Proforma im polnischen JDG im Jahr 2026
Was eine Proforma ist, wann sie keine VAT und keine Einnahmen auslöst, was nach der Zahlung zu tun ist und warum sie nicht an KSeF gesendet wird.
Eine Proforma ist ein Handelsdokument, keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Sie kann Preis und Zahlungsdaten nennen, belegt aber nicht den Verkauf selbst.
Was eine Proforma leistet
Eine Proforma kann dienen als:
- Angebot oder Auftragsbestätigung,
- Zahlungsaufforderung,
- Information zu Preis, VAT und Lieferbedingungen,
- Hilfsdokument im Außenhandel.
Sie sollte deutlich mit „PROFORMA“ gekennzeichnet sein, damit sie nicht wie eine VAT-Rechnung wirkt.
Es gibt keine gesetzliche Liste der Pflichtangaben und keine vorgeschriebene Nummerierung. In der Praxis lohnt es sich, Vertragsparteien, Leistungsgegenstand, Menge, Preis, Zahlungsbedingungen und die Geltungsdauer des Angebots anzugeben.
Eine Proforma erzeugt nicht automatisch Steuer
Das bloße Ausstellen einer Proforma begründet keine Umsatzsteuerpflicht und keinen Ertrag. Ebenso falsch ist die pauschale Behauptung, jede Rechnung „generiere Umsatz und VAT“ — die Steuerzeitpunkte ergeben sich aus Leistung, Lieferung, Zahlungseingang und Sonderregeln.
Was nach der Zahlung passiert
Der Erhalt einer Anzahlung kann eine VAT-Pflicht auslösen, es gibt aber Ausnahmen, unter anderem für bestimmte innergemeinschaftliche Umsätze. Ist eine Anzahlungsrechnung erforderlich, wird sie innerhalb der gesetzlichen Frist ausgestellt.
Für die Einkommensteuer ist eine erhaltene Anzahlung nicht automatisch Ertrag. Man muss eine Zahlung auf eine künftige Leistung von einer definitiven Zahlung unterscheiden und die für die Transaktion geltenden Regeln prüfen.
Nach der Leistung wird, sofern die Vorschriften es verlangen, eine Schlussrechnung ausgestellt. Nicht jede Zahlung nach einer Proforma bedeutet automatisch zwei Belege: Anzahlung und Schlussrechnung.
KSeF
Eine Proforma wird nicht an KSeF gesendet, weil sie keine strukturierte Rechnung ist. Man verschickt sie außerhalb des Systems, zum Beispiel als PDF.
Eine spätere Rechnung unterliegt dem KSeF nur, wenn diese Transaktion und der Aussteller von der Pflicht erfasst sind.
Kosten und Vorsteuerabzug beim Käufer
Eine Proforma allein gibt kein Recht auf Vorsteuerabzug. Als Beleg für die automatische Kostenbuchung reicht sie ebenfalls nicht. Abgerechnet wird auf Grundlage des richtigen Dokuments und des wirtschaftlichen Vorgangs.
FAQ
Ich habe eine Proforma gestellt, der Kunde hat schon bezahlt. Was nun?
Auf den erhaltenen Betrag entsteht die VAT in der Regel schon vor Lieferung oder Leistung. Dokumentieren Sie Ihre Umsätze mit Rechnungen, stellen Sie eine Anzahlungsfaktur aus — spätestens am 15. Tag des auf die Zahlung folgenden Monats. Fällt die Zahlung in denselben Monat wie die Leistung, ist keine separate Anzahlungsfaktur nötig.
Kann man aus einer Proforma VAT abziehen oder einen Aufwand buchen?
Nein. Eine Proforma gibt kein Recht auf Vorsteuerabzug und ist kein Buchungsbeleg. Nötig ist eine Rechnung (Anzahlungs- oder Schlussrechnung) oder ein anderer sachgerechter Beleg des wirtschaftlichen Vorgangs.
Der Kunde storniert und will die Proforma-Zahlung zurück. Wie wird das abgerechnet?
Die zurückgezahlte Anzahlung wird über eine Rechnungskorrektur zur Anzahlungsfaktur abgerechnet, sofern eine ausgestellt wurde. In der Einkommensteuer mindert die zurückgezahlte Anzahlung den Ertrag — die VAT-Bemessungsgrundlage korrigieren Sie genauso.
Muss eine Proforma über KSeF ausgestellt werden?
Nein. KSeF erfasst strukturierte Rechnungen, und eine Proforma ist keine. Sie senden die Proforma außerhalb des Systems an den Kunden, etwa per E-Mail als PDF. Nur die Rechnung geht in den KSeF, sofern Transaktion und Aussteller erfasst sind.
Rechnung vor der Lieferung ausgestellt — wie viel Zeit habe ich?
Eine Rechnung dürfen Sie frühestens 60 Tage vor Lieferung oder Leistung ausstellen, nach der Leistung spätestens am 15. Tag des Folgemonats. Eine Proforma setzt diese Fristen nicht in Gang, weil sie keine Rechnung ist.
Quellen
- Podatki.gov.pl — wann die Umsatzsteuerpflicht entsteht
- Umsatzsteuergesetz, Dz.U. 2025 poz. 775 — Art. 19a, 106b, 106i und 106j (ELI)
- KSeF — Informationen des Finanzministeriums
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Allgemeine Information. Die VAT-Pflicht und der Ertragszeitpunkt hängen von der Art der Transaktion, dem Status der Parteien und davon ab, ob die Leistung erbracht wurde.