Vereinfachte Rechnung und Kassenbeleg mit NIP — Kosten im Einzelunternehmen (JDG) im Jahr 2026 in Polen

Du tankst, kaufst Büromaterial oder Werkzeug und erhältst einen Kassenbeleg statt einer Rechnung? Seit 2026 sind die Regeln für die Dokumentation solcher Einkäufe im Einzelunternehmen (JDG) strenger als früher. Kurz gesagt: ein Kassenbeleg mit Steueridentifikationsnummer (NIP) bis 450 zł ist eine vereinfachte Rechnung, ein einfacher Kassenbeleg ohne NIP hingegen ist kein Buchungsdokument im Einnahmen- und Ausgabenbuch (KPiR).

Wir erläutern, was eine vereinfachte Rechnung ist (Art. 106e ust. 5 pkt 3 des Umsatzsteuergesetzes), wann ein Kassenbeleg mit NIP eine Rechnung ersetzt, wie man die Umsatzsteuer abzieht und was sich ab 2027 im Rahmen des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) ändert.

Was ist eine vereinfachte Rechnung

Eine vereinfachte Rechnung ist ein voll gültiges Buchhaltungsdokument, das nicht alle Elemente einer Standardrechnung enthalten muss. Gemäß Art. 106e ust. 5 pkt 3 des Umsatzsteuergesetzes (Dz.U. 2025 poz. 775 t.j.) darf die Rechnung die Daten des Käufers (ust. 1 pkt 3) und die in ust. 1 pkt 8, 9 und 11–14 genannten Daten weglassen, vorausgesetzt, dass:

• der Gesamtbetrag (brutto) 450 zł oder 100 Euro (wenn der Betrag in Euro angegeben ist) nicht übersteigt,
• sie Daten enthält, mit denen der Steuerbetrag für jeden Umsatzsteuersatz bestimmt werden kann.

Über 450 zł (oder 100 Euro) kann keine vereinfachte Rechnung ausgestellt werden — eine vollständige Umsatzsteuerrechnung ist erforderlich.

Was eine vereinfachte Rechnung enthalten muss

Das Dokument muss mindestens Folgendes enthalten:

• Ausstellungsdatum,
• fortlaufende Nummer,
• Daten des Verkäufers (Name und Adresse, NIP),
• Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung,
• Gesamtbetrag (brutto),
• Daten, mit denen der Steuerbetrag für jeden Umsatzsteuersatz bestimmt werden kann.

Sie muss den Umsatzsteuersatz oder die Daten des Käufers nicht ausdrücklich angeben — aber sie muss die Berechnung des Steuerbetrags ermöglichen.

Ein Kassenbeleg mit NIP als vereinfachte Rechnung

Ein Kassenbon, der die NIP des Käufers enthält und dessen Gesamtbetrag 450 zł (oder 100 Euro) nicht übersteigt, wird als vereinfachte Rechnung behandelt. Die Bonnummer dient gleichzeitig als Rechnungsnummer.

Das bedeutet, dass ein solcher Kassenbon:

• eine Grundlage für den Vorsteuerabzug darstellt (wenn der Kauf mit steuerpflichtiger Tätigkeit zusammenhängt),
• ein Buchhaltungsdokument im KPiR ist (in der für die Art der Ausgabe geeigneten Spalte),
• keine zusätzliche Rechnung für denselben Kassenbon ausgestellt werden darf.

Wie man einen NIP auf den Kassenbon bekommt

Die meisten Registrierkassen und POS-Systeme ermöglichen das Hinzufügen der NIP des Käufers vor Abschluss der Transaktion. Es genügt:

• die NIP vor der Zahlung anzugeben (Systeme mit NIP-Unterstützung),
• eine mit der NIP verknüpfte Kundenkarte zu verwenden (in einigen Ketten),
• den Kassierer zu bitten, die NIP hinzuzufügen.

Ohne NIP auf dem Kassenbon ist das Dokument keine vereinfachte Rechnung und kann nicht als Buchungsgrundlage im KPiR dienen.

Kassenbon ohne NIP — kann er verbucht werden?

Nein. Ein einfacher Kassenbon ohne die NIP des Käufers ist nach den Umsatzsteuer- und Einkommensteuerregelungen (PIT) kein Buchhaltungsdokument. Er kann nicht im KPiR als abzugsfähiger Kostenbetrag (KUP) erfasst und davon keine Umsatzsteuer abgezogen werden.

Um einen durch einen einfachen Kassenbon belegten Kauf als Kosten zu verbuchen, muss man:

1. einen Kassenbon mit NIP verlangen (bis 450 zł) — dann ist es eine vereinfachte Rechnung, oder
2. eine Umsatzsteuerrechnung anfordern (über 450 zł oder wenn die NIP nicht hinzugefügt wurde).

Ausnahme: Einkaufsnotiz und Rechnung

Seit 2026 ist gemäß der Änderung von Art. 22 ust. 6b des PIT-Gesetzes (Dz.U. 2026 poz. 592 t.j.) der Tag der Kostenentstehung im KPiR der Tag der Ausstellung der Rechnung, Quittung oder eines anderen Dokuments. Ein Kassenbon ohne NIP ist jedoch für Umsatzsteuerzwecke kein „anderes Dokument" — er gewährt kein Recht auf Vorsteuerabzug oder Erfassung als Kosten im KPiR.

Für Ausgaben unterhalb des Grenzwerts, die ausschließlich durch eine Quittung (nicht durch einen Kassenbon) belegt sind, kann eine Einkaufsnotiz erstellt werden — aber nur, wenn bestimmte Nachweisbedingungen erfüllt sind.

Vorsteuerabzug aus einer vereinfachten Rechnung

Ein Kassenbon mit NIP (als vereinfachte Rechnung) berechtigt zum Vorsteuerabzug nach den allgemeinen Regeln (Art. 86 ust. 1 des Umsatzsteuergesetzes):

• der Kauf muss mit steuerpflichtigen Tätigkeiten zusammenhängen,
• die Umsatzsteuer ist sichtbar oder aus dem Dokument berechenbar,
• der Käufer ist ein aktiver Umsatzsteuerzahler.

In der JPK_V7 wird eine vereinfachte Rechnung im Registerteil wie eine Standardrechnung erfasst.

Beispiel

Du kaufst Kraftstoff für 300 zł brutto (243,90 zł netto + 56,10 zł Umsatzsteuer bei 23%). Kassenbon mit NIP:

• Stellt eine vereinfachte Rechnung dar (Betrag ≤ 450 zł),
• Umsatzsteuer 56,10 zł — du ziehst 50% = 28,05 zł ab (bei gemischter Nutzung des Fahrzeugs, Art. 86a),
• Nettowert 243,90 zł — KUP zu 75% = 182,93 zł (bei einem Personenkraftwagen mit gemischter Nutzung, Art. 23 ust. 1 pkt 46a PIT).

Ohne NIP auf dem Kassenbon — kein Vorsteuerabzug und keine Kosten im KPiR.

Was ändert sich durch KSeF ab 2027

Ab dem 1. Januar 2027 wird ein Kassenbon mit der NIP des Käufers bis 450 zł nicht mehr als Rechnung anerkannt. Nach Ablauf der Übergangsfrist:

• für jeden Kassenbon mit NIP muss eine FP-Rechnung im KSeF-System ausgestellt werden,
• der Kassenbon mit NIP allein wird aufhören, ein Buchhaltungsdokument zu sein,
• diese Regel gilt nur für Kassenbons mit NIP — einfache Kassenbons bleiben außerhalb des KSeF-Systems.

Im Jahr 2026 bleibt ein Kassenbon mit NIP bis 450 zł eine vereinfachte Rechnung. Die Änderung tritt 2027 in Kraft.

Fallstricke

1. Kassenbon über 450 zł mit NIP — ist keine vereinfachte Rechnung. Du musst eine vollständige Umsatzsteuerrechnung anfordern.
2. Fehlende NIP auf dem Kassenbon — der häufigste Grund für den Verlust von Kosten. Die NIP muss vor Abschluss der Transaktion hinzugefügt werden.
3. Doppelte Dokumentation — wenn du einen Kassenbon mit NIP (vereinfachte Rechnung) hast, darfst du für dieselbe Transaktion keine zusätzliche Rechnung ausstellen.
4. Transaktionsmonat vs. Abzugsmonat — die Umsatzsteuer wird in dem Abrechnungszeitraum abgezogen, in dem die Steuerschuld entstanden ist, oder in einem der drei folgenden.
5. Personenkraftwagen — auch mit einem Kassenbon mit NIP ziehst du 50% Umsatzsteuer ab (gemischte Nutzung) oder 100% (nur Geschäft + VAT-26), und KUP zu 75% oder 100%.

Häufige Fragen

Ist jeder Kassenbon mit NIP eine vereinfachte Rechnung?

Ja, aber nur bis 450 zł brutto (oder 100 Euro). Über diesem Betrag ist ein Kassenbon mit NIP keine vereinfachte Rechnung.

Kann ich Umsatzsteuer von einem Kassenbon ohne NIP abziehen?

Nein. Ein Kassenbon ohne NIP ist kein Dokument, das zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Kann eine vereinfachte Rechnung im KSeF ausgestellt werden?

Im Jahr 2026 bleibt ein Kassenbon mit NIP bis 450 zł außerhalb des KSeF. Ab 2027 muss für jeden Kassenbon mit NIP eine FP-Rechnung im System ausgestellt werden.

Muss ich den Kassenbon mit NIP an den Buchhalter senden?

Ja — ein Kassenbon mit NIP (vereinfachte Rechnung) ist ein Buchhaltungsdokument, das wie jede andere Rechnung an den Buchhalter weitergeleitet werden muss.

Muss eine vereinfachte Rechnung den Umsatzsteuersatz enthalten?

Nicht ausdrücklich — Art. 106e ust. 5 pkt 3 sieht vor, dass die Daten gemäß ust. 1 pkt 8, 9 und 11–14 nicht angegeben werden müssen, aber das Dokument muss Daten enthalten, mit denen der Steuerbetrag für jeden Satz bestimmt werden kann.

Quellen

• Umsatzsteuergesetz — Art. 106e ust. 5 pkt 3 (Dz.U. 2025 poz. 775 t.j.)
• PIT-Gesetz — Art. 22 ust. 6b (Dz.U. 2026 poz. 592 t.j.)
• MF / podatki-arch.mf.gov.pl — vereinfachte Rechnung
• KSeF — Fragen und Antworten

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Dieses Material dient Informationszwecken. Die Kostendokumentation sollte an deine individuelle Situation angepasst werden.