Спрощений рахунок і чек з NIP — витрати JDG у Польщі в 2026 році

У 2026 році чек з NIP до 450 zł брутто (або 100 євро) є спрощеним рахунком. Що він має містити, відрахування VAT, KPiR і зміни в KSeF з 2027 року.

Купуючи щось для фірми, назвіть свій NIP (податковий номер) ще до того, як касир надрукує чек. Чек із NIP покупця на суму до 450 zł брутто (або 100 євро, якщо сума вказана в євро), що відповідає вимогам закону про VAT, є спрощеним рахунком. Обов'язок назвати NIP до завершення продажу на касі діє з 2020 року, а не лише з 2026-го.

Пояснюємо, що таке спрощений рахунок (ст. 106e п. 5 пкт 3 закону про VAT), коли чек із NIP замінює рахунок, як відрахувати VAT і що зміниться з 2027 року в межах KSeF — національної системи е-рахунків.

Перевірка законодавства: 18 вересня 2026 р. Стаття стосується насамперед покупок для фірми в Польщі.

Що таке спрощений рахунок

Спрощений рахунок може не містити частини даних, обов'язкових для звичайного рахунку. Згідно зі ст. 106e п. 5 пкт 3 закону про VAT, у ньому можна не вказувати ім'я та прізвище або назву й адресу покупця, а також дані з п. 1 пкт 8, 9 і 11–14. NIP покупця залишається обов'язковим. Спрощення застосовується за умови, що:

загальна сума до оплати (брутто) не перевищує 450 zł або 100 євро (якщо сума визначена в євро),
документ містить дані, які дають змогу визначити суму податку за кожною ставкою VAT.

Понад 450 zł (або 100 євро) спрощений рахунок виписати не можна — потрібен повний рахунок-фактура VAT.

Самого ліміту недостатньо. Ст. 106e п. 6 виключає це спрощення, зокрема, для внутрішньоспільнотного постачання товарів (WDT), внутрішньоспільнотного дистанційного продажу товарів і продажу без NIP покупця.[2]

Що має містити спрощений рахунок

Документ має містити щонайменше:

дату виписки,
дату постачання, надання послуги або отримання оплати, якщо її визначено і вона відрізняється від дати виписки,
порядковий номер,
дані продавця (назву та адресу, NIP),
NIP покупця,
назву товару або послуги,
загальну суму до оплати (брутто),
дані, які дають змогу визначити суму податку за кожною ставкою VAT.

Назву та адресу покупця можна не вказувати, але його NIP — обов'язково. Документ також має давати змогу визначити суму податку за кожною ставкою VAT.

Чек з NIP як спрощений рахунок

Фіскальний чек із NIP покупця, загальна сума якого не перевищує 450 zł (або 100 євро), вважається спрощеним рахунком. Номер чека водночас є номером рахунку.

Це означає, що такий чек:

є підставою для відрахування VAT (якщо покупка пов'язана з оподатковуваною діяльністю),
є бухгалтерським документом у KPiR — книзі доходів і витрат (у графі, що відповідає виду витрати),
до нього не можна виписати окремий рахунок.

Як отримати NIP на чеку

Більшість касових апаратів і POS-систем дозволяють додати NIP покупця до завершення транзакції. Достатньо:

назвати NIP до оплати (у системах із підтримкою NIP),
скористатися карткою лояльності, прив'язаною до NIP (у деяких мережах),
попросити касира додати NIP.

Без NIP покупця звичайний фіскальний чек не є спрощеним рахунком. Окремо треба оцінити, чи можна задокументувати витрату для KPiR за одним з особливих правил, описаних нижче.[2][3]

Чек без NIP — чи можна провести в облік?

Звичайний магазинний чек без NIP покупця не дає права на відрахування VAT як спрощений рахунок. Але це не означає, що будь-який документ без NIP виключає витрату для PIT. Розпорядження про KPiR передбачає особливі докази для деяких витрат.[2][3]

Відсутність NIP на вже виданому чеку не виправиш, попросивши згодом рахунок із NIP. За роз'ясненнями Міністерства фінансів (MF), продавець тоді може виписати споживчий рахунок — без NIP покупця. Тому повідомте продавця, що купуєте для фірми і вам потрібен рахунок, ще до завершення продажу на касі. Якщо сума чека перевищує ліміт спрощеного рахунку, назвіть NIP для чека і попросіть повний рахунок.

Винятки в KPiR і належно виписаний rachunek

Розпорядження, чинне з 1 січня 2026 р., дозволяє, зокрема, задокументувати купівлю пального або мастил за кордоном чеком чи касовим документом (§ 8 п. 4). Документ має містити дату, позначення продавця, кількість, ціну за одиницю і вартість покупки. На звороті треба вписати дані фірми, адресу і вид покупки. Своєю чергою, квиток із паркомата може бути додатком до внутрішнього документа (§ 8 п. 2 пкт 8). Ці винятки стосуються документування витрати, а не автоматичного відрахування VAT.[3]

Належно виписаний rachunek (рахунок, який виписують без VAT) є бухгалтерським документом на підставі § 6 п. 3 пкт 1 розпорядження. Натомість немає загального правила, що будь-якою «запискою про покупку» можна замінити відсутній рахунок за невеликої витрати. Внутрішні документи допускаються лише у випадках, перелічених у розпорядженні. Ст. 22 п. 6b закону про PIT визначає день понесення витрати, але сама не надає кожному чеку статусу бухгалтерського документа.[3][4]

Відрахування VAT від спрощеного рахунку

Чек з NIP (як спрощений рахунок) дає право на відрахування VAT на загальних засадах (ст. 86 п. 1 закону про VAT):

покупка має бути пов'язана з оподатковуваними операціями,
VAT видно в документі або його можна з нього обчислити,
покупець є активним платником VAT.

На боці покупця спрощений рахунок відображають в обліку покупок JPK_V7 на загальних засадах. Сам правильний документ не скасовує законодавчих обмежень відрахування, наприклад для частини послуг проживання та харчування (ст. 88 закону про VAT).[2]

Приклад

Ви купуєте в Польщі паливо за 300 zł брутто (243,90 zł нетто + 56,10 zł VAT 23%) для легкового автомобіля, який є основним засобом фірми і використовується також приватно. Припускаємо, що ви активний платник VAT із правом на відрахування 50% VAT і ведете облік витрат у KPiR. Чек з NIP, що відповідає вимогам спрощеного рахунку:

є спрощеним рахунком (сума ≤ 450 zł),
VAT 56,10 zł — ви відраховуєте 50% = 28,05 zł (автомобіль у змішаному використанні, ст. 86a),
витрата для PIT становить 75% суми нетто і невідрахованого VAT: (243,90 zł + 28,05 zł) × 75% = 203,96 zł (ст. 23 п. 1 пкт 46a і п. 5a закону про PIT).[4]

Не застосовуйте цей приклад до кожного авто. Для приватного автомобіля підприємця, який не входить до майна фірми, ст. 23 п. 1 пкт 46 передбачає окремий ліміт витрат: 20%.[4]

Що змінює KSeF з 2027 року

Перехідний період за ст. 145n закону про VAT закінчується 31 грудня 2026 року. З 1 січня 2027 року:

за відповіддю MF № 17, фіскальний чек із NIP покупця й надалі можна буде видати, але він не буде спрощеним рахунком,[5]
за типової покупки для фірми треба подбати про рахунок, як правило виписаний у KSeF, з урахуванням законодавчих винятків; це може бути повний рахунок або спрощений, якщо він відповідає відповідним умовам,[2][6]
структура FA(3) дозволяє виписати спрощений рахунок до 450 zł (100 євро) без назви та адреси покупця, але не без його NIP.[6]

Не варто робити висновок, що будь-який рахунок, виписаний поза KSeF, автоматично позбавляє покупця права на відрахування VAT. MF у відповіді № 7 загалом підтверджує таке право і наголошує на належній обачності. Окремі правила документування деяких витрат у KPiR теж треба оцінювати окремо.[3][5]

У 2026 році чек з NIP до 450 zł і далі є спрощеним рахунком. Більше про систему е-рахунків — у повному посібнику з KSeF.

Підводні камені

Чек з NIP понад 450 zł — не є спрощеним рахунком. Треба попросити повний рахунок-фактуру VAT.
Немає NIP на чеку — назвіть його до завершення продажу на касі. Не розраховуйте, що його можна буде дописати пізніше.
Подвійне документування — якщо у вас є чек з NIP (спрощений рахунок), до тієї самої операції не можна виписати окремий рахунок.
Строк відрахування — за звичайної покупки в Польщі право на відрахування виникає після виникнення податкового зобов'язання, але не раніше ніж у періоді отримання рахунку. Якщо ви не скористаєтеся ним одразу, VAT можна відрахувати в одному з трьох наступних місячних або двох наступних квартальних періодів (ст. 86 п. 10, 10b пкт 1 і 11).[2]
Легковий автомобіль — ліміти VAT і витрат для PIT окремі. Перевірте, як використовується авто і чи входить воно до майна фірми, замість автоматично записувати всю суму чека у витрати.[2][4]

FAQ

Чи кожен чек з NIP є спрощеним рахунком?

Не кожен. У 2026 р. сума має становити не більше 450 zł брутто або 100 євро, якщо суму визначено в євро. Документ має містити NIP покупця та інші обов'язкові дані, зокрема дані для визначення VAT за кожною ставкою. Спрощення не охоплює операцій, виключених у ст. 106e п. 6, наприклад WDT.[2]

Чи можу я відрахувати VAT від чека без NIP?

Не від звичайного магазинного чека без NIP покупця: він не є спрощеним рахунком. Не плутайте його з документами, які вважаються рахунками на підставі окремих норм. Те, що деякі витрати можна задокументувати в KPiR без NIP, не означає права на відрахування VAT.[2][3]

Чи можна виписати спрощений рахунок у KSeF?

Так. Структура FA(3) підтримує спрощені рахунки до 450 zł або 100 євро з позначкою «UPR». Назву та адресу покупця можна не вказувати, але його NIP — обов'язково. Проте посібник MF від лютого 2026 р. застерігає, що Aplikacja Podatnika KSeF (безкоштовний застосунок MF) не пропонує виписування такого рахунку. Перевірте цю функцію у своїй програмі.[6]

Чи дає чек з NIP понад 450 zł право на відрахування VAT?

Самого чека недостатньо. Ліміт 450 zł (або 100 євро для суми в євро) стосується всієї суми брутто, а не окремої позиції. Понад цей ліміт попросіть продавця виписати повний рахунок до чека з NIP. Право на відрахування тоді оцінюєте на підставі рахунку та загальних правил VAT.[1][2]

Чи можу я після отримання чека без NIP попросити рахунок на фірму?

Як правило, рахунку з NIP покупця так не отримаєте. MF пояснює: якщо NIP не назвали до видачі чека, продавець може виписати споживчий рахунок без NIP. Наступного разу назвіть NIP до завершення продажу на касі. Ст. 106b п. 7 передбачає особливий виняток для послуг пасажирського таксі.[1][2]

Rachunek без фіскального чека — чи це витрата в KPiR?

Він може документувати витрату, якщо виписаний відповідно до належних норм, а витрата відповідає умовам податкової витрати. Підставою є § 6 п. 3 пкт 1 розпорядження про KPiR. Просто назвати папірець «рахунком» чи скласти записку недостатньо.[3][4]

Чи потрібно передавати чек з NIP бухгалтеру?

Так, якщо хочете врахувати покупку, передайте його особі, яка веде вашу бухгалтерію, за погодженим порядком обігу документів. У 2026 р. чек, що є спрощеним рахунком, може бути виданий поза KSeF, тож не розраховуйте, що бухгалтер знайде його в системі. Перевірте, чи чітко видно номер, дату, суми та NIP.[2]

Якщо на чеку з NIP немає назви моєї фірми, чи треба його виправляти?

Ні, якщо документ відповідає умовам спрощеного рахунку. Назву та адресу покупця можна не вказувати. Перевірте насамперед свій NIP, чи сума вкладається в ліміт, і чи є дані для визначення VAT за кожною ставкою.[1][2]

Чи може чек без NIP документувати витрату в KPiR?

Він не є універсальним доказом витрати, але норми передбачають винятки. Купівлю пального або мастил за кордоном можна задокументувати чеком, що відповідає умовам § 8 п. 4 розпорядження, після доповнення даних на звороті. Квиток із паркомата може бути додатком до внутрішнього документа. Не поширюйте ці винятки на кожну покупку в магазині.[3]

Чи вкладається рівно 450 zł брутто в ліміт?

Так. Норма говорить «не перевищує», тож 450 zł брутто вкладається в ліміт, а 450,01 zł — уже ні. Для суми, визначеної в євро, межа — 100 євро. Це ліміт усього рахунку, а не вартості нетто чи окремого товару.[2]

Що зміниться для чеків з NIP з 1 січня 2027 р.?

За даними MF, їх і далі можна буде видавати, але вони вже не будуть спрощеними рахунками. Купуючи для фірми, подбайте про рахунок, як правило в KSeF, з урахуванням винятків. Спрощений рахунок як вид документа не зникає: структура FA(3) передбачає його і в KSeF.[2][5][6]

Потрібна допомога з витратами в JDG?

Сумніваєтеся, які чеки передавати для обліку? Напишіть, як ведете діяльність і які документи отримуєте. Поговорімо про бухгалтерію вашої фірми.

Напишіть Павлу або перегляньте бухгалтерські послуги Oxyok.

Матеріал має інформаційний характер. Документування витрат слід адаптувати до індивідуальної ситуації.

Джерела

[1] https://www.gov.pl/web/finanse/nowe-zasady-wystawiania-faktur-do-paragonow

[2] https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/775/text/U/D20250775Lj.pdf

[3] https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/1299/text/O/D20251299.pdf

[4] https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/592/text/U/D20260592Lj.pdf

[5] https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/zasady-obowiazywania-ksef-i-przepisy-prawne

[6] https://ksef.podatki.gov.pl/media/cark5buy/podrecznik-ksef-20-czesc-ii-wystawianie-i-otrzymywanie-faktur-w-ksef-19022026.pdf