Vereinfachte Rechnung und Kassenbon mit NIP: Kosten der JDG in Polen 2026

Wenn du für deine Firma einkaufst, nenne deine NIP (Steueridentifikationsnummer), bevor der Kassenbon gedruckt wird. Ein Kassenbon mit der NIP des Käufers über höchstens 450 zł brutto (oder 100 Euro, wenn der Betrag in Euro angegeben ist), der die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (ustawa o VAT) erfüllt, ist eine vereinfachte Rechnung. Die Pflicht, die NIP vor Abschluss des Verkaufs an der Kasse anzugeben, gilt seit 2020 und nicht erst seit 2026.

Wir erklären, was eine vereinfachte Rechnung ist (Art. 106e ust. 5 pkt 3 des Umsatzsteuergesetzes), wann ein Kassenbon mit NIP eine Rechnung ersetzt, wie du die Vorsteuer abziehst und was sich ab 2027 im Rahmen von KSeF, dem nationalen E-Rechnungssystem, ändert.

Rechtsstand geprüft am 18. September 2026. Der Artikel betrifft vor allem Inlandseinkäufe für die Firma.

Was ist eine vereinfachte Rechnung

Eine vereinfachte Rechnung darf einen Teil der Angaben weglassen, die auf einer regulären Rechnung Pflicht sind. Nach Art. 106e ust. 5 pkt 3 des Umsatzsteuergesetzes kann sie ohne Vor- und Nachnamen bzw. Firmennamen und Anschrift des Käufers sowie ohne die Angaben aus ust. 1 pkt 8, 9 und 11–14 auskommen. Die NIP des Käufers bleibt Pflicht. Die Vereinfachung gilt unter der Voraussetzung, dass:

• der Gesamtbetrag (brutto) 450 zł nicht übersteigt bzw. 100 Euro (wenn der Betrag in Euro angegeben ist),
• die Rechnung Angaben enthält, aus denen sich der Steuerbetrag für jeden Umsatzsteuersatz ermitteln lässt.

Über 450 zł (bzw. 100 Euro) darf keine vereinfachte Rechnung ausgestellt werden — dann ist eine vollständige VAT-Rechnung nötig.

Die Betragsgrenze allein reicht nicht. Art. 106e ust. 6 schließt die Vereinfachung unter anderem bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (WDT), innergemeinschaftlichen Fernverkäufen von Waren und Verkäufen ohne NIP des Käufers aus.[2]

Was eine vereinfachte Rechnung enthalten muss

Das Dokument muss mindestens enthalten:

• das Ausstellungsdatum,
• das Datum der Lieferung, der Leistungserbringung oder des Zahlungseingangs, sofern es feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht,
• eine fortlaufende Nummer,
• die Angaben zum Verkäufer (Name und Anschrift, NIP),
• die NIP des Käufers,
• die Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung,
• den Gesamtbetrag (brutto),
• Angaben, aus denen sich der Steuerbetrag für jeden Umsatzsteuersatz ermitteln lässt.

Name und Anschrift des Käufers dürfen fehlen, seine NIP nicht. Außerdem muss sich aus dem Dokument der Steuerbetrag für jeden Umsatzsteuersatz ermitteln lassen.

Ein Kassenbon mit NIP als vereinfachte Rechnung

Ein Fiskal-Kassenbon mit der NIP des Käufers, dessen Gesamtbetrag 450 zł (bzw. 100 Euro) nicht übersteigt, gilt als vereinfachte Rechnung. Die Bonnummer ist zugleich die Rechnungsnummer.

Ein solcher Kassenbon:

• berechtigt zum Vorsteuerabzug (wenn der Einkauf mit steuerpflichtigen Umsätzen zusammenhängt),
• ist ein Buchungsbeleg im KPiR, dem Einnahmen- und Ausgabenbuch (in der Spalte für die jeweilige Ausgabenart),
• darf nicht zusätzlich durch eine eigene Rechnung ergänzt werden.

Wie du die NIP auf den Kassenbon bekommst

Die meisten Registrierkassen und POS-Systeme erlauben es, die NIP des Käufers vor Abschluss der Transaktion zu erfassen. Du kannst:

• die NIP vor dem Bezahlen nennen (bei Systemen mit NIP-Funktion),
• eine mit der NIP verknüpfte Kundenkarte verwenden (bei manchen Ketten),
• die Kassiererin oder den Kassierer bitten, die NIP einzugeben.

Ohne NIP des Käufers ist ein gewöhnlicher Fiskal-Kassenbon keine vereinfachte Rechnung. Gesondert ist zu prüfen, ob sich die Ausgabe für das KPiR nach einer der unten beschriebenen Sonderregeln belegen lässt.[2][3]

Kassenbon ohne NIP — kann er verbucht werden?

Ein gewöhnlicher Kassenbon aus dem Laden ohne NIP des Käufers berechtigt nicht als vereinfachte Rechnung zum Vorsteuerabzug. Das heißt aber nicht, dass jedes Dokument ohne NIP Betriebsausgaben für die PIT ausschließt. Die KPiR-Verordnung sieht für bestimmte Ausgaben besondere Belege vor.[2][3]

Eine fehlende NIP auf einem bereits ausgestellten Kassenbon lässt sich nicht dadurch nachholen, dass du später eine Rechnung mit NIP verlangst. Nach den Erläuterungen des Finanzministeriums (MF) darf der Verkäufer dann eine Verbraucherrechnung ohne NIP des Käufers ausstellen. Sag dem Verkäufer deshalb vor Abschluss des Verkaufs an der Kasse, dass du für die Firma kaufst und eine Rechnung brauchst. Übersteigt der Bon die Grenze der vereinfachten Rechnung, lass die NIP auf den Kassenbon setzen und verlange eine vollständige Rechnung.

Ausnahmen im KPiR und eine ordnungsgemäße Quittung

Die seit dem 1. Januar 2026 geltende Verordnung erlaubt unter anderem, den Kauf von Kraftstoff oder Ölen im Ausland mit einem Kassenbon oder Kassenbeleg zu belegen (§ 8 ust. 4). Das Dokument muss Datum, Verkäufer, Menge, Stückpreis und Kaufwert enthalten. Auf der Rückseite sind Firmendaten, Anschrift und Art des Einkaufs einzutragen. Ein Parkscheinautomaten-Ticket wiederum kann einem Eigenbeleg beigefügt werden (§ 8 ust. 2 pkt 8). Diese Ausnahmen betreffen den Nachweis der Ausgabe, nicht einen automatischen Vorsteuerabzug.[3]

Eine ordnungsgemäß ausgestellte Quittung (rachunek) ist nach § 6 ust. 3 pkt 1 der Verordnung ein Buchungsbeleg. Es gibt jedoch keine allgemeine Regel, nach der eine beliebige „Einkaufsnotiz“ eine fehlende Rechnung bei einer kleinen Ausgabe ersetzen kann. Eigenbelege sind nur in den in der Verordnung genannten Fällen zulässig. Art. 22 ust. 6b des PIT-Gesetzes legt fest, wann eine Ausgabe als angefallen gilt, macht aber nicht jeden Kassenbon zum Buchungsbeleg.[3][4]

Vorsteuerabzug aus einer vereinfachten Rechnung

Ein Kassenbon mit NIP (als vereinfachte Rechnung) berechtigt nach den allgemeinen Regeln zum Vorsteuerabzug (Art. 86 ust. 1 des Umsatzsteuergesetzes):

• der Einkauf muss mit steuerpflichtigen Umsätzen zusammenhängen,
• die Umsatzsteuer ist auf dem Dokument ausgewiesen oder daraus berechenbar,
• der Käufer ist aktiver VAT-Zahler.

Beim Käufer wird die vereinfachte Rechnung nach den allgemeinen Regeln im Einkaufsteil der JPK_V7 erfasst. Ein korrektes Dokument hebt die gesetzlichen Abzugsverbote nicht auf, etwa für einen Teil der Beherbergungs- und Bewirtungsleistungen (Art. 88 des Umsatzsteuergesetzes).[2]

Beispiel

Du tankst in Polen für 300 zł brutto (243,90 zł netto + 56,10 zł Umsatzsteuer zu 23%) für einen Pkw, der zum Anlagevermögen der Firma gehört und auch privat genutzt wird. Wir gehen von einem aktiven VAT-Zahler aus, der 50% der Umsatzsteuer abziehen darf und seine Kosten im KPiR erfasst. Ein Kassenbon mit NIP, der die Anforderungen an eine vereinfachte Rechnung erfüllt:

• ist eine vereinfachte Rechnung (Betrag ≤ 450 zł),
• Umsatzsteuer 56,10 zł — du ziehst 50% = 28,05 zł ab (gemischte Nutzung des Fahrzeugs, Art. 86a),
• als Kosten für die PIT gelten 75% der Summe aus Nettobetrag und nicht abgezogener Umsatzsteuer: (243,90 zł + 28,05 zł) × 75% = 203,96 zł (Art. 23 ust. 1 pkt 46a und ust. 5a des PIT-Gesetzes).[4]

Übertrage dieses Beispiel nicht auf jedes Auto. Für einen privaten Pkw des Unternehmers, der nicht zum Betriebsvermögen gehört, sieht Art. 23 ust. 1 pkt 46 eine eigene Kostengrenze vor: 20%.[4]

Was ändert sich durch KSeF ab 2027

Die Übergangsfrist nach Art. 145n des Umsatzsteuergesetzes endet am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 gilt:

• laut Antwort Nr. 17 des MF kann ein Fiskal-Kassenbon mit der NIP des Käufers weiterhin ausgestellt werden, er ist dann aber keine vereinfachte Rechnung,[5]
• bei einem typischen Firmeneinkauf musst du dich um eine Rechnung kümmern, die grundsätzlich in KSeF ausgestellt wird, vorbehaltlich der gesetzlichen Ausnahmen; das kann eine vollständige oder eine vereinfachte Rechnung sein, wenn deren Voraussetzungen erfüllt sind,[2][6]
• die Struktur FA(3) erlaubt eine vereinfachte Rechnung bis 450 zł (100 Euro) ohne Namen und Anschrift des Käufers, aber nicht ohne seine NIP.[6]

Daraus folgt nicht, dass jede außerhalb von KSeF ausgestellte Rechnung dem Käufer automatisch das Recht auf Vorsteuerabzug nimmt. Das MF bestätigt in Antwort Nr. 7 dieses Recht grundsätzlich und betont die gebotene Sorgfalt. Auch die besonderen Regeln zum Belegen bestimmter Kosten im KPiR sind gesondert zu prüfen.[3][5]

2026 ist ein Kassenbon mit NIP bis 450 zł weiterhin eine vereinfachte Rechnung. Mehr zum E-Rechnungssystem findest du in unserem vollständigen KSeF-Leitfaden.

Fallstricke

1. Kassenbon mit NIP über 450 zł — ist keine vereinfachte Rechnung. Du musst eine vollständige VAT-Rechnung verlangen.
2. Keine NIP auf dem Kassenbon — nenne sie vor Abschluss des Verkaufs an der Kasse. Verlass dich nicht darauf, dass sie sich später ergänzen lässt.
3. Doppelte Belege — wenn du einen Kassenbon mit NIP (vereinfachte Rechnung) hast, darf für denselben Umsatz keine zusätzliche Rechnung ausgestellt werden.
4. Zeitpunkt des Abzugs — bei einem gewöhnlichen Inlandseinkauf entsteht das Abzugsrecht mit der Entstehung der Steuerschuld, aber nicht vor dem Zeitraum, in dem du die Rechnung erhältst. Nutzt du es nicht sofort, kannst du die Vorsteuer in einem der drei folgenden Monatszeiträume oder der zwei folgenden Quartalszeiträume abziehen (Art. 86 ust. 10, 10b pkt 1 und 11).[2]
5. Pkw — die Grenzen für die Umsatzsteuer und für die Kosten in der PIT sind getrennt. Prüfe, wie das Auto genutzt wird und ob es zum Betriebsvermögen gehört, statt automatisch den ganzen Bonbetrag als Kosten zu buchen.[2][4]

Häufige Fragen

Ist jeder Kassenbon mit NIP eine vereinfachte Rechnung?

Nicht jeder. 2026 darf der Betrag höchstens 450 zł brutto betragen oder 100 Euro, wenn der Betrag in Euro angegeben ist. Das Dokument muss die NIP des Käufers und die übrigen Pflichtangaben enthalten, darunter Angaben, aus denen sich die Umsatzsteuer für jeden Steuersatz ermitteln lässt. Die Vereinfachung gilt nicht für Umsätze, die Art. 106e ust. 6 ausschließt, etwa WDT.[2]

Kann ich Umsatzsteuer von einem Kassenbon ohne NIP abziehen?

Nicht von einem gewöhnlichen Kassenbon aus dem Laden ohne NIP des Käufers: Er ist keine vereinfachte Rechnung. Verwechsle ihn nicht mit Dokumenten, die nach besonderen Vorschriften als Rechnungen gelten. Dass sich manche Ausgaben im KPiR ohne NIP belegen lassen, bedeutet kein Recht auf Vorsteuerabzug.[2][3]

Kann eine vereinfachte Rechnung in KSeF ausgestellt werden?

Ja. Die Struktur FA(3) unterstützt vereinfachte Rechnungen bis 450 zł oder 100 Euro mit der Kennzeichnung „UPR“. Name und Anschrift des Käufers dürfen fehlen, seine NIP nicht. Das Handbuch des MF vom Februar 2026 weist allerdings darauf hin, dass die Aplikacja Podatnika KSeF (die kostenlose App des MF) diese Rechnungsart nicht anbietet. Prüfe die Funktion in deinem Programm.[6]

Berechtigt ein Kassenbon mit NIP über 450 zł zum Vorsteuerabzug?

Der Kassenbon allein reicht nicht. Die Grenze von 450 zł (bzw. 100 Euro bei Beträgen in Euro) gilt für den gesamten Bruttobetrag, nicht für eine einzelne Position. Darüber bittest du den Verkäufer um eine vollständige Rechnung zum Kassenbon mit NIP. Das Abzugsrecht beurteilst du dann anhand der Rechnung und der allgemeinen Umsatzsteuerregeln.[1][2]

Kann ich nach einem Kassenbon ohne NIP noch eine Rechnung auf die Firma verlangen?

Grundsätzlich bekommst du so keine Rechnung mit der NIP des Käufers. Das MF erläutert: Wurde die NIP bis zur Ausstellung des Kassenbons nicht genannt, darf der Verkäufer eine Verbraucherrechnung ohne NIP ausstellen. Nenne beim nächsten Einkauf deine NIP vor Abschluss des Verkaufs an der Kasse. Art. 106b ust. 7 sieht eine besondere Ausnahme für Taxifahrten vor.[1][2]

Ist eine Quittung ohne Fiskal-Kassenbon ein Kostenbeleg im KPiR?

Sie kann Kosten belegen, wenn sie nach den einschlägigen Vorschriften ausgestellt wurde und die Ausgabe die Voraussetzungen steuerlicher Betriebsausgaben erfüllt. Grundlage ist § 6 ust. 3 pkt 1 der KPiR-Verordnung. Einen Zettel einfach „Quittung“ zu nennen oder eine Notiz zu schreiben, genügt nicht.[3][4]

Muss ich den Kassenbon mit NIP an den Buchhalter senden?

Ja, wenn du den Einkauf abrechnen willst, gib ihn der Person, die deine Buchhaltung führt, nach dem vereinbarten Belegfluss weiter. 2026 kann ein Kassenbon, der eine vereinfachte Rechnung ist, außerhalb von KSeF ausgestellt werden. Geh also nicht davon aus, dass dein Buchhalter ihn im System findet. Prüfe, ob Nummer, Datum, Beträge und NIP lesbar sind.[2]

Fehlt der Name meiner Firma — muss der Kassenbon mit NIP korrigiert werden?

Nein, wenn das Dokument die Voraussetzungen einer vereinfachten Rechnung erfüllt. Name und Anschrift des Käufers dürfen fehlen. Prüfe vor allem deine NIP, ob der Betrag innerhalb der Grenze liegt und ob sich die Umsatzsteuer für jeden Steuersatz ermitteln lässt.[1][2]

Kann ein Kassenbon ohne NIP Kosten im KPiR belegen?

Er ist kein universeller Kostenbeleg, aber die Vorschriften sehen Ausnahmen vor. Der Kauf von Kraftstoff oder Ölen im Ausland kann mit einem Kassenbon belegt werden, der die Voraussetzungen von § 8 ust. 4 der Verordnung erfüllt, nachdem die Angaben auf der Rückseite ergänzt wurden. Ein Parkscheinautomaten-Ticket kann einem Eigenbeleg beigefügt werden. Übertrage diese Ausnahmen nicht auf jeden Einkauf im Laden.[3]

Liegen genau 450 zł brutto noch innerhalb der Grenze?

Ja. Die Vorschrift sagt „nicht übersteigt“, also liegen 450 zł brutto innerhalb der Grenze, 450,01 zł dagegen nicht. Bei Beträgen in Euro liegt die Schwelle bei 100 Euro. Es ist die Grenze für die gesamte Rechnung, nicht für den Nettowert oder eine einzelne Ware.[2]

Was ändert sich für Kassenbons mit NIP ab dem 1. Januar 2027?

Laut MF dürfen sie weiterhin ausgestellt werden, sind aber keine vereinfachten Rechnungen mehr. Kümmere dich bei Firmeneinkäufen um eine Rechnung, grundsätzlich in KSeF, unter Berücksichtigung der Ausnahmen. Die vereinfachte Rechnung als Dokumentart verschwindet nicht: Die Struktur FA(3) sieht sie auch in KSeF vor.[2][5][6]

Brauchst du Hilfe mit den Kosten in der JDG?

Unsicher, welche Kassenbons du zur Abrechnung weitergeben sollst? Schreib uns, wie du dein Gewerbe führst und welche Belege du bekommst. Lass uns über die Buchhaltung deiner Firma sprechen.

Schreib an Paweł oder sieh dir die Buchhaltung von Oxyok an.

Dieser Beitrag dient nur zur Information. Die Dokumentation von Kosten sollte an die individuelle Situation angepasst werden.

Quellen

[1] https://www.gov.pl/web/finanse/nowe-zasady-wystawiania-faktur-do-paragonow

[2] https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/775/text/U/D20250775Lj.pdf

[3] https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/1299/text/O/D20251299.pdf

[4] https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/592/text/U/D20260592Lj.pdf

[5] https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/zasady-obowiazywania-ksef-i-przepisy-prawne

[6] https://ksef.podatki.gov.pl/media/cark5buy/podrecznik-ksef-20-czesc-ii-wystawianie-i-otrzymywanie-faktur-w-ksef-19022026.pdf