Verpflegungspauschale bei Auslandsreisen im Einzelunternehmen (JDG) in Polen im Jahr 2026 — Reise, Übernachtung und VAT

Ein Unternehmer kann Ausgaben im Zusammenhang mit einer Auslandsdienstreise als Kosten ansetzen, sofern sie mit der Erzielung, Erhaltung oder Sicherung der Einnahmen zusammenhängen. Man muss jedoch zwei Mechanismen unterscheiden:

• die Verpflegungspauschale des Unternehmers — bis zur Grenze, die für einen Arbeitnehmer gilt,
• tatsächlich getragene Ausgaben wie Transport und Übernachtung — auf Grundlage von Dokumenten und unter Berücksichtigung steuerlicher Einschränkungen.

Bei der Pauschalsteuer (ryczałt) mindern diese Ausgaben nicht die pauschal besteuerten Einnahmen.

Was die Verpflegungspauschale umfasst

Die Verpflegungspauschale deckt die erhöhten Verpflegungskosten und andere kleinere Ausgaben während der Reise ab. Der Unternehmer zahlt sie sich nicht selbst aus, wie es bei einem Arbeitnehmer der Fall ist. Er legt vielmehr den Betrag fest, den er als Kosten ansetzen kann — nicht höher als die Verpflegungspauschale, die einem Arbeitnehmer des öffentlichen Dienstes zusteht.

Der Satz hängt vom Zielland der Reise ab. Beispielhafte volle Verpflegungspauschalen:

• Deutschland: 49 EUR,
• Frankreich: 55 EUR,
• Tschechien: 41 EUR,
• Niederlande: 50 EUR,
• Großbritannien: 45 GBP,
• Vereinigte Staaten: 59 USD.

Prüfe vor der Abrechnung die aktuelle Anlage zur Verordnung. Der Betrag hängt vom Zielland ab, nicht von der Rechnungswährung oder dem Land des Umstiegs.

Wie man die Dauer der Auslandsreise berechnet

Für jeden vollen 24-Stunden-Tag steht die volle Verpflegungspauschale zu. Für einen unvollständigen Tag:

• bis 8 Stunden — 1/3 der Verpflegungspauschale,
• über 8 bis 12 Stunden — 1/2 der Verpflegungspauschale,
• über 12 Stunden — volle Verpflegungspauschale.

Der Beginn und das Ende des Auslandsteils hängen vom Verkehrsmittel ab. Bei einer Reise mit dem Auto wird er anders bestimmt als bei einem Flug oder einer Schiffsreise.

Beispiel: Der Auslandsteil einer Reise nach Deutschland dauert zwei volle Tage und weitere fünf Stunden. Die Obergrenze der Verpflegungspauschale beträgt 2 und 1/3 × 49 EUR, also 114,33 EUR.

Kostenlose Mahlzeiten und die Obergrenze der Verpflegungspauschale des Unternehmers

Die Reisekostenverordnung regelt die Kürzungen für bereitgestellte Mahlzeiten ausdrücklich für Arbeitnehmer in § 14: Frühstück 15%, Mittagessen 30%, Abendessen 30% der Verpflegungspauschale (bei kostenloser Vollverpflegung verbleiben 25% der Pauschale). Die PIT-Vorschriften begrenzen die abzugsfähigen Betriebsausgaben des Unternehmers auf die Verpflegungspauschale, die einem Arbeitnehmer bei derselben Reise zustehen würde. In den geprüften Quellen haben wir keine unmittelbar auf die Obergrenze des Unternehmers bezogene amtliche Auslegung zu diesen Mahlzeitenkürzungen gefunden — daher ist es ein vorsichtiger, konservativer Ansatz, die Obergrenze wie bei einem Arbeitnehmer zu kürzen: Wurden Mahlzeiten bereitgestellt — auch ein im Hotelpreis enthaltenes Frühstück —, mindere die Obergrenze um 15% für das Frühstück, 30% für das Mittagessen und 30% für das Abendessen. Die Kürzung greift bereits mit der Bereitstellung der Mahlzeit, unabhängig davon, ob sie verzehrt wurde. Dieser Ansatz bietet keinen gesicherten steuerlichen Schutz — er ist eine vernünftige Vorsichtsmaßnahme, die hilft, die für Arbeitnehmer geltende Obergrenze einzuhalten.

Hinweis: Ausgaben für die eigene Verpflegung (Restaurant- oder Lebensmittelrechnungen) sind keine gesondert abzugsfähigen Betriebsausgaben — sie werden pauschal über die Verpflegungspauschale berücksichtigt.

Hotel und Übernachtung

Eine Rechnung für ein Hotel im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise kann eine steuerliche Betriebsausgabe sein. Beim Unternehmer ist die Grundlage die tatsächlich getragene, angemessene und belegte Ausgabe, nicht automatisch die Übernachtungsgrenze für Arbeitnehmer.

Man darf nicht vermischen:

• die Hotelgrenze aus der Verordnung über Arbeitnehmeransprüche,
• die Pauschale für die Übernachtung eines Arbeitnehmers ohne Beleg,
• die Übernachtungskosten des Unternehmers selbst.

Der Unternehmer sollte seine eigene Übernachtung mit einer Rechnung oder einem anderen Beleg dokumentieren, der die steuerlichen Anforderungen erfüllt. Gehe nicht davon aus, dass man ohne Dokument automatisch die Arbeitnehmer-Übernachtungspauschale verbuchen kann.

Transport und übrige Ausgaben

Kosten können unter anderem sein:

• ein Flug-, Bahn- oder Busticket,
• eine Fahrt mit dem Taxi oder mit über eine App bestelltem Transport,
• Straßen- und Parkgebühren,
• Automiete,
• Übernachtung,
• Gebühren für die Teilnahme an einer Messe oder einem Treffen.

Die Ausgabe muss mit der Tätigkeit zusammenhängen und entsprechend belegt sein.

Das Auto auf der Auslandsreise

Wie Kraftstoff und andere Autokosten erfasst werden, hängt vom Status des Fahrzeugs ab:

Die folgenden Regeln betreffen die laufenden Kosten von Personenkraftwagen.

• ein auch privat genutzter Firmenwagen — grundsätzlich 75% der Ausgabe als Kosten der Einkommensteuer (PIT),
• ein ausschließlich betrieblich genutzter Firmenwagen — 100% möglich, wenn die Voraussetzungen der ausschließlichen Nutzung erfüllt sind,
• der private, nicht ins Unternehmen eingebrachte Wagen des Unternehmers — grundsätzlich 20% der Ausgabe als PIT-Kosten.

Es ist unwahr, dass jedes „private Auto" 75% der Kosten ergibt.

Ausländische Umsatzsteuer (VAT)

Die auf einer Rechnung aus einem anderen Land ausgewiesene VAT ist keine polnische Vorsteuer. Du ziehst sie nicht direkt in der polnischen Standard-Auditdatei für USt mit Erklärung (JPK_V7) ab.

Das betrifft zum Beispiel ein ausländisches Hotel, ein lokales Taxi oder im Ausland gekauften Kraftstoff. In bestimmten Fällen kann der Unternehmer die Erstattung der ausländischen VAT im VAT-REF-Verfahren oder im entsprechenden Verfahren eines Nicht-EU-Landes beantragen.

Ein ausländisches Hotel ist keine polnische Dienstleistungseinfuhr, die über das Reverse Charge (Umkehr der Steuerschuld) abgerechnet wird. Eine mit einer Immobilie zusammenhängende Dienstleistung wird grundsätzlich im Land der Belegenheit des Hotels besteuert.

VAT bei Tickets

Nicht jedes Flugticket hat automatisch 0% VAT. Die Besteuerung hängt unter anderem von der Art und der Route der Beförderung sowie davon ab, wer das Dokument ausgestellt hat.

Verwende für die Buchung die Daten aus der Rechnung oder aus dem Ticket, das eine Rechnung darstellt. Trage nicht selbst einen Satz von 0% ein, wenn das Dokument ihn nicht ausweist.

Währungsumrechnung für die PIT

Eine in Fremdwährung ausgedrückte Ausgabe wird grundsätzlich zum durchschnittlichen Kurs der Polnischen Nationalbank (NBP) vom letzten Werktag vor dem Tag der Kostenentstehung umgerechnet. Der Tag der Kostenentstehung hängt von der Art der Buchführung und der Art des Dokuments ab — er ist nicht automatisch der Zahlungstag.

Die Verpflegungspauschale wird nach den für die Kosten eines Unternehmers geltenden Regeln in Złoty umgerechnet. Halte in der Dokumentation die Reisedauer, das Zielland, den Satz und den verwendeten Kurs fest.

Pauschalsteuer von den erfassten Einnahmen

Bei der Pauschalsteuer rechnest du keine Betriebsausgaben (KUP) ab. Hotel, Transport, Kraftstoff und die Verpflegungspauschale des Unternehmers mindern die Bemessungsgrundlage der Pauschalsteuer nicht.

Das bedeutet nicht, dass „die Verpflegungspauschale eine Erstattung ist, die keine Einnahme darstellt". Der Unternehmer zahlt sich keine Erstattung selbst aus. Bei der Pauschalsteuer nutzt er einfach keine kostenbasierte Abrechnung der Verpflegungspauschale.

Reisedokumentation

Es lohnt sich, aufzubewahren:

• den Zweck der Reise und ihren Zusammenhang mit der Tätigkeit,
• das Datum und die Uhrzeit von Beginn und Ende,
• das Zielland,
• Angaben zu bereitgestellten Mahlzeiten,
• Rechnungen, Tickets und Zahlungsbestätigungen,
• die Berechnung der Verpflegungspauschale und des Währungskurses,
• einen Nachweis des Treffens, der Veranstaltung oder eines anderen geschäftlichen Zwecks, wenn sich der Zusammenhang mit den Einnahmen nicht unmittelbar aus den Dokumenten ergibt.

Häufigste Fehler

Volle Verpflegungspauschale für jeden angebrochenen Tag

Ein unvollständiger Tag wird je nach Stundenzahl als 1/3, 1/2 oder volle Verpflegungspauschale abgerechnet.

Keine Minderung für das Frühstück

Am sichersten ist es, die Obergrenze für bereitgestellte Mahlzeiten (15/30/30%) zu kürzen — auch für ein im Hotelpreis enthaltenes Frühstück; das ist eine vorsichtige Praxis, keine abschließend geklärte Auslegung.

Arbeitnehmer-Hotelpauschale ohne Dokument

Die Regeln für Arbeitnehmeransprüche dürfen nicht automatisch auf die Übernachtungskosten des Unternehmers übertragen werden.

Polnisches Reverse Charge auf ein ausländisches Hotel

Das ist falsch. Die ausländische VAT wird nicht zur polnischen Vorsteuer oder zu einer Dienstleistungseinfuhr, nur weil der Kunde ein polnisches JDG führt.

Kurs vom Zahlungstag

Bei der PIT wird grundsätzlich der Kurs vom Werktag vor dem Tag der Kostenentstehung angewendet, nicht automatisch der Kurs vom Überweisungstag.

FAQ

Kann ein Unternehmer eine Verpflegungspauschale abrechnen?

Ja, wenn die Reise mit der Tätigkeit zusammenhängt. Die Kosten sind auf die Höhe der Verpflegungspauschale für Arbeitnehmer begrenzt, die für das jeweilige Land und die Reisedauer gilt.

Hat eine Hotelrechnung eine gesetzliche Kostengrenze?

Die für Arbeitnehmer vorgesehene Übernachtungsgrenze gilt hier nicht automatisch. Die Ausgabe muss tatsächlich, angemessen, mit der Tätigkeit verbunden und belegt sein.

Senkt die Verpflegungspauschale bei der Pauschalsteuer die Steuer?

Nein. Die Pauschalsteuer wird von den Einnahmen berechnet und berücksichtigt keine Reisekosten.

Kann man die ausländische VAT zurückholen?

In einigen Fällen ja, unter anderem über VAT-REF in der EU. Das hängt vom Land, der Art der Ausgabe und dem Zusammenhang der Einkäufe mit Tätigkeiten ab, die zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Wann beginnt und endet der Auslandsanteil einer Flug- oder Autoreise?

Bei Flugreisen zählt die Zeit vom Start am letzten polnischen Flughafen bis zur Landung am ersten polnischen Flughafen auf dem Rückweg. Bei Reisen auf dem Landweg zählen die Grenzübertritte bei Hin- und Rückreise. Die Fahrt von zu Hause zu einem polnischen Flughafen verlängert den Auslandsanteil nicht.

Quellen

• Verordnung über Reisekosten — konsolidierte Fassung, §§ 12–14
• PIT — art. 11a(2), 23(1)(52)
• VAT — art. 28e, 89(1h–1k)
• 2023/2190 — PDF
• Verordnung über Ansprüche aus Dienstreisen — ISAP
• Biznes.gov.pl — Dienstreise des Unternehmers
• Podatki.gov.pl — Erstattung der in einem anderen EU-Land gezahlten VAT

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Achtung: Die Reise muss einen tatsächlichen Zusammenhang mit der Tätigkeit haben. Private und touristische Ausgaben werden nicht allein dadurch zu Kosten, dass eine Rechnung auf das Unternehmen ausgestellt wird.