Повторне надсилання рахунка-фактури та дублікат у Польщі у 2026 році

Чи потрібно у 2026 році виписувати документ з написом ДУБЛІКАТ, як повторно передати рахунок-фактуру і що змінює KSeF.

У 2026 році повторна передача рахунка-фактури не означає автоматичного виписування нового документа зі словом «ДУБЛІКАТ». Для структурованих рахунків-фактур, що зберігаються в KSeF, поняття втраченого оригіналу втрачає практичне значення.

Рахунок-фактура поза KSeF

Якщо електронний рахунок-фактуру втрачено, продавець на запит покупця знову надає його. Втрачений паперовий рахунок-фактуру виписують повторно на основі збереженого примірника. Ст. 106l Закону про VAT розрізняє повторне надання файлу і повторне виписування рахунку-фактури.

Це не створює нового продажу, нового зобов'язання з VAT і другого рахунку. Не можна присвоювати новий номер продажу лише тому, що файл надіслали повторно.

Рахунок-фактура, виписаний повторно, повинен містити дату виписування; слово «ДУБЛІКАТ» необов'язкове (ст. 106l п. 5). Не слід ототожнювати повторне виписування з надсиланням того самого файлу.

Рахунок-фактура в KSeF

Структурований рахунок-фактура знаходиться в системі під номером KSeF. Другий структурований рахунок-фактуру не виписують як дублікат того самого продажу.

Якщо покупець не має доступу до KSeF, продавець забезпечує його у формі, потрібній для даної операції, наприклад передає візуалізацію з відповідним QR-кодом. Повторне завантаження або передавання того самого рахунку не створює нового номера KSeF.

Відрахування VAT

Право на відрахування залежить від виконання умов Закону про VAT і моменту отримання рахунку-фактури, а не від напису «дублікат». Якщо VAT уже було відраховано за первісно отриманим документом, повторне отримання не дає права на друге відрахування.

Якщо дані або суми неправильні

Повторний примірник повинен відтворювати той самий рахунок-фактуру. Помилки не виправляють під час повторного надсилання файлу. Попросіть у продавця коригувальний рахунок. З 1 лютого 2026 року коригувальні записки, які виписує покупець, більше не діють; ст. 106k Закону про VAT скасовано.

FAQ

Продавець надіслав рахунок-фактуру другий раз. Чи потрібно враховувати його знову?

Спочатку порівняйте номер рахунку, продавця і суми з документом, уже відображеним в обліку; для рахунку з KSeF перевірте також номер KSeF. Повторне отримання того самого рахунку не є новою покупкою і не дає права на друге відрахування VAT.

Що вказати у проханні про повторне надсилання рахунку-фактури?

Назвіть номер і дату рахунку, якщо вони вам відомі, а також дані вашої фірми. Якщо номера немає, вкажіть дату покупки і суму, щоб продавець міг знайти потрібний документ. Не просіть новий номер для того самого продажу.

Я загубив PDF рахунку-фактури з KSeF. Чи потрібен мені новий рахунок?

Ні. Якщо ви маєте доступ до цього рахунку в KSeF, завантажте його повторно. Якщо отримуєте його від продавця поза системою, попросіть його знову надати той самий рахунок. Створювати другий рахунок для цієї продажу не потрібно.

Чи можна самому виправити дані в отриманому PDF?

Не змінюйте файл. Повідомте продавця про помилку і попросіть належне коригування. Самостійно виправлений PDF не замінює коригувальний рахунок.

Джерела

Потрібно впорядкувати рахунки?

Oxyok веде бухгалтерію польських JDG — від 49 zł + VAT на місяць.

Напишіть Павлу.