Спрощений рахунок та касовий чек з NIP — витрати в JDG у Польщі в 2026 році

Купуєте паливо, канцтовари або інструменти і отримуєте чек замість рахунку? З 2026 року правила документування таких покупок в одноосібному підприємстві (JDG) суворіші, ніж раніше. Коротко кажучи: чек з податковим номером (NIP) до 450 zł є спрощеним рахунком, а звичайний чек без NIP не є бухгалтерським документом у податковій книзі доходів та витрат (KPiR).

Пояснюємо, що таке спрощений рахунок (ст. 106e п. 5 пкт 3 закону про VAT), коли чек з NIP замінює рахунок, як відрахувати VAT і що зміниться з 2027 року в рамках національної системи е-рахунків (KSeF).

Що таке спрощений рахунок

Спрощений рахунок — це повноцінний бухгалтерський документ, який може не містити всіх елементів стандартного рахунку. Згідно зі ст. 106e п. 5 пкт 3 закону про VAT (Dz.U. 2025 поз. 775 т.зв.), у рахунку можуть бути відсутні дані покупця (п. 1 пкт 3) та дані, зазначені в п. 1 пкт 8, 9 і 11–14, за умови, що:

• сума належного загалом (брутто) не перевищує 450 zł або 100 євро (якщо сума визначена в євро),
• він містить дані, що дозволяють визначити суму податку для кожної ставки VAT.

Понад 450 zł (або 100 євро) не можна виписати спрощений рахунок — потрібен повний рахунок VAT.

Що має містити спрощений рахунок

Документ має містити принаймні:

• дату виписки,
• порядковий номер,
• дані продавця (назва та адреса, NIP),
• назву товару або послуги,
• суму належного загалом (брутто),
• дані, що дозволяють визначити суму податку для кожної ставки VAT.

Він не повинен прямо вказувати ставку VAT або дані покупця — але має дозволяти розрахувати суму податку.

Чек з NIP як спрощений рахунок

Фіскальний чек, що містить NIP покупця, сума належного загалом якого не перевищує 450 zł (або 100 євро), розглядається як спрощений рахунок. Номер чека одночасно є номером рахунку.

Це означає, що такий чек:

• є підставою для відрахування VAT (якщо покупка пов'язана з оподатковуваною діяльністю),
• є бухгалтерським документом у KPiR (у графі, відповідній типу витрат),
• не можна виписати додатковий рахунок до того самого чека.

Як отримати NIP на чеку

Більшість фіскальних кас та POS-систем дозволяють додати NIP покупця перед завершенням транзакції. Достатньо:

• вказати NIP перед оплатою (системи з підтримкою NIP),
• використати бонусну картку, прив'язану до NIP (у деяких мережах),
• попросити касира додати NIP.

Без NIP на чеку документ не є спрощеним рахунком і не може бути підставою для проведення в KPiR.

Чек без NIP — чи можна провести в облік?

Ні. Звичайний фіскальний чек без NIP покупця не є бухгалтерським документом у розумінні правил VAT та PIT. Його не можна врахувати в KPiR як витрату, що зменшує оподатковуваний дохід (KUP), і не можна відрахувати від нього VAT.

Щоб врахувати покупку, задокументовану звичайним чеком, у витратах, потрібно:

1. Попросити чек з NIP (до 450 zł) — тоді він є спрощеним рахунком, або
2. Попросити виписати рахунок VAT (понад 450 zł або якщо NIP не було додано).

Виняток: покупна записка та рахунок

З 2026 року, у зв'язку зі зміною ст. 22 п. 6b закону про PIT (Dz.U. 2026 поз. 592 т.зв.), датою понесення витрати в KPiR є дата виписки рахунку, рахунку-фактури або іншого документа. Однак чек без NIP не є «іншим документом» у розумінні VAT — він не дає права на відрахування VAT або на врахування в KPiR як витрати.

Для витрат нижче ліміту, задокументованих виключно рахунком-фактурою (не фіскальним чеком), можна скласти покупну записку — але лише за дотримання певних доказових умов.

Відрахування VAT від спрощеного рахунку

Чек з NIP (як спрощений рахунок) дає право на відрахування VAT на загальних підставах (ст. 86 п. 1 закону про VAT):

• покупка має бути пов'язана з оподатковуваною діяльністю,
• VAT видно або його можна розрахувати з документа,
• покупець є активним платником VAT.

У JPK_V7 спрощений рахунок відображається в реєстровій частині як звичайний рахунок.

Приклад

Ви купуєте паливо за 300 zł брутто (243,90 zł нетто + 56,10 zł VAT 23%). Чек з NIP:

• Є спрощеним рахунком (сума ≤ 450 zł),
• VAT 56,10 zł — ви відраховуєте 50% = 28,05 zł (якщо автомобіль у змішаному використанні, ст. 86a),
• Нетто-вартість 243,90 zł — KUP у 75% = 182,93 zł (якщо легковий автомобіль у змішаному використанні, ст. 23 п. 1 пкт 46a PIT).

Без NIP на чеку — немає відрахування VAT і немає витрати в KPiR.

Що змінює KSeF з 2027 року

З 1 січня 2027 року фіскальний чек з NIP покупця до 450 zł більше не визнаватиметься рахунком. Після закінчення перехідного періоду:

• для кожного чека з NIP потрібно буде виписати рахунок FP у системі KSeF,
• сам чек з NIP перестане бути бухгалтерським документом,
• це правило стосується лише чеків з NIP — звичайні чеки залишаються поза системою KSeF.

У 2026 році чек з NIP до 450 zł залишається спрощеним рахунком. Зміна набуває чинності з 2027 року.

Підводні камені

1. Чек понад 450 zł з NIP — не є спрощеним рахунком. Потрібно попросити повний рахунок VAT.
2. Відсутність NIP на чеку — найпоширеніша причина втрати витрати. NIP потрібно додати перед завершенням транзакції.
3. Подвійне документування — якщо у вас є чек з NIP (спрощений рахунок), не можна виписати додатковий рахунок до тієї самої транзакції.
4. Місяць транзакції та місяць відрахування — VAT відраховується у періоді, в якому виник податковий обов'язок, або в одному з трьох наступних.
5. Легковий автомобіль — навіть із чеком з NIP ви відраховуєте 50% VAT (змішане використання) або 100% (тільки бізнес + VAT-26), а KUP у 75% або 100%.

FAQ

Чи кожен чек з NIP є спрощеним рахунком?

Так, але лише до суми 450 zł брутто (або 100 євро). Понад цю суму чек з NIP не є спрощеним рахунком.

Чи можу я відрахувати VAT від чека без NIP?

Ні. Чек без NIP не є документом, що дає право на відрахування VAT.

Чи можна виписати спрощений рахунок у KSeF?

У 2026 році чек з NIP до 450 zł залишається поза KSeF. З 2027 року для кожного чека з NIP потрібно буде виписати рахунок FP у системі.

Чи потрібно відправляти чек з NIP бухгалтеру?

Так — чек з NIP (спрощений рахунок) є бухгалтерським документом, який потрібно передати бухгалтеру, як і будь-який інший рахунок.

Чи має спрощений рахунок містити ставку VAT?

Не прямо — ст. 106e п. 5 пкт 3 звільняє від надання даних з п. 1 пкт 8, 9 і 11–14, але документ має містити дані, що дозволяють визначити суму податку для кожної ставки.

Джерела

• Закон про VAT — ст. 106e п. 5 пкт 3 (Dz.U. 2025 поз. 775 т.зв.)
• Закон про PIT — ст. 22 п. 6b (Dz.U. 2026 поз. 592 т.зв.)
• MF / podatki-arch.mf.gov.pl — спрощений рахунок
• KSeF — питання та відповіді

Потрібна допомога з витратами в JDG?

Oxyok веде KPiR та розраховує VAT — від 49 zł + VAT на місяць. Допоможемо впорядкувати документацію та максимізувати витрати.

Напишіть Pawłowi або дивіться бухгалтерські послуги Oxyok.

Матеріал має інформаційний характер. Документацію витрат слід адаптувати до індивідуальної ситуації.