Дублікат рахунку-фактури у Польщі (2026) — коли і як виписати
Дублікат рахунку-фактури у Польщі у 2026 році. Різниця між дублікатом і копією, коли виписати, які елементи повинен містити, VAT і KSeF. Практичний посібник з прикладами.
Клієнт повідомив, що не отримав рахунку? Або загубив оригінал? Ви повинні виписати дублікат. Але зверніть увагу — дублікат це не копія. Це окремий документ з власними вимогами. І помилка в найменуванні може коштувати вам відрахування VAT.
У цьому посібнику пояснюю правила дублікату рахунку-фактури у Польщі у 2026 році.
Дублікат vs копія — яка різниця?
Дублікат рахунку-фактури проти копії — у чому різниця?
Дублікат — це повноцінний юридичний документ, що замінює оригінал. Копія — лише дубльований документ без юридичної сили. Дізнайтеся ключові відмінності для бухгалтерії та податків.
Замінює втрачений або знищений оригінал рахунку-фактури. Має таку саму юридичну силу.
- ✓Юридичний документ, що замінює оригінал
- ✓Обов'язкове слово «DUPLIKAT»
- ✓Дата видачі дублікату
- ✓Посилання на номер оригінального рахунку
- ✓Повна бухгалтерська та податкова сила
Це просто дубльований оригінал. Не замінює рахунок-фактуру і не є бухгалтерським документом.
- ✗Звичайний друк / скан / фото
- ✗Може містити дані продавця (NIP)
- ✗Не є юридичним документом
- ✗Не дає права на відшкодування ПДВ або витрат
Повне порівняння
| Ознака | Дублікат | Копія |
|---|---|---|
| Юридичний статус | Юридичний документ | Без юридичної сили |
| Слово «DUPLIKAT» | Обов'язкове | Відсутнє |
| Дата видачі | Нова дата дублікату | Дата оригіналу |
| Посилання на оригінал | Номер оригінального рахунку | Відсутнє |
| Відшкодування ПДВ | Так | Ні |
| Бухоблік | Так — повний документ | Ні |
Головне правило: Дублікат рахунку-фактури повинен містити слово «DUPLIKAT», дату його видачі та посилання на номер оригіналу. Без цих елементів документ не є дублікатом — це лише копія без юридичної сили.
Втратили рахунок або отримали копію замість дублікату?
Допоможу →Інформація на основі ст. 106m Закону про ПДВ та правил бухгалтерського обліку. Дублікат рахунку-фактури видається на запит покупця або у разі втрати оригіналу.
Копія рахунку
Копія — це просто повторення оригінального рахунку. Не має юридичної сили — не є бухгалтерським документом.
Дублікат рахунку
Дублікат — це документ, який замінює оригінал у юридичному та бухгалтерському обігу. Має таку саму силу, як оригінал.
Коли виписати дублікат?
Виписуєте дублікат, коли:
- Оригінал загублено або знищено
- Клієнт не отримав рахунку
- Клієнт просить надіслати повторно з позначкою «дублікат»
Термін
Немає законодавчого терміну — виписуєте на прохання клієнта. Але якнайшвидше, щоб клієнт міг відрахувати VAT і включити витрату.
Що повинен містити дублікат?
Дублікат повинен мати всі елементи оригіналу, а також:
- Слово «DUPLIKAT» на документі
- Дату виписання дубліката
- Номер оригінального рахунку (з яким дублікат пов'язаний)
- Всі дані з оригінального рахунку (продавець, покупець, суми, VAT)
Приклад:
DUPLIKAT
Faktura nr FV/2026/0123 (oryginał z 15.01.2026)
Data wystawienia duplikatu: 20.07.2026
Sprzedawca: [дані]
Kupujący: [дані]
Pozycje: [як в оригіналі]
Kwota: 5 000 zł netto + 1 150 zł VAT = 6 150 zł brutto
Дублікат і VAT
Дублікат має таку саму силу для VAT, як оригінал:
- Продавець: не подає коригування — VAT уже було розраховано з оригіналом
- Покупець: може відрахувати VAT з дубліката (якщо не відрахував з оригіналу)
Дублікат і KSeF
З 2027 року (для мікро і малих) внутрішньодержавні рахунки йдуть через KSeF (Krajowy System e-Faktur — Національна система електронних рахунків). Дублікат рахунку KSeF:
- Якщо оригінал був у KSeF — дублікат також повинен бути позначений у системі
- Номер KSeF дубліката може бути пов'язаний з оригіналом
- Дублікат не генерує нового обов'язку з VAT — це замінний документ
Найпоширеніші помилки
1. Виписування копії замість дубліката
Копія не є бухгалтерським документом. Покупець не відрахує VAT з копії.
2. Відсутність слова «DUPLIKAT»
Без цієї позначки документ розглядається як ще один рахунок — подвійне розрахування VAT.
3. Інші суми, ніж в оригіналі
Дублікат повинен мати ідентичні суми, як оригінал. Якщо суми відрізняються — це коригування (FK), а не дублікат.
4. Відсутність дати виписання дубліката
Дата дубліката повинна бути видною — для цілей VAT і PIT (podatek dochodowy od osób fizycznych — прибутковий податок з фізичних осіб).
FAQ
Чи можу я виписати дублікат через рік?
Так. Немає терміну. Але клієнт може мати проблему з відрахуванням VAT (термін 3 роки).
Чи генерує дублікат новий VAT?
Ні. VAT було розраховано з оригіналу. Дублікат — це лише замінний документ.
Чи дублікат платний?
Це залежить від домовленості з клієнтом. Зазвичай безкоштовний, але деякі бухгалтери стягують плату.
Чи дублікат рахунку KSeF інший?
Так, у KSeF дублікат може бути позначений як пов'язаний з оригіналом (той самий номер KSeF).
Потрібна допомога з рахунками?
Веду бухгалтерію JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — одноосібне підприємство) з повним обслуговуванням рахунків — виписування, дублікати, коригування, KSeF. Від 49 zł + VAT на місяць.
Напишіть на [email protected] або завітайте на oxyok.com/pl.
Увага: Дублікат рахунку замінює оригінал у бухгалтерському обігу. Повинен містити слово «DUPLIKAT», дату виписання і номер оригіналу. Перед ухваленням рішення проконсультуйтеся з бухгалтером.
Маєте питання про бухгалтерію?
Я веду бухгалтерію для одноосібних підприємців від 49 zł + ПДВ на місяць.
Зв'язатися