT, не дає права на відрахування VAT,
• Менше доказове значення — податкові органи розглядають нотатку як додатковий доказ; при перевірці можуть вимагати додаткового підтвердження,
• Розумна сума — нотатки про покупку є достовірними при дрібних витратах (до кількох сотень злотих). При більших сумах податкові органи очікують рахунку або квитанції.

Що можна провести в облік без рахунку

Витрати, де рахунок не потрібен

Деякі витрати можна задокументувати без рахунку VAT:

• Дієти та паушальні за службові поїздки — на основі розрахунку поїздки (не рахунку від готелю),
• Амортизація — відрахування, розраховане від початкової вартості основного засобу, не документується рахунком щомісяця,
• Витрата матеріалів — матеріали, введені на склад рахунком, витрачаються без подальших документів,
• Фінансові витрати — банківські комісії, підтверджені випискою з банку,
• Відсотки за кредитом — підтверджені графіком та випискою.

Витрати, де рахунок (або рівноцінний доказ) потрібен

• Купівля товарів для торгівлі — рахунок або митний документ,
• Сторонні послуги — рахунок або квитанція,
• Паливо, сервіс, ремонт автомобіля — рахунок або чек з NIP до 450 zł,
• Обладнання та оснащення — рахунок,
• Оренда приміщення — рахунок або договір оренди.

Підводні камені

1. Звичайний чек без NIP — не є бухгалтерським документом. Треба попросити чек з NIP або рахунок.
2. Нотатка замість рахунку при великих витратах — податкові органи оскаржують нотатки при сумах понад кілька сотень злотих. Там, де можливий рахунок, слід його отримати.
3. Відсутність опису мети — нотатка про покупку без пояснення зв'язку з діяльністю є недійсною як бухгалтерський доказ.
4. Дата документа та дата оплати — з 2026 року (ст. 22 п. 6b) днем понесення витрати є дата виставлення документа, не дата оплати. Слід пам'ятати про це при витратах на межі року.
5. Відрахування VAT від нотатки — нотатка про покупку не є документом VAT. Не можна відрахувати VAT, навіть якщо VAT був у ціні.
6. Спрощений рахунок понад 450 zł — чек з NIP понад 450 zł не є спрощеним рахунком. Треба мати повний рахунок.

FAQ

Чи можна звичайний чек без NIP провести в облік у KPiR?

Ні. Звичайний чек без NIP не є бухгалтерським документом. Треба попросити чек з NIP (до 450 zł) або рахунок VAT.

Чи можна зробити нотатку про покупку на будь-яку суму?

Теоретично так, але практично нотатки приймаються при дрібних витратах (до кількох сотень злотих). При більших сумах податкові органи очікують рахунку або квитанції.

Чи можна відрахувати VAT від нотатки про покупку?

Ні. Нотатка не є документом VAT і не дає права на відрахування VAT.

Чи достатньо квитанції (не рахунку) для KPiR?

Так. Квитанція, виставлена фізичною особою, що не є платником VAT, є бухгалтерським документом у KPiR. Однак не дає права на відрахування VAT (бо немає VAT).

Чи вимагає аванс працівника рахунку?

Розрахунок авансу (напр. дієта, паушальні за поїздку) не вимагає рахунку від працівника — достатньо розрахунку поїздки, складеного підприємцем.

Джерела

• Ustawa o PIT — art. 22 ust. 1 i ust. 6b (Dz.U. 2026 poz. 592 t.j.)
• Ustawa o VAT — art. 106e ust. 5 pkt 3 (Dz.U. 2025 poz. 775 t.j.)
• Rozporządzenie w sprawie KPiR (Dz.U. 2019 poz. 2544)

Потрібна допомога з документацією витрат?

Oxyok веде KPiR та допомагає впорядкувати документацію витрат JDG — від 49 zł + VAT на місяць.

Напишіть Paweł або дивіться бухгалтерію Oxyok.

Матеріал має інформаційний характер. Документацію витрат слід адаптувати до індивідуальної ситуації.