Proforma im polnischen JDG im Jahr 2026
Was ist Proforma, wann generiert es keine VAT oder Einnahmen, was ist nach der Zahlung zu tun und warum wird es nicht an KSeF gesendet?
Ein Proforma ist ein Handelsdokument und keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Der Preis und die Zahlungsdetails werden zwar angezeigt, der Verkauf selbst wird jedoch nicht dokumentiert.
Was macht Proforma?
Proforma kann dienen als:
- Angebote oder Auftragsbestätigung,
- Zahlungsaufforderungen,
- Informationen zu Preis, VAT und Lieferbedingungen,
- Hilfsdokument im Außenhandel.
Es sollte deutlich mit „PROFORMA“ gekennzeichnet sein, um nicht den Eindruck zu erwecken, dass es sich um eine Rechnung mit ausgewiesener VAT handelt.
Es gibt keinen gesetzlichen Katalog seiner Elemente oder eine obligatorische Nummerierung. In der Praxis lohnt es sich, Seiten, Artikel, Menge, Preis, Zahlungsbedingungen und Ablaufdatum anzugeben.
Proforma erstellt nicht automatisch Steuern
Die bloße Ausstellung eines Proforma-Formulars führt nicht zu einer Umsatzsteuer- oder Einkommenspflicht. Gleichzeitig ist die allgemeine Meinung, dass jede Rechnung selbst „Umsatz und Umsatzsteuer generiert“, falsch – Steuermomente ergeben sich aus der Leistungserbringung, der Lieferung, dem Zahlungseingang und Sonderregelungen.
Was passiert nach der Zahlung
Der Erhalt einer Vorauszahlung kann eine Mehrwertsteuerpflicht auslösen, es gibt jedoch Ausnahmen, auch für einige innergemeinschaftliche Umsätze. Sofern eine Vorausrechnung erforderlich ist, wird diese innerhalb der gesetzlichen Frist ausgestellt.
Für PIT-Zwecke handelt es sich bei der erhaltenen Vorauszahlung nicht immer um Einkommen. Sie müssen zwischen einer Zahlung für eine zukünftige Leistung und einer Abschlusszahlung unterscheiden und die für die Transaktion geltenden Regeln prüfen.
Nach Erbringung der Leistung wird, sofern gesetzlich vorgeschrieben, eine Schlussrechnung ausgestellt. Nicht jede Proforma-Zahlung bedeutet automatisch zwei Dokumente: eine Vorauszahlung und eine Abschlusszahlung.
KSeF
Das Proforma wird nicht an KSEF gesendet, da es sich nicht um eine strukturierte Rechnung handelt. Der Versand erfolgt außerhalb des Systems, beispielsweise als PDF.
Eine Nachrechnung unterliegt nur dann der KSEF, wenn das Geschäft und der Aussteller dieser Verpflichtung unterliegen.
Kosten- und Mehrwertsteuerabzug beim KundenProforma selbst berechtigt Sie nicht zum Vorsteuerabzug. Es reicht auch nicht aus, die Kosten automatisch zu erfassen. Die Abrechnung erfolgt auf der Grundlage des entsprechenden Dokuments und des wirtschaftlichen Ereignisses.
Quellen
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