Спрощений рахунок та касовий чек з NIP — витрати в JDG у Польщі в 2026 році

Спрощений рахунок до 450 zł та касовий чек з NIP як бухгалтерський документ у JDG. Вимоги ст. 106e п. 5, відрахування VAT, KPiR та зміни KSeF 2027.

Купуєте паливо, канцтовари або інструменти і отримуєте чек замість рахунку? З 2026 року правила документування таких покупок в одноосібному підприємстві (JDG) суворіші, ніж раніше. Коротко кажучи: чек з податковим номером (NIP) до 450 zł є спрощеним рахунком, а звичайний чек без NIP не є бухгалтерським документом у податковій книзі доходів та витрат (KPiR).

Пояснюємо, що таке спрощений рахунок (ст. 106e п. 5 пкт 3 закону про VAT), коли чек з NIP замінює рахунок, як відрахувати VAT і що зміниться з 2027 року в рамках національної системи е-рахунків (KSeF).

Що таке спрощений рахунок

Спрощений рахунок — це повноцінний бухгалтерський документ, який може не містити всіх елементів стандартного рахунку. Згідно зі ст. 106e п. 5 пкт 3 закону про VAT (Dz.U. 2025 поз. 775 т.зв.), у рахунку можуть бути відсутні дані покупця (п. 1 пкт 3) та дані, зазначені в п. 1 пкт 8, 9 і 11–14, за умови, що:

сума належного загалом (брутто) не перевищує 450 zł або 100 євро (якщо сума визначена в євро),
він містить дані, що дозволяють визначити суму податку для кожної ставки VAT.

Понад 450 zł (або 100 євро) не можна виписати спрощений рахунок — потрібен повний рахунок VAT.

Що має містити спрощений рахунок

Документ має містити принаймні:

дату виписки,
порядковий номер,
дані продавця (назва та адреса, NIP),
назву товару або послуги,
суму належного загалом (брутто),
дані, що дозволяють визначити суму податку для кожної ставки VAT.

Він не повинен прямо вказувати ставку VAT або дані покупця — але має дозволяти розрахувати суму податку.

Чек з NIP як спрощений рахунок

Фіскальний чек, що містить NIP покупця, сума належного загалом якого не перевищує 450 zł (або 100 євро), розглядається як спрощений рахунок. Номер чека одночасно є номером рахунку.

Це означає, що такий чек:

є підставою для відрахування VAT (якщо покупка пов'язана з оподатковуваною діяльністю),
є бухгалтерським документом у KPiR (у графі, відповідній типу витрат),
не можна виписати додатковий рахунок до того самого чека.

Як отримати NIP на чеку

Більшість фіскальних кас та POS-систем дозволяють додати NIP покупця перед завершенням транзакції. Достатньо:

вказати NIP перед оплатою (системи з підтримкою NIP),
використати бонусну картку, прив'язану до NIP (у деяких мережах),
попросити касира додати NIP.

Без NIP на чеку документ не є спрощеним рахунком і не може бути підставою для проведення в KPiR.

Чек без NIP — чи можна провести в облік?

Ні. Звичайний фіскальний чек без NIP покупця не є бухгалтерським документом у розумінні правил VAT та PIT. Його не можна врахувати в KPiR як витрату, що зменшує оподатковуваний дохід (KUP), і не можна відрахувати від нього VAT.

Щоб врахувати покупку, задокументовану звичайним чеком, у витратах, потрібно:

Попросити чек з NIP (до 450 zł) — тоді він є спрощеним рахунком, або
Попросити виписати рахунок VAT (понад 450 zł або якщо NIP не було додано).

Виняток: покупна записка та рахунок

З 2026 року, у зв'язку зі зміною ст. 22 п. 6b закону про PIT (Dz.U. 2026 поз. 592 т.зв.), датою понесення витрати в KPiR є дата виписки рахунку, рахунку-фактури або іншого документа. Однак чек без NIP не є «іншим документом» у розумінні VAT — він не дає права на відрахування VAT або на врахування в KPiR як витрати.

Для витрат нижче ліміту, задокументованих виключно рахунком-фактурою (не фіскальним чеком), можна скласти покупну записку — але лише за дотримання певних доказових умов.

Відрахування VAT від спрощеного рахунку

Чек з NIP (як спрощений рахунок) дає право на відрахування VAT на загальних підставах (ст. 86 п. 1 закону про VAT):

покупка має бути пов'язана з оподатковуваною діяльністю,
VAT видно або його можна розрахувати з документа,
покупець є активним платником VAT.

У JPK_V7 спрощений рахунок відображається в реєстровій частині як звичайний рахунок.

Приклад

Ви купуєте паливо за 300 zł брутто (243,90 zł нетто + 56,10 zł VAT 23%). Чек з NIP:

Є спрощеним рахунком (сума ≤ 450 zł),
VAT 56,10 zł — ви відраховуєте 50% = 28,05 zł (якщо автомобіль у змішаному використанні, ст. 86a),
Нетто-вартість 243,90 zł — KUP у 75% = 182,93 zł (якщо легковий автомобіль у змішаному використанні, ст. 23 п. 1 пкт 46a PIT).

Без NIP на чеку — немає відрахування VAT і немає витрати в KPiR.

Що змінює KSeF з 2027 року

З 1 січня 2027 року фіскальний чек з NIP покупця до 450 zł більше не визнаватиметься рахунком. Після закінчення перехідного періоду:

для кожного чека з NIP потрібно буде виписати рахунок FP у системі KSeF,
сам чек з NIP перестане бути бухгалтерським документом,
це правило стосується лише чеків з NIP — звичайні чеки залишаються поза системою KSeF.

У 2026 році чек з NIP до 450 zł залишається спрощеним рахунком. Зміна набуває чинності з 2027 року.

Підводні камені

Чек понад 450 zł з NIP — не є спрощеним рахунком. Потрібно попросити повний рахунок VAT.
Відсутність NIP на чеку — найпоширеніша причина втрати витрати. NIP потрібно додати перед завершенням транзакції.
Подвійне документування — якщо у вас є чек з NIP (спрощений рахунок), не можна виписати додатковий рахунок до тієї самої транзакції.
Місяць транзакції та місяць відрахування — VAT відраховується у періоді, в якому виник податковий обов'язок, або в одному з трьох наступних.
Легковий автомобіль — навіть із чеком з NIP ви відраховуєте 50% VAT (змішане використання) або 100% (тільки бізнес + VAT-26), а KUP у 75% або 100%.

FAQ

Чи кожен чек з NIP є спрощеним рахунком?

Так, але лише до суми 450 zł брутто (або 100 євро). Понад цю суму чек з NIP не є спрощеним рахунком.

Чи можу я відрахувати VAT від чека без NIP?

Ні. Чек без NIP не є документом, що дає право на відрахування VAT.

Чи можна виписати спрощений рахунок у KSeF?

У 2026 році чек з NIP до 450 zł залишається поза KSeF. З 2027 року для кожного чека з NIP потрібно буде виписати рахунок FP у системі.

Чи потрібно відправляти чек з NIP бухгалтеру?

Так — чек з NIP (спрощений рахунок) є бухгалтерським документом, який потрібно передати бухгалтеру, як і будь-який інший рахунок.

Чи має спрощений рахунок містити ставку VAT?

Не прямо — ст. 106e п. 5 пкт 3 звільняє від надання даних з п. 1 пкт 8, 9 і 11–14, але документ має містити дані, що дозволяють визначити суму податку для кожної ставки.

Джерела

Потрібна допомога з витратами в JDG?

Oxyok веде KPiR та розраховує VAT — від 49 zł + VAT на місяць. Допоможемо впорядкувати документацію та максимізувати витрати.

Напишіть Pawłowi або дивіться бухгалтерські послуги Oxyok.

Матеріал має інформаційний характер. Документацію витрат слід адаптувати до індивідуальної ситуації.