Proformarechnung im Einzelunternehmen (JDG) in Polen 2026 — wann verwenden und wie ausstellen

Was ist die Proformarechnung?

Die Proformarechnung ist ein kaufmännisches Angebot, kein Buchhaltungsdokument. Sie informiert den Kunden über Preis, Bedingungen und Zahlungsfrist — ist aber keine USt-Rechnung, wird nicht im Erlös gebucht und weist keine USt aus.

Wesentliche Unterschiede: Proforma vs. USt-Rechnung

• Proforma — Angebot, erzeugt keinen Erlös, erzeugt keine USt, der Kunde kann keine Vorsteuer abziehen
• USt-Rechnung — Buchhaltungsdokument, erzeugt Erlös und USt, der Kunde kann Vorsteuer abziehen
• Die Proforma hat keine Nummer in der Reihe der USt-Rechnungen — sie hat eine eigene Nummerierung (z. B. PROFORMA/2026/07/001)

Wann sollte man die Proforma verwenden?

1. Vorschuss vor Arbeitsbeginn

Stellen Sie eine Proforma mit der Bitte um Vorschusszahlung aus. Nach Eingang der Zahlung stellen Sie die Vorschussrechnung aus.

2. Angebot an den Kunden

Die Proforma ist besser als ein einfaches Angebot, da sie wie eine Rechnung aussieht und alle Buchhaltungsdaten enthält (Ihre Steueridentifikationsnummer (NIP), Unternehmensdaten).

3. Auslandsbestellung

Bei ausländischen Kunden hilft die Proforma, die Bedingungen der Transaktion vor der Ausstellung der USt-Rechnung zu bestätigen, insbesondere bei grenzüberschreitenden Transaktionen.

4. Preisverhandlungen

Der Kunde kann nach der Proforma zahlen, aber erst nach Aushandlung des Preises. Dann stellen Sie die USt-Rechnung mit dem endgültigen Betrag aus.

Was sollte die Proforma enthalten?

Die Proforma hat keine gesetzlichen Anforderungen (da sie keine Rechnung ist), sollte aber Folgendes enthalten:

1. Das Wort „PROFORMA" sichtbar auf dem Dokument
2. Proformanummer (eigene Nummerierung)
3. Ausstelldatum
4. Daten des leistenden Unternehmers (Name, Adresse, Steueridentifikationsnummer (NIP))
5. Daten des Leistungsempfängers (Name, Adresse, Steueridentifikationsnummer (NIP))
6. Beschreibung der Ware/Dienstleistung
7. Menge, Nettopreis, USt-Satz, USt-Betrag, Brutto
8. Zahlungsfrist
9. Bankkontonummer
10. Ausführungsbedingungen (wann Sie die Leistung nach Zahlungseingang erbringen)

Proforma-Muster

PROFORMA Nr. PROFORMA/2026/07/001
Ausstelldatum: 26.07.2026

Leistender Unternehmer:
Jan Kowalski JDG
ul. Przykładowa 1, 00-001 Warschau
NIP: 1234567890

Leistungsempfänger:
ABC Sp. z o.o.
ul. Klienta 2, 00-002 Warschau
NIP: 9876543210

Pos. | Bezeichnung | Menge | Netto | USt | Brutto
1 | Programmierleistung | 1 | 5.000,00 zł | 23% | 6.150,00 zł

Summe netto:  5.000,00 zł
USt:          1.150,00 zł
Summe brutto: 6.150,00 zł

Zahlungsfrist: 7 Tage
Konto: 00 0000 0000 0000 0000 0000 0000

Bedingungen: Ausführung binnen 14 Tagen nach Zahlungseingang.

Fallstricke

1. Die Proforma ist keine Kostenrechnung

Der Kunde, der nach einer Proforma gezahlt hat, KANN diesen Betrag NICHT seinen Kosten zuordnen. Erst nach Erhalt der USt-Rechnung kann er das tun.

2. Sie können nicht zwei Dokumente ausstellen

Stellen Sie keine Proforma aus und danach eine USt-Rechnung für dieselbe Transaktion als „Kopie". Stellen Sie eine Proforma aus und nach der Zahlung — eine USt-Rechnung.

3. Das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) und die Proforma

Im nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) gibt es keinen Platz für Proformarechnungen. Das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) nimmt nur USt-Rechnungen an. Die Proforma bleibt ein kaufmännisches Dokument, das außerhalb des Systems versendet wird (z. B. per E-Mail oder PDF).

4. Proforma und Belka-Steuer

Die Proforma erzeugt keinen Erlös und hat daher keine steuerlichen Auswirkungen. Aber Vorsicht: Wenn der Kunde nach der Proforma zahlt und Sie keine USt-Rechnung ausstellen — kann das Finanzamt annehmen, dass der Erlös dennoch entstanden ist (da Sie Geld erhalten haben).

5. Frist für die Rechnungsausstellung nach der Proforma

Nach Eingang der Zahlung aus der Proforma sind Sie verpflichtet, die USt-Rechnung (Vorschuss- oder Endrechnung) auszustellen:

• Vorschussrechnung: bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat des Vorschusseingangs folgt
• Endrechnung: bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat der Leistungserbringung folgt

FAQ

Kann ich eine Proforma mit USt und danach eine Rechnung ohne USt ausstellen?

Nicht empfohlen. Wenn die Proforma USt enthält und die Rechnung nicht — ist das ein Widerspruch. Wenn die Leistung von der USt befreit ist, sollte auch die Proforma „bz." (ohne USt) sein.

Ist die Proforma verpflichtend?

Nein. Die Proforma ist optional. Sie können sofort die USt-Rechnung ausstellen. Viele Einzelunternehmen (JDG) verwenden gar keine Proformarechnungen.

Kann der Kunde Vorsteuer aus der Proforma abziehen?

Absolut nicht. Die Proforma ist keine USt-Rechnung. Vorsteuer kann nur aus der USt-Rechnung (oder der Vorschussrechnung) abgezogen werden.

Muss die Proforma eine Steueridentifikationsnummer (NIP) enthalten?

Nicht erforderlich, aber empfohlen. Ohne Steueridentifikationsnummer (NIP) weiß der Kunde möglicherweise nicht, dass es sich um ein Unternehmensdokument handelt.

Brauchen Sie Hilfe mit Rechnungen?

Buchhaltung Oxyok — ab 49 zł + USt monatlich. Wir helfen Ihnen festzustellen, wann Sie Proformarechnungen, Vorschussrechnungen und USt-Rechnungen ausstellen, und stellen sicher, dass das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) korrekt funktioniert.

Schreiben Sie an: [email protected]

Haftungsausschluss: Der Artikel hat informatorischen Charakter — vor einer Entscheidung konsultieren Sie einen Buchhalter.